Cos'è un'intranet CMS?

Un intranet CMS è un sito Web interno per dipendenti, alimentato da un sistema di gestione dei contenuti. Consente agli amministratori di pubblicare e mantenere facilmente i contenuti senza dover scrivere codice. L'intranet è accessibile solo all'interno dell'azienda, rendendolo una base sicura per la condivisione di aggiornamenti, documenti, politiche e altro.

In sintesi, un'intranet CMS:

• Centralizza la conoscenza aziendale
  
  
• Ottimizza la comunicazione interna
  
  
• Offre facilità nella creazione e aggiornamento dei contenuti
  
  
• Supporta l'impegno e l'allineamento dei dipendenti

Ora, approfondiamo ulteriormente e scopriamo cosa sono un'intranet e un CMS.

Cos'è un'intranet?

Un intranet aziendale è un sito Web interno che solo i dipendenti di quella società possono accesso. Viene utilizzato per archiviare informazioni utili, condividere aggiornamenti e fornire ai lavoratori accesso a risorse come organigrammi, procedure operative standard e politiche di vacanza. Gli intranet esistono da decenni e hanno recentemente visto un aumento di popolarità grazie all'ingresso nel mercato di soluzioni moderne e potenziate dall'IA.

Cos'è un CMS?

Un CMS, o sistema di gestione dei contenuti, è un tipo di software che consente agli utenti di creare, modificare e gestire i contenuti su un sito Web. I CMS hanno la reputazione di essere facili da usare e mantenere. Oggi, la maggior parte dei siti Web che hanno un blog o una sezione di riferimento utilizzano un CMS per ospitare i loro articoli (come questo).

Quali sono i vantaggi di un'intranet CMS?

Gli intranet CMS offrono una serie di vantaggi alle aziende. Sono particolarmente interessanti per le imprese che desiderano migliorare l'coinvolgimento, la retention e la produttività dei dipendenti. Ecco alcuni dei principali vantaggi che le moderne intranet aziendali promettono:

• Condivisione migliorata di conoscenza: Rompe i silos dando a tutti accesso alla documentazione condivisa.
  
  
• Comunicazione interna più forte: Aiuta i leader a fornire aggiornamenti critici rapidamente e in modo coerente.
  
  
• Migliore esperienza dei dipendenti: Rende facile rimanere informati, connessi e produttivi.
  
  
• Team più efficienti: Riduce le domande ripetute e il tempo sprecato alla ricerca di informazioni.
  
  
• Maggiore retention: Riduce lo stress da lavoro facilitando la ricerca di informazioni essenziali.

Approfondiamo ulteriormente questi concetti di seguito.

Condivisione aumentata della conoscenza

Dato il numero di diverse app che i team devono gestire oggi, è più difficile che mai evitare che la conoscenza venga isolata. E quando ciò accade, si verifica una diminuzione della collaborazione e un aumento delle domande ripetute, due tendenze che possono causare la stagnazione della crescita aziendale.

Un intranet CMS offre a tutti i dipendenti un luogo in cui memorizzare, condividere e trovare conoscenza. Di conseguenza, può rompere i silos e facilitare una diffusione fluida della conoscenza tra i team.

Migliori comunicazioni interne

Una cosa è certa: il cambiamento è costante e inevitabile. Guidare un'azienda attraverso periodi di cambiamento è impossibile senza una forte comunicazione interna. Le modifiche a strategie, politiche e prodotti devono essere comunicate a tutti i dipendenti rapidamente e chiaramente.

Un intranet aziendale offre un modo efficace per farlo. Fornisce ai team di leadership la possibilità di pubblicare un aggiornamento a tutti i dipendenti e vedere i tassi di coinvolgimento in tempo reale. In questo modo, sanno che le notizie che hanno condiviso sono state ricevute, viste e che probabilmente saranno messe in atto.

Miglioramento dell'coinvolgimento dei dipendenti

Secondo McKinsey, i dipendenti poco impegnati costano 8,8 trilioni di dollari in produttività persa, e migliorare è una priorità per molti leader delle risorse umane. Ci sono molti strumenti che promettono un immediato incremento dei tassi di coinvolgimento, ma pochi sono così efficaci come un intranet CMS ampiamente adottato e ben gestito.

Quando i dipendenti possono facilmente trovare le informazioni necessarie per svolgere i loro compiti, ricevere aggiornamenti regolari dai leader e interagire significativamente con i colleghi--anche quelli in diverse sedi e fusi orari--probabilmente si sentiranno significativamente più impegnati.

Maggiore efficienza 

Quando le aziende non forniscono un modo semplice per accedere alle informazioni importanti, questo è un ricetta per l'inefficienza. I dipendenti possono perdere ore ogni settimana a cercare ciò di cui hanno bisogno e spesso si rivolgono a un collega, il che a sua volta rallenta il collega. Modelli come questo si accumulano nel tempo e fanno crollare l'efficienza.

Con un intranet per dipendenti ben mantenuto, però, i dipendenti sanno esattamente dove andare a trovare le informazioni di cui hanno bisogno. E non interrompono i colleghi con domande. Il risultato è un'efficienza migliorata in tutta l'azienda.  

Tassi di retention più alti

La ricerca di Forrester ha mostrato che la mancanza di accesso a informazioni preziose è un importante contributo al burnout. E quando i dipendenti sono bruciati, sono a alto rischio di dimettersi.

Dando ai dipendenti una singola fonte di verità per le informazioni, così come opportunità di interagire con i colleghi, un'intranet aziendale può contribuire a prevenire il burnout e mantenere alte le tasse di trattenimento.

Come implementare un intranet CMS

Il percorso verso l'adozione inizia con un'implementazione di successo. Ecco i passaggi chiave da seguire durante l'implementazione di un nuovo intranet CMS.

Passo 1: Definire il successo

Inizia con un chiaro scopo. Che problema stai risolvendo? Comunicazione, collaborazione o qualcos'altro? Questo informa quali caratteristiche dell'intranet devi prioritizzare.

Esempio: Se il problema è una cattiva comunicazione interna, è importante che l'intranet CMS scelto abbia le funzionalità che possono affrontare tale problema. Allo stesso modo, se il problema che la tua azienda ha è la mancanza di condivisione della conoscenza, è possibile che un prodotto diverso--come uno strumento di ricerca IA aziendale o una wiki--sia una scelta migliore.

Definire chiaramente una visione di successo è il primo passo per garantire che il tuo acquisto sarà un investimento positivo.

Passo 2: Formare e integrare il proprio team

Evitare la trappola del "impostare e dimenticare". Pianificare sessioni di integrarsi, creare video tutorial e mostrare ai dipendenti come contribuire ai contenuti. Rendere la formazione un obbligo per tutti i nuovi assunzioni.

Passo 3: Stabilire linee guida e assegnare ruoli

La governance è importante. Nomina amministratori, definisci chi possiede quali contenuti e dai ai team modelli per mantenere la coerenza. 

Consiglio professionale: Utilizza flussi di verifica dei contenuti per mantenere tutto accurato.

Passo 4: Misurare le prestazioni

Stabilire metriche chiare--come i tassi di utilizzo giornaliero, i tassi di successo della ricerca e i feedback dai sondaggi dei dipendenti. Riesaminare regolarmente le prestazioni e agire su ciò che apprendi.

Il futuro: gli intranet CMS alimentati da AI 

La categoria degli intranet ha subito una rinascita negli ultimi anni con l'emergere di una nuova onda di intranet CMS moderni. Se stai confrontando le opzioni, leggi il nostro articolo sui 17 migliori migliori piattaforme e strumenti software per intranet del 2025. Funzionalità che una volta erano considerate all'avanguardia sono diventate necessità. 

Ora, gli intranet CMS leader sono alimentati dalle ultime tecnologie di intelligenza artificiale generativa. Questo sta rendendo possibile per i dipendenti fare cose come cercare in tutto il contenuto del loro intranet e ottenere risposte immediate alle loro domande e vedere contenuti personalizzati nel loro intranet basati sul loro ruolo, posizione e attività recenti. 

Funzionalità come queste stanno rendendo gli intranet CMS sempre più efficaci nell'aiutare le aziende a migliorare la condivisione delle conoscenze, le comunicazioni interne e la produttività. L'intranet per dipendenti di Guru è una soluzione moderna che è alimentata da AI e dotata di funzionalità di ricerca enterprise AI e base di conoscenze. Se desideri saperne di più, guarda il nostro video dimostrativo on-demand.

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