Apa itu intranet CMS?

Sebuah intranet CMS adalah situs web internal untuk karyawan, ditenagai oleh sistem manajemen konten. Ini memungkinkan administrator dengan mudah menerbitkan dan merawat konten tanpa perlu coding. Intranet hanya dapat diakses dalam perusahaan, sehingga menjadi basis yang aman untuk berbagi pembaruan, dokumen, kebijakan, dan lainnya.

Secara ringkas, intranet CMS:

• Mengentralisasi pengetahuan perusahaan
  
  
• Memperlancar komunikasi internal
  
  
• Menawarkan penciptaan dan pembaruan konten yang mudah
  
  
• Mendukung keterlibatan dan keselarasan karyawan

Sekarang, mari kita bahas lebih jauh dan pelajari apa itu intranet dan CMS.

Apa itu intranet? 

Sebuah intranet adalah situs web internal perusahaan yang hanya dapat diakses oleh karyawan perusahaan tersebut. Digunakan untuk menyimpan informasi berguna, berbagi pembaruan, dan memberikan akses kepada pekerja ke sumber daya seperti bagan organisasi, prosedur operasional standar, dan kebijakan cuti. Intranets telah ada selama beberapa dekade dan baru-baru ini telah melihat lonjakan popularitas berkat semakin modern, solusi berbasis AI memasuki pasar.

Apa itu CMS?

Sebuah CMS, atau sistem manajemen konten, adalah jenis perangkat lunak yang memungkinkan penggunanya membuat, mengedit, dan mengelola konten di sebuah situs web. CMS dikenal memiliki reputasi mudah digunakan dan dikelola. Hari ini, sebagian besar situs web yang memiliki blog atau bagian referensi menggunakan CMS untuk menyimpan artikel-artikel mereka.

Apa saja manfaat intranet CMS?

CMS intranet menawarkan berbagai manfaat bagi perusahaan. Mereka sangat menarik bagi bisnis yang mencari meningkatkan keterlibatan karyawan, retensi, dan produktivitas. Berikut adalah beberapa keuntungan utama yang dijanjikan intranet karyawan modern:

• Berbagi pengetahuan ditingkatkan: Memecah silo dengan memberikan akses kepada semua orang ke dokumentasi bersama.
  
  
• Komunikasi internal yang lebih kuat: Membantu pimpinan memberikan pembaruan penting secara cepat dan konsisten.
  
  
• Pengalaman karyawan yang lebih baik: Memudahkan untuk tetap terinformasi, terhubung, dan produktif.
  
  
• Tim yang lebih efisien: Mengurangi pertanyaan ulang dan waktu yang terbuang mencari informasi.
  
  
• Retensi yang lebih tinggi: Mengurangi kelelahan dengan memudahkan menemukan informasi yang penting untuk pekerjaan.

Mari kita eksplorasi konsep-konsep ini lebih lanjut di bawah.

Berbagi pengetahuan yang meningkat

Dengan jumlah aplikasi yang dikelola tim saat ini, lebih sulit dari sebelumnya untuk mencegah pengetahuan terjebak dalam silo. Dan ketika itu terjadi, itu mengarah pada penurunan kolaborasi dan peningkatan pertanyaan yang berulang—dua tren yang bisa menyebabkan pertumbuhan perusahaan mandeg.

CMS intranet memberikan semua karyawan satu tempat untuk menyimpan, berbagi, dan menemukan pengetahuan. Sebagai hasilnya, ini dapat mengatasi silo dan memfasilitasi penyebaran pengetahuan secara mulus di seluruh tim.

Komunikasi internal yang lebih baik

Satu hal yang pasti: perubahan adalah konstan dan tak terelakkan. Memimpin perusahaan melalui masa perubahan adalah mustahil tanpa komunikasi internal yang kuat. Perubahan pada strategi, kebijakan, dan produk perlu dikomunikasikan kepada semua karyawan dengan cepat dan jelas.

Sebuah intranet perusahaan menawarkan cara yang efektif untuk melakukan itu. Ini memberikan tim kepemimpinan kemampuan untuk memposting pembaruan kepada semua karyawan dan melihat tingkat keterlibatan secara real-time. Dengan cara itu, mereka tahu bahwa berita yang mereka bagikan telah diterima, terlihat, dan kemungkinan akan ditindaklanjuti.

Keterlibatan karyawan yang ditingkatkan

Menurut McKinsey, karyawan yang merasa tidak terlibat biaya $8.8 triliun dalam produktivitas yang hilang, dan meningkatkannya adalah prioritas utama bagi banyak pemimpin SDM. Ada banyak alat yang menjanjikan dorongan instan terhadap tingkat keterlibatan, tetapi sedikit yang seefektif CMS intranet yang banyak digunakan dan dikelola dengan baik.

Ketika para karyawan dengan mudah menemukan informasi yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka, mendapatkan pembaruan rutin dari para pemimpin, dan berinteraksi dengan berarti dengan rekan-rekan mereka–bahkan yang berada di lokasi dan zona waktu yang berbeda–mereka cenderung merasa jauh lebih terlibat.

Efisiensi yang lebih besar 

Ketika perusahaan tidak menyediakan cara mudah untuk mengakses informasi penting, itu adalah resep untuk ketidakmampuan. Karyawan bisa kehilangan jam setiap minggu mencari apa yang mereka butuhkan, dan sering kali akan meminta bantuan rekan kerja, yang pada gilirannya memperlambat rekan kerja tersebut. Pola seperti ini terakumulasi seiring waktu dan menyebabkan efisiensi menurun.

Dengan intranet karyawan yang dikelola dengan baik, karyawan tahu persis kemana harus pergi untuk menemukan informasi yang mereka butuhkan. Dan mereka tidak mengganggu rekan kerja dengan pertanyaan. Hasilnya adalah peningkatan efisiensi di seluruh perusahaan.  

Tingkat retensi yang lebih tinggi

Penelitian dari Forrester telah menunjukkan bahwa kurangnya akses ke informasi berharga adalah penyumbang utama kelelahan. Dan ketika karyawan mengalami kelelahan, mereka berisiko tinggi untuk mengundurkan diri.

Dengan memberikan karyawan sumber kebenaran tunggal untuk informasi, serta kesempatan untuk berinteraksi dengan rekan-rekan mereka, intranet perusahaan dapat membantu mencegah kelelahan dan menjaga tingkat retensi tinggi.

Cara mengimplementasikan CMS intranet

Jalan menuju adopsi dimulai dengan implementasi yang berhasil. Berikut adalah langkah-langkah kunci yang harus diikuti saat mengimplementasikan intranet CMS baru.

Langkah 1: Tentukan keberhasilan

Mulailah dengan tujuan yang jelas. Masalah apa yang sedang Anda selesaikan? Apakah itu komunikasi, kolaborasi, atau sesuatu yang lain? Ini menentukan fitur fitur intranet mana yang Anda prioritaskan.

Contoh: Jika permasalahannya adalah komunikasi internal yang buruk, penting bahwa intranet CMS yang Anda pilih memiliki fitur-fitur yang dapat mengatasi masalah tersebut. Demikian pula, jika masalah perusahaan Anda adalah kurangnya berbagi pengetahuan, mungkin saja produk lain–seperti alat pencarian AI perusahaanenterprise atau wiki–adalah pilihan yang lebih baik.

Dengan jelas mendefinisikan visi kesuksesan adalah langkah pertama untuk memastikan bahwa pembelian Anda akan menjadi investasi yang positif.

Langkah 2: Latih dan perkenalkan tim Anda

Hindari jebakan "atur dan lupakan". Rencanakan sesi onboarding, buat video panduan, dan tunjukkan karyawan bagaimana cara berkontribusi dengan konten. Jadikan pelatihan sebagai keharusan bagi semua karyawan baru.

Langkah 3: Tetapkan pedoman dan berikan peran

Governansi penting. Tunjuk admin, tentukan siapa yang memiliki konten tertentu, dan berikan tim templat untuk mempertahankan konsistensi. 

Tip Pro: Gunakan alur kerja verifikasi konten untuk menjaga semua informasi tetap akurat.

Langkah 4: Ukur kinerja

Tetapkan metrik yang jelas—seperti tingkat penggunaan harian, tingkat kesuksesan pencarian, dan umpan balik dari survei karyawan. Tinjau kinerja secara berkala dan tindak lanjuti dengan apa yang Anda pelajari.

Masa depan: intranet CMS yang didukung AI 

Kategori intranet telah mengalami kelahiran kembali dalam beberapa tahun terakhir dengan munculnya gelombang baru intranet CMS modern. Jika Anda membandingkan opsi, baca artikel kami tentang 17 platform dan alat perangkat lunak intranet terbaik di tahun 2025. Fitur yang dulunya dianggap sebagai terdepan kini telah menjadi hal yang umum. 

Sekarang, intranet CMS terkemuka didukung oleh teknologi AI generatif terbaru. Ini memungkinkan karyawan melakukan hal-hal seperti mencari semua konten di intranet mereka dan mendapatkan jawaban instan untuk pertanyaan mereka serta melihat konten yang dipersonalisasi di intranet mereka berdasarkan peran, lokasi, dan aktivitas terbaru mereka. 

Kemampuan seperti ini membuat intranet CMS semakin efektif dalam membantu perusahaan meningkatkan berbagi pengetahuan, komunikasi internal, dan produktivitas. Intranet karyawan Guru adalah solusi modern yang didukung oleh AI dan dilengkapi dengan kemampuan pencarian AI perusahaan dan basis pengetahuan. Jika Anda ingin tahu lebih lanjut, tonton video demo on-demand kami.

‍

‍