आपकी टीम की उत्पादकता और दक्षता में सुधार करने के कई तरीके हैं, भले ही वे दूरस्थ हों। हमारी 7 तरीकों की सूची पढ़ें कि कैसे दक्षता में सुधार किया जा सकता है।
जैसे-जैसे सभी उद्योग रिमोट और असिन्क्रोनस काम में बदलाव कर रहे हैं, हम फिर से इस निरंतर प्रश्न की ओर लौटते हैं: क्या कर्मचारी घर से काम करते समय कम कुशल होते हैं? और अगर जवाब हाँ है, तो 2020 में कर्मचारी की दक्षता को कैसे बढ़ाया जा सकता है?
40 घंटे का कार्य सप्ताह वैश्विक महामारी के पहले ही समाप्त हो चुका था जिसने हमारे कार्य परिदृश्य को बदल दिया। कर्मचारी कार्यालय में सामान्य कार्य घंटों से अधिक कार्य कर रहे थे, और यह कहना सुरक्षित है कि हमारी व्यक्तिगत और पेशेवर जीवन की सीमाएँ बढ़ती जा रही हैं क्योंकि WFH अब नया मानक बन गया है। हम खुद को दिन और रात के सभी समय अपने कार्य कंप्यूटर पर लॉग इन करते हुए पा रहे हैं। ईमानदार रहो — पिछले सप्ताह में कितनी बार आपने खुद को अपने सेल फोन पर "कार्य के घंटे" के बाद अपनी Slack (या आपकी कंपनी के समान संचार प्लेटफॉर्म) की जांच करते पाया है?
तो, हम "ऑनलाइन" अधिक घंटे बिता रहे हैं लेकिन इसका हमारे उत्पादकता और कार्य की गुणवत्ता के संदर्भ में क्या अर्थ है? काम की गई घंटों में वृद्धि नहीं बढ़ी हुई दक्षता के अनुरूप है, तो आइए पता करें कार्यस्थल में दक्षता कैसे बढ़ाई जाए - जब 'कार्यालय' अचानक हमारे laundry room के संकीर्ण कोने में होता है।
कार्यस्थल की उत्पादकता को बढ़ाने के 7 सर्वश्रेष्ठ तरीके
1. सही लोगों को कार्य सौंपें
यह स्पष्ट प्रतीत हो सकता है; एक प्रबंधक को कार्य सौंपना चाहिए। लेकिन यह करना अक्सर कहा जाता है कि आसान होता है, विशेष रूप से एक रिमोट कार्य वातावरण में। किसी प्रोजेक्ट की शुरुआत करने से पहले, उन लोगों के बारे में सोचने के लिए कुछ समय निकालें जो हाथ में कार्य के लिए सबसे अच्छे उपयुक्त होंगे।
आपकी टीम के सदस्यों की मजबूतियों और संचार शैलियों की बुनियादी समझ विचारशील कार्य वितरण के लिए आवश्यक है। आप सभी से अपेक्षा नहीं कर सकते कि वे सब कुछ में अच्छे हों। व्याख्या करें अपने टीम के सदस्यों को बताएं कि आप उन्हें कार्य सौंपने के लिए क्यों पास कर रहे हैं, न कि केवल इसे उन पर सौंप दें। जैसे ही आप फुल 2 मिनट का समय निकालकर एक संदेश भेजें, “हे बिल - मैं आपको इस कार्य को सौंपता हूँ क्योंकि आपने अतीत में XYZ के साथ निकटता से काम किया है और मैं जानता हूँ कि आप XYZ में महान हैं।” यह थोड़ा अतिरिक्त संदर्भ कर्मचारियों को अपनी उत्पादकता बढ़ाने के लिए प्रोत्साहित करने और परियोजनाओं को त्वरित रूप से पार करने के लिए निहायत प्रभावी होगा।
2. लक्ष्यों और प्राथमिकताओं को स्पष्ट करें
स्पष्ट अपेक्षाएँ न होने पर, आपके कर्मचारियों से कुशलता से काम करने की अपेक्षा नहीं की जा सकती। यदि लक्ष्यों या परियोजनाओं की प्राथमिकता के चारों ओर कोई अस्पष्टता है, तो लोग शायद उतनी उत्पादकता से कार्य करने के लिए उत्साहित नहीं महसूस करेंगे। आपके द्वारा अपने टीम के लिए निर्धारित किए गए लक्ष्य अच्छी तरह से अनुसंधान किए गए और प्राप्य होने चाहिए। यदि कोई लक्ष्य आपकी टीम के लिए प्राप्य नहीं लगता है, तो वे इसके प्रति काम करने का कोई कारण नहीं देखेंगे।
एक बार जब आप अपने लक्ष्य निर्धारित कर लेते हैं, तो एक प्रोजेक्ट प्रबंधन टूल का उपयोग करें ताकि आपकी टीम की प्रगति को ट्रैक किया जा सके और उनके लिए मील के पत्थर निर्धारित किए जा सकें। मार्ग में उपलब्धियों को चिह्नित करना (यहाँ तक कि छोटी चीजें!) नियमित रूप से प्रोत्साहित करेगा और टीम की दक्षता को सुधारता है।
3. प्रभावी संचार पर ध्यान दें
यदि इसके बारे में पहले कोई सवाल था, तो 2020 में कार्य परिदृश्य ने उत्तर स्पष्ट कर दिया है: संचार आधिकारिक रूप से कुंजी है।
हम सभी इस बात पर एकमत हैं कि एक टीम संचार मंच में निवेश करना जैसे Slack या MS Teams अनिवार्य है ना कि अच्छे से। लेकिन संचार को प्रबंधित करने का और संदेश में अधिकता से बचने का एक तरीका खोजना हमेशा साधारण नहीं होता। यहाँ चतुराई यह है कि आपको यह जानने का एक तरीका खोजना है कि आपकी टीम के सदस्य क्या कर रहे हैं जबकि सभी को याद आ रहा है कि पानी के कूलर पर अनौपचारिक बात-चीत करना हैं।
वास्तव में यह कहना कि संचार पहले से कहीं अधिक महत्वपूर्ण है, यह नहीं है कि सभी के कैलेंडर पर 7 अतिरिक्त बैठकें डालने का एक मुफ्त पास है। वर्चुअल बैठकें अपनी चुनौतियाँ लेकर आती हैं; अपनी मौजूदा बैठकों का ऑडिट करें, बैठक से पहले और बाद में ज्ञान साझा करें और उन लोगों के साथ साझा करने के लिए सभी बैठकों को रिकॉर्ड करने की आदत बनाएं जो इसमें उपस्थित नहीं हो पाए।
कर्मचारियों को अपनी भूमिकाओं में कुशलतापूर्वक कार्य करने के लिए प्रोत्साहित करने के लिए सबसे अच्छा तरीका है उन्हें ऐसा करने का एक कारण देना। इसका एक हिस्सा ऐसी संस्कृति बनाना है जिसे आपके कर्मचारी पसंद करते हैं और इसका हिस्सा होना चाहते हैं। इस समय, इसका मतलब बढ़ी हुई लचीलापन और समझ है।
लचीले घंटे और उदार PTO एक बड़ा प्रोत्साहन हैं। यह दिखाएं कि आप समझते हैं, कार्य और बच्चों और एक वैश्विक महामारी को संतुलित करना हममें से किसी के लिए भी आसान नहीं है। सिर्फ पेशकश करने से नहीं, बल्कि अपने टीम से समय निकालने के लिए प्रोत्साहित करके आप एक स्वस्थ वातावरण विकसित करेंगे जहाँ लोग जब वे ऑनलाइन होते हैं, अपनी सर्वश्रेष्ठ कार्य करेंगे।
यहाँ हम अपने लचीले PTO नीति का दस्तावेज कैसे तैयार करते हैं ताकि सभी हमारी टीमों को एक ही पृष्ठ पर रख सकें:
5. नए कर्मचारियों की कुशलता से ऑनबोर्ड करें
प्रशिक्षण और विकास में निवेश कार्यस्थल में दीर्घकालिक उत्पादकता को बढ़ाने की कुंजी है। बेशक, एक नई नौकरी में आते समय समय लग जाता है और बहुत सारी चीजें अनिवार्य रूप से लचीलापन से हो जाएंगी, लेकिन एक मजबूत ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया का आधार रखना आपकी टीमों को समायोजित करने में मदद करेगा और उनकी नौकरी में दक्षता को तेज़ी से सुधारने में मदद करेगा।
एक कंपनी-व्यापी ज्ञान प्रबंधन उपकरण का उपयोग करना विशेष रूप से महत्वपूर्ण है जब एक भौतिक "ऑफिस स्पेस" मेज़ पर नहीं होना। हम अब कंधे से कंधा या कमरे के सर्वेक्षण पर भरोसा नहीं कर सकते हैं कि हमें ज्ञान की आवश्यकता है, इसलिए यह सुनिश्चित करना कि आपकी टीम के पास अपने काम करने के लिए आवश्यक सवालों के उत्तर हों, न कि प्रभावशाली रूप से, एक सर्वोच्च प्राथमिकता है। यह ज्ञान कुछ भी हो सकता है ‘कैसे अपने WFH ऑफिस स्पेस सेट करें’ से ‘नए उत्पाद के फीचर ब्रेकडाउन’ लेकिन प्रश्न की तकनीकीता की परवाह किए बिना, आपके कर्मचारियों को जानकारी के उत्तरों तक पहुँच की आवश्यकता है ताकि वे अपने काम को उत्पादक तरीके से आगे बढ़ा सकें। इसका मतलब है एक ज्ञान आधार में निवेश करना और इसे बनाए रखना जो आपकी कंपनी का सभी आंतरिक ज्ञान रखता है।
एक ज्ञान आधार में निवेश करना, जो केंद्रीयकृत, विषय वस्तु विशेषज्ञों द्वारा सत्यापित है, और आपके मौजूदा तकनीकी ढांचे के साथ एकीकृत है, आपके पूरे टीम को एकीकृत और उत्पादक रखेगा, भले ही वे भिन्न समय क्षेत्रों में कार्य कर रहे हों।
एक ज्ञान प्रबंधन समाधान तब निरर्थक है जब यह वास्तव में आपके टीम द्वारा उपयोग किया नहीं जाता है। एक सक्रिय ज्ञान आधार को एक सहज उपकरण की आवश्यकता होती है जो कार्य प्रवाह में एकीकृत होकर आपके टीम की दैनिक आवश्यकताओं के लिए उपयोगी होता है।
पता लगाएं कि ज़ूम में टीमें अपनी ज्ञान आधार समाधान के रूप में गुरु को कुशलतापूर्वक कैसे अपनाती हैं:
7. अपने लिए और अपने टीम के लिए दयालु बनें!
यह सब के लिए एक परीक्षण वर्ष रहा है। हमारे पेशेवर परिदृश्य और व्यक्तिगत जीवन में बहुत कुछ बदल गया है। कार्यस्थल की दक्षता निश्चित रूप से इन दिनों अलग ढंग से प्रकट होने वाली है।
अन्य सभी सुझावों और युक्तियों के अलावा, उदार और समझदारी रखें और उन लोगों के साथ जांचें जिनके साथ आप काम करते हैं। उत्पादकता रातोंरात वापस नहीं आएगी, लेकिन धीरे-धीरे हम ऐसे उपकरण और प्रक्रियाएँ बना रहे हैं जो काम को फिर से बनाने में मदद करेंगी।
जैसे-जैसे सभी उद्योग रिमोट और असिन्क्रोनस काम में बदलाव कर रहे हैं, हम फिर से इस निरंतर प्रश्न की ओर लौटते हैं: क्या कर्मचारी घर से काम करते समय कम कुशल होते हैं? और अगर जवाब हाँ है, तो 2020 में कर्मचारी की दक्षता को कैसे बढ़ाया जा सकता है?
40 घंटे का कार्य सप्ताह वैश्विक महामारी के पहले ही समाप्त हो चुका था जिसने हमारे कार्य परिदृश्य को बदल दिया। कर्मचारी कार्यालय में सामान्य कार्य घंटों से अधिक कार्य कर रहे थे, और यह कहना सुरक्षित है कि हमारी व्यक्तिगत और पेशेवर जीवन की सीमाएँ बढ़ती जा रही हैं क्योंकि WFH अब नया मानक बन गया है। हम खुद को दिन और रात के सभी समय अपने कार्य कंप्यूटर पर लॉग इन करते हुए पा रहे हैं। ईमानदार रहो — पिछले सप्ताह में कितनी बार आपने खुद को अपने सेल फोन पर "कार्य के घंटे" के बाद अपनी Slack (या आपकी कंपनी के समान संचार प्लेटफॉर्म) की जांच करते पाया है?
तो, हम "ऑनलाइन" अधिक घंटे बिता रहे हैं लेकिन इसका हमारे उत्पादकता और कार्य की गुणवत्ता के संदर्भ में क्या अर्थ है? काम की गई घंटों में वृद्धि नहीं बढ़ी हुई दक्षता के अनुरूप है, तो आइए पता करें कार्यस्थल में दक्षता कैसे बढ़ाई जाए - जब 'कार्यालय' अचानक हमारे laundry room के संकीर्ण कोने में होता है।
कार्यस्थल की उत्पादकता को बढ़ाने के 7 सर्वश्रेष्ठ तरीके
1. सही लोगों को कार्य सौंपें
यह स्पष्ट प्रतीत हो सकता है; एक प्रबंधक को कार्य सौंपना चाहिए। लेकिन यह करना अक्सर कहा जाता है कि आसान होता है, विशेष रूप से एक रिमोट कार्य वातावरण में। किसी प्रोजेक्ट की शुरुआत करने से पहले, उन लोगों के बारे में सोचने के लिए कुछ समय निकालें जो हाथ में कार्य के लिए सबसे अच्छे उपयुक्त होंगे।
आपकी टीम के सदस्यों की मजबूतियों और संचार शैलियों की बुनियादी समझ विचारशील कार्य वितरण के लिए आवश्यक है। आप सभी से अपेक्षा नहीं कर सकते कि वे सब कुछ में अच्छे हों। व्याख्या करें अपने टीम के सदस्यों को बताएं कि आप उन्हें कार्य सौंपने के लिए क्यों पास कर रहे हैं, न कि केवल इसे उन पर सौंप दें। जैसे ही आप फुल 2 मिनट का समय निकालकर एक संदेश भेजें, “हे बिल - मैं आपको इस कार्य को सौंपता हूँ क्योंकि आपने अतीत में XYZ के साथ निकटता से काम किया है और मैं जानता हूँ कि आप XYZ में महान हैं।” यह थोड़ा अतिरिक्त संदर्भ कर्मचारियों को अपनी उत्पादकता बढ़ाने के लिए प्रोत्साहित करने और परियोजनाओं को त्वरित रूप से पार करने के लिए निहायत प्रभावी होगा।
2. लक्ष्यों और प्राथमिकताओं को स्पष्ट करें
स्पष्ट अपेक्षाएँ न होने पर, आपके कर्मचारियों से कुशलता से काम करने की अपेक्षा नहीं की जा सकती। यदि लक्ष्यों या परियोजनाओं की प्राथमिकता के चारों ओर कोई अस्पष्टता है, तो लोग शायद उतनी उत्पादकता से कार्य करने के लिए उत्साहित नहीं महसूस करेंगे। आपके द्वारा अपने टीम के लिए निर्धारित किए गए लक्ष्य अच्छी तरह से अनुसंधान किए गए और प्राप्य होने चाहिए। यदि कोई लक्ष्य आपकी टीम के लिए प्राप्य नहीं लगता है, तो वे इसके प्रति काम करने का कोई कारण नहीं देखेंगे।
एक बार जब आप अपने लक्ष्य निर्धारित कर लेते हैं, तो एक प्रोजेक्ट प्रबंधन टूल का उपयोग करें ताकि आपकी टीम की प्रगति को ट्रैक किया जा सके और उनके लिए मील के पत्थर निर्धारित किए जा सकें। मार्ग में उपलब्धियों को चिह्नित करना (यहाँ तक कि छोटी चीजें!) नियमित रूप से प्रोत्साहित करेगा और टीम की दक्षता को सुधारता है।
3. प्रभावी संचार पर ध्यान दें
यदि इसके बारे में पहले कोई सवाल था, तो 2020 में कार्य परिदृश्य ने उत्तर स्पष्ट कर दिया है: संचार आधिकारिक रूप से कुंजी है।
हम सभी इस बात पर एकमत हैं कि एक टीम संचार मंच में निवेश करना जैसे Slack या MS Teams अनिवार्य है ना कि अच्छे से। लेकिन संचार को प्रबंधित करने का और संदेश में अधिकता से बचने का एक तरीका खोजना हमेशा साधारण नहीं होता। यहाँ चतुराई यह है कि आपको यह जानने का एक तरीका खोजना है कि आपकी टीम के सदस्य क्या कर रहे हैं जबकि सभी को याद आ रहा है कि पानी के कूलर पर अनौपचारिक बात-चीत करना हैं।
वास्तव में यह कहना कि संचार पहले से कहीं अधिक महत्वपूर्ण है, यह नहीं है कि सभी के कैलेंडर पर 7 अतिरिक्त बैठकें डालने का एक मुफ्त पास है। वर्चुअल बैठकें अपनी चुनौतियाँ लेकर आती हैं; अपनी मौजूदा बैठकों का ऑडिट करें, बैठक से पहले और बाद में ज्ञान साझा करें और उन लोगों के साथ साझा करने के लिए सभी बैठकों को रिकॉर्ड करने की आदत बनाएं जो इसमें उपस्थित नहीं हो पाए।
कर्मचारियों को अपनी भूमिकाओं में कुशलतापूर्वक कार्य करने के लिए प्रोत्साहित करने के लिए सबसे अच्छा तरीका है उन्हें ऐसा करने का एक कारण देना। इसका एक हिस्सा ऐसी संस्कृति बनाना है जिसे आपके कर्मचारी पसंद करते हैं और इसका हिस्सा होना चाहते हैं। इस समय, इसका मतलब बढ़ी हुई लचीलापन और समझ है।
लचीले घंटे और उदार PTO एक बड़ा प्रोत्साहन हैं। यह दिखाएं कि आप समझते हैं, कार्य और बच्चों और एक वैश्विक महामारी को संतुलित करना हममें से किसी के लिए भी आसान नहीं है। सिर्फ पेशकश करने से नहीं, बल्कि अपने टीम से समय निकालने के लिए प्रोत्साहित करके आप एक स्वस्थ वातावरण विकसित करेंगे जहाँ लोग जब वे ऑनलाइन होते हैं, अपनी सर्वश्रेष्ठ कार्य करेंगे।
यहाँ हम अपने लचीले PTO नीति का दस्तावेज कैसे तैयार करते हैं ताकि सभी हमारी टीमों को एक ही पृष्ठ पर रख सकें:
5. नए कर्मचारियों की कुशलता से ऑनबोर्ड करें
प्रशिक्षण और विकास में निवेश कार्यस्थल में दीर्घकालिक उत्पादकता को बढ़ाने की कुंजी है। बेशक, एक नई नौकरी में आते समय समय लग जाता है और बहुत सारी चीजें अनिवार्य रूप से लचीलापन से हो जाएंगी, लेकिन एक मजबूत ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया का आधार रखना आपकी टीमों को समायोजित करने में मदद करेगा और उनकी नौकरी में दक्षता को तेज़ी से सुधारने में मदद करेगा।
एक कंपनी-व्यापी ज्ञान प्रबंधन उपकरण का उपयोग करना विशेष रूप से महत्वपूर्ण है जब एक भौतिक "ऑफिस स्पेस" मेज़ पर नहीं होना। हम अब कंधे से कंधा या कमरे के सर्वेक्षण पर भरोसा नहीं कर सकते हैं कि हमें ज्ञान की आवश्यकता है, इसलिए यह सुनिश्चित करना कि आपकी टीम के पास अपने काम करने के लिए आवश्यक सवालों के उत्तर हों, न कि प्रभावशाली रूप से, एक सर्वोच्च प्राथमिकता है। यह ज्ञान कुछ भी हो सकता है ‘कैसे अपने WFH ऑफिस स्पेस सेट करें’ से ‘नए उत्पाद के फीचर ब्रेकडाउन’ लेकिन प्रश्न की तकनीकीता की परवाह किए बिना, आपके कर्मचारियों को जानकारी के उत्तरों तक पहुँच की आवश्यकता है ताकि वे अपने काम को उत्पादक तरीके से आगे बढ़ा सकें। इसका मतलब है एक ज्ञान आधार में निवेश करना और इसे बनाए रखना जो आपकी कंपनी का सभी आंतरिक ज्ञान रखता है।
एक ज्ञान आधार में निवेश करना, जो केंद्रीयकृत, विषय वस्तु विशेषज्ञों द्वारा सत्यापित है, और आपके मौजूदा तकनीकी ढांचे के साथ एकीकृत है, आपके पूरे टीम को एकीकृत और उत्पादक रखेगा, भले ही वे भिन्न समय क्षेत्रों में कार्य कर रहे हों।
एक ज्ञान प्रबंधन समाधान तब निरर्थक है जब यह वास्तव में आपके टीम द्वारा उपयोग किया नहीं जाता है। एक सक्रिय ज्ञान आधार को एक सहज उपकरण की आवश्यकता होती है जो कार्य प्रवाह में एकीकृत होकर आपके टीम की दैनिक आवश्यकताओं के लिए उपयोगी होता है।
पता लगाएं कि ज़ूम में टीमें अपनी ज्ञान आधार समाधान के रूप में गुरु को कुशलतापूर्वक कैसे अपनाती हैं:
7. अपने लिए और अपने टीम के लिए दयालु बनें!
यह सब के लिए एक परीक्षण वर्ष रहा है। हमारे पेशेवर परिदृश्य और व्यक्तिगत जीवन में बहुत कुछ बदल गया है। कार्यस्थल की दक्षता निश्चित रूप से इन दिनों अलग ढंग से प्रकट होने वाली है।
अन्य सभी सुझावों और युक्तियों के अलावा, उदार और समझदारी रखें और उन लोगों के साथ जांचें जिनके साथ आप काम करते हैं। उत्पादकता रातोंरात वापस नहीं आएगी, लेकिन धीरे-धीरे हम ऐसे उपकरण और प्रक्रियाएँ बना रहे हैं जो काम को फिर से बनाने में मदद करेंगी।
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