Bilgi Yönetimi Yönetişimi: Tam Kılavuz

Bilgi yönetimi yönetişimi, kurumsal bilginin doğru, erişilebilir ve iş hedefleri ile uyumlu olduğunu sağlayan çerçevedir. Yüksek kaliteli bir bilgi ekosisteminin sürdürülmesi için gerekli rolleri, kuralları ve sorumlulukları tanımlar ve daha akıllı kararları ve uzun vadeli verimliliği destekler.

Bilgi Yönetimi Yönetişimi Nedir?

Bilgi yönetimi yönetişimi, bir organizasyon içinde bilginin nasıl oluşturulduğunu, sürdürüldüğünü ve kullanıldığını denetlemekte kullanılan politikaları, süreçleri ve yapıları ifade eder. Bu, belgeleme, kılavuzlar, SSS'ler ve kurumsal içgörüler gibi bilgi varlıklarının sürekli olarak yönetildiğinden, güvenilir olduğundan ve stratejik önceliklerle uyumlu olduğundan emin olur.

Yönetişim olmadan, bilgi sistemleri kaotik hale gelebilir, eski içerikler, yinelenen bilgiler ve zayıf benimsemeyle sonuçlanabilir. Yönetişim, bilginin bir organizasyon içinde nasıl aktığına düzen, sorumluluk ve netlik getirir.

Bilgi Yönetimi Yönetişiminin Temel Yönleri

Etkili bilgi yönetişimi genellikle şunları içerir:

• İçerik standartları ve yapısı: Bilginin nasıl biçimlendirilmesi, etiketlenmesi ve düzenlenmesinin tutarlılık ve kullanılabilirlik sağlamak için tanımlanması.
  
  
• Sahiplik ve sorumluluk: İçerik oluşturma, gözden geçirme, onaylama ve kaldırma için net roller atama.
  
  
• Doğrulama ve onaylama: Bilgiyi düzenli olarak gözden geçiren ve güncelleyen iş akışlarının uygulanması, doğru ve güvenilir kılma.
  
  
• Erişim kontrolü ve izinler: Hangi roller ve güvenlik gereksinimlerine dayanarak kimin bilgiyi görüntüleyebileceğini, düzenleyebileceğini veya yayınlayabileceğini yönetme.
  
  
• Yaşam döngüsü yönetimi: Zaman içinde bilginin nasıl gelişeceğine dair kuralların belirlenmesi—oluşturulmadan kullanıma ve nihayet arşivleme veya silinmeye yönelik kurallar.
  
  
• İzleme ve analitikler: Kullanım modellerini izleme, içerik boşluklarını belirleme ve iş sonuçları üzerindeki etkiyi ölçme.
  
  

Bu yönler bir araya gelerek bilginin hem değerli hem de güvenilir kalmasını sağlayan bir sistem oluşturur.

Kimler Bilgi Yönetimi Yönetişiminde Bulunur?

Yönetişim sadece bir BT veya bilgi yönetimi işlevi değildir—çapraz fonksiyonel bir çabadır. Ana katılımcılar genellikle şunları içerir:

• Bilgi yöneticileri veya içerik liderleri: Yönetişim politikalarını tasarlamak ve en iyi uygulamaları uygulamaktan sorumludur.
  
  
• Konu uzmanları (SME'ler): Doğru, yetkili içerik sağlar ve alanlarındaki bilgileri doğrular.
  
  
• Ekip liderleri veya departman başkanları: Bilginin ekip öncelikleriyle uyumlu olmasını sağlar ve benimsemeyi teşvik eder.
  
  
• Son kullanıcılar: İçerik kalitesi ve faydalılığı hakkında geribildirim sağlar, boşlukları veya güncellenmemiş materyalleri ortaya çıkarmaya yardımcı olur.
  
  
• Yönetici sponsorları: Yönetişim girişimini destekler, finansman sağlar ve stratejik hedeflerle uyumlaştırır.
  
  

Net rol tanımı, yönetişim sorumluluklarının dağıtıldığını ve sürdürülebilir olduğunu sağlar.

Bilgi Yönetimi Yönetişimiyle Nasıl Başlanır

Yönetişim kurmak karmaşık hissettirebilir, ancak net adımlara bölmek yönetilebilir hale getirir. İşte adım adım rehber:

Adım 1: Bilgi hedeflerinizi tanımlayın

Bilgi yönetimi ile organizasyonunuzun ne elde etmek istediğini belirleyerek başlayın. Onboarding daha hızlı mı olacak? Daha iyi müşteri desteği mi? İyileştirilmiş işbirliği mi? Sonuçları açıklığa kavuşturmak, yönetim stratejinizi şekillendirecektir.

Adım 2: Mevcut bilgiyi denetleyin

Mevcut bilgi sistemlerini ve içeriği gözden geçirin. Yinelenen, güncellenmemiş veya eksik bilgileri tanımlayın. Bu temel, yönetim çabasının boyutunu anlamanıza ve öncelik vermenize yardımcı olur.

Adım 3: Roller ve sorumluluklar atayın

İçerik sahipleri, doğrulayıcılar ve yöneticileri atayın. Her bilgi alanının bakımından sorumlu birine sahip olduğundan emin olun. Bu, içerik bozulmasını önler ve sorumluluğu garanti altına alır.

Adım 4: İçerik standartlarını belirleyin

Bilginin nasıl yapılandırılacağına dair kurallar oluşturun. Bu, adlandırma kurallarını, biçimlendirme kurallarını, etiketleme standartlarını ve ses tonunu içerebilir. Tutarlılık kullanılabilirliği ve güveni artırır.

Adım 5: İnceleme iş akışlarını uygulayın

Bilgileri doğru tutmak için tekrarlayan inceleme döngüleri oluşturun. Eski veya doğrulanmamış içerikleri belirlemek için otomasyon veya yapay zeka araçları kullanın ve uzmanların güncellemeleri onaylaması için süreçleri tanımlayın.

Adım 6: Doğru araçları seçin

Yönetim özelliklerini destekleyen bir bilgi platformu kullanın, örneğin versiyon kontrolü, doğrulama iş akışları, erişim izinleri ve analitik. Bu araçlar standartlarınızı zorlar ve süreçlerinizi ölçeklendirir.

Adım 7: İzleyin ve iyileştirin

Verileri kullanarak benimsemeyi takip edin, yüksek performanslı içerikleri belirleyin ve boşlukları tespit edin. Geribildirimi düzenli olarak toplayın ve örgüt büyüdükçe yönetim modelinizi iyileştirin.

Bilgi Yönetimi Yönetişim Modeli

Bir yönetişim modeli, bilgi yönetimi yönetişiminin günlük işleyişini açıklar. Modeller farklıdır, ancak ortak bir yapı yönetim hedeflerini tanımlar, kaynakları tahsis eder ve iş stratejisiyle uyumu sağlar.

• Stratejik katman: Yönetici paydaşları hedefleri tanımlar, kaynakları tahsis eder ve iş stratejisiyle uyumu sağlar.
  
  
• Operasyonel katman: Bilgi yöneticileri, yöneticiler ve uzmanlar, incelemeler, güncellemeler ve kullanıcı desteği gibi günlük yönetişim görevlerini yürütür.
  
  
• Teknoloji katmanı: Platformlar ve araçlar, izinler, yapay zeka yardımı ve analitikler de dahil olmak üzere bilgiyi etkili bir şekilde yönetmek için altyapıyı sağlar.
  
  

Bazı organizasyonlar bunu düzenli olarak buluşan, stratejiyi denetleyen, sorunları çözen ve ekipler arasında yönetişim çabalarını koordine eden çapraz fonksiyonel bir grup olan bir Bilgi Konseyi ile resmileştirir.

Bilgi Yönetimi Yönetişimi Bilgi Yönetimi Stratejisinden Farklı mıdır?

Bilgi yönetimi stratejisi, yönetim yapınızı yönlendirmelidir. Genellikle strateji aşağıdaki konuları kapsar:

• Bilgi tabanındaki bilgiyi kim okuyacak?
• Kullanıcıların hangi tür bilgiye ihtiyacı var?
• Bilgiyi kimler sağlayacak?
• Öte yandan, yönetişim sürekli en iyi uygulamalarını ve sürekli iyileştirmelerini kapsar.

Buna karşın, sürekli en iyi uygulamaların ve sürekli iyileştirmelerin kapsamı olan yönetim şunları kapsar:

1. Bilgi içeriği oluşturma ve bakım kurallarını resmileştirme veya geliştirme (ve bunlara kolay erişim sağlama).
2. Bilgi tabanınızın doğru kullanımını destekleme.
3. Eski sorunların tekrarlanmasını ve yeni sorunların çözülmesini gözetme.

Bir Bilgi Yönetimi Yönetim Çerçevesi Nedir?

Bir bilgi yönetimi yönetim çerçevesi, bilginin bir kuruluş içinde tutarlı bir şekilde yönetilmesini sağlayan yönlendirici yapı, süreçler ve politikaları belirler. Kararların nasıl alındığını, sorumlulukların nasıl dağıtıldığını ve bilginin nasıl değerlendirildiğini ve sürdürüldüğünü tanımlar.

Etkili bir yönetim çerçevesi genellikle şu bileşenleri içerir:

1. Yönetim amaçları

Net tanımlanmış hedefler, tüm yönetim çabalarının bilgi yönetiminin genel amacını desteklediğinden emin olur. Yaygın hedefler şunları içerebilir:

• Bilgi doğruluğunu ve tutarlılığını artırmak
  
  
• Çoğaltmayı ve güncelliği azaltmak
  
  
• Verimli bilgi yeniden kullanımını sağlamak
  
  
• Uyumluluğu ve bilgi saklama politikalarını desteklemek
  
  

2. Roller ve sorumluluklar

Çerçeve, içerik sahipleri, konu uzmanları, doğrulayıcılar ve bilgi yöneticileri gibi belirli rolleri ve bunların yönetim görevlerini açıklamalıdır. Bu, belirsizliği önler ve sorumluluğu sağlar.

3. İçerik standartları ve sınıflandırmalar

Standartlaştırılmış formatlar, tanımlama kuralları ve etiketleme yapıları kurmalıdır. Bu, bilgiyi bulmayı, kullanmayı ve sürdürmeyi kolaylaştırır. Sınıflandırmalar ve meta veri şemaları, kullanıcıların arama ve çalışma şekillerini yansıtmalıdır.

4. İş akışları ve süreçler

Tekrarlanabilir süreçleri tanımlamalıdır:

• İçerik oluşturma ve onaylama
  
  
• Doğrulama ve doğruluğu kontrol etme
  
  
• Eski bilgileri arşivleme veya emekli etme
  
  

Bu süreçler, ekiplerinizin zaten kullandığı araçların içine gömülmelidir.

5. Araçlar ve teknoloji

Erişim kontrolleri, doğrulama süreçleri, analizler ve sürüm geçmişi gibi özellikler aracılığıyla yönetimi destekleyen platformları seçin. Teknoloji, yönetim kurallarını ek sürtünme olmadan uygulamalıdır.

6. Ölçme ve geribildirim döngüleri

Yönetim sürekli olarak iyileştirilmelidir. İçerik kullanımı, doğrulama oranları ve arama başarısı gibi anahtar ölçümleri takip edin. Kullanıcıların hatalarını bildirebileceği veya iyileştirmeler önerisi yapabileceği kanallar oluşturun.

7. Değişim yönetimi ve iletişim

Dahili iletişim, eğitim ve değişim yönetimi aracılığıyla farkındalık oluşturun ve benimsetin. Bir yönetim çerçevesi, organizasyon genelinde anlaşıldığında ve benimsendiğinde yalnızca işe yarar.

‍