CMS intranet là gì?

Một CMS intranet là một trang web nội bộ cho nhân viên do hệ thống quản lý nội dung cung cấp. Nó giúp quản trị viên dễ dàng xuất bản và duy trì nội dung mà không cần mã hóa. Mạng nội bộ chỉ có thể truy cập trong công ty, tạo thành một căn cứ an toàn để chia sẻ cập nhật, tài liệu, chính sách, và nhiều hơn nữa.

Tóm lại, một CMS intranet:

• Tích hợp kiến thức công ty
  
  
• Tối ưu hóa giao tiếp nội bộ
  
  
• Đề xuất việc tạo và cập nhật nội dung dễ dàng
  
  
• Hỗ trợ sự tương tác và cấu trúc của nhân viên

Bây giờ, hãy phân tích sâu hơn và hiểu rõ hơn về cả mạng nội bộ và CMS.

Intranet là gì? 

Một mạng nội bộ là một trang web công ty nội bộ mà chỉ nhân viên của công ty đó mới có thể truy cập. Nó được sử dụng để lưu trữ thông tin hữu ích, chia sẻ cập nhật, và cung cấp nhân viên quyền truy cập vào tài nguyên như biểu đồ tổ chức, quy trình vận hành tiêu chuẩn, và chính sách nghỉ phép. Intranet đã tồn tại từ nhiều thập kỷ và gần đây đã ghi nhận một sự tăng trưởng vọt bởi các giải pháp hiện đại được sản xuất bằng trí tuệ nhân tạo nhập vào thị trường.

CMS là gì?

Một CMS, hoặc hệ thống quản lý nội dung, là một loại phần mềm cho phép người dùng tạo, chỉnh sửa, và quản lý nội dung trên một trang web. CMSs đã nổi tiếng với việc dễ sử dụng và bảo trì. Hiện nay, hầu hết các trang web có blog hoặc phần tham khảo sử dụng CMS để lưu trữ các bài viết của họ (như thế này).

Lợi ích của một CMS intranet là gì?

CMS intranets cung cấp một loạt các lợi ích cho các công ty. Chúng đặc biệt hấp dẫn với các doanh nghiệp đang tìm kiếm cải thiện sự tương tác của nhân viên, giữ chân nhân viên, và nâng cao năng suất. Dưới đây là một số ưu điểm chính mà mạng nội bộ cho nhân viên hiện đại hứa hẹn:

• Chia sẻ kiến thức cải thiện: Phá vỡ các silos bằng cách cho mọi người truy cập vào tài liệu được chia sẻ.
  
  
• Giao tiếp nội bộ mạnh mẽ: Giúp lãnh đạo cung cấp cập nhật quan trọng một cách nhanh chóng và liên tục.
  
  
• Kinh nghiệm nhân viên tốt hơn: Dễ dàng để cập nhật thông tin, kết nối, và nâng cao hiệu suất.
  
  
• Các nhóm hiệu quả hơn: Giảm số câu hỏi lặp đi lặp lại và thời gian lãng phí tìm kiếm thông tin.
  
  
• Tăng thưởng khẩu: Giảm thiểu cái cháy qua việc làm thông tin quan trọng dễ tìm.

Hãy khám phá những khái niệm này chi tiết hơn ở bên dưới.

Tăng cường chia sẻ kiến thức

Với số lượng ứng dụng khác nhau mà các nhóm phải quản lý ngày nay, việc ngăn chặn sự phân cách kiến thức trở nên khó hơn bao giờ hết. Và khi điều đó xảy ra, nó dẫn đến sự giảm sự hợp tác và tăng số câu hỏi lặp đi lặp lại - hai xu hướng có thể làm cho sự tăng trưởng của công ty đình trệ.

Một intranet CMS cung cấp một nơi cho tất cả nhân viên lưu trữ, chia sẻ và tìm kiếm kiến thức. Do đó, nó có thể phá vỡ các tháp cất và thuận tiện lan truyền kiến thức qua các nhóm.

Giao tiếp nội bộ tốt hơn

Một điều chắc chắn: sự thay đổi là không ngừng và không thể tránh khỏi. Dẫn dắt một công ty qua những thời điểm thay đổi là không thể nếu thiếu giao tiếp nội bộ mạnh mẽ. Các thay đổi về chiến lược, chính sách và sản phẩm cần được thông báo cho tất cả nhân viên một cách nhanh chóng và rõ ràng.

Một intranet doanh nghiệp cung cấp một cách hiệu quả để làm điều đó. Nó cung cấp cho các nhóm lãnh đạo khả năng đăng bài cập nhật cho tất cả nhân viên và xem tỷ lệ tương tác theo thời gian thực. Như vậy, họ biết rằng tin tức họ chia sẻ đã được nhận, đã được xem và có khả năng được hành động.

Tăng cường sự tương tác của nhân viên

Theo McKinsey, nhân viên không hứng thú đã gây mất $8.8 nghìn tỷ doanh thu, và cải thiện nó là ưu tiên hàng đầu của nhiều chỉ huy nhân sự. Khi nhân viên có thể dễ dàng tìm thông tin họ cần để làm việc, nhận cập nhật định kỳ từ các nhà lãnh đạo và tương tác một cách ý nghĩa với đồng nghiệp của mình - thậm chí là những người ở các vị trí và múi giờ khác nhau - họ có khả năng cảm thấy mạnh mẽ hơn đáng kể.

Khi nhân viên có thể dễ dàng tìm thấy thông tin cần thiết để làm việc, cập nhật thường xuyên từ lãnh đạo, và tương tác một cách có ý nghĩa với đồng nghiệp của mình – ngay cả những người ở nơi khác và múi giờ khác – họ dễ cảm thấy hứng thú hơn đáng kể.

Hiệu quả lớn hơn 

Khi các công ty không cung cấp cách dễ dàng để tiếp cận thông tin quan trọng, đó là công thức cho sự không hiệu quả. Nhân viên có thể mất giờ mỗi tuần tìm kiếm những gì họ cần, và thường sẽ tự tìm kiếm đồng nghiệp, làm chậm lại đồng nghiệp. Mẫu như vậy nhân tổ chức theo thời gian và gây ra sự mất hiệu quả.

Với một intranet nhân viên được bảo quản tốt, nhân viên biết rõ nơi mà họ cần tìm thông tin. Và họ không làm phiền đồng nghiệp bằng những câu hỏi. Kết quả là tăng hiệu quả trên toàn công ty.  

Tỷ lệ giữ lại cao hơn

Nghiên cứu từ Forrester chỉ ra rằng việc thiếu quyền truy cập vào thông tin giá trị là một phần tử quan trọng góp phần vào tình trạng kiệt sức. Và khi nhân viên kiệt sức, họ có nguy cơ cao nghỉ việc.

Bằng cách cung cấp cho nhân viên một nguồn thông tin duy nhất và cơ hội tương tác với đồng nghiệp, một intranet của công ty có thể giúp ngăn chặn kiệt sức và duy trì tỷ lệ giữ lại cao.

Cách thực hiện một intranet CMS

Hành trình đến với việc chấp nhận bắt đầu bằng việc triển khai thành công. Đây là các bước chính phải tuân thủ khi triển khai một intranet CMS mới.

Bước 1: Xác định thành công

Bắt đầu với một mục tiêu rõ ràng. Vấn đề bạn đang giải quyết là gì? Là giao tiếp, hợp tác, hoặc cái gì khác? Điều này quyết định các tính năng intranet bạn ưu tiên.

Ví dụ: Nếu vấn đề là giao tiếp nội bộ kém, quan trọng rằng intranet CMS bạn chọn có các tính năng có thể giải quyết vấn đề đó. Tương tự, nếu vấn đề của công ty bạn là thiếu chia sẻ kiến thức, có khả năng rằng một sản phẩm khác – như một công cụ tìm kiếm trí tuệ doanh nghiệp hoặc wiki– là sự lựa chọn tốt hơn.

Xác định rõ mục tiêu thành công là bước đầu tiên để đảm bảo việc mua của bạn sẽ là một khoản đầu tư tích cực.

Bước 2: Đào tạo và hướng dẫn nhóm của bạn

Tránh bẫy "đặt và quên". Lên lịch các phiên hướng dẫn, tạo video hướng dẫn, và chỉ cho nhân viên cách đóng góp nội dung. Yêu cầu tất cả nhân viên mới tham gia đào tạo.

Bước 3: Đặt ra hướng dẫn và phân bổ vai trò

Quản trị quan trọng. Bổ nhiệm quản trị, xác định ai sở hữu nội dung gì, và cung cấp mẫu cho các nhóm duy trì tính nhất quán.

Mẹo chuyên gia: Sử dụng quy trình xác minh nội dung để giữ mọi thứ đều chính xác.

Bước 4: Đo lường hiệu suất

Đặt các chỉ số rõ ràng - như tỷ lệ sử dụng hàng ngày, tỷ lệ thành công tìm kiếm, và phản hồi từ cuộc khảo sát nhân viên. Đánh giá hiệu suất thường xuyên và hành động theo những gì bạn học được.

Tương lai: Intranet CMS được trang bị AI 

Danh mục intranet đã trải qua một sự tái sinh trong những năm gần đây với sự xuất hiện của một làn sóng mới của các mạng nội bộ CMS hiện đại. Nếu bạn đang so sánh các lựa chọn, hãy đọc bài viết của chúng tôi về 17 những nền tảng và công cụ phần mềm intranet tốt nhất năm 2025. Những tính năng từng được coi là tiên tiến đã trở thành bước cơ sở. 

Bây giờ, các mạng nội bộ CMS hàng đầu được trang bị bằng công nghệ trí tuệ nhân tạo sinh ra mới nhất. Điều này làm cho nhân viên có thể tìm kiếm trên tất cả nội dung trong intranet và nhận câu trả lời ngay lập tức cho các câu hỏi của họ và xem nội dung cá nhân hóa trong intranet của họ dựa trên vai trò, vị trí và hoạt động gần đây của họ.

Các khả năng như thế này đang giúp các CMS intranet trở nên hiệu quả hơn trong việc giúp công ty cải thiện chia sẻ kiến thức, giao tiếp nội bộ, và hiệu suất. Intranet của Guru là một giải pháp hiện đại được trang bị bằng trí tuệ nhân tạo và có khả năng tìm kiếm trí tuệ doanh nghiệp. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm, xem video giới thiệu theo yêu cầu của chúng tôi.

‍

‍