الحكم على إدارة المعرفة هو الإطار الذي يضمن دقة المعرفة التنظيمية وسهولة الوصول إليها وتوجيهها وفقاً لأهداف العمل. يحدد الأدوار، القواعد، والمسؤوليات اللازمة للحفاظ على بيئة معرفية عالية الجودة، تدعم اتخاذ القرارات الأكثر ذكاءً والكفاءة على المدى الطويل.

ما هو الحكم على إدارة المعرفة؟

الحكم على إدارة المعرفة يشير إلى السياسات والعمليات والهياكل المستخدمة للإشراف على كيفية إنشاء المعرفة وصيانتها واستخدامها داخل المنظمة. يضمن أن الأصول المعرفية—مثل الوثائق، الكتيبات، الأسئلة الشائعة، والرؤى المؤسسية—تُدار بشكل متسق ويمكن الاعتماد عليها ومتوافقة مع الأولويات الاستراتيجية.

بدون حكم، يمكن أن تصبح أنظمة المعرفة فوضوية، مما يؤدي إلى محتوى قديم، ومعلومات مكررة، ونقص في التبني. الحكم يجلب النظام والمساءلة والوضوح في كيفية تدفق المعرفة من خلال المنظمة.

الجوانب الرئيسية للحكم على إدارة المعرفة

يشمل الحكم على المعرفة الفعالة عادة العناصر التالية:

معايير وهيكل المحتوى: تحديد كيفية تنسيق المعرفة ووسمها وتنظيمها لضمان التناسق والاستخدامية.
الملكية والمساءلة: تعيين أدوار واضحة لإنشاء المحتوى ومراجعته وموافقته وتقاعده.
التحقق والتحقق: تنفيذ سير العمل لمراجعة وتحديث المعرفة بانتظام، مما يحافظ على دقتها وموثوقيتها.
التحكم في الوصول والأذونات: إدارة من يمكنه رؤية أو تحرير أو نشر المعرفة بناءً على الأدوار واحتياجات الأمان.
إدارة الدورة الحياة: وضع قواعد بشأن كيفية تطور المعرفة مع مرور الوقت—من الإنشاء والاستخدام إلى الأرشفة النهائية أو الحذف.
المراقبة والتحليل: تتبع أنماط الاستخدام، وتحديد الفجوات في المحتوى، وقياس التأثير على نتائج الأعمال.

معًا، تخلق هذه الجوانب نظامًا يحافظ على قيمة المعرفة وموثوقية.

من المشاركين في الحكم على إدارة المعرفة؟

الحكم ليس شأنًا فقط لدى الشبكات الفعالة أو إدارة المعرفة—إنها جهد تشبيكي. المشاركون الرئيسيون يشملون عادة:

مديرو المعرفة أو قادة المحتوى: المسؤولين عن تصميم سياسات الحكم وفرض أفضل الممارسات.
خبراء المحتوى المتخصصين (SMEs): يوفرون محتوى دقيق وموثوق ويحققون المعلومات في مجالاتهم.
قادة الفرق أو رؤساء الأقسام: يضمنون تناغم المعرفة مع أولويات الفرق ويشجعون التبني.
المستخدمون النهائيون: يعطون تغذية راجعة حول جودة المحتوى وفائدته، مساعدين على طرح الثغرات أو المواد القديمة.
كبار المسؤولين التنفيذيين الراعين: يتبنون مبادرة الحكم، ويوفرون التمويل، ويوافقون عليها مع الأهداف الاستراتيجية.

تحديد الأدوار بوضوح يضمن توزيع المسؤوليات عن الحكم واستدامتها.

كيفية البدء في الحكم على إدارة المعرفة

يمكن أن يكون تأسيس الحكم معقدًا، لكن تقسيمه إلى خطوات واضحة يجعله إداريًا. إليك دليل تدريجي:

الخطوة 1: حدد أهداف معرفتك

ابدأ بتحديد ما يريد منظمتك تحقيقه من خلال إدارة المعرفة. هل الهدف هو تسريع التأهيل؟ تحسين دعم العملاء؟ تعزيز التعاون؟ سيشكل توضيح النتائج استراتيجية الحوكمة الخاصة بك.

الخطوة 2: استعراض المعرفة الحالية

مراجعة أنظمة المعرفة الحالية والمحتوى. تحديد المعلومات المكررة أو المتأخرة أو المفقودة. تساعد هذه القاعدة الأساسية على فهم مدى جهد الحوكمة وعلى أي مكان ينبغي التركيز أولاً.

الخطوة 3: تعيين الأدوار والمسؤوليات

تعيين مالكي المحتوى والتحقق والمشرفين. تأكد من أن لكل مجال معرفة شخص مسؤول عن الحفاظ عليه. تساعد هذه الخطوة في منع تدهور المحتوى وتضمن المساءلة.

الخطوة 4: تحديد معايير المحتوى

تحديد الإرشادات لكيفية يجب أن يكون تنظيم المعرفة. يمكن أن تشمل ذلك قواعد تسمية وقواعد التنسيق ومعايير وضع العلامات ونبرة الصوت. الاتساق يحسن الاستخدام والثقة.

الخطوة 5: تنفيذ سير العمل للمراجعة

إعداد دورات مراجعة دورية للحفاظ على دقة المعلومات. استخدام الأتمتة أو أدوات الذكاء الاصطناعي للإشارة إلى المحتوى القديم أو غير المؤكد، وتحديد العمليات للمتخصصين للموافقة على التحديثات.

الخطوة 6: اختيار الأدوات المناسبة

استخدام منصة معرفية تدعم ميزات الحوكمة مثل التحكم في الإصدارات، سير العرض، صلاحيات الوصول، والتحليلات. هذه الأدوات تفرض معاييرك وتوسع عملياتك.

الخطوة 7: رصد وتحسين

استخدام البيانات لتتبع الاعتماد، وتحديد المحتوى ذو الأداء العالي، واكتشاف الفجوات. اجمع الملاحظات بانتظام وعدل نموذج الحوكمة الخاص بك مع نمو المنظمة.

نموذج حوكمة إدارة المعرفة

يحدد نموذج الحوكمة كيفية عمل حوكمة إدارة المعرفة يوميًا. بينما تتنوع النماذج، فإن الهيكل الشائع يشمل:

الطبقة الاستراتيجية: يحدد المسؤولون التنفيذيون الأهداف وتخصيص الموارد وضمان التوافق مع استراتيجية الأعمال.
الطبقة التشغيلية: مديرو المعرفة والمسؤولون والمتخصصون في الموضوعات ينفذون المهام اليومية للحوكمة مثل المراجعات والتحديثات ودعم المستخدمين.
الطبقة التكنولوجية: توفر البنية التحتية اللازمة لإدارة المعرفة بشكل فعال، بما في ذلك الأذونات، مساعدة الذكاء الاصطناعي، والتحليلات.

تهيئ بعض المنظمات هذا من خلال مجلس المعرفة، وهي مجموعة متعددة التخصصات تلتقي بانتظام للإشراف على الاستراتيجية، وحل المشاكل، وتنسيق جهود الحوكمة عبر الفرق.

كيف يختلف حكم الإدارة عن استراتيجية الإدارة؟

يجب أن توجِّه استراتيجية إدارة المعرفة هيكل الحكم الخاص بك. Generally, strategy covers the following subjects:

من سيراقب المعرفة في قاعدة المعرفة؟
ما نوع المعرفة التي يحتاجها المستخدمون؟
من الذي سيقدم المعرفة؟
أين ومتى سيحتاج المستخدمون للوصول إلى المعرفة؟

من ناحية أخرى، تغطي الحكم أفضل الممارسات المستمرة وتحسينها المستمر، بما في ذلك:

Formalizing or refining knowledge content creation and maintenance guidelines (and making them easily accessible)
Advocating for correct usage of your knowledge base
Looking out for repeats of old problems and solving for new ones

ماهي إطارات إدارة المعرفة؟

إطارات الحكم لإدارة المعرفة تحدد الهيكل الإرشادي، والعمليات، والسياسات التي تضمن إدارة المعرفة بشكل متسق عبر المؤسسة. تحدد كيفية اتخاذ القرارات، توزيع المسؤوليات، وتقييم المعرفة وصيانتها.

إطار الحكم الفعّال عادة يتضمن المكونات التالية:

1. أهداف الحكم

تضمن أهداف محددة بوضوح أن جميع جهود الحكم تدعم الغرض الأوسع لإدارة المعرفة. تتضمن الأهداف المشتركة:

زيادة دقة المعرفة واتساقها
الحدّ من تكرار المحتوى والمحتوى القديم
تمكين إعادة استخدام المعرفة بكفاءة
دعم الامتثال وسياسات الاحتفاظ بالمعرفة

2. الأدوار والمسؤوليات

يجب أن يوضح الإطار الأدوار المحددة - مثل مالكي المحتوى وخبراء الموضوع والمتحققين ومديري المعرفة - بالإضافة إلى مهامهم الحكومية. هذا يمنع الغموض ويضمن المساءلة.

3. معايير المحتوى والتصنيفات

قم بتحديد تنسيقات قياسية وتسميات الأسماء، وهيكل الوسوم. هذا يجعل المعرفة أسهل في العثور عليها واستخدامها وصيانتها. يجب أن تعكس التصنيفات ومخططات البيانات الوصفية كيفية بحث مستخدميك وعملهم.

4. سير العمل والعمليات

حدد عمليات قابلة للتكرار لـ:

إنشاء وموافقة المحتوى
مراجعة والتحقق من الدقة
أرشفة أو تقاعد المعلومات القديمة

يجب أن تكون هذه الأساليب مدمجة في الأدوات التي تستخدمها فرقك بالفعل.

5. الأدوات والتكنولوجيا

حدد المنصات التي تدعم الحكم من خلال ميزات مثل ضوابط الوصول، وسير العمل للتحقق، والتحليلات، وتاريخ الإصدارات. يجب أن تفرض التكنولوجيا قواعد الحكم دون إضافة احتكاك.

6. القياس وحلقات التغذية الراجعة

يجب تحسين الحكم باستمرار. تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية مثل استخدام المحتوى، ومعدلات التحقق، ونجاح البحث. إنشاء قنوات للمستخدمين للإبلاغ عن عدم دقة المعلومات أو اقتراح تحسينات.

7. إدارة التغيير والاتصال

بناء الوعي والاعتماد من خلال الاتصال الداخلي، التدريب، وإدارة التغيير. إطار الحكم يعمل فقط عندما يتم فهمه واعتماده عبر المنظمة.

نقاط رئيسية 🔑🥡🍕

لماذا تعتبر الحوكمة مهمة في إدارة المعرفة؟

Governance is crucial because it ensures consistency, accuracy, and security in managing organizational knowledge. It helps in setting up clear guidelines for knowledge creation, storage, retrieval, and sharing, which enhances efficiency and prevents the duplication or degradation of information.

من يجب أن يشارك في حوكمة إدارة المعرفة؟

Knowledge management governance should involve stakeholders from various levels of the organization, including senior leaders, IT staff, knowledge managers, and end-users. This ensures a comprehensive approach that considers all aspects of knowledge management from a strategic and user-centric perspective.

ما هي بعض التحديات الشائعة في تنفيذ حوكمة إدارة المعرفة؟

Common challenges include:

Resistance to Change: Employees may be hesitant to adopt new processes and tools.
Aligning with Organizational Goals: Ensuring that the governance strategy aligns with the overall business objectives.
Maintaining Data Quality: Keeping the knowledge base accurate, current, and relevant.
Technological Integration: Seamlessly integrating new tools with existing IT infrastructure.

‍