Что такое корпоративная интранет-система?

Корпоративная интранет-система - это внутренний сайт для сотрудников, работающий на системе управления контентом. Он позволяет администраторам легко публиковать и обновлять контент без необходимости программирования. Интранет доступен только внутри компании, что делает его безопасной базой для обмена обновлениями, документами, политикой и другими данными.

В итоге, корпоративный интранет-система:

• Централизует знания компании
  
  
• Оптимизирует внутреннюю коммуникацию
  
  
• Предлагает простое создание и обновление контента
  
  
• Поддерживает участие и выравнивание сотрудников

Теперь давайте разберемся более подробно и узнаем, что такое и интранет, и система управления контентом.

Что такое интранет? 

Интранет - это внутренний корпоративный веб-сайт, который могут посещать только сотрудники компании. Он используется для хранения полезной информации, обмена обновлениями и предоставления доступа к ресурсам, таким как карты оргструктуры, стандартные операционные процедуры и политика отпусков. Интранеты существуют уже десятилетия и недавно стали очень популярными благодаря появлению современных решений на базе ИИ.

Что такое система управления контентом?

Система управления контентом, или CMS, - это тип программного обеспечения, которое позволяет пользователям создавать, редактировать и управлять контентом на веб-сайте. CMS имеют репутацию удобных в использовании и поддержке. Сегодня большинство веб-сайтов с блогами или разделом справочной информации используют систему управления контентом для размещения своих статей (как этот).

Каковы преимущества корпоративной интранет-системы?

CMS интранеты предлагают множество преимуществ для компаний. Они особенно привлекательны для бизнеса, который стремится улучшить вовлеченность, удержание и продуктивность сотрудников. Вот некоторые ключевые преимущества, которые обещают современные корпоративные интранет-системы:

• Улучшенное обмен знаниями: Разбивает силосы, предоставляя доступ ко всем общим документам.
  
  
• Укрепление внутренних коммуникаций: Помогает руководству оперативно и последовательно доставлять важные обновления.
  
  
• Лучший опыт для сотрудников: Облегчает информирование, взаимодействие и продуктивность.
  
  
• Более эффективные команды: Сокращает количество повторяющихся вопросов и времени, затраченного на поиск информации.
  
  
• Больше удержание: Снижает выгорание, облегчая поиск критической информации по работе.

Давайте еще глубже рассмотрим эти концепции ниже.

Повышение обмена знаниями

Учитывая количество различных приложений, которыми сегодня управляют команды, все труднее предотвращать изоляцию знаний. И когда это происходит, это ведет к уменьшению сотрудничества и увеличению повторяющихся вопросов - два тенденции, которые могут привести к замедлению роста компании.

CMS интранет предоставляет всем сотрудникам одно место для хранения, обмена и поиска знаний. В результате, он может разрушить барьеры и облегчить беспрепятственный обмен знаниями между командами.

Лучшие внутренние коммуникации

Одно можно сказать наверняка: изменения постоянны и неизбежны. Вести компанию через периоды изменений невозможно без сильной внутренней коммуникации. Изменения в стратегиях, политиках и продуктах нужно быстро и четко сообщать всем сотрудникам.

Корпоративный интранет предлагает эффективный способ сделать это. Он предоставляет командам руководства возможность отправлять обновления всем сотрудникам и видеть показатели реального времени вовлеченности. Таким образом, они знают, что новость, которую они поделились, была получена, увидена и, скорее всего, будет учтена.

Улучшенная вовлеченность сотрудников

Согласно отчету McKinsey, отсутствие вовлеченности сотрудников стоит 8,8 триллиона долларов из-за потери производительности, и улучшение этого показателя является одним из главных приоритетов для многих лидеров HR. Существует много инструментов, которые обещают мгновенное повышение уровня вовлеченности, но немногие из них так же эффективны, как широко используемый, хорошо управляемый CMS интранет.

Когда сотрудники легко находят информацию, необходимую для своей работы, получают регулярные обновления от руководства и взаимодействуют с коллегами в значительной степени, они склонны к более активной вовлеченности.

Большая эффективность 

Когда компании не предоставляют простой способ доступа к важной информации, это является рецептом неэффективности. Сотрудники могут терять часы каждую неделю, пытаясь найти то, что им нужно, и часто прибегают к тому, чтобы обратиться к коллеге, что, в свою очередь, замедляет самого коллегу. Такие паттерны со временем накапливаются и приводят к резкому снижению производительности.

Однако с хорошо обслуживаемым интраНет сотрудники точно знают, куда идти, чтобы найти нужную информацию. И они не отвлекают коллег на вопросы. В результате, происходит повышение эффективности на уровне всей компании.  

Высокие показатели сохранения сотрудников

Исследование компании Forrester показало, что отсутствие доступа к ценной информации является одним из основных факторов, способствующим выгоранию. А когда сотрудники перегружены работой, они подвержены высокому риску увольнения.

Предоставив сотрудникам единый источник правдивой информации, а также возможности общения с коллегами, корпоративная интранет-платформа может помочь предотвратить выгорание и поддерживать высокие показатели удержания сотрудников.

Как внедрить CMS интранет

Путь к адаптации начинается с успешного внедрения. Вот ключевые шаги, которые следует сделать при внедрении новой корпоративной интранет-платформы CMS.

Шаг 1: Определите успех

Начните с ясной цели. Какую проблему вы решаете? Это коммуникация, сотрудничество или что-то другое? Это определяет, на какие функции интранет-платформы вы делаете ставку.

Пример: Если проблема заключается в плохой внутренней коммуникации, важно, чтобы выбранная вами корпоративная интранет-платформа CMS имела функции, способные решить эту проблему. Аналогично, если ваша компания сталкивается с проблемой отсутствия обмена знаниями, возможно, другой продукт, например поисковый инструмент на базе ИИ для предприятий или вики-система, является более подходящим выбором.

Четкое определение видения успеха — это первый шаг к тому, чтобы обеспечить положительность вашей инвестиции.

Шаг 2: Обучите и вовлеките свою команду

Избегайте ловушки "настроил и забыл". Планируйте сессии адаптации, создавайте видеоуроки и покажите сотрудникам, как добавлять контент. Обучение должно стать обязательным для всех новых сотрудников.

Шаг 3: Установите правила и назначьте роли

Управление имеет значение. Назначьте администраторов, определите, кто ответственен за какой контент, и предоставьте командам шаблоны для сохранения последовательности.

Совет: Используйте рабочие процессы верификации контента, чтобы сохранить точность всего.

Шаг 4: Оцените производительность

Установите четкие метрики, например, ежедневные показатели использования, успешность поиска и обратная связь от опросов сотрудников. Регулярно проанализируйте производительность и действуйте в соответствии с полученными знаниями.

Будущее: CMS интранет-платформы с ИИ

Категория интранетов в последние годы пережила ренессанс благодаря появлению новой волны современных CMS интранетов. Если вы сравниваете варианты, прочитайте нашу статью о 17 лучших платформах и инструментах для корпоративных интранетов на 2025 год. Функции, когда-то считавшиеся передовыми, стали необходимыми. 

Теперь ведущие CMS интранеты основаны на последних технологиях генеративного ИИ. Это стало возможным благодаря возможности сотрудников выполнять такие действия, как поиск по всему содержимому в своем интранете, мгновенно получать ответы на свои вопросы и видеть персонализированное содержимое в своем интранете на основе их роли, местоположения и недавней активности. 

Такие возможности делают CMS интранеты еще более эффективными в помощи компаниям улучшать обмен знаниями, внутреннюю коммуникацию и производительность. Корпоративный интранет-портал Guru - современное решение, работающее на базе ИИ и оснащенное возможностями корпоративного поиска на базе ИИ и базы знаний. Если вы хотите узнать больше, просмотрите наше видео с демонстрацией по требованию.

‍

‍