असमयिक संचार क्या है: 

असमयिक संचार का अर्थ है बिना वास्तविक समय की बातचीत के संपर्क करना — उत्तर में देरी हो सकती है। एक अच्छा उदाहरण ईमेल है। इस दृष्टिकोण में, लोग मीटिंग निर्धारित नहीं कर रहे हैं और उत्तर कम समय-संवेदनशील होते हैं।

इस परिदृश्य में, अपने कर्मचारियों से एक समय में ऑनलाइन रहने के लिए नहीं कहकर, आप अपने सहकर्मियों को उनकी कार्य अवधि चुनने की स्वतंत्रता देते हैं, उनकी स्थान पर विचार किए बिना: 

उदाहरण के लिए, यदि आपने एक टीम सदस्य से एक दस्तावेज़ का अनुरोध करते हुए एक ईमेल भेजा है, तो तुरंत प्रतिक्रिया की अपेक्षा करने के बजाय, आप धैर्य रखते हैं और उनके बाद में प्रतिक्रिया करने की प्रतीक्षा करते हैं। ऐसा करने के लिए बढ़ती हुई साक्ष्य है कि अनुचित समय पर सभी अनुरोधों का उत्तर न देने के कारण उत्पादकता के लाभ होते हैं। वास्तव में, अमेरिकी मनोवैज्ञानिक संघ से शोध ने पाया कि रुकावटें उत्पादकता को महत्वपूर्ण रूप से कम कर सकती हैं।

समयबद्ध और असमयिक संचार के प्रकार

सीखना

समयबद्ध सीखना वास्तविक समय में होता है, छात्रों और शिक्षकों के साथ। इसके विपरीत, शिक्षक असमयिक रूप से जानकारी साझा कर सकते हैं। शिक्षार्थी अपने समय पर खोज करते हैं, उदाहरण के लिए वीडियो देखना, पढ़ना और सुनना। शिक्षक शिक्षण प्रबंधन प्रणाली (LMS) का उपयोग करते हैं ताकि वे सीखने की सामग्री साझा कर सकें।

प्रोग्रामिंग

कोडिंग में, समयबद्ध परिचालन एक साथ किए जाते हैं। एक कार्य खत्म हो जाता है, अगला चरण शुरू होता है। असमयिक परिचालन एक साथ हो सकते हैं — आप एक कदम पूरा करने के दौरान अगले चरण में बढ़ सकते हैं।

संचार

समयबद्ध और असमयिक संचार में मुख्य अंतर यह है कि समयबद्ध संचार फोन, वीडियो, या व्यक्तिगत रूप से निर्धारित, वास्तविक समय के इंटरएक्शन होते हैं। असमयिक संचार आपके अपने समय पर होता है और इसे निर्धारित करने की आवश्यकता नहीं है।

इस लेख में, हम असमयिक बनाम समयबद्ध संचार के बारे में आपको जो कुछ भी जानने की आवश्यकता है, उसका अन्वेषण करेंगे।

आपको असमयिक संचार की ओर क्यों बढ़ना चाहिए: 

स्टैनफोर्ड के 16,000 कर्मचारियों के अध्ययन ने दर्शाया कि दूरस्थ कार्यकर्ता 13% अधिक उत्पादक हैं। एक अन्य समीक्षा में, एक कंपनी जो दूरस्थ कार्य पर चली गई, ने $1.3 बिलियन वार्षिक मूल्य दर्ज किया। 

आपको कार्य के लिए जल्दबाजी में ऑफिस जाने की ज़रूरत नहीं है, कार्बन ईंधन युक्त हवा का सेवन करना, ऑफिस राजनीति में भाग लेना, या हमेशा उपस्थित रहना, भले ही आप ऐसा नहीं करना चाहते हों। आपके पास अपने परिवार और शौक के लिए अधिक समय है क्योंकि आपने अपने दिन और अपनी गतिविधियों की योजना बनाने के तरीके पर नियंत्रण फिर से प्राप्त कर लिया है।

जबकि कई लोग मानते हैं कि स्थान पर निर्भरता दूरस्थ कार्यकर्ताओं की खुशी का एकमात्र कारण है, असमयिक संचार टीम के साथियों के साथ संपर्क करने के तरीके पर नियंत्रण देने में एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है।

एक दूरस्थ-प्रथम, पूरी तरह से असमयिक वातावरण में, आप जब चाहें जागते हैं, अपने इनबॉक्स में बैठे ईमेल देखते हैं, और उत्तर देने का कोई दबाव महसूस नहीं करते। तो आप एक पेय लेते हैं और अपने दिन की शुरुआत करने से पहले अपनी सुबह की दिनचर्या पूरी करते हैं।

जबकि कई कंपनियाँ मानती हैं कि दूरस्थ कार्य भविष्य है, वे यह भी संघर्ष कर रही हैं कि अपने कर्मचारियों को नियंत्रण कैसे सौंपा जाए और असमयिक संचार अपनाया जाए — भले ही लाभ में खुशहाल कार्य बल, कम ओवरहेड लागत और दुनिया के किसी भी हिस्से से शीर्ष प्रतिभा को नियुक्त करने की क्षमता शामिल है।

समयबद्ध बनाम असमयिक संचार: 

समयबद्ध संचार वास्तविक समय में दो या दो से अधिक लोगों के बीच होता है। सभी पक्ष एक ही समय में ऑनलाइन होते हैं। जब एक संदेश या अनुरोध भेजा जाता है, तो तुरंत प्रतिक्रिया होती है।

समयबद्ध संचार आमतौर पर एक भौतिक कार्य स्थान में होता है जहां प्रबंधक किसी टीम सदस्य के कार्यालय के पास जाकर दस्तावेज़ या प्रक्रिया के बारे में प्रश्न पूछ सकते हैं। कार्य समय और ब्रेक समय पूर्व निर्धारित होते हैं, और हमेशा उपलब्ध रहने का बहुत दबाव होता है।

समयबद्ध संचार के उदाहरणों में वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग, तात्कालिक संदेश, और फोन वार्तालाप शामिल हैं।

समयबद्ध संचार के लाभकारी परिस्थितियाँ शामिल हैं:

• चिंतन सत्र
• साप्ताहिक टीम की बैठकें
• टीम निर्माण की गतिविधियाँ
• परियोजना चर्चाएँ
• साक्षात्कार सत्र
• पानी cooler की बातचीत

जबकि समयबद्ध संचार तात्कालिक होता है, असमयिक संचार में अपेक्षित विलम्ब होता है। कर्मचारियों को काम करने या संचारों का उत्तर देने का समय निर्धारित करने के बजाय, असमयिक संचार में नियंत्रण कर्मचारी के पास होता है, न कि नियोक्ता के पास।

असमयिक संचार के उदाहरण

संदेश-प्रक्षेपण सॉफ़्टवेयर: संदेश-प्रक्षेपण सॉफ़्टवेयर जैसे Microsoft Teams और Slack कर्मचारी संचार और सहयोग के लिए सहायक होते हैं। आप एक संदेश भेजते हैं और प्राप्तकर्ता जब वे ऑनलाइन आते हैं तो उत्तर देते हैं।

ईमेल: कार्य ईमेल के तुरंत उत्तर देने का कोई दबाव नहीं है। कर्मचारी Gmail और Outlook जैसे उपकरणों से उचित समय पर उत्तर दे सकते हैं। 

वीडियो रिकॉर्डिंग: प्रक्रिया समझाने की आवश्यकता होने पर वीडियो रिकॉर्डिंग या डेमो बेहतरीन होते हैं। लोकप्रिय वीडियो रिकॉर्डिंग उपकरणों में ज़ूम और लूम शामिल हैं।

क्लाउड सहयोग: जैसे उपकरणों के साथ Google Workspace और Microsoft Teams, आप अपने सहकर्मियों के साथ दस्तावेज़ों पर सहयोग कर सकते हैं, संपादन कर सकते हैं, और टिप्पणियाँ छोड़ सकते हैं जिन्हें वे सुविधाजनक समय पर संबोधित कर सकते हैं।   

वीडियो पुस्तकालय: वीडियो पुस्तकालय ऐसे प्रशिक्षण वीडियो का संग्रह है जिसे कर्मचारी ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया या नियमित प्रशिक्षण अंतराल के दौरान देख सकते हैं। आप गुरु को Lessonly और Skilljar जैसे शिक्षण प्रबंधन सॉफ़्टवेयर के साथ एकीकृत कर सकते हैं ताकि कर्मचारी अपनी गति से सीख सकें।

प्रोजेक्ट प्रबंधन सॉफ़्टवेयर: प्रोजेक्ट प्रबंधन उपकरण प्रोजेक्ट पर सहयोग करने, डिलिवरेबल्स या गतिविधियों का संचार करने और प्रोजेक्ट गतिविधि को ट्रैक करने का एक बेहतरीन तरीका हैं। गुरु के साथ अन्वेषण करने के उदाहरणों में Asana और Trello शामिल हैं। 

विकि और इंट्रानेट: विकि और इंट्रानेट एक संगठन के भीतर सत्य का एकल स्रोत के रूप में काम करते हैं। यह कंपनी के दस्तावेज़ों, प्रक्रियाओं, और अन्य संसाधनों का एक भंडार है, जिनकी आवश्यकता कर्मचारियों को अपने कार्य संचालन करने के लिए होती है। एक इंट्रानेट CMS जैसे गुरु के साथ, कोई भी सामग्री बना सकता है और प्रमाणित ज्ञान को साझा कर सकता है ताकि कर्मचारी हमेशा सर्वश्रेष्ठ प्रथाओं का उपयोग कर सकें।

असमयिक संचार के क्या लाभ हैं?

प्रतिक्रिया करने के लिए लचीलापन जब भी संभव हो: 

असमयिक संचार आपको अपने सबसे उत्पादक घंटों के आधार पर अपने कार्य दिवस की योजना बनाने की स्वतंत्रता देता है। रुके हुए संदेशों का उत्तर देने के लिए टैब स्विच करने के बजाय, आप समय आने पर अपने उत्तरों को बैच कर सकते हैं: 

अधिक लचीलापन होने के कारण, आप अधिक महत्वपूर्ण कार्यों पर विस्तारित समय व्यतीत करते हैं, जिसके परिणामस्वरूप प्रदर्शन और उत्पादकता में सुधार होता है: 

ज्यादा ईमानदार संचार: 

जबकि असमयिक संचार धीमा होता है, यह तात्कालिक प्रतिक्रियाओं की तुलना में गुणवत्ता में उच्च होता है। यह आपको एक विशेष विचार पर सोचने, अपने विचार इकट्ठा करने और जब आप तैयार हों तो प्रतिक्रिया देने की अनुमति देता है। यह अन्य लोगों के लिए आपके संदेश को प्रभावी ढंग से समझना आसान बनाता है और अनावश्यक बातचीत से बचता है: 

बड़ी पारदर्शिता क्योंकि संचार डिफ़ॉल्ट रूप से सहेजा जाता है: 

चैट संदेश और स्लैक थ्रेड्स सभी लिखित रूप में होते हैं और स्वचालित रूप से सहेजे जाते हैं ताकि आप और आपकी टीम उन्हें बाद में संदर्भित कर सकें। इसके परिणामस्वरूप आपकी कंपनी में पारदर्शिता बढ़ती है और यह सुनिश्चित होता है कि कोई भी महत्वपूर्ण जानकारी से वंचित न हो: 

भिन्न समय क्षेत्र में लोगों के लिए बेहतर: 

भिन्न समय क्षेत्रों में वास्तविक समय में संवाद करना कठिन होता है जब एक साथी शांति से सो रहा होता है जब दूसरा अपनी सुबह की दौड़ से लौट रहा होता है: 

चूंकि असमयिक संचार को दूरस्थ कार्यकर्ताओं को एक साथ जुड़े रहने की आवश्यकता नहीं होती है, आप अपने अपार्टमेंट से एक कर्मचारी को यूरोप में एक संदेश भेज सकते हैं और जब वे अपने कार्यस्थान पर बैठते हैं तो वे बाद में दिन में जवाब देंगे।

उत्पादकता में वृद्धि: 

समयबद्ध वातावरण में, औसत कर्मचारी 12 घंटे प्रति सप्ताह बैठकों की तैयारी और भाग लेने में व्यतीत करता है। 

बाधाओं के बिना, कर्मचारी गहरे कार्य के लिए समय निकाल सकते हैं, फिर दिन में एक बार अपने फोन को चेक करने के बजाय कुछ बार उत्तर दे सकते हैं: 

यहां तक कि, कर्मचारी असमयिक जानकारी साझा करने से उत्पादकता को बढ़ा सकते हैं ताकि वे समय और तनाव बचा सकें।

समयबद्ध और असमयिक संचार के बीच संतुलन खोजना

स्पष्टता से कहें, हम आपसे वास्तविक समय संचार को पूरी तरह से छोड़ने के लिए नहीं कह रहे हैं। कुछ स्थितियाँ होती हैं जहां यह समझ में आता है।

दूरस्थ कार्य, उदाहरण के लिए,  अत्यधिक अलगाव हो सकता है। समयबद्ध संचार आपके सहकर्मियों के साथ संबंध बनाने और व्यक्तिगत संबंध विकसित करने में मदद कर सकता है जो कार्य में बेहतर सहयोग की ओर ले जाते हैं।

यह तब भी उपयोगी होता है जब आप संवेदनशील विषयों पर चर्चा करना चाहते हैं, महत्वपूर्ण प्रतिक्रिया देना, प्रदर्शन मूल्यांकन, या एक बार में कई विचारों पर मंथन करना।

जब एक परियोजना तेजी से आगे बढ़ रही है और आप चाहते हैं कि सभी को समन्वय में लाया जाए, तो ज़ूम कॉन्फ्रेंस मीटिंग आपको इस लक्ष्य को प्राप्त करने में मदद कर सकती है। आपात या संकट में, समस्या को कम करने के लिए सभी को शीघ्रता से बोर्ड में लाना समझ में आता है।

हालांकि, जब:

• कर्मचारियों को मीटिंग में उपस्थित होना पड़ता है और सभी के आने की प्रतीक्षा करनी होती है:
• आप सुबह उठते हैं और सबसे पहले आप कार्य ईमेल और स्लैक संदेशों का उत्तर देते हैं
• आप एक अंतहीन ईमेल थ्रेड का उत्तर देने में पूरा दिन बिताते हैं, इसके बजाय उस कार्य को पूरा करें जो एक घंटे में पूरा होने वाला है।

कला यह है कि समयबद्ध संचार को न्यूनतम पर रखा जाए। अपनी टीम को स्वायत्तता प्रदान करें लेकिन नियम स्थापित करें जो सभी को संरेखित रखें। सूक्ष्म प्रबंधन न करें, लेकिन जब उन्हें किसी रुकावट से पार पाने में मदद की आवश्यकता हो, तो उपलब्ध रहें।

अलगाव को प्रबंधित करने और सामाजिक संबंध बनाए रखने के लिए नियमित टीम बांडिंग कार्यक्रम आयोजित करें। असमयिक और समयबद्ध संचार को मिलाकर, आपके पास एक खुशहाल टीम होगी जिसमें स्वस्थ कार्य-जीवन संतुलन होगा।

असमयिक संचार का सुधार कैसे किया जा सकता है: 

एक व्यक्ति के रूप में

अपने विचार लिखें

जब आप लिखते हैं तो गलत समझना या संदर्भ खोना अधिक कठिन होता है। अपने विचारों को लिखने से लोगों को आपका संदेश पढ़ने और उस पर विचार करने के लिए अधिक समय मिलता है, बजाय इसके कि तुरंत प्रतिक्रिया दें। अपने विचारों को लिखते समय, आप उन्हें परिष्कृत कर सकते हैं और अधिक संदर्भ प्रदान कर सकते हैं जो दूसरों को आपके संदेश को जल्दी समझने में मदद करता है, जिससे एक-पर-एक बैठकों या लंबी संदेश थ्रेड्स की आवश्यकता कम होती है।

अधिक संवाद करें: 

प्रतिक्रियाओं के बीच समय विलंब स्पष्ट संदेश भेजने का अवसर प्रदान करता है। अगले व्यक्ति को कार्य या बैठक के बारे में क्या जानने की आवश्यकता है? यथासंभव अधिक पृष्ठभूमि विवरण दें।

संदर्भ प्रदान करने के लिए स्क्रीनशॉट और स्क्रीन रिकॉर्डिंग का उपयोग करें। अपने सहयोगियों को संदेश को बेहतर तरीके से समझने में मदद करने के लिए पिछले वार्तालापों और संसाधनों के लिंक भेजें। स्पष्ट समय सीमा निर्धारित करें ताकि वे जान सकें कि कार्य कब पूरा होना है। जब आप पहले संदर्भ प्रदान करते हैं, तो आप अधिक समय बचाते हैं।

उत्कृष्ट दस्तावेज़ तैयार करें: 

यह अच्छा होगा यदि आपकी कंपनी के सभी लोग सुपरह्यूमन रीकॉल क्षमताएँ रखते थे और उन्हें केवल एक बार चीजें बताई जाती। दुर्भाग्य से, जब तक आप किसी वास्तव में कूल गोपनीय कार्यक्रम में काम नहीं कर रहे हैं जो हमें शायद नहीं पता होना चाहिए, लोगों को कार्य और संचार के नियमों के बारे में कई बार याद दिलाने की आवश्यकता होगी।

सूचना दस्तावेज़ तैयार करने पर ध्यान केंद्रित करें, जो कार्यों को आसानी से समझा सके और दिन भर होने वाले बुनियादी प्रश्नों के उत्तर दे सके। आप संचार प्रक्रियाओं, परियोजना कार्य के आसपास विशिष्ट दिशानिर्देश और कुछ भी बना सकते हैं जो आप सोचते हैं कि आपके लोग विशेष रूप से उपयोगी पाएंगे।

यह महत्वपूर्ण है कि जब आप कुछ चीजों को संचारित करने के सर्वोत्तम तरीके के बारे में सोचते हैं तो लिखित दस्तावेजों तक सीमित न रहें। शिक्षण वीडियो, इन्फोग्राफिक्स और ऑडियो फ़ाइलें लोगों को सूचित रखने का एक शानदार तरीका हो सकती हैं। 

सही दस्तावेज़ीकरण होने से लोगों को बहुत अधिक लचीलापन मिलता है और यह सुनिश्चित करने में मदद करता है कि जानकारी सुलभ और समझने में आसान है। यह अंतहीन पीछे और आगे संदेशों को कम करने में मदद कर सकता है (इसलिए लंबे कंधे पर टैप) और सभी को अधिक स्वायत्तता और कुशलता से काम करने देता है।

पूर्व योजना बनाएं 

संदेश भेजने के बजाय जो पढ़ता है:

“नमस्ते लिंडा, क्या तुम मुझे अभी हमारे बिक्री टीम के लिए अपडेटेड ऑनबोर्डिंग चेकलिस्ट भेज सकती हो?”

आप कह सकती हैं:

“नमस्ते लिंडा, मुझे तीन दिनों में हमारी बिक्री टीम के लिए अपडेटेड ऑनबोर्डिंग चेकलिस्ट की आवश्यकता है।”

योजना बनाने से कर्मचारियों को तैयार होने का समय मिलता है और कार्यों को तुरंत पूरा करने का दबाव समाप्त हो जाता है।

सुनिश्चित करें कि सभी के पास सही दस्तावेज़ों तक पहुंच हो 

अपने दस्तावेज़ साझा करने की सेटिंग्स की जांच करें और सुनिश्चित करें कि आपके सहकर्मियों के पास उचित फ़ाइलों तक पहुंच है। यह मामूली लग सकता है, लेकिन यदि किसी को पहुँच के लिए अनुरोध करना पड़ता है, तो यह कई घंटों या एक पूरे दिन की अनावश्यक देरी का कारण बन सकता है। 

संचार करने के लिए थ्रेड का उपयोग करें 

थ्रेड का उद्देश्य पाठ-आधारित वार्तालाप करना आसान बनाना है। ईमेल चर्चाएँ खंडित होती हैं और जानकारी को एक इनबॉक्स में लॉक कर देती हैं जहाँ इसे केवल प्रेषक और प्राप्तकर्ता द्वारा ही पहुँचाया जा सकता है।

थ्रेड एक महान जगह हैं जहाँ कई टीम के सदस्य विचार साझा कर सकते हैं और निर्णय ले सकते हैं।

बैठकों से पहले, अपने टीम को विषय को समझने में मदद करने के लिए प्रासंगिक जानकारी साझा करने के लिए थ्रेड का उपयोग करें। बैठक के बाद, थ्रेड को जारी रखें ताकि वे जो उपस्थित नहीं हुए हैं, जानकारी पा सकें। आप थ्रेड में बैठक का वीडियो लिंक साझा कर सकते हैं और जो कोई भी प्रश्न करता है उसे थ्रेड के अंदर ही उत्तर मिल जाएगा।

संचार उपकरण जैसे स्लैक आपके समूह परियोजनाओं को प्रबंधित करने की अनुमति देते हैं। विभिन्न संबंधित वार्तालापों के माध्यम से जाने के बजाय, आपकी टीम जल्दी से प्रासंगिक थ्रेड पा सकती है तथा जानकारी जिसे उन्हें प्रारंभ करने की जरूरत है। 

काम करते समय सूचनाएँ बंद करें

सूचनाएँ आपकी उत्पादकता को बर्बाद करती हैं। यह आपको एक हाइपर-प्रतिक्रियाशील अवस्था में रखता है जब आप हमेशा स्मार्टफ़ोन या डेस्कटॉप सूचना की आवाज़ की प्रतीक्षा कर रहे होते हैं। हर बार जब आप उत्तर देते हैं, तो यह आपको सही रास्ते पर वापस जाने के लिए 25 मिनट लेता है, जो खोई हुई उत्पादकता का परिणाम होता है।

इसके बजाय, हर दिन से अधिक पाने के लिए समय ब्लॉक का उपयोग करें। यदि आप दिन में 8 घंटे काम करते हैं, तो आप हर तीन घंटे सूचनाएँ जांच सकते हैं और एक साथ उत्तर दे सकते हैं।

एक प्रबंधक के रूप में

जानें कि कब असिंक्रोनस बनाम समकालिक संचार का उपयोग करना है

आप ईमेल, थ्रेड या ज़ूम कॉन्फ्रेंस कॉल के माध्यम से क्या संवाद कर सकते हैं?

जबकि टीम के सदस्य अपने काम के घंटे असिंक्रोनस संचार के तहत सेट कर सकते हैं, यह महत्वपूर्ण है कि प्रबंधक जानें कि कब वास्तविक समय में प्रतिक्रियाएँ (या नहीं) उम्मीद करनी चाहिए।

ऐसे हालातों के लिए एक प्रोटोकॉल स्थापित करें जिनमें तात्कालिक उत्तर की आवश्यकता होती है और एक समर्पित चैनल बनाएं ताकि कर्मचारी जान सकें कि जब वे ऐसे संदेश प्राप्त करें तो तुरंत उत्तर देना है।

उदाहरण के लिए, आपकी वेबसाइट का ऑफ़लाइन होना आपातकालीन स्थिति है और इसे तुरंत ठीक करने के लिए सभी हाथों की आवश्यकता होती है। एक कार्य की रिपोर्ट जो अगले सप्ताह के लिए देनी है, उसे स्लैक द्वारा संवादित किया जा सकता है या आसना पर एक अनुस्मारक भेजा जा सकता है।

स्पष्ट संचार प्रक्रियाएँ रखें 

असिंक्रोनस संचार विफल होने के बड़े कारणों में से एक यह है कि लोगों के पास संचार संबंधी नियम नहीं होते। इसलिए यह महत्वपूर्ण है कि लोगों के एक-दूसरे से बात करने के बारे में बहुत स्पष्ट अपेक्षाएँ स्थापित की जाएँ। जब आप इसे सही तरीके से करते हैं, तो आप गलतफहमी या गलत जानकारी देने की संभावनाएँ कम कर देते हैं। 

कर्मचारियों को ऐसा समय निर्धारित करने पर विचार करें जब वे अपने कंप्यूटर के पास रहेंगे और काम करने के लिए उपलब्ध रहेंगे। अपने स्लैक चैनलों में विभिन्न लेबल, नाम और विषय सेटिंग्स का उपयोग करें ताकि कर्मचारी जान सकें कि उन्हें इनमें क्या वार्तालाप करना चाहिए

आपातकालीनता निर्धारित करें 

किसी वेबसाइट या ऐप का टूटा हुआ सार्वजनिक फ़ीचर एक महत्वपूर्ण कार्य समस्या है। किसी रंग की पोस्ट-इट® नोट्स के बारे में प्रश्न नहीं है। यदि आप यह भेद करने का कोई तरीका नहीं ढूँढते हैं, तो हर आने वाला ईमेल या स्लैक यह महसूस होगा कि यह एक आपातकाल है। 

असिंक्रोनस संचार के काम करने के लिए कर्मचारियों को पता होना चाहिए कि महत्वपूर्ण मामलों और उन मामलों के बीच क्या भेद है जो प्रतीक्षा कर सकते हैं।

वास्तविक रूप में यह निर्धारित करें कि क्या वास्तव में एक महत्वपूर्ण मामला है और उसे चिह्नित करने का सबसे अच्छा तरीका क्या है। इसकी व्यवस्था करें कि किससे संपर्क किया जाए, सही कदम उठाने के लिए और समस्या को कैसे दस्तावेजित करें। 

क्या आप काम पर संचार समस्याओं को संभालने के सबसे अच्छे तरीके पर गहराई से जाने के लिए तैयार हैं? हमारे पोस्ट को देखें आंतरिक संचार के लिए हमारे दृष्टिकोण गुरु पर।

टीम के सदस्यों का मूल्यांकन उत्पादन और परिणाम के अनुसार 

कर्मचारियों को स्पष्ट रूप से बताएं कि उन्हें टीम के लक्ष्यों में योगदान के आधार पर आंका जाएगा, यह नहीं कि वे नौकरी पर कितने घंटे बिताते हैं। 

कर्मचारी अपने कार्य के घंटे निर्धारित कर सकते हैं, जब तक कि वे उत्पादक रहेंगे। अगर वे सुबह तीन घंटे और शाम को चार घंटे गहराई में काम करने के लिए uninterrupted काम करने के लिए पसंद करते हैं, तो यह ठीक है जब तक कि वे अपने मासिक लक्ष्यों को पूरा करते हैं।

कठोर कार्य घंटे समाप्त करें

एक लचीले काम के कार्यक्रम को अपनाने से आपको दुनिया के किसी भी कोने से शीर्ष प्रतिभा के लिए भर्ती करने की अनुमति मिलती है। आप स्वाभाविक रूप से असिंक्रोनस संचार की ओर बढ़ेंगे जब सभी एक साथ ऑनलाइन नहीं होते। 

असिंक्रोनस चेक-इन का कार्यक्रम बनाएं

जब आपकी टीम पर बहुत सारी निर्भरताएँ होती हैं, तो आपको अधिक बैठकें होती हैं। रिक को ग्राहक को एक बग के बारे में अपडेट भेजने से पहले, उसे देखना चाहिए कि क्या मुद्दा ठीक किया गया है, जो एन्ना से इंजीनियरिंग में हुआ था। कोई नहीं जानता कि कोई क्या कर रहा है, जो बैठकों और लंबे ईमेल थ्रेड की ओर ले जाता है।

दूरी चेक-इन का उपयोग करें ताकि बैठकों को असिंक्रोनस बनाया जा सके। यह टीमों के लिए बिना अपना काम बाधित किए साझा करने का एक तरीका है।

इसे करने के कुछ तरीके हैं:

• एक केंद्रीय पोर्टल जहाँ टीमें प्रत्येक दिन अपने काम के परियोजनाए साझा करती हैं।
• एक परियोजना प्रबंधन उपकरण जैसे आसना जहाँ आप वर्कफ़्लो बनाते हैं और कई परियोजनाओं में प्रगति को ट्रैक करते हैं
• एक संदेश भेजने वाला उपकरण जैसे स्लैक जहाँ टीमें जो कुछ भी काम कर रही हैं उसे पोस्ट कर सकती हैं और यह आंतरिक संचार प्लेटफ़ॉर्म जैसे गुरु के साथ सहजता से एकीकृत होती हैं।

रूटीन को प्रोत्साहित करें, लेकिन पुराने आदतों में नहीं लौटें 

जबकि एक दूरस्थ वातावरण में पारंपरिक कार्य घंटे बनाए रखने की आवश्यकता कम होती है, अपने टीम को एक कार्य रूटीन रखने के लिए प्रेरित करें जो पुराने 9-5 कार्यक्रम को बदल दे।

एक टीम लीडर के रूप में, आप स्थापित कर सकते हैं:

• साप्ताहिक चेक-इन के लिए समय जब सभी को उपस्थित होना चाहिए
• ईमेल और स्लैक पर संदेशों के लिए प्रतिक्रियाओं का एक समयरेखा (12-24 घंटे हो सकता है)
• विभिन्न समय क्षेत्रों में और आपातकालीन स्थिति में संवाद करने के लिए प्रक्रियाएँ

अपने काम के सांस्कृतिक में विश्वास, स्वतंत्रता, और जवाबदेही का निर्माण करें 

विश्वास और स्वतंत्रता वे मूल्य हैं जिन पर असिंक्रोनस संचार आधारित है। आपको अपने टीम में विश्वास रखना होगा कि वे समय पर डिलीवरी करेंगे, ताकि साथी को यह चिंता न हो कि कोई भी अपनी बात नहीं रखता। जब कर्मचारी बिना माइक्रोमैनेज के स्वतंत्र रूप से काम करते हैं, तो यह नवाचार को प्रेरित करता है और उनके आत्मविश्वास को बढ़ाता है।

आइए लोगों को थोड़ा आराम दें। हाल ही में तक, असिंक्रोनस कार्य को अच्छी तरह से काम करना लगभग असंभव था...काम करना। आधुनिक तकनीक में नवाचारों के लिए धन्यवाद, दूर से काम करना पहले से कहीं अधिक आसान है, लेकिन यह ध्यान में रखना महत्वपूर्ण है कि हम जो कार्य वातावरण का आनंद ले रहे हैं, वह 20 साल पहले संभव नहीं था, या कुछ मामलों में 10 साल पहले। 

याद रखें, आप और आपके सहकर्मी एक कारण के लिए एक साथ काम कर रहे हैं। आप सबको सक्षम, प्रतिभाशाली और सक्षम कर्मचारी माना गया है। जब तक किसी ने आपको यह विश्वास करने का कोई कारण नहीं दिया है कि वे असिंक्रोनस कार्य के साथ मिलने वाली जिम्मेदारी नहीं संभाल सकते, तब तक विश्वास रखें कि वे आपके कार्य वातावरण में अगले कदम को संभाल सकते हैं।

ज्ञान प्रबंधन प्रणाली के साथ जानकारी को आसानी से उपलब्ध बनाएं 

81% कर्मचारी महसूस करते हैं कि जब वे कार्य पूरा करने के लिए आवश्यक जानकारी तक पहुँच नहीं पा रहे होते हैं, तो वे निराश होते हैं। 

एक आंतरिक ज्ञान प्रबंधन (KM) प्रणाली सवाल पूछने की आवश्यकता को कम करती है। यह सभी कंपनी दस्तावेजों के लिए केंद्रीय भंडार बन जाती है जैसे कि कर्मचारी ऑनबोर्डिंग, प्रक्रिया दस्तावेज, प्रकाशन दिशानिर्देश, और ब्रांड मूल्य। आपका चयनित प्रणाली सहज, खोजने में आसान और आपके कार्य प्रवाह के साथ एकीकृत होनी चाहिए।

अपनी बैठक का समय सही रूप से उपयोग करें

हम पहले कह चुके हैं कि असिंक्रोनस संचार मॉडल को अपनाना यह नहीं है कि आप समकालिक कार्य को अस्वीकार कर रहे हैं। जब आप एक वितरित कार्य बल के एक भाग होते हैं, तो हर बैठक का महत्व होता है। महामारी ने हमें यह सोचने के लिए मजबूर किया कि हम अपनी बैठक के समय का उपयोग कैसे कर रहे थे और वास्तव में हर किसी के समय का सर्वोत्तम उपयोग करने के अच्छे तरीकों के बारे में सोचना। 

बैठक के उद्देश्य और मुख्य लक्ष्यों के बारे में सोचने के लिए समय निकालें, इससे पहले कि आप अपने शेडूलिंग उपकरण का उपयोग करें। अपने आप से पूछें कि क्या यह वास्तव में कुछ ऐसा है जिसे लाइव पर चर्चा करने की आवश्यकता है, या यदि आप ईमेल या स्लैक भेजने के बाद उसी परिणाम को प्राप्त कर सकते हैं।

बैठक से पहले का काम उन लोगों के लिए मूल्यवान उपकरण हो सकता है जो असिंक्रोनस रूप से काम कर रहे हैं। दस्तावेज़ों की समीक्षा करने, वीडियो देखने या आधिकारिक बैठक से पहले प्रश्नों या विचारों के लिए तैयारी करने के लिए लोगों को प्रेरित करना बैठक का समय कम कर सकता है और एक साथ बिताए जाने वाले समय को और अधिक प्रभावशाली बना सकता है। 

और रिकॉर्डेड बैठकों के मूल्य को मत भूलिए। आपकी सभी कोशिशों के बावजूद, कई बार ऐसे होंगे जब कुछ लोग बैठक में शामिल नहीं हो पाएंगे। रिकॉर्ड की गई बैठकें लोगों को आवश्यक जानकारी प्रदान कर सकती हैं, ताकि वे काम करते रहें।

टीम-बॉंडिंग गतिविधियों में निवेश करें 

जब आप असिंक्रोनस संचार को अपनाते हैं, तो टीमों के सामने एक-दूसरे से भौतिक रूप से जुड़ने या सामाजिक बातें करने के कम अवसर होते हैं, खासकर जब आप दूरसंचार करते हैं। 

आप नियमित गतिविधियों का आयोजन करके ये कमी पूरी कर सकते हैं जो रिश्ते बनाने और टीम एकता को बढ़ावा देती हैं। उदाहरण के लिए, आप प्रत्येक महीने शुक्रवार को खेल के घंटे का आयोजन कर सकते हैं, ज़ूम पर मिलने के लिए पेय पदार्थ या बारहवार्षिक व्यक्तिगत रिट्रीट का आयोजन कर सकते हैं।

यह आपके टीम को उन दिनों में कुछ देखने का अवसर प्रदान करता है जब वे अलग-थलग या अवसादित महसूस करते हैं।

ऐसे उपकरणों का उपयोग करें जो असिंक्रोनस संचार को बढ़ावा देते हैं 

गुरु 

गुरु एक आंतरिक संचार उपकरण और ज्ञान साझा करने वाला प्लेटफ़ॉर्म है जो आपकी टीम के विशेषज्ञों से सत्यापित जानकारी प्रदान करता है। जानकारी कर्मचारियों द्वारा वहां काम करने के समय सीधे पहुँच की जा सकती है। गुरु को एक कंपनी विकि के रूप में सोचें जो आपके कार्य प्रवाह के साथ एकीकृत होती है ताकि आपके पास अपने काम को करने के लिए आवश्यक जानकारी हमेशा उपलब्ध हो।

गूगल कार्यक्षेत्र

गूगल कार्यक्षेत्र क्लाउड कंप्यूटिंग और उत्पादकता उपकरणों का एक संग्रह है जो एक स्थान पर परियोजनाओं के पार सहयोग करना आसान बनाता है। गूगल कार्यक्षेत्र में चैट, जीमेल, कैलेंडर, दस्तावेज़, स्लाइड, शीट्स, फ़ॉर्म और ड्राइव शामिल हैं।

कई लोग एक दस्तावेज़ पर सहयोग कर सकते हैं, जहाँ कुछ भी स्पष्ट नहीं होने पर टिप्पणी छोड़ सकते हैं और वास्तविक समय में मुद्दों को हल कर सकते हैं। सब कुछ गूगल ड्राइव पर सहेजा जाता है इसलिए आपको दस्तावेज़ या फ़ाइलों के नुकसान की चिंता करने की आवश्यकता नहीं है।  

संदेश भेजने वाले ऐप्स

संदेश भेजने वाले ऐप्स जैसे स्लैक और माइक्रोसॉफ्ट टीम्स ईमेल थ्रेड के माध्यम से लंबी चर्चाएँ करने की आवश्यकता को समाप्त करते हैं और एक संदेश भेजने वाले मंच के माध्यम से संचार को सुगम बनाते हैं। 

आप विभिन्न टीमों के लिए चैनलों द्वारा विषयों को व्यवस्थित कर सकते हैं ताकि वार्तालापों की गुणवत्ता और प्रासंगिकता को बढ़ाया जा सके। टीम के सदस्य चुन सकते हैं कि वे रुचि या उपलब्धता के आधार पर कैसे सूचित होना चाहते हैं। 

भाग्य से, स्लैक रीड रसीद नहीं दिखाता है जो आपको प्रेशर को समाप्त करने के लिए तुरंत उत्तर देने की ज़रूरत है जब आप एक निजी संदेश प्राप्त करते हैं।

आसना

आसना का उपयोग अपने साथियों को परियोजनाओं और समयसीमाओं सौंपने के लिए करें बिना ईमेल भेजने या बैठक आयोजित किए। आप अपने कर्मचारियों को टैग कर सकते हैं, परियोजनाओं पर टिप्पणी कर सकते हैं, और आसना में प्रमुख परियोजना दस्तावेज़ों को लिंक कर सकते हैं ताकि उन्हें काम को प्रभावी ढंग से पूरा करने के लिए आवश्यक सभी कुछ प्रदान किया जा सके। 

लूम

लूम एक वीडियो संदेश भेजने वाला उपकरण है जहाँ आप अपनी स्क्रीन, चेहरे और आवाज़ को रिकॉर्ड कर सकते हैं ताकि वीडियो बनाएँ और तुरंत ईमेल या लिंक के माध्यम से साझा कर सकें। आप लूम का उपयोग प्रक्रियाओं को दस्तावेज करने, नए कर्मचारियों को ऑनबोर्ड करने और अपने सहयोगियों के साथ ज्ञान साझा करने के लिए कर सकते हैं।

एक असिंक्रोनस संचार उपकरण के रूप में, आप वीडियो संदेश अपने समय फ्रेम में भेजते हैं और आपका सहकर्मी अपने मन के अनुसार वीडियो देखता है। यह उत्पाद रोडमैप को समझाने, अपने साथियों को त्रुटि ठीक करने का तरीका दिखाने, या आपने कुछ निश्चित निर्णय क्यों लिए ये समझाने का एक उत्कृष्ट तरीका है।

हमेशा "ऑन" संस्कृति बनाने से सावधान रहें

सहयोगात्मक ओवरलोड तब होता है जब एक कर्मचारी बहुत अधिक समय अनुरोधों के उत्तर देने और टीम में शामिल होने में लगाता है, इसके कारण उनके अपने काम का नुकसान होता है। सहयोगात्मक ओवरलोड के कुछ कारण हैं:

उत्पादकता पर संचार को प्राथमिकता देना 

हार्वर्ड बिजनेस रिव्यू के अनुसार, कर्मचारी वर्तमान में सहयोग पर 50% अधिक समय बिता रहे हैं जितना कि 20 साल पहले। 

सोचिए काम के दिन का 80% ई-मेल संचार पर खर्च हो रहा है, 15% कंपनी का समय बैठकों पर, और एक दिन में 200 से अधिक स्लैक संदेश । कर्मचारी का समय कीमती है, और कंपनियों को यह मूल्यांकन करना चाहिए कि उनकी वर्तमान आंतरिक संचार प्रथाएँ उनके लिए काम करती हैं या उनके खिलाफ।

यह निरंतर संचार का रुझान का मतलब है कि उनका पूरा दिन बैठकों के चारों ओर व्यवस्थित होता है और बीच में व्यस्त कार्यों पर समय बिताया जाता है। यह आमतौर पर कर्मचारियों को साप्ताहिक कार्यों और सप्ताहांत (अतिरिक्त भुगतान के बिना) पर सौंपे गए कार्यों को पूरा करने के लिए अधिक समय तक काम करने के परिणामस्वरूप होता है।

कर्मचारियों के लिए हमेशा उपलब्ध रहने का अनावश्यक दबाव 

यदि कर्मचारी हमेशा रीयल-टाइम संचार में लगे रहते हैं, तो उनकी अनुसूचियों पर कोई नियंत्रण नहीं होता। अपनी स्वयं की योजनाएँ बनाने और उत्पादक होने के बजाय, आपकी टीम दिनभर अनुरोधों का उत्तर देने में व्यतीत करती है। खोये हुए समय की भरपाई के लिए, वे तेजी से काम करते हैं, जिससे अधिक दबाव, उच्च निराशा और तनाव उत्पन्न होता है। परिणाम यह है कि बर्नआउट और उपस्थित होने के लिए प्रेरणा की कमी।

निम्न गुणवत्ता के वार्तालाप 

पहला उत्तर संभवतः आपका सर्वश्रेष्ठ उत्तर नहीं है। जब आपको तुरंत प्रतिक्रिया देने की आवश्यकता होती है, तो आपके उत्तरों को सोचने और विचारशील उत्तर प्रदान करने के लिए कोई समय नहीं होता क्योंकि आप दबाव में होते हैं।  वार्तालाप का स्तर घटता है और समाधान अक्सर औसत से नीचे होते हैं।

दूरस्थ कार्य यहाँ रहने के लिए है: निरंतर संचार के बजाय कार्यक्षमता को बढ़ावा दें

काम का भविष्य वितरित और विविध है। और कंपनियाँ यह समझ रही हैं कि उन्हें परिणाम प्राप्त करने के लिए एक ही समय क्षेत्र में रहना जरूरी नहीं है। इसलिए, अब सफलता परिणामों और उत्पादन पर निर्भर करती है, न कि यह कि आप कितने घंटे उपस्थित रहते हैं।

एक असंक्रोनस प्रणाली अपनाने से आपको पूरे विश्व में सर्वश्रेष्ठ प्रतिभा पर हाथ डालने की अनुमति मिलती है। यह आपकी टीम को यह चुनने की स्वतंत्रता देती है कि वे कब सबसे अधिक उत्पादक होते हैं और बिना हमेशा "ऑन" रहने के अधिकतम उत्पादन करते हैं। यह अधिक गहराई से कार्य करने, जब आपको जरूरत हो तब डिस्कनेक्ट होने, और पुनः चार्ज होकर वापस आने का एक उत्कृष्ट तरीका है।

उन सम-सामयिक वार्तालापों के लिए, जो आपको आवश्यकता होती है, चुनें उपकरण जो समकालिक और असंक्रोनस संचार को मिलाते हैं ताकि एक सुव्यवस्थित कार्य प्रवाह हो सके।