Wat is een CMS-intranet?

Een CMS-intranet is een interne website voor werknemers, aangedreven door een contentmanagementsysteem. Het stelt beheerders in staat om eenvoudig inhoud te publiceren en te onderhouden zonder te hoeven coderen. Het intranet is alleen toegankelijk binnen het bedrijf, waardoor het een veilige thuisbasis is voor het delen van updates, documenten, beleid en meer.

Samenvattend, een CMS-intranet:

• Centraliseert bedrijfskennis
  
  
• Stroomlijnt interne communicatie
  
  
• Biedt gemakkelijke inhoudscreatie en updates
  
  
• Ondersteunt medewerkersbetrokkenheid en -afstemming

Nu, laten we het nog verder uiteenzetten en leren wat zowel een intranet als een CMS zijn.

Wat is een intranet? 

Een intranet is een interne bedrijfswebsite waar alleen werknemers van dat bedrijf toegang toe hebben. Het wordt gebruikt om nuttige informatie op te slaan, updates te delen en werknemers toegang te geven tot bronnen zoals organisatieschema's, standaardprocedures en vakantieregelingen. Intranets bestaan al tientallen jaren en hebben recentelijk een stijging in populariteit gezien dankzij modernere, AI-gestuurde oplossingen die op de markt zijn gekomen.

Wat is een CMS?

Een CMS, of contentmanagementsysteem, is een soort software die gebruikers in staat stelt om inhoud op een website te maken, bewerken en beheren. CMS's hebben een reputatie om gemakkelijk te gebruiken en onderhouden te zijn. Tegenwoordig gebruiken de meeste websites met een blog of referentiegedeelte een CMS om hun artikelen te hosten (zoals deze).

Wat zijn de voordelen van een CMS-intranet?

CMS intranets bieden bedrijven een scala aan voordelen. Ze zijn bijzonder aantrekkelijk voor bedrijven die de betrokkenheid, retentie en productiviteit van werknemers willen verbeteren. Hier zijn enkele van de belangrijkste voordelen die moderne werknemersintranetten beloven:

• Verbeterde kennisdeling: Breekt silo's af door iedereen toegang te geven tot gedeelde documentatie.
  
  
• Sterkere interne communicatie: Helpt leidinggevenden om snel en consistent cruciale updates te leveren.
  
  
• Betere werknemerservaring: Maakt het gemakkelijk om geïnformeerd, verbonden en productief te blijven.
  
  
• Efficiëntere teams: Vermindert herhaalde vragen en verspilde tijd met zoeken naar informatie.
  
  
• Hogere retentie: Vermindert burn-out door het gemakkelijk vinden van kritieke informatie voor de functie.

Laten we deze concepten hieronder verder verkennen.

Toename van kennisdeling

Gezien het aantal verschillende apps dat teams vandaag de dag moeten beheren, is het moeilijker dan ooit om te voorkomen dat kennis wordt opgesloten. En wanneer dat gebeurt, leidt het tot een afname in samenwerking en een toename van herhaalde vragen - twee trends die de groei van een bedrijf kunnen doen stagneren.

Een CMS intranet geeft alle werknemers één plek om kennis op te slaan, te delen en te vinden. Als gevolg daarvan kan het silo's doorbreken en een naadloze verspreiding van kennis tussen teams mogelijk maken.

Betere interne communicatie

Eén ding is zeker: verandering is constant en onvermijdelijk. Het leiden van een bedrijf door tijden van verandering is onmogelijk zonder sterke interne communicatie. Wijzigingen in strategieën, beleid en producten moeten snel en duidelijk aan alle werknemers worden gecommuniceerd.

Een bedrijfsintranet biedt een effectieve manier om dat te doen. Het geeft leiderschapsteams de mogelijkheid om een update naar alle werknemers te plaatsen en realtime betrokkenheid te zien. Op die manier weten ze dat het nieuws dat ze gedeeld hebben is ontvangen, gezien en waarschijnlijk zal worden opgevolgd.

Verbeterde werknemersbetrokkenheid

Volgens McKinsey kosten ontevreden werknemers $8,8 biljoen aan verloren productiviteit, en het verbeteren ervan is een topprioriteit voor veel HR-leiders. Er zijn veel tools die een onmiddellijke boost in betrokkenheid beloven, maar weinigen zijn zo effectief als een breed geadopteerd, goed beheerd CMS intranet.

Wanneer werknemers gemakkelijk de informatie kunnen vinden die ze nodig hebben voor hun werk, regelmatige updates krijgen van leiders, en op een zinvolle manier kunnen communiceren met hun collega's - zelfs degenen op verschillende locaties en in verschillende tijdzones - zijn ze waarschijnlijk aanzienlijk meer betrokken.

Grotere efficiëntie 

Wanneer bedrijven geen eenvoudige manier bieden om belangrijke informatie te raadplegen, is dat een recept voor inefficiëntie. Werknemers kunnen elke week uren verliezen met het zoeken naar wat ze nodig hebben, en zullen vaak resort nemen tot het aanspreken van een teamgenoot, wat op zijn beurt de teamgenoot vertraagt. Dergelijke patronen stapelen zich in de loop van de tijd op en zorgen ervoor dat de efficiëntie keldert.

Met een goed onderhouden werknemersintranet weten werknemers precies waar ze moeten zijn om de informatie te vinden die ze nodig hebben. En ze onderbreken collega's niet met vragen. Het resultaat is verbeterde efficiëntie in het hele bedrijf.  

Hogere retentiecijfers

Onderzoek van Forrester heeft aangetoond dat een gebrek aan toegang tot waardevolle informatie een belangrijke oorzaak is van overspannenheid. En wanneer werknemers opgebrand zijn, lopen ze een hoog risico om ontslag te nemen.

Door werknemers een enkelvoudige bron van waarheid voor informatie te geven, evenals mogelijkheden om met hun collega's in contact te komen, kan een bedrijfsintranet helpen om overspannenheid te voorkomen en de retentiepercentages hoog te houden.

Hoe een CMS intranet te implementeren

De weg naar acceptatie begint met een succesvolle implementatie. Hier zijn de belangrijkste stappen om te volgen bij de implementatie van een nieuw CMS-intranet.

Stap 1: Definieer succes

Begin met een duidelijk doel. Welk probleem los je op? Gaat het om communicatie, samenwerking, of iets anders? Dit bepaalt welke intranetfuncties je prioriteit geeft.

Voorbeeld: Als het probleem slechte interne communicatie is, is het belangrijk dat het CMS-intranet dat je kiest de functies heeft die dit probleem kunnen aanpakken. Evenzo, als het probleem van je bedrijf een gebrek aan kennisdelen is, is het mogelijk dat een ander product - zoals een enterprise AI-zoektool of wiki - een betere optie is.

Het duidelijk definiëren van een visie voor succes is de eerste stap om ervoor te zorgen dat jouw aankoop een positieve investering zal zijn.

Stap 2: Train en onboard je team

Vermijd de "instellen en vergeten" valkuil. Plan onboardingssessies, maak instructievideo's, en laat werknemers zien hoe ze content kunnen bijdragen. Maak van training een must voor alle nieuwe medewerkers.

Stap 3: Stel richtlijnen in en wijs rollen toe

Governance is belangrijk. Wijs beheerders aan, bepaal wie eigenaar is van welke inhoud, en geef teams sjablonen om consistentie te waarborgen.

Pro tip: Gebruik contentverificatie workflows om alles nauwkeurig te houden.

Stap 4: Meet prestaties

Stel duidelijke metrics in - zoals dagelijkse gebruikscijfers, slagingspercentages bij zoeken, en feedback van werknemersenquêtes. Evalueer regelmatig de prestaties en handel naar wat je leert.

De toekomst: Door AI aangedreven CMS-intranetten

De intranetcategorie heeft de afgelopen jaren een wedergeboorte ondergaan met de opkomst van een nieuwe golf van moderne CMS intranets. Als je opties vergelijkt, lees dan ons artikel over de 17 beste intranetsoftwareplatforms en -tools in 2025. Kenmerken die ooit als toonaangevend werden beschouwd, zijn nu standaard. 

Nu worden de vooraanstaande CMS intranets aangedreven door de nieuwste technologie op het gebied van generatieve AI. Dit maakt het mogelijk voor werknemers om dingen te doen zoals door alle inhoud in hun intranet te zoeken en onmiddellijke antwoorden op hun vragen te krijgen en gepersonaliseerde inhoud in hun intranet te zien op basis van hun rol, locatie en recente activiteit. 

Mogelijkheden zoals deze maken CMS-intranetten steeds effectiever bij het helpen van bedrijven om kennisdeling, interne communicatie en productiviteit te verbeteren. Het werknemersintranet van Guru is een moderne oplossing die wordt aangedreven door AI en is uitgerust met mogelijkheden voor bedrijfs-AI-zoekopdrachten en een kennisbank. Als u meer wilt weten, bekijk onze on-demand demo video.

‍

‍