工作世界已經改變。 但是維基、內部網和知識庫的世界並沒有改變。 而且員工、領導團隊以及公司的底線正在為此付出代價。 是時候對知識管理採取一種新的方法——一種專門為滿足新工作世界的需求而構建的方式。 我會解釋為什麼。

新工作世界由科技驅動，由疫情加速，以及由非同步通信、遠程就業和員工靈活性定義。 在這個新工作世界中，我們不僅需要新的產品、流程和政策，我們需要一種全新的工作方式。

大多數企業都意識到了這一點，但我看到許多人陷入了兩個陷阱：

• 他們以舊方式使用新工具
• 他們以新方式使用舊工具

以會議為例。 當公司轉向遠程或混合模式時，他們的自然本能往往是試圖在虛擬環境中複製面對面會議的節奏和結構。 但這種方法未能考慮到許多其他迅速發展的變化。

不僅僅是員工現在在遠程工作——許多人還在不同時區的新位置工作，大多數人都在靈活工作，並且越來越多的人在可能的情況下默認使用非同步通信。 因此，會議對組織者來說更難安排，參加者更容易找理由缺席，並且對每個人來說都是疲憊的來源。 根據麥肯錫最近的研究，並不奇怪，“80% 的高管正在考慮在會議結構和節奏方面進行變更，以應對人們工作的演變。”

正如公司以舊方法使用新工具，許多公司也在用新方法使用舊工具，以解決新挑戰。 這在知識管理中最為明顯（也最為痛苦）。

應該保持在過去的痛苦

在大流行之前，公司為多種用途使用內部網、維基和知識庫。 它們是存儲公司資訊、發布重要更新，並發布從報告和備忘錄到政策和流程的所有內容的地方。 但這些工具的一個不成文的秘密是它們的採用率低，搜索困難，並且在許多情況下，充斥著過時且無關的信息。

這些問題造成的痛苦在舊的工作世界中是可以忍受的。 畢竟，當員工可以隨時向旁邊的同事詢問有時限的問題或獲取最新的公司新聞時，他們並不需要使用公司所謂的真理來源。

但在新的工作世界中，沒有可信的、被廣泛接受的且易於搜索的真理來源的公司，很快會發現自己面臨著錯位、信息過載和持續低效等問題——這些問題最終都將對公司的績效產生負面影響。

事實上，根據在疫情之前進行的研究，平均知識工作者每周花將近20%的工作時間在尋找內部資訊上，人在被打斷後花將近25分鐘來重新集中注意力，而持續的背景切換的年度財務成本為4500億美元。 想像一下，自從遠程和混合工作成為常態後，這些數字會變得怎樣？

新工作世界對舊的知識管理系統提出了新的要求，而這些系統無法滿足這些要求。 如今公司所需的是一種新型的知識管理解決方案；它使資訊能夠在整個組織中無縫流通——跨越時區和地點，在領導者和員工之間，並直接融入個人的工作流程中。

這種新型的解決方案不僅應允許員工在需要時從單一真理來源中提取資訊，還應允許領導者在有需要行動的及時更新時，引導隊友朝向同一真理來源。 換句話說，企業現在需要其知識管理平台具備兩種功能：

當這兩種能力在同一平台上融合在一起時，該平台的價值便超過其成分的總和，因為它使員工、領導者及整個公司的潛力得以釋放，開創出全新的工作方式——這種方式適合新工作世界的需求。

在靈活時代釋放效率

今天的員工希望能夠選擇他們工作的地點、時間和方式。 跨行業的公司和工人意識到，當正確實施時，靈活性不僅會提高員工滿意度，還會提高生產率、優化團隊表現，並改善公司業績。 然而，許多公司未能為新工作世界中的成功設置其團隊。 為什麼，即使在減少通勤時間和選擇自己工作時間的情況下，員工會感覺自己在加班？

好吧，由於缺乏可靠的公司資訊來源或可以聊天的辦公室同事，員工們花費時間尋找執行工作所需的基本信息，等待在線或不在線的同事的回覆，以及參加僅僅存在於進行更新的會議。 而且，當他們最終找到所尋求的信息時，往往缺乏上下文並且過時。 結果是工作日效率低下、生產力低下，並且非常令人沮喪。

在新工作世界中，公司需要確保他們的員工能夠隨時訪問可靠的信息，無論他們目前處於哪個時區、地點或工作流程中。 而且，至關重要的是，他們需要這些信息與上下文相結合，以使其可理解且可操作。 這不僅會提高員工的效率，還會導致更高的員工參與度——這對於許多領導者來說都是首要考慮的問題，而當內部通信成為公司知識管理策略的核心部分時，這一問題可以得到很大改善。

通過及時的通信推動員工參與度

在新工作世界中，領導者需要故意地與他們的團隊進行溝通和聯繫。 在沒有共享辦公室和標準工作時間的情況下，這並不會自動發生，各地的領導團隊和個別貢獻者之間出現了差距。 儘管員工經歷了前所未見的靈活性，但由於疲勞和員工流失率的飆升，員工參與度卻在下降。

現在，領導團隊所需的是能夠及時傳達要求、提升士氣的信息和重要公司更新，以便與其組織內的不同群體進行溝通。 更重要的是，他們需要一個反饋循環，告訴他們他們的更新受到的反響和反應如何。 這些更新不應該是打擾的——而應該引導接收者回到真理的單一來源。 這樣做能促進那個真理來源的更深入的採納，並提醒員工，如果未來需要，他們可以輕鬆地查找和重讀這些更新。

當領導者能夠分享這樣的及時更新時，這能在很大程度上幫助員工感到不僅與這些領導者更有聯繫，還與公司價值觀、使命和目標更加聯結。 擁有在這個層面上與公司保持聯繫的員工隊伍，無疑在當前經濟不穩定的時期能成為巨大的資產。

以新的方法導航不確定性，改進知識管理

如果過去幾年教會我們任何東西，那就是變化是常態。 隨著疫情的發展，各地的公司必須迅速起草居家工作政策，並確保每位員工都能快速閱讀和遵循這些政策。 當公司領導者在其公司內部網或維基上發布這些時間敏感的更新時，許多人發現他們缺乏實際分發信息並確保其已被理解的有效方法。 隨著疫情的起伏，這一問題一次又一次地出現。

現在，當我們為經濟不穩定時期做準備時，各地的公司都需要迅速應對外部因素並重新調整整個組織——這很可能是在多個地點和時區中進行。 為此，他們需要能夠在合適的時間，與正確的人傳達清晰且可執行的更新的方式。 然而，今天許多公司仍在依賴全體會議和電子郵件轟炸、聊天應用程序驟然更新這些方法來向團隊更新重大變化。

在不斷變化的環境中，公司需要能夠以充分的信心發布和分發信息，確保信息被閱讀、理解和執行。 能夠實現這一點的知識管理系統，同時成為企業信賴的全公司資訊來源，是幫助企業適應新工作世界和成功駕馭不確定時期的解決方案類型。 而這正是我們在Guru所構建的系統——在我們客戶的幫助下。

為新工作世界提供新功能

世界上某些最具創新性和前瞻性的公司是Guru的客戶。 而我們不斷受到那些客戶的啟發，努力構建一個滿足他們在新工作世界中需求的知識管理平台。

當我們看到背景切換是公司面臨的主要痛點時，我們構建了一個瀏覽器擴展，使他們能夠訪問關鍵信息，而不必切換標籤。 當信息的準確性被證為團隊挑戰時，我們推出了一個驗證工作流程，以使最終用戶放心，閱讀的信息是最新的。

現在，我們看到客戶們利用Guru，既作為全公司資訊來源，也作為在整個組織中傳達及時公司更新的方法，來應對新工作世界帶來的新挑戰。 而這週，我們推出了一系列新功能，進一步幫助他們克服這些挑戰。 您可以在這裡閱讀更多有關這些更新的內容。

疫情並未創造一個新的工作世界；它只是使舊的工作方式過時，並加劇了舊方式的缺陷。 現在，我們面對著一個空白的畫布，擁有一次千載難逢的機會去創造一種全新的工作方式。 數字化複製辦公室的儀式並不是答案，強行將舊工具適應新需求也不是。

1. 對公司資訊的可信來源（理想情況下，具備更好的搜索功能、整合性和用戶體驗）
2. 一種尖端的內部通信工具（不僅能增強資訊的消耗，還能增進理解）