同步與異步通訊有何不同？

同步通訊是即時進行的 - 所有涉及的人都在場並立即回應。 另一方面，異步通訊則不需要立即回應；人們可以在最適合他們的時間回覆。 每種方式都有其優勢，了解何時選擇其中一種對團隊生產力和工作與生活平衡都有很大影響。

什麼是同步通訊？

同步通訊意味著人們在同一時間進行通訊，無論是親自還是通過數字工具。 可以將其想像為即時對話 - 你正在實時互動，期待立即的回應。 這種方法常用於需要即時反饋的會議、電話或即時聊天。

同步通訊的例子

即時視訊會議： 像 Zoom、Microsoft Teams 或 Google Meet 等工具讓您可以虛擬面對面實時連接。

電話： 最傳統的同步通訊形式。 撿起電話，立即進行對話。

即時聊天： 像 Slack 和 Microsoft Teams 這樣的消息工具支持異步和同步通訊，取決於您如何使用它們。 當回應是即時的時，它是同步的。

面對面會議： 無論是快速聚會還是正式座談會，親自通訊都取決於人們在同一時間在同一地點。

同步通訊的優勢有哪些？

即時反饋和澄清
當時間很重要時，同步通訊可以幫助您快速獲得答案並立即解決誤解。 這對於快速做出決策或解決項目障礙很有幫助。

建立更強關係
即時交流 - 無論是親自還是透過視頻 - 幫助建立融洽和信任。 您可以閱讀肢體語言、聽到語調並在更個人化的層面上建立連接。

更高參與度
在參與者可以提問、表達意見並感受被聽取的現場討論中更容易獲得支持。 這可能導致更好的合作和更具動態的腦力激盪會議。

用於敏感會話
如果您需要討論績效問題、提供關鍵反饋或討論個人事務，同步格式提供了異步缺乏的情感細微差別。

同步通訊的缺點有哪些？

時區衝突
當團隊分佈在不同時區時，安排同步會議可能是一個後勤噩夢。 幾乎總是有人必須在方便方面妥協。

打斷了深度工作
不斷的訊息、電話和即興會議可能會打斷專注。 當您整天被拉入實時對話時，保持流暢很難。

壓力立即回應
並非每個人處理信息或形成想法的速度都一樣。 即時的期望可能導致匆忙、低質量的回答 — 或更糟的是，總是處於「開機」狀態可能會造成精疲力竭。

文檔缺失
實時會話通常不會被錄製或寫下。 這意味著重要的細節可能會丟失，那些沒有出席的人可能會完全錯過。

難以擴展
隨著團隊的擴大，即時會議和持續的檢查變得更難管理。 非同步通信為保持所有人保持一致提供了一種更具擴展性的模型，而無需進行排程混亂。

什麼是異步溝通？ 

異步溝通意味著在沒有實時談話的情況下進行互動——回覆可以延遲。 A good example is email. 在這種方法中，人們不會安排會議，回覆的時間要求較低。

In this scenario, instead of asking your employees to be online at the same time, you give your teammates the flexibility to choose their working hours, irrespective of their location. 

例如，如果您已經發送了一封電子郵件向團隊成員請求文件，而不是期望立即回應，您可以耐心等待他們稍後回應。 有越來越多的證據顯示，不在第一時間回應所有請求將帶來生產力益處。 In fact, research from the American Psychological Association has found that interruptions can significantly reduce productivity.

Examples of asynchronous communication

即時通訊軟體：即時通訊軟件如Microsoft Teams和Slack對員工通信和協作很有幫助。 You send a message and the recipient replies when they come online.

電子郵件：對工作郵件沒有立即回應的壓力。 員工可以使用工具如Gmail和Outlook在方便的時間回答。 

視頻錄製：當您需要解釋一個流程時，視頻錄製或演示非常有用。 流行的視頻錄製工具包括Zoom和Loom。

雲端協作：使用像Google Workspace和Microsoft Teams這樣的工具，您可以與您的隊友協作文檔，進行編輯，留下他們可以在方便的時間答復的評論。   

視頻庫：視頻庫是員工可以在員工入職流程或定期培訓間隔中觀看的培訓視頻集合。 您可以與像Lessonly和Skilljar這樣的學習管理軟件集成Guru，幫助員工以自己的步伐學習。

項目管理軟件：項目管理工具是協作項目、交付成果和跟蹤項目活動的一個好方法。 與Guru一起探索的例子包括Asana和Trello。 

Wiki和內部網： Wiki和內部網在組織內作為真相的單一來源。 這是公司文件、流程和其他員工執行工作職能所需的資源的存儲庫。 憑藉Guru等內部網CMS，任何人都可以創建內容並分享可驗證的知識，這樣員工始終使用最佳實踐。

非同步通信有哪些優勢？

Flexibility to respond when you can 

Async communication gives you the freedom to plan your workday based on your most productive hours. Instead of switching tabs to reply to non-stop messages, you can batch your responses when you have time. 

With more flexibility, you spend extended periods on more important tasks, resulting in improved performance and productivity. 

More honest communication 

While asynchronous communication is slower, it also tends to be of higher quality than knee-jerk responses. 這讓您可以深思一個特定想法，整理思緒，並在您準備好時提供回應。 This makes it easier for other people to understand your message effectively and avoid unnecessary back-and-forths. 

Greater transparency since communication is saved by default 

Chat messages and Slack threads all happen in writing and are automatically saved so you and your team can reference them later. This results in greater transparency across your company and ensures nobody misses important information. 

Better for people in different time zones 

Communicating in real-time across different time zones is hard when one teammate is sleeping peacefully just as another is coming back from their morning run. 

由於異步通信不需要遠程員工同時連接，您可以從舊金山的公寓發送消息給歐洲的員工，他們將在當天晚些時候坐在工作站時回覆。

Increased productivity 

在同步環境中，平均員工每週花費12 小時準備和參加會議。 

Without distractions, employees can block off time for deep work, then batch responses a few times a day instead of checking their phone every 30 minutes. 

更不用說，員工可以通過非同步信息分享來提高生產力，節省時間和壓力。

非同步溝通有什麼缺點？

延遲反饋
非同步溝通的最明顯缺點之一是時間滯後。 當您發送消息時，您可能需要等待數小時，甚至數天才能收到回應。 如果您需要快速行動或在某件事上被阻礙，這可能會讓人感到沮喪。

溝通風險
由於缺乏語氣、面部表情或即時來回，書面溝通有時可能會被誤解。 人們可能會誤解您的意圖，或在冗長的討論串或電子郵件中漏掉重要背景資料。

信息過載
非同步工具可能導致信息孤立或消息擴散。 如果溝通組織得不好 — 沒有清晰的主題、渠道或文件夾 — 很容易忽略重要細節或完全錯過更新。

並非所有任務都理想
某些情況需要即時互動。 複雜的腦力激盪、敏感的反饋或情緒激烈的討論通常受益於同步格式的細微差別和即時性。

需要良好的書寫能力
因為大多數非同步溝通都是以書面形式進行的，清晰度至關重要。 如果有人無法清晰表達自己的想法，可能會導致混亂、額外來回或後續錯誤。

同步與非同步溝通示例

Learning

Synchronous learning happens in real-time, with students and teachers together. Alternatively, teachers can share information asynchronously. Learners explore on their own time, for example by watching videos, reading, and listening. Teachers use a learning management system (LMS) to share learning materials.

Programming

In coding, synchronous operations are performed one at a time. One task finishes, the next step begins. 非同步操作可以同時進行 — 您可以在另一個步驟完成時進行下一步。

Communication

The key difference between synchronous and asynchronous communication is synchronous communications are scheduled, real-time interactions by phone, video, or in-person. 非同步溝通發生在您自己的時間，不需要安排。

在本文中，我們將探討一般情況下同步與非同步溝通的一切。

Why should you move toward asynchronous communication? 

一項針對 16,000 名員工的斯坦福研究顯示，在遠程工作者中，生產率提高了13%。 另一項研究顯示，一家轉向遠程工作的公司記錄了增加的每年價值 13 億美元。 

不再趕上下班高峰時間，吸入碳過量的空氣，參與辦公室政治，或者不想時總是在場。 您有更多時間用於與家人和愛好的時間，因為您重新掌控了您的一天以及您計劃活動的方式。

While many people assume that location independence is the entire reason remote workers are happier, asynchronous communication plays a significant role in giving remote employees control over how they communicate with their teammates.

在一個以遠程為主，完全異步的環境中，你可以選擇你想幾點起床，看到郵箱中的電子郵件，不感到回覆的壓力。 So you grab a beverage and finish your morning routine before settling at your desktop to start work for the day.

雖然許多公司相信遠程工作是未來，但他們也在掙扎於如何將控制交給員工和採用異步溝通——即使這些好處包括更快樂的工作力，降低的管理成本，和從世界各地招聘頂尖人才的能力。

Synchronous vs asynchronous communication 

Synchronous communication takes place in real-time between two or more people. All parties are online at the same time. 當發送消息或請求時，將立即獲得回應。

在物理工作地點，經理可以走到團隊成員的辦公室，要求文件或詢問流程相關問題時，進行同步溝通。 工作時間和休息時間是預先設定的，並且總是可用的壓力很大。

Examples of synchronous communication include video conferencing, instant messaging, and telephone conversations.

Situations where synchronous communication is beneficial include:

• Brainstorming sessions
• Weekly team meetings
• Team building activities
• Project discussions
• Interview sessions
• Water cooler conversations

雖然同步溝通是即時的，但非同步溝通中存在預期的延遲。 Rather than determining when employees can work or respond to communications, async communication places control with the employee, not the employer.

Finding the balance between synchronous and asynchronous communication

明確一點，我們不要求您完全放棄實時溝通。 There are situations where it makes sense.

遠程工作，例如  可能非常孤立。 Synchronous communication can help you build rapport with teammates and develop personal relationships that lead to better collaboration at work.

當您想討論敏感話題、提供關鍵反饋、進行績效評估或一次性的腦力激盪時，它也很有用。

When a project is moving quickly and you want to get everyone in sync, a Zoom conference meeting can help you achieve this goal. In a crisis or emergency, it makes sense to get everyone on board fast, to mitigate the problem.

However, it can be a time suck when:

• Employees have to show up to meetings and wait for everyone to arrive 
• You wake up in the morning and the first thing you do is respond to work emails and Slack messages
• 您花了整整一天回覆一條無休止的電子郵件串，而不是完成那個一小時後就到期的任務

The trick is to keep synchronous communication to a minimum. Give your team autonomy but set rules that keep everyone aligned. 不要微觀管理，但在他們需要幫助度過障礙時保持可用。

Organize regular team bonding events to manage isolation and maintain social relationships. 結合異步和同步通訊，就會有一個快樂的團隊，擁有健康的工作與生活平衡。

How can asynchronous communication be improved? 

As an individual

Write your thoughts down

當您書寫時，很難產生誤解或失去上下文。 Writing down your thoughts gives people the time to read and think about your message versus reacting immediately. As you write your thoughts you can refine them and provide more context that helps others understand your messaging quickly which reduces the need for one-on-one meetings or long messaging threads.

Overcommunicate 

The time lag between responses offers an opportunity to send clear messages. What does the next person need to know about the task or meeting? Give as much background detail as possible. 

Use screenshots and screen recording to provide context. Send links to relevant past conversations and resources that will help your colleagues understand your message better. Set clear deadlines so they know when a task is due. You save more time when you provide context upfront. 

Create stellar documentation 

It would be great if everyone in your company had superhuman recall abilities and only had to be told things once. 不幸的是，除非您正在一個真的很酷的高度機密計劃中工作，我們可能不應該知道，人們將需要大量提醒有關工作和溝通的規則。

Focus on creating informative documentation that can easily explain tasks and answer basic questions that are likely to pop up throughout the day. You can create documentation around communication processes, specific guidelines around project work, and anything you think your people will find particularly useful. 

當您考慮最好的溝通方式時，重要的是不局限於書面文件。 教學影片、資訊圖表和音頻文件是讓人們保持知情的好方法。 

擁有正確的文檔能讓人們更具靈活性，並幫助確保信息的可接觸性和易於理解。 這可以幫助減少無止盡的來回消息 (這麼長的肩膀輕拍) 並讓每個人更加自主和高效地工作。

提前計劃 

與其發送一條顯示為：

“嗨琳達，你現在可以給我發送銷售團隊的更新入職檢查表嗎？”

您可以這樣說：

“嗨琳達，我需要我們銷售團隊的更新入職檢查表，三天後請。”

計劃讓員工有時間準備，消除了立即完成任務的壓力。

確保每個人都能訪問正確的文檔 

檢查您的文檔共享設置，確保您的同事可以訪問適當的文件。 這看起來可能微不足道，但如果有人需要請求訪問，可能會導致幾個小時甚至整整一天的不必要延遲。 

使用線程有效地溝通 

線程的目的是方便進行基於文本的對話。 電子郵件討論是零碎的，並將信息鎖定在只能由發件人和收件人訪問的收件箱中。

線程非常適合多個團隊成員分享想法和做決定的對話。

在會議之前，使用線程分享相關信息，幫助您的團隊了解當前主題。 會議結束後，繼續串連，以便未能參加的人可以找到相關信息。 您可以在該鏈接中分享會議錄影的鏈接，任何提問的人都會立即在該鏈接中獲得回覆。

通訊工具像Slack允許您通過將任務直接添加到項目討論串中來管理小組項目。 您的團隊可以迅速找到相關的線程以及他們需要開始的資訊，而不是經過各種不連貫的談話。 

工作時關閉通知

通知會破壞您的生產力。 當您總是等待智能手機或桌面通知聲時，您將處於超高反應狀態。 每次您回覆，需要25分鐘回到正軌，這導致生產力降低。

相反，使用時間區塊來獲得更多的一天。 如果您一天工作 8 小時，則可以每三小時檢查通知並一次回應。

作為經理

知道何時使用異步與同步通信

您可以通過電子郵件、線程或通過 Zoom 會議來溝通什麼？

雖然團隊成員可以在異步通訊下設定工作時間，但對於經理來說，重要的是知道何時可以（或者不可以）期望即時回應。

為需要即時回應的情況建立一個協議，並創建一個專門的通道，讓員工知道在接收到此類消息時要立刻回應。

例如，您的網站下線是一個緊急情況，需要所有人齊心協力立即修復。 到期下週的任務報告可以通過Slack進行通訊，或者在Asana上發送提醒。

擁有清晰的通信流程 

當人們沒有制定溝通規則時，異步通訊失敗的最大原因之一。 這就是為什麼建立人們相互交談方式的非常明確期望非常重要。 當您正確實施時，您降低了誤解或錯誤傳達信息的可能性。 

考慮讓員工創建指定的工作時間，他們知道自己將在何時可以在電腦旁並可開始工作。 在您的 Slack 頻道中使用不同的標籤、名稱和主題設置，以便員工知道他們應在其中進行哪些對話

定義緊急程度 

網站或應用程式上出現的公共功能故障是一個緊迫的工作問題。 關於團隊更喜歡哪種顏色的便利貼的問題並不是。 如果您找不到區別兩者的方法，每封郵件或Slack的到來都將感覺像是緊急情況。

為了讓異步通信運作，員工需要知道緊急問題和可以等待的問題之間的區別。

設置關於真正構成緊急事宜的指導方針，以及標記該事宜的最佳方式。 制定聯繫誰、採取哪些正確步驟和如何文檔化問題的一套作為行動計劃。 

根據輸出和結果評估團隊成員 

向員工明確指出，他們將根據對團隊目標的貢獻而不是工作時間數量來評估。

員工可以根據自己的生產力設定工作時間。 如果他們更喜歡早上工作三小時，晚上工作四小時進行不間斷的深度工作，只要他們達到每月目標，這是可以的。

廢除固定的工作時間

實施靈活的工作時間表使您能夠從世界各地招募頂尖人才。 當您的團隊無法同時在線時，您自然會傾向於異步通訊。

安排異步檢查

當您的團隊有很多依賴時，會有更多會議。 在 Rick 把關於客戶發現的錯誤的更新發送給客戶之前，他必須先確認 Anna 是否修復了這個問題。 沒有人知道任何人正在做什麼，這導致了會議和冗長的電子郵件串。

使用遠程檢查使會議成為異步。 這是團隊分享工作進展的一種方式，而不會干擾其工作流程。

以下是這些做法的一些方式：

• 團隊每天分享他們正在進行的項目的中央門戶
• 一個像 Asana 的項目管理工具，讓您在多個項目上建立工作流程並跟蹤進度
• 像Slack這樣的即時通訊工具，團隊可以發布他們正在進行的工作並與Guru等內部通信平台無縫集成

鼓勵日常例行，但不要恢復舊習慣

在遠程環境中，不再需要維持傳統工作時間，鼓勵您的團隊建立工作日常，以取代舊的9-5時間表。

作為團隊領袖，您可以設定：

• 每週檢查時的時間，每個人都必須參加
• 對電子郵件和Slack消息的回應時間（可能是12-24小時）
• 在不同時區和緊急情況下溝通的程序

在您的工作文化中建立信任、獨立性和責任感 

信任和獨立性是異步通信建立的價值。 您需要相信您的團隊將準時交付，這樣隊友就不必擔心任何人不遵守他們的承諾。 當員工在不受控制的情況下獨立工作時，這會鼓勵創新並提升他們的信心。

讓人們寬容一點。 直到最近，幾乎不可能使異步工作有效……工作。 感謝現代技術的創新，遠程工作比以往更容易，但重要的是要記住現在我們享受的工作環境在20年前甚至在某些情況下甚至在10年前都是不可能的。

記住，您和您的同事為了一個原因在一起工作。 你們都被評為高效、有才能和有能力的員工。 除非有人給了你一個理由相信他們無法應付異步工作帶來的責任，否則請相信他們可以應付你工作環境中的下一步。

使用知識管理系統使信息易於訪問 

81% 的員工 在無法取得完成任務所需的信息時感到沮喪。 

內部知識管理系統減少了員工提問的需要。 它成為所有公司文件的中央存儲庫，例如員工入職、流程文檔、發布指南和品牌價值。 您選擇的系統應該直觀，易於搜索並與您的工作流程整合。

好好利用會議時間

我們之前說過，採用異步通信模式並不意味著你在拒絕同步工作。 當你是分散式勞動力的一部分時，每次會議都很重要。 大流行迫使我們深入思考我們如何利用會議時間，真正思考如何最佳利用每個人的時間。

在打開你的日程安排工具之前，花些時間思考會議的目的和主要目標。 問問自己，這是否是需要現場討論的事情，或者您是否可以在發送電子郵件或 Slack 後獲得同樣的結果。

會議前的工作對於那些正在進行異步工作的員工來說可能是一個寶貴的工具。 讓人們在正式會議之前檢查文件、觀看影片或帶著問題或想法來會議，可以縮短會議時間，並使您共度的時間更具影響力。 

不要忘記錄會議的價值。 儘管你盡了最大努力，還是會有時候有些人無法參加會議。 錄製的會議可以給人們需要的信息來繼續工作。

投資團隊建設活動 

當你採用異步通信時，在團隊之間面對面交流或社交的機會更少，特別是當你遠程工作時。

您可以通過安排定期活動來填補這一空白，促進關係建設和團隊團結。 例如，您可以安排每月的一個星期五遊戲時間、Zoom 上的飲料會議以便聯絡，或每年舉行兩次的面對面靜修。

這讓您的團隊在感到孤獨或失去動力的日子裡，有些事情可以期待。

使用促進異步通信的工具 

Guru 

Guru 是一個內部通訊工具和知識分享平台，提供來自你團隊專家的驗證信息。 員工可以在他們工作的地方訪問這些信息。 把 Guru 想成是公司維基，與您的工作流程集成，因此您始終擁有完成工作的必要信息。

Google 工作區

Google Workspace 是一個集雲計算和生產率工具於一身的工具集，使跨專案協作變得更容易。 Google 工作區中的工具包括聊天、Gmail、日曆、文檔、幻燈片、電子表格、表單和雲端硬碟。

多個人可以在文檔上協作，針對不清楚的地方留下評論，並即時解決問題。 所有內容都保存在 Google Drive 上，因此您不必擔心文件丟失或無法訪問。

即時通訊應用程式

諸如Slack和Microsoft Teams之類的消息應用程序消除了透過電子郵件串行進行長時間討論的需要，並通過消息平台簡化了溝通。 

您可以按不同主題為不同團隊組織主題，以提高談話的質量和相關性。 團隊成員可以根據感興趣的主題或可用性選擇如何接收通知。 

感謝 Slack 不顯示已讀回执，這減輕了在收到私人消息時立即回復的壓力。

Asana

使用Asana 將項目和截止日期分配給您的團隊成員，而無需發送電子郵件或組織會議。 您可以標記您的員工，對項目發表評論，甚至在 Asana 中鏈接關鍵項目文檔，以提供他們完成工作的所有必要信息。 

Loom

Loom 是一個視頻消息工具，您可以錄製屏幕、臉部和聲音，創建視頻並立即通過電子郵件或鏈接分享。 您可以使用 Loom 紀錄流程、為新員工入職以及與同事分享知識。

作為一種異步通信工具，您可以在自己的時間框架內發送視頻消息，您的同事則可以方便地觀看視頻。 這是解釋產品路線圖，向您的團隊展示如何修復錯誤，或解釋您為什麼做出某些決定的好方法。

要注意創建一個始終「開放」的文化

協作過度的情況發生在員工花太多時間回覆請求和與團隊互動而傷害了自己的工作。 協作過度的一些原因包括：

優先溝通而不是生產力 

據哈佛商業評論表示，員工目前在協作上花的時間比20年前多50%。 

想像一個工作日的80%時間在電子郵件溝通上，公司時間的15%時間在會議上，一天超過 200 條 Slack 消息。 員工的時間寶貴，公司應該評估目前的內部溝通實踐是有利還是不利於他們。

這種持續溝通的趨勢意味著整個日子都圍繞著會議安排，之間的時間用於核心工作功能。 這通常導致員工在工作日和周末超時工作（不加班費）以完成指定任務。

員工總是可用會帶來不必要的壓力。 

如果工作人員總是參與即時溝通，那麼他們就無法控制自己的日程。 與其設定自己的議程並提高生產力，你的團隊一整天都在回應請求。 為了彌補失去的時間，他們加快工作速度，這導致了更大的壓力、更高的挫折感和壓力。 結果就是倦怠和缺乏出現的動力。

低品質的對話。 

第一個回覆可能不是你最好的回覆。 當您必須立即回應時，就沒有時間仔細思考您的答案並提供周到的回應，因為您正在承受壓力。對話的質量下降，解決方案往往不如人意。

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