समकालिक बनाम असमकालिक संचार क्या है?

समकालिक संचार वास्तविक समय में होता है — सभी लोग उपस्थित होते हैं और तुरंत प्रतिक्रिया देते हैं। असमकालिक संचार, दूसरी ओर, तुरंत प्रतिक्रिया की आवश्यकता नहीं है; लोग जब उनके लिए सही होता है तब जवाब दे सकते हैं। प्रत्येक शैली के अपने सामर्थ्य होते हैं, और एक के बदले दूसरे का उपयोग करने का समय जानना टीम की उत्पादकता और कार्य-जीवन संतुलन पर बड़ा प्रभाव डाल सकता है।

समकालिक संचार क्या है?

समकालिक संचार का मतलब है कि लोग एक साथ समय पर संवाद कर रहे हैं, चाहे वे व्यक्तिगत हों या डिजिटल उपकरणों के माध्यम से। इसे एक लाइव बातचीत के तरह सोचें — आप वास्तविक समय में बातचीत कर रहे हैं, प्रत्याक्ष तुरंत प्रतिक्रिया की आशा कर रहे हैं। यह उपाय अक्सर सभाओं, फोन कॉल्स या लाइव चैट के लिए उपयोग किया जाता है जहां तुरंत प्रतिक्रिया आवश्यक है।

समकालिक संचार के उदाहरण

लाइव वीडियो बैठकें: जूम, माइक्रोसॉफ्ट टीम्स या गूगल मीट जैसे उपकरण आपको आसानी से वास्तविक समय में वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग करने की सुविधा प्रदान करते हैं।

फोन कॉल्स: समकालिक संचार का सबसे पारंपरिक रूप। फोन उठाएं और तुरंत चर्चा करें।

लाइव चैट: मैसेजिंग टूल्स जैसे स्लैक और माइक्रोसॉफ्ट टीम्स हमेशा की तरह एसिंक और सिंक संचार का समर्थन करते हैं, इस पर निर्भर करता है कि आप उन्हें कैसे उपयोग करते हैं। जब प्रतिक्रियाएं तुरंत होती हैं, तो यह सामकालिक है।

व्यक्तिगत बैठकें: चाहे यह तेज़ हड़बड़ी हो या एक साभारिक बैठक, व्यक्तिगत संचार उस इस्थान पर निर्भर है जहां लोग समान समय पर होने पर भरोसा करते हैं।

समकालिक संचार के लाभ क्या हैं?

तात्कालिक प्रतिक्रिया और स्पष्टीकरण
जब समय महत्वपूर्ण होता है, समकालिक संचार आपको तेजी से उत्तर मिलने में मदद करता है और सम्झौते को स्थान पर सुलझाने में प्रासंगिक होता है। तेज निर्णय लेने या परियोजना के ब्लॉकर्स को सुधारने के लिए मददगार है।

मजबूत संबंध निर्माण
वास्तविक समय की बातचीतें — चाहे व्यक्तिगत रूप में हों या वीडियो में — संवाद और विश्वास बनाने में मदद करती है। आप शारीरिक भाषा पढ़ सकते हैं, आवाज सुन सकते हैं, और एक और व्यक्तिगत स्तर पर जुड़ सकते हैं।

उच्च संलग्नता
जीवंत चर्चाओं में सहभागियों की जीने की बातचीतों में खरीदने आसान होता है जहाँ सहभागियों द्वारा सवाल पूछे जा सकते हैं, अपने विचार व्यक्त कर सकते हैं, और सुने गए महसूस कर सकते हैं। यह बेहतर सहयोग और अधिक गतिशील विचार-सत्रों के लिए ले जा सकता है।

संवेदनशील चर्चाओं के लिए उपयुक्त
अगर आप किसी क्षमता मुद्दे पर चर्चा करने की जरुरत है, महत्वपूर्ण प्रतिक्रिया देनी है, या व्यक्तिगत मामलों के माध्यम से बात करनी है, तो समकालिक रूपों के साथ भावनात्मक सूक्ष्मता प्रदान करता है।

समकालिक संचार के क्या नुकसान हैं?

समय क्षेत्र संघर्ष
जब टीमें विभिन्न समय क्षेत्रों में वितरित हैं, तो समकालिक बैठकों का आयोजन कार्यक्षमता से भरा दिनाचरण हो सकता है। सामान्यत: किसी न किसी को सुविधा पर कमी करने की आवश्यकता होती है।

गहरे काम में रुकावट
लगातार पिंग, कॉल्स, और अचानक सम्मेलन कार्यक्षमता को तोड़ सकते हैं। जब आप पूरे दिन भर से वास्तविक समय चर्चाओं में खिंचाए जा रहे हैं, तो प्रवाह को बनाए रखना मुश्किल हो जाता है।

तुरंत प्रतिक्रिया देने के दबाव
हर कोई सूचना को प्रसंसाधित करने या विचार तैयार करने की गति में नहीं रहता। रियल-टाइम अपेक्षाएं जल्दबाजी, कम गुणवत्ता वाली प्रतिक्रियाएँ - या और भी बुरी हालत में, हमेशा "ऑन" रहने से उत्पन्न थकान।

दस्तावेज़ेशन की कमी
लाइव वार्तालाप अक्सर रिकॉर्ड या लिखित नहीं होते। इसका मतलब है कि महत्वपूर्ण विवरण हो सकते हैं और उन्हें खो जाने की संभावना है, और उन लोगों को पूरी तरह ही छूट सकती है जो मौजूद नहीं थे।

बढ़ना मुश्किल
जैसे ही आपकी टीम बढ़ती है, असल-टाइम मीटिंग्स और निरंतर जांच-इन्स को प्रबंधित करना कठिन हो जाता है। असिंक संचार एक अधिक स्केलेबल मॉडल प्रस्तुत करता है जो सभी को समर्थित रखने के लिए बिना शेड्यूलिंग की घबराहट के.

असंक्रोनस संचार क्या है? 

असंक्रोनस संचार का मतलब है बिना वास्तविक समय की बातचीत के बातचीत करना - उत्तर विलंबित हो सकते हैं। एक अच्छा उदाहरण ईमेल है। इस दृष्टिकोण में, लोग मीटिंग शेड्यूल नहीं कर रहे हैं और प्रतिक्रियाएँ कम समय-संवेदी होती हैं।

इस परिदृश्य में, अपने कर्मचारियों से एक समय में ऑनलाइन रहने के लिए नहीं कहकर, आप अपने सहकर्मियों को उनकी कार्य अवधि चुनने की स्वतंत्रता देते हैं, उनकी स्थान पर विचार किए बिना: 

उदाहरण के लिए, अगर आपने टीम सदस्य से एक दस्तावेज़ की अनुरोध वाला ईमेल भेजा है, तो तुरंत प्रतिक्रिया की बजाय, आप धीरज से उनकी प्रतिक्रिया का इंतजार करें। क्रमोचित मोड में उत्तर चाहे जब वे आते हैं, उस समय वे आंतरिक अनुरोधों करने के सभी अनुरोधों का उत्तर न देने वाले लाभों का बढ़ता है। वास्तव में, अमेरिकी मनोवैज्ञानिक संघ से शोध ने पाया कि रुकावटें उत्पादकता को महत्वपूर्ण रूप से कम कर सकती हैं।

असमयिक संचार के उदाहरण

संदेश सॉफ़्टवेयर: माइक्रोसॉफ्ट टीम्स और स्लैक जैसे माइक्रोसॉफ्ट टीम्स कर्मचारियों के संचार और सहयोग के लिए उपयोगी हैं। आप एक संदेश भेजते हैं और प्राप्तकर्ता जब वे ऑनलाइन आते हैं तो उत्तर देते हैं।

ईमेल: कार्य ईमेलों का तुरंत जवाब देने का कोई दबाव नहीं है। कर्मचारी तय समय पर उत्तर देने के लिए उपकरणों के साथ ईमेल कर सकते हैं जैसे कि जीमेल और आउटलुक। 

वीडियो रिकॉर्डिंग: जिस वक्त आपको प्रक्रिया का व्याख्या करने की आवश्यकता हो, वीडियो रिकॉर्डिंग या डेमो अच्छे काम करते हैं। लोकप्रिय वीडियो रिकॉर्डिंग उपकरण में ज़ूम और लूम शामिल हैं।

क्लाउड सहयोग: गूगल वर्कस्पेस और माइक्रोसॉफ्ट टीम्स जैसे उपकरणों के साथ आप अपने सहयोगियों के साथ दस्तावेज़ पर सहयोग कर सकते हैं, संपादन कर सकते हैं, और टिप्पणियाँ छोड़ सकते हैं जिन्हें वे सहायतायुक्त समय पर संबोधित कर सकते हैं।   

वीडियो पुस्तकालय: एक वीडियो पुस्तकालय नियोजित वीडियो कला का संग्रह है जिसे कर्मचारी प्रशिक्षण के रूप में देख सकते हैं या नियमित प्रशिक्षण अंतरालों के रूप में। आप अपने गुस्ताखी को अधिशिक्राक्य करने के लिए एक सीएमएस जेसा गुरु जैसा उपकरण प्रतिस्थापित कर सकते हैं जो कर्मचारियों को अपनी शक्ति की भांडवर बने प्रस्थापित कर सकता है।

परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर: परियोजना प्रबंधन उपकरण एक बड़ा उपकरण है जो परियोजनाओं पर सहयोग करने का एक अच्छा तरीका है, मात्या नांदीय गिवाराणाओं और परियोजना गतिविधियों की ट्रैकिंग करने के लिए। गुरु के साथ उन्नत कीय उदाहरण हैं जो असना और ट्रेलो शामिल हैं। 

विकियूं और इंट्रानेट: विकियूं और इंट्रानेट एक संगठन में सत्य के एकल स्रोत के रूप में सेव्यमान रहते हैं। यह कंपनी के दसानिक दस्तावेजों, प्रक्रियाओं, और अन्य संसाधनों का एक संग्रह है जिन्हें उनके कार्य कार्यक्षमता संपादना करने के लिए जरुरी है। एक इंट्रानेट सीएमएस जैसे गुरु के साथ, किसी भी व्यक्ति कांटेंट बना सकता है और साझा कर सकता है ताकि हमेशा बेस्ट प्रैक्टिस का उपयोग कर रहा हो।

अनौपचारिक संवाद के लाभ क्या है?

प्रतिक्रिया करने के लिए लचीलापन जब भी संभव हो: 

असमयिक संचार आपको अपने सबसे उत्पादक घंटों के आधार पर अपने कार्य दिवस की योजना बनाने की स्वतंत्रता देता है। रुके हुए संदेशों का उत्तर देने के लिए टैब स्विच करने के बजाय, आप समय आने पर अपने उत्तरों को बैच कर सकते हैं: 

अधिक लचीलापन होने के कारण, आप अधिक महत्वपूर्ण कार्यों पर विस्तारित समय व्यतीत करते हैं, जिसके परिणामस्वरूप प्रदर्शन और उत्पादकता में सुधार होता है: 

ज्यादा ईमानदार संचार: 

जबकि असमयिक संचार धीमा होता है, यह तात्कालिक प्रतिक्रियाओं की तुलना में गुणवत्ता में उच्च होता है। यह आपको किसी विशेष विचार के माध्यम से सोचने, अपने विचार जमा करने, और उत्तर प्रदान करने की सुविधा प्रदान करता है। यह अन्य लोगों के लिए आपके संदेश को प्रभावी ढंग से समझना आसान बनाता है और अनावश्यक बातचीत से बचता है: 

बड़ी पारदर्शिता क्योंकि संचार डिफ़ॉल्ट रूप से सहेजा जाता है: 

चैट संदेश और स्लैक थ्रेड्स सभी लिखित रूप में होते हैं और स्वचालित रूप से सहेजे जाते हैं ताकि आप और आपकी टीम उन्हें बाद में संदर्भित कर सकें। इसके परिणामस्वरूप आपकी कंपनी में पारदर्शिता बढ़ती है और यह सुनिश्चित होता है कि कोई भी महत्वपूर्ण जानकारी से वंचित न हो: 

भिन्न समय क्षेत्र में लोगों के लिए बेहतर: 

भिन्न समय क्षेत्रों में वास्तविक समय में संवाद करना कठिन होता है जब एक साथी शांति से सो रहा होता है जब दूसरा अपनी सुबह की दौड़ से लौट रहा होता है: 

जैसा कि असमकालिक संचार में रिमोट कर्मचारियों को एक समय पर कनेक्ट होने की आवश्यकता नहीं होती है, तो आप एक कर्मचारी को यूरोप से एक मैंन्हटनमें अपने अपार्टमेंट से संदेश भेज सकते हैं और कर्मचारी उसे उसके वर्कस्टेशन पर बैठते ही आपके दिन के बाद में प्रतिक्रिया देंगे।

उत्पादकता में वृद्धि: 

एक समकालिक वातावरण में, सामान्य कर्मचारी हफ्ते में औसतन 12 घंटे बैठकों की तैयारी और भाग लेने में व्यतीत करता है। 

बाधाओं के बिना, कर्मचारी गहरे कार्य के लिए समय निकाल सकते हैं, फिर दिन में एक बार अपने फोन को चेक करने के बजाय कुछ बार उत्तर दे सकते हैं: 

उल्लेखनीय है, कर्मचारी असमकालिक सूचना साझा करने के साथ कार्यक्षमता को उठाकर भेजने के लिए उच्च स्तर बचाने के लिए।

असमकालिक संचार के क्या दुष्प्रभाव हैं?

विलंबित प्रतिक्रिया
एक विलंबित संचार की सबसे स्पष्ट कमियों में से एक समय का अंतर है। आप जब एक संदेश भेजते हैं, तो आपको उत्तर के लिए घंटे — या फिर दिन — इंतजार करना पड़ सकता है। यदि आपको तेजी से आगे बढ़ना है या आपना कोई बाधित है, तो यह अफसोसनाक हो सकता है।

भ्रांति का जोखिम
बिना टोन, चेहरे के भाव, या तत्काल चलते-फिरते, लिखित संचार कभी-कभी गलती से समझा जा सकता है। लोग आपके इरादे के गलत मत कर सकते हैं, या एक लंबी थ्रेड या ईमेल में दर छुपी महत्वपूर्ण संदर्भ छूपा हो सकता है।

सूचना ओवेरलोड
एसिंक टूल जानकारी साइलो या संदेश की यायन प्रणाली में ले जा सकते हैं। यदि संचार अच्छी तरह से नहीं संगठित है — स्पष्ट थ्रेड्स, चैनल्स, या फोल्डर्स के साथ — तो महत्वपूर्ण विवरणों का ट्रैक खोना या पूर्णत: अपडेट मिस होना आसान होता है।

सभी कार्यों के लिए आदर्श नहीं
कुछ स्थितियों में वास्तविक समय पर बातचीत की आवश्यकता होती है। बुद्धिमत्ता संवाद व्यवस्थाओं के लिए आवश्यक है
क्योंकि अधिकांश असमकालिक संवाद लेखन में होता है, स्पष्टता महत्वपूर्ण है।

अगर किसी को अपने विचार स्पष्ट रूप से साझा करने में समस्या होती है, तो इससे भ्रांति, अतिरिक्त पीछे-पीछा, या गलतियाँ हो सकती हैं। समकालिक बनाम असमकालिक संचार उदाहरण

समफ़चारी बंदि ए समक्यरि वस असमक्यरि आदानतस

सीखना

समयबद्ध सीखना वास्तविक समय में होता है, छात्रों और शिक्षकों के साथ। इसके विपरीत, शिक्षक असमयिक रूप से जानकारी साझा कर सकते हैं। शिक्षार्थी अपने समय पर खोज करते हैं, उदाहरण के लिए वीडियो देखना, पढ़ना और सुनना। शिक्षक शिक्षण प्रबंधन प्रणाली (LMS) का उपयोग करते हैं ताकि वे सीखने की सामग्री साझा कर सकें।

प्रोग्रामिंग

कोडिंग में, समयबद्ध परिचालन एक साथ किए जाते हैं। एक कार्य खत्म हो जाता है, अगला चरण शुरू होता है। असमकालिक क्रियाएँ एक साथ हो सकती हैं — जब एक कदम अंजाम करने वाला हो तब आप एक और कदम समाप्त होने में मदद करती है।

संचार

समयबद्ध और असमयिक संचार में मुख्य अंतर यह है कि समयबद्ध संचार फोन, वीडियो, या व्यक्तिगत रूप से निर्धारित, वास्तविक समय के इंटरएक्शन होते हैं। असमकालिक संचार आपके समय पर होता है और इसे निर्धारित करने की आवश्यकता नहीं होती है।

इस लेख में, हम समकालिक बनाम असमकालिक संचार के बारे में जानने के लिए आत्मनिर्भरों के लिए सभी आवश्यक जानकारी प्रस्तुत करेंगे।

आपको असमयिक संचार की ओर क्यों बढ़ना चाहिए: 

करु मज़कन्दरी ेानु १६,००० लर्र्क़ोसीो नै एक स्टेंफोर्डड की उपयोग टेरािेा जानकारीपूर्ण: आनुरिविभागीत्सौू,इंडाईसेकावेसामक्यन:रुपन', दरी/व्डं/वररिा०३२/स्वरःदकसमलने१६,००० लर्रोड्क़ोसीों ने अवनूलदयसकियकि°13%व़भाऊ एक अन्य समीक्षा में, एक कम्पनी जो दूरसेवाय के लिए स्विच करती है, एक वृद्धिशील $1.3 अरब वार्षिक मूल्यं पंजिकिफोयत 

काममें रफोलि घटं :―उनुर्गिजयशकरू याना तदवो नैल्वमाःएरनप्ताान:ल आप को जवापिक देया जाता हन जब संदेश या आग्रह भिजाया जाता है

जबकि कई लोग मानते हैं कि स्थान पर निर्भरता दूरस्थ कार्यकर्ताओं की खुशी का एकमात्र कारण है, असमयिक संचार टीम के साथियों के साथ संपर्क करने के तरीके पर नियंत्रण देने में एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है।

एक दूरस्थ-प्रथम, पूरी तरह से असंक्रोनस वातावरण में, आप जब चाहें उठते हैं, अपने इनबॉक्स में बैठे ईमेल देखते हैं, और उत्तर देने के लिए कोई दबाव नहीं महसूस करते। तो आप एक पेय लेते हैं और अपने दिन की शुरुआत करने से पहले अपनी सुबह की दिनचर्या पूरी करते हैं।

हालांकि कई कंपनियाँ यह विश्वास करती हैं कि दूरस्थ कार्य भविष्य है, वे यह भी समझने के लिए संघर्ष कर रही हैं कि अपने कर्मचारियों को नियंत्रण कैसे सौंपें और असंक्रोनस संचार अपनाएँ - भले ही इसके लाभों में एक खुशहाल श्रमिक बल, कम ओवरहेड लागत, और दुनिया के किसी भी स्थान से शीर्ष प्रतिभा को भर्ती करने की क्षमता शामिल हों।

समयबद्ध बनाम असमयिक संचार: 

समयबद्ध संचार वास्तविक समय में दो या दो से अधिक लोगों के बीच होता है। सभी पक्ष एक ही समय में ऑनलाइन होते हैं। मेसेज या अनुरोध भेजा गया है, तो तत्काल प्रतिक्रिया होती है।

समकालिक संचार एक शारीरिक कार्य स्थान में सामान्य है जहां प्रबंधक सीमा सदस्य के कार्यालय तक चले आते हैं और कोई दस्तावेज़ या प्रक्रिया के बारे में सवाल कर सकते हैं। कार्य समय और उपयोग अवकाश सेट किए गए होते हैं, और हमेशा उपलब्ध रहने के लिए बहुत दबाव होता है।

समयबद्ध संचार के उदाहरणों में वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग, तात्कालिक संदेश, और फोन वार्तालाप शामिल हैं।

समयबद्ध संचार के लाभकारी परिस्थितियाँ शामिल हैं:

• चिंतन सत्र
• साप्ताहिक टीम की बैठकें
• टीम निर्माण की गतिविधियाँ
• परियोजना चर्चाएँ
• साक्षात्कार सत्र
• पानी cooler की बातचीत

हालांकि समकालिक संचार तात्कालिक होता है, वहां असमकालिक संचार में एक अपेक्षित लैग होता है। कर्मचारियों को काम करने या संचारों का उत्तर देने का समय निर्धारित करने के बजाय, असमयिक संचार में नियंत्रण कर्मचारी के पास होता है, न कि नियोक्ता के पास।

समयबद्ध और असमयिक संचार के बीच संतुलन खोजना

स्पष्ट होने के लिए, हम आपसे वास्तविक समय संचार को पूरी तरह से छोड़ने के लिए नहीं कह रहे हैं। कुछ स्थितियाँ होती हैं जहां यह समझ में आता है।

दूर से काम करना, उदाहरण के लिए,  अभिवृद्धि निकाला सकता है। समयबद्ध संचार आपके सहकर्मियों के साथ संबंध बनाने और व्यक्तिगत संबंध विकसित करने में मदद कर सकता है जो कार्य में बेहतर सहयोग की ओर ले जाते हैं।

यह उपयुक्त है जब आप आत्मा संबंधित विषयों पर चर्चा करना चाहते हैं, महत्वपूर्ण प्रतिक्रिया देना, प्रदर्शन समीक्षा, या एक साथ बहुत सी विचारों का चिंतन।

जब एक परियोजना तेजी से आगे बढ़ रही है और आप चाहते हैं कि सभी को समन्वय में लाया जाए, तो ज़ूम कॉन्फ्रेंस मीटिंग आपको इस लक्ष्य को प्राप्त करने में मदद कर सकती है। आपात या संकट में, समस्या को कम करने के लिए सभी को शीघ्रता से बोर्ड में लाना समझ में आता है।

हालांकि, जब:

• कर्मचारियों को मीटिंग में उपस्थित होना पड़ता है और सभी के आने की प्रतीक्षा करनी होती है:
• आप सुबह उठते हैं और सबसे पहले आप कार्य ईमेल और स्लैक संदेशों का उत्तर देते हैं
• एक घंटे में समाप्त होने वाले उस कार्य को समाप्त करने की बजाय बिना विराम के एक अविनाशी ईमेल थ्रेड का जवाब देने में पूरा दिन बिताते हैं

कला यह है कि समयबद्ध संचार को न्यूनतम पर रखा जाए। अपनी टीम को स्वायत्तता प्रदान करें लेकिन नियम स्थापित करें जो सभी को संरेखित रखें। माइक्रो-मैनेजमेंट नहीं करें लेकिन जब उन्हें सहारा चाहिए हो तब उपलब्ध रहें. 

अलगाव को प्रबंधित करने और सामाजिक संबंध बनाए रखने के लिए नियमित टीम बांडिंग कार्यक्रम आयोजित करें। आम और समकालीन संचार का संयोजन करें और आप एक स्वस्थ कार्य-जीवन संतुलन वाली एक खुशामद टीम की होगी।

असमयिक संचार का सुधार कैसे किया जा सकता है: 

एक व्यक्ति के रूप में

अपने विचार लिखें

जब आप लिखते हैं तो गुमान करना या संदेह होना मुश्किल होता है। अपने विचारों को लिखने से लोगों को आपका संदेश पढ़ने और उस पर विचार करने के लिए अधिक समय मिलता है, बजाय इसके कि तुरंत प्रतिक्रिया दें। अपने विचारों को लिखते समय, आप उन्हें परिष्कृत कर सकते हैं और अधिक संदर्भ प्रदान कर सकते हैं जो दूसरों को आपके संदेश को जल्दी समझने में मदद करता है, जिससे एक-पर-एक बैठकों या लंबी संदेश थ्रेड्स की आवश्यकता कम होती है।

अधिक संवाद करें: 

प्रतिक्रियाओं के बीच समय विलंब स्पष्ट संदेश भेजने का अवसर प्रदान करता है। अगले व्यक्ति को कार्य या बैठक के बारे में क्या जानने की आवश्यकता है? यथासंभव अधिक पृष्ठभूमि विवरण दें।

संदर्भ प्रदान करने के लिए स्क्रीनशॉट और स्क्रीन रिकॉर्डिंग का उपयोग करें। अपने सहयोगियों को संदेश को बेहतर तरीके से समझने में मदद करने के लिए पिछले वार्तालापों और संसाधनों के लिंक भेजें। स्पष्ट समय सीमा निर्धारित करें ताकि वे जान सकें कि कार्य कब पूरा होना है। जब आप पहले संदर्भ प्रदान करते हैं, तो आप अधिक समय बचाते हैं।

उत्कृष्ट दस्तावेज़ तैयार करें: 

यह अच्छा होगा यदि आपकी कंपनी के सभी लोग सुपरह्यूमन रीकॉल क्षमताएँ रखते थे और उन्हें केवल एक बार चीजें बताई जाती। दुर्भाग्यवशः, यदि आप किसी सच्चाई और ख़ुफिया कार्यक्रम में काम कर रहे हैं जिसके बारे में हमें सम्पूर्णक नहीं होना चाहिए, तो काम और संचार के नियमों के बारे में लोगों को कई बार अनुस्मारक (रिमाइंडर) की आवश्यकता होगी।

सूचना दस्तावेज़ तैयार करने पर ध्यान केंद्रित करें, जो कार्यों को आसानी से समझा सके और दिन भर होने वाले बुनियादी प्रश्नों के उत्तर दे सके। आप संचार प्रक्रियाओं, परियोजना कार्य के आसपास विशिष्ट दिशानिर्देश और कुछ भी बना सकते हैं जो आप सोचते हैं कि आपके लोग विशेष रूप से उपयोगी पाएंगे।

जब आप कुछ विशेष तथ्य संचार करने के सबसे अच्छे तरीके पर विचार कर रहे होते हैं तो अपने आप को लिखे जाने वाले कागजातों से सीमित नहीं करना महत्वपूर्ण है। शिक्षण वीडियो, इन्फोग्राफिक्स और ऑडियो फ़ाइलें लोगों को सूचित रखने का एक शानदार तरीका हो सकती हैं। 

सही दस्तावेज़ीकरण होने से लोगों को बहुत अधिक लचीलापन मिलता है और यह सुनिश्चित करने में मदद करता है कि जानकारी सुलभ और समझने में आसान है। यह अंतहीन पीछे और आगे संदेशों को कम करने में मदद कर सकता है (इसलिए लंबे कंधे पर टैप) और सभी को अधिक स्वायत्तता और कुशलता से काम करने देता है।

पूर्व योजना बनाएं 

संदेश भेजने के बजाय जो पढ़ता है:

“हाय लिंडा, क्या आप हमारी सेल्स टीम के लिए अपडेटेड ऑनबोर्डिंग चेकलिस्ट मुझे अब तुरंत भेज सकती हैं?”

आप कह सकती हैं:

“हाय लिंडा, मुझे हमारी सेल्स टीम के लिए अपडेटेड ऑनबोर्डिंग चेकलिस्ट तीन दिनों में चाहिए है।”

योजना बनाने से कर्मचारियों को तैयार होने का समय मिलता है और कार्यों को तुरंत पूरा करने का दबाव समाप्त हो जाता है।

सुनिश्चित करें कि सभी के पास सही दस्तावेज़ों तक पहुंच हो 

अपने दस्तावेज़ साझा करने की सेटिंग्स की जांच करें और सुनिश्चित करें कि आपके सहकर्मियों के पास उचित फ़ाइलों तक पहुंच है। यह मामूली लग सकता है, लेकिन यदि किसी को पहुँच के लिए अनुरोध करना पड़ता है, तो यह कई घंटों या एक पूरे दिन की अनावश्यक देरी का कारण बन सकता है। 

संचार करने के लिए थ्रेड का उपयोग करें 

थ्रेड का उद्देश्य पाठ-आधारित वार्तालाप करना आसान बनाना है। ईमेल चर्चाएँ खंडित होती हैं और जानकारी को एक इनबॉक्स में लॉक कर देती हैं जहाँ इसे केवल प्रेषक और प्राप्तकर्ता द्वारा ही पहुँचाया जा सकता है।

थ्रेड एक महान जगह हैं जहाँ कई टीम के सदस्य विचार साझा कर सकते हैं और निर्णय ले सकते हैं।

बैठकों से पहले, अपने टीम को विषय को समझने में मदद करने के लिए प्रासंगिक जानकारी साझा करने के लिए थ्रेड का उपयोग करें। बैठक के बाद, उस धागे को जारी रखें ताकि वे जिन्होंने न आया हो किसी भी जानकारी को पा सकें। आप थ्रेड में बैठक का वीडियो लिंक साझा कर सकते हैं और जो कोई भी प्रश्न करता है उसे थ्रेड के अंदर ही उत्तर मिल जाएगा।

संचार उपकरण जैसे स्लैक की तरह परियोजना चर्चा के धागों में कार्य सीधे टास्क डालने की अनुमति देते हैं। विभिन्न संबंधित वार्तालापों के माध्यम से जाने के बजाय, आपकी टीम जल्दी से प्रासंगिक थ्रेड पा सकती है तथा जानकारी जिसे उन्हें प्रारंभ करने की जरूरत है। 

काम करते समय सूचनाएँ बंद करें

सूचनाएँ आपकी उत्पादकता को बर्बाद करती हैं। जब कभी आप हमेशा से किसी स्मार्टफोन या डेस्कटॉप सूचना के ध्वनि की प्रतीक्षा करते हो तो आपको एक सतत प्रतिश्वतकता स्थिति में रखता है। हर बार जब आप प्रतिसाद देते हैं, यह सही मार्ग पर वापस लौटने में 25 मिनट लेता है, जिससे खोई उत्पादकता होती है।

इसके बजाय, हर दिन से अधिक पाने के लिए समय ब्लॉक का उपयोग करें। यदि आप दिन में 8 घंटे काम करते हैं, तो आप हर तीन घंटे सूचनाएँ जांच सकते हैं और एक साथ उत्तर दे सकते हैं।

एक प्रबंधक के रूप में

जानें कि कब असिंक्रोनस बनाम समकालिक संचार का उपयोग करना है

आप ईमेल, थ्रेड या ज़ूम कॉन्फ्रेंस कॉल के माध्यम से क्या संवाद कर सकते हैं?

जबकि टीम के सदस्य अपने कार्य की घंटे तय कर सकते हैं असमकालीन संचार के तहत, तो यह महत्वपूर्ण है कि प्रबंधकों को जानना चाहिए कि वास्तविक समय पर प्रतिश्वतन (या न करने की अपेक्षा करने की) कब करनी चाहिए।

ऐसे हालातों के लिए एक प्रोटोकॉल स्थापित करें जिनमें तात्कालिक उत्तर की आवश्यकता होती है और एक समर्पित चैनल बनाएं ताकि कर्मचारी जान सकें कि जब वे ऐसे संदेश प्राप्त करें तो तुरंत उत्तर देना है।

उदाहरण के लिए, आपकी वेबसाइट का ऑफ़लाइन होना आपातकालीन स्थिति है और इसे तुरंत ठीक करने के लिए सभी हाथों की आवश्यकता होती है। आने वाले हफ्ते के लिए एक कार्य के लिए रिपोर्ट को स्लैक या असाना पर भेजा जा सकता है।

स्पष्ट संचार प्रक्रियाएँ रखें 

एक साँचा संचार इसलिए गिरफ्त में आ जाता है क्यूंकि लोग संचार के आसपास नियम नहीं बनाते इसीलिए लोगों समझाने के लिए कि किस प्रकार से उनके बीच बात करना समय का सबसे अच्छा तरीका है, यह काफी महत्वपूर्ण है। जब आप इसे सही तरीके से करते हैं, तो आप गलतफहमी या गलत जानकारी देने की संभावनाएँ कम कर देते हैं। 

कर्मचारी बनाते हैं कि वे विशिष्ट कार्यकालाओं बनाएं जहां उन्हें पता हो कि वह कंप्यूटर के पास होंगे और काम के लिए उपलब्ध होंगे। अपने स्लैक चैनलों में विभिन्न लेबल, नाम और विषय सेटिंग्स का उपयोग करें ताकि कर्मचारी जान सकें कि उन्हें इनमें क्या वार्तालाप करना चाहिए

आपातकालीनता निर्धारित करें 

किसी वेबसाइट या ऐप का टूटा हुआ सार्वजनिक फ़ीचर एक महत्वपूर्ण कार्य समस्या है। तुम्हारी टीम की पसंदीद पोस्ट-इट नोट कलर के बारे में एक सवाल नहीं है। अगर आप उन दोनों के बीच को भिन्न के रूप में नहीं पहचानते हैं, तो हर आ रहे ईमेल या स्लैक आपके लिए एक आपातकाल जैसा महसूस होगा।

असिंक्रोनस संचार के काम करने के लिए कर्मचारियों को पता होना चाहिए कि महत्वपूर्ण मामलों और उन मामलों के बीच क्या भेद है जो प्रतीक्षा कर सकते हैं।

वास्तविक रूप में यह निर्धारित करें कि क्या वास्तव में एक महत्वपूर्ण मामला है और उसे चिह्नित करने का सबसे अच्छा तरीका क्या है। इसकी व्यवस्था करें कि किससे संपर्क किया जाए, सही कदम उठाने के लिए और समस्या को कैसे दस्तावेजित करें। 

टीम के सदस्यों का मूल्यांकन उत्पादन और परिणाम के अनुसार 

कर्मचारी स्पष्ट करें कि उनका मूल्यांकन न कितने घंटे वे नौकरी में बिताए, बल्कि वे टीम के उद्देश्यों में योगदान के आधार पर किया जाएगा। 

कर्मचारी अपनी काम की घंटे जब तक कि वे उत्पादक हैं सेट कर सकते हैं। अगर वे सुसंतुष्ट गहरे काम के लिए प्रात:काल में तीन घंटे और संध्या में चार घंटे काम करना पसंद करते हैं, तो ठीक है जब तक कि वे मासिक सम्पन्न होते है।

कठोर कार्य घंटे समाप्त करें

एक लचीले काम के कार्यक्रम को अपनाने से आपको दुनिया के किसी भी कोने से शीर्ष प्रतिभा के लिए भर्ती करने की अनुमति मिलती है। जब आपकी टीम के ऊपर बहुत सारे निर्भरता होती है तो आपके पास अधिक बैठकें होती हैं।

असिंक्रोनस चेक-इन का कार्यक्रम बनाएं

यह टीमों के बीच काम करने पर आपके संबंध हिला भुलाने का एक तरीका है। रिक को ग्राहक को एक बग के बारे में अपडेट भेजने से पहले, उसे देखना चाहिए कि क्या मुद्दा ठीक किया गया है, जो एन्ना से इंजीनियरिंग में हुआ था। कोई नहीं जानता कि कोई क्या कर रहा है, जो बैठकों और लंबे ईमेल थ्रेड की ओर ले जाता है।

दूरी चेक-इन का उपयोग करें ताकि बैठकों को असिंक्रोनस बनाया जा सके। टीम लोगों के लिए उनके काम पर चर्चा करने का एक तरीका है जिससे उनकी कार्यप्रवृत्ति को बिगड़ावा नहीं होता।

इसे करने के कुछ तरीके हैं:

• टीम लोग यहाँ अपने दिन भर काम करने वाली परियोजनाएं साझा करती है
• एक परियोजना प्रबंधन उपकरण जैसे आसना जहाँ आप वर्कफ़्लो बनाते हैं और कई परियोजनाओं में प्रगति को ट्रैक करते हैं
• एक मैसेजिंग टूल जैसे स्लैक जहां टीम लोग यहां पर काम कर रहे हैं और यह आंतरिक संचार के मंचों के साथ सीमित है

रूटीनों को प्रोत्साहित करें, परन्तु पुराने आदत पर वापस न जाएं 

हालांकि एक दूर स्थान में पारंपरिक काम के समय को बनाए रखने की कमी होती है, अपनी टीम को यह काम करने जैसी एक काम नियमित बनाएं।

एक टीम लीडर के रूप में, आप स्थापित कर सकते हैं:

• साप्ताहिक चेक-इन के लिए समय जब सभी को उपस्थित होना चाहिए
• ईमेल और स्लैक पर संदेशों के लिए प्रतिक्रियाओं का एक समयरेखा (12-24 घंटे हो सकता है)
• विभिन्न समय क्षेत्रों में और आपातकालीन स्थिति में संवाद करने के लिए प्रक्रियाएँ

अपने काम के सांस्कृतिक में विश्वास, स्वतंत्रता, और जवाबदेही का निर्माण करें 

विश्वास और स्वतंत्रता वे मूल्य हैं जिन पर असिंक्रोनस संचार आधारित है। आपको भरोसा करने की बात है कि आपकी टीम समय पर प्रदान करेगी, ताकि सहकर्मी किसी भी किसी शब्द को न रखने के लिए चिंतित ना हों। जब कर्मचारी बिना माइक्रोमैनेज के स्वतंत्र रूप से काम करते हैं, तो यह नवाचार को प्रेरित करता है और उनके आत्मविश्वास को बढ़ाता है।

सभी को कुछ राहत देने दें। हाल ही में तक, असिंक्रोनस कार्य को अच्छी तरह से काम करना लगभग असंभव था...काम करना। मॉडर्न टेक्नोलॉजी में नवाचारों के लिए धन्यवाद, दूर से काम करना कभी से भी आसान हो गया है, लेकिन यह ध्यान में रखना जरूरी है कि वह कार्य वातावरण जो हम अभी आनंद ले रहे हैं, यह 20 साल पहले संभव नहीं होता था, या फिर किसी मामले में 10 साल पहले भी।

याद रखें, आप और आपके सहकर्मी एक कारण के लिए एक साथ काम कर रहे हैं। आप सभी को कुशल, प्रतिभाशाली, और सक्षम कर्मचारियों के रूप में मान्यता प्राप्त हैं। जब तक किसी ने आपको असमकालिक काम के साथ जिम्मेदारी संभालने के जिम्मेदारी को संभालने में दोष दिया है, तभी उम्मीद रखे कि वह आपकी कार्य वातावरण में आगे कदम उठा सकता है।

ज्ञान प्रबंधन प्रणाली के साथ जानकारी को आसानी से उपलब्ध बनाएं 

कर्मचारियों में 81% को उस सूचना तक पहुंचने में तंग करने के लिए व्याकुलता महसूस होती है जिसकी वह जरूरत होती है केवल एक कार्य समाप्त करने के लिए। 

आंतरिक ज्ञान प्रबंधन प्रणाली कर्मचारियों से सवाल पूछने की आवश्यकता को कम करती है। यह सभी कंपनी दस्तावेजों के लिए केंद्रीय भंडार बन जाती है जैसे कि कर्मचारी ऑनबोर्डिंग, प्रक्रिया दस्तावेज, प्रकाशन दिशानिर्देश, और ब्रांड मूल्य। आपका चयनित प्रणाली सहज, खोजने में आसान और आपके कार्य प्रवाह के साथ एकीकृत होनी चाहिए।

अपनी बैठक का समय सही रूप से उपयोग करें

हमने कहा था पहले कि एक असमकालिक संचार मॉडल को अपनाना यह तय नहीं करता कि आप समकालिक काम को ठुकरा रहे हों। जब आप वितरित कार्यबल में भागीदार होते हैं, तो हर मीटिंग मान्य होती है। महामारी ने हमें यह सख्यी देने के लिए मजबूर किया कि हम अपने मीटिंग समय का कैसे उपयोग कर रहे थे और सबके समय की उत्तम दिशा को सोचने वाले सहायक कितने बेहतर ध्यान रखूँ।

अपने कार्यसूची उपकरण चलाने से पहले मीटिंग के उद्देश्य और मुख्य लक्ष्यों के बारे में सोचने का समय निकालें। अपने आप से पूछें कि क्या यह वास्तव में कुछ ऐसा है जिसे लाइव पर चर्चा करने की आवश्यकता है, या यदि आप ईमेल या स्लैक भेजने के बाद उसी परिणाम को प्राप्त कर सकते हैं।

बैठक से पहले का काम उन लोगों के लिए मूल्यवान उपकरण हो सकता है जो असिंक्रोनस रूप से काम कर रहे हैं। दस्तावेज़ों की समीक्षा करने, वीडियो देखने या आधिकारिक बैठक से पहले प्रश्नों या विचारों के लिए तैयारी करने के लिए लोगों को प्रेरित करना बैठक का समय कम कर सकता है और एक साथ बिताए जाने वाले समय को और अधिक प्रभावशाली बना सकता है। 

और रिकार्डेड मीटिंगों के मूल्य के बारे में न भुलें। अपने पूरे प्रयासों के बावजूद, कुछ लोगों को मीटिंग में नहीं उपयोग सकते। रिकार्डेड मीटिंग लोगों को उस जानकारी प्रदान कर सकती है जो उन्हें काम जारी रखने के लिए जरुरत है।

टीम-बॉंडिंग गतिविधियों में निवेश करें 

जब आप असमकालिक संचार को अपनाते हैं, तो समूहों के बीच एक साथ कनेक्ट करने और समाजीकरण के कम अवसर होते हैं, विशेष रूप से जब आप दूर होते हैं।

आप नियमित गतिविधियों का आयोजन करके ये कमी पूरी कर सकते हैं जो रिश्ते बनाने और टीम एकता को बढ़ावा देती हैं। उदाहरण के लिए, आप प्रत्येक महीने शुक्रवार को खेल के घंटे का आयोजन कर सकते हैं, ज़ूम पर मिलने के लिए पेय पदार्थ या बारहवार्षिक व्यक्तिगत रिट्रीट का आयोजन कर सकते हैं।

यह आपके टीम को उन दिनों में कुछ देखने का अवसर प्रदान करता है जब वे अलग-थलग या अवसादित महसूस करते हैं।

ऐसे उपकरणों का उपयोग करें जो असिंक्रोनस संचार को बढ़ावा देते हैं 

गुरु 

गुरु एक आंतरिक संचार उपकरण है और ज्ञान साझा प्लेटफॉर्म है जो आपकी टीम के विशेषज्ञों से सत्यापित जानकारी प्रदान करता है। जानकारी कर्मचारियों द्वारा वहां काम करने के समय सीधे पहुँच की जा सकती है। गुरु को एक कंपनी विकि के रूप में सोचें जो आपके कार्य प्रवाह के साथ एकीकृत होती है ताकि आपके पास अपने काम को करने के लिए आवश्यक जानकारी हमेशा उपलब्ध हो।

गूगल कार्यक्षेत्र

गूगल वर्कस्पेस एक क्लाउड कंप्यूटिंग और उत्पादकता उपकरणों का संग्रह है जो एक ही स्थान पर परियोजनाओं पर सहयोग करना आसान बनाता है। गूगल कार्यक्षेत्र में चैट, जीमेल, कैलेंडर, दस्तावेज़, स्लाइड, शीट्स, फ़ॉर्म और ड्राइव शामिल हैं।

कई लोग एक दस्तावेज़ पर सहयोग कर सकते हैं, जहाँ कुछ भी स्पष्ट नहीं होने पर टिप्पणी छोड़ सकते हैं और वास्तविक समय में मुद्दों को हल कर सकते हैं। सब कुछ गूगल ड्राइव पर सुरक्षित रखा जाता है, इससे आपको कागजात खोने या फ़ाइल तक पहुंच नहीं होने की चिंता नहीं करनी पड़ती।

संदेश भेजने वाले ऐप्स

स्लैक और माइक्रोसॉफ्ट टीम्स जैसी संदेशन ऐप्स ईमेल धागों पर लंबी चर्चा नहीं करने की आवश्यकता को हटा देती हैं और एक संदेशन मंच के माध्यम से संचार को सुचारित करती है। 

आप विभिन्न टीमों के लिए चैनलों द्वारा विषयों को व्यवस्थित कर सकते हैं ताकि वार्तालापों की गुणवत्ता और प्रासंगिकता को बढ़ाया जा सके। टीम के सदस्य चुन सकते हैं कि वे रुचि या उपलब्धता के आधार पर कैसे सूचित होना चाहते हैं। 

भाग्यसूचक नहीं है कि जब आप निजी संदेश प्राप्त करते हैं तो तुरंत प्रतिक्रिया देने की दबाव नहीं दिखाता है जब तक आपको यह विवरण नहीं मिल जाता है।

आसना

असाना का उपयोग परियोजनाओं और शेड्यूल असामीनों को सूचित करने के लिए भेजने के लिए एक ईमेल नहीं भेजने या समापन सेअरर यह महत्वपूर्ण होता है। आप अपने कर्मचारियों को टैग कर सकते हैं, परियोजनाओं पर टिप्पणी कर सकते हैं, और आसना में प्रमुख परियोजना दस्तावेज़ों को लिंक कर सकते हैं ताकि उन्हें काम को प्रभावी ढंग से पूरा करने के लिए आवश्यक सभी कुछ प्रदान किया जा सके। 

लूम

लूम एक वीडियो संदेशन टूल है जहां आप अपने स्क्रीन, चेहरे, और आवाज रिकॉर्ड करके वीडियो बना सकते हैं और तुरंत या तो ईमेल द्वारा या एक लिंक द्वारा साझा करें। आप लूम का उपयोग प्रक्रियाओं को दस्तावेज करने, नए कर्मचारियों को ऑनबोर्ड करने और अपने सहयोगियों के साथ ज्ञान साझा करने के लिए कर सकते हैं।

एक असिंक्रोनस संचार उपकरण के रूप में, आप वीडियो संदेश अपने समय फ्रेम में भेजते हैं और आपका सहकर्मी अपने मन के अनुसार वीडियो देखता है। यह उत्पाद रोडमैप स्पष्ट करने का एक अच्छा तरीका है, अपने सहकर्मियों को कैसे एक गलती को ठीक करने के तरीके को दिखाओ, या उन्हें बताओ कि तुमने क्यों कुछ निर्णय लिये।

हमेशा "ऑन" संस्कृति बनाने से सावधान रहें

सहयोगात्मक ओवरलोड तब होता है जब एक कर्मचारी बहुत अधिक समय अनुरोधों के उत्तर देने और टीम में शामिल होने में लगाता है, इसके कारण उनके अपने काम का नुकसान होता है। सहयोगात्मक ओवरलोड के कुछ कारण हैं:

उत्पादन पर संचार को प्राथमिकता देना 

हार्वर्ड व्यापार समीक्षा के अनुसार, कर्मचारी वर्तमान समय में सहयोग करने में 20 वर्ष पहले से करीब 50% अधिक समय बिता रहे हैं। 

सो रेगुपनानी नो दिन ८०% क्सनोउमिाइकाय aाथनाड्रब़्का अक्प्रनयशह जो९९०ेरॊलोंको जो९९: थ ाड-ग्रोैवो, अऐच pताकरनलिज़ेकावतामो:TEXVिवीकरिा्ेफ्रोू्ेराननिक:िनवितलीकाय: थनएनहेत.सताय लिसका जाता है जकि विळो अावाधन हचरांलनपो कर्मचारी का समय कीमती होता है, और कंपनियों को यह आकंलन करना चाहिए कि उनके वर्तमान आंतरिक संचार व्यवहार काम के लिए है या उनके विपरीत हैं।

यह निरंतर संचार का रुझान का मतलब है कि उनका पूरा दिन बैठकों के चारों ओर व्यवस्थित होता है और बीच में व्यस्त कार्यों पर समय बिताया जाता है। यह आमतौर पर कर्मचारियों को साप्ताहिक कार्यों और सप्ताहांत (अतिरिक्त भुगतान के बिना) पर सौंपे गए कार्यों को पूरा करने के लिए अधिक समय तक काम करने के परिणामस्वरूप होता है।

कर्मचारियों के लिए हमेशा उपलब्ध रहने की अनावश्यक दबाव 

यदि कर्मचारी हमेशा रीयल-टाइम संचार में लगे रहते हैं, तो उनकी अनुसूचियों पर कोई नियंत्रण नहीं होता। अपनी स्वयं की योजनाएँ बनाने और उत्पादक होने के बजाय, आपकी टीम दिनभर अनुरोधों का उत्तर देने में व्यतीत करती है। खोये हुए समय की भरपाई के लिए, वे तेजी से काम करते हैं, जिससे अधिक दबाव, उच्च निराशा और तनाव उत्पन्न होता है। परिणाम यह है कि बर्नआउट और उपस्थित होने के लिए प्रेरणा की कमी।

निम्न गुणवत्ता वाली बातचीत 

पहला उत्तर संभवतः आपका सर्वश्रेष्ठ उत्तर नहीं है। जब आप तुरंत प्रतिक्रिया देना है, तो आपके उत्तरों पर विचार करने और एक सोची-समझी प्रतिक्रिया देने का समय नहीं होता क्योंकि आप दबाव में होते हैं। बातचीत की गुणवत्ता कम होती है और समाधान अक्सर नीचे होते हैं।

‍