知識是任何組織的生命力。 這是資源、流程和秘訣，使公司運轉。 這是所有我們依賴來執行工作的文件和信息。 儘管其重要性，內部知識通常未能充分優化，因為許多組織未能看到粗心思考的知識管理方法所帶來的後果。 他們認為他們所採取的“解決方案”——或無解——足夠好。 我們在這裡告訴您，事實並非如此。 每個組織都容易遭受知識管理不當，其影響超出表面所見。

認為您的組織沒有知識問題嗎？ 再想一想。

以下是您的組織將受益於知識共享文化的前 8 個指標：

1. 您不確定找到的內容是否最近已更新
2. 您必須逐一搜索不同的目的地，才能找到您要尋找的內容
3. 它只存在於專家頭腦中
4. 它存在於並非所有人都能訪問的系統中
5. 您的知識是被動的，而非主動的
6. 非正式知識未被納入
7. 它存在於笨拙且難以更新的靜態文件中
8. 您不知道哪些知識被有效使用

1. 您不確定找到的內容是否最近已更新

重要的是要知道您使用的資源是否準確且最新。 如果您花時間檢查文件以確保它們是最新版本——或更糟，將過時資源外部共享——您就有知識問題。 僅依靠文件夾或文件命名約定只會使版本控制存在不確定性，並且對於保證資源內部的知識最近已更新無濟於事。 當使用者無法信任系統中的信息時，他們將不會使用它。 這使得他們更容易打擾他人，以尋求最新版本，而不是確定他們找到的內容實際上是準確的。

沒有知識管理解決方案，您可能能看到文件上次更新的時間，但這不等同於確認同事已經 驗證 資訊已被審查。 例如，Guru 讓作者對他們創建的信息負責。 如果有人添加知識到 Guru，他們的姓名將附加在上面，並且他們將負責驗證信息在一定的節奏上是準確的。 使用知識解決方案，使用者不必懷疑找到的內容是否最近更新；他們確切地知道給定資源上次驗證是何時以及由誰執行的。 在您的知識建立信任將使您的團隊能夠自信地工作。

2. 您必須逐一搜索不同的目的地，才能找到您要尋找的內容

如果沒有一個通用主頁，配有公司資源的通用搜索功能，尋找知識將永遠是低效的過程。 您知道某個特定信息存在於某處，但您不確定在哪裡。 您心中有一個關鍵字或文本片段，可以搜索，但不知道信息位於何處，因此必須準備好搜索您的桌面、收件箱、Slack、文件托管服務以及任何其他信息存在的線上儲存庫。

當您所有信息都存放在一個地方時，只需進行一次搜索即可找到您要找的東西。 不僅僅是任何搜索，而是在您已經在其中工作的應用程序中進行的搜索。 無論您在哪個網站上，像Guru這樣的瀏覽器擴展都將與您同在，等待提供您尋求的信息。 對Slack也是一樣。 一個簡單的Slack操作會提示Guru機器人提供您正在尋找的信息就在您的Slack應用程序內。 忘記浪費時間多次搜索多個目的地-您只需要一次點擊。

了解更多有關您的組織如何利用知識管理工具來改善知識共享。

3. 它只存在於專家的頭腦中

主題專家（SME）就像人類百科全書。 他們對自己的專業領域了如指掌，可以隨時回答任何問題。 不幸的是，大多數SMEs都不是

不是被安排坐著為同事們充當百科全書。 通常，他們有自己重要的工作要處理，暫停他們的工作流程來回答同事的問題會使他們分心，無法提供真正的價值。 我們已經幫助客戶進行過計算，擁有有價值的SMEs花時間回答重複問題將造成他們的成本驚人。 每周浪費數千美元令人驚恐。

知識管理解決方案讓SMEs可以將他們的專業知識“大腦轉儲”到可隨意更新和編輯的線上資源。 這樣，當團隊成員有問題時，他們可以直接查閱來源以獲得答案，而不必打擾實際的來源。 另外，像Guru這樣的驗證功能告訴用戶，提供的信息是可信賴且最新的，無需再與SME進行二次核查。

4. 它存在於不是每個人都可以訪問的系統中

隨著組織的增長和個別團隊制定自己的流程，由於採用了不同的工具，常常會出現斷裂。 也許您的營銷團隊將文件存儲在Dropbox中，但您的產品團隊專門在Trello中操作。 客戶服務代表需要訪問來自這兩個團隊的信息，但可能沒有登錄到任何工具。 這讓他們依賴其他團隊，無法在需要時自行獲取所需信息。

將所有團隊的資源存放在一個地方將建立強大的內部知識網絡，讓個人找到執行工作所需的信息，而無需打擾他人。 在Guru，我們所有的團隊都將自己的資源放在Guru中，我們都從共享的知識中受益。 我們的客戶服務團隊可以訪問市場營銷、工程和甚至安全和合規性等團隊擁有的重要信息。 協助代表快速找到他們所需的知識至關重要，特別是當客戶和潛在客戶正在等待之時。 對代表和客戶來說，缺乏知識同樣令人沮喪。

您的團隊能夠獲得更多信息，他們將能夠更好地快速高效地處理所有請求。

5. 您的知識是被動的，而非主動的。

也許您的知識被很好地組織了。 您對您的文件夾結構感到滿意，並認為您的資源易於他人找到。 但是，這就是它所做的：被被動地等待著他人找到它。 當您對某個特定結果心裡有數時，搜索被動知識庫是沒問題的，但當您不確定您需要什麼時呢？ 通過傳統搜索，您將受限於您的搜索條件。 如果一位銷售代表知道您的知識庫中的一個特定案例研究將有助於向潛在客戶證明一點，他們將搜索該案例研究並將其發送。 但如果他們不知道同一主題的舊博客文章也進一步說明了他們試圖證明的觀點呢？ 雖然相關，但這篇博客文章不會出現在簡單搜索案例研究的結果中，這樣您的銷售代表可能會錯過一個關鍵機會。

由人工智慧支持的知識管理解決方案將知識從被動變為主動。 在Guru，我們喜歡說我們不是致力於有用的知識，而是致力於使知識有用。 我們認為信息不應僅存在於您的知識庫中；當您需要時，它應該找到您並幫助您更聰明地工作。 Guru的AI Suggest技術會基於它從您的網頁中獲得的上下文，在現有工作流程中提供相關知識。 如果您正在撰寫一封電子郵件關於特定功能，AI Suggest將提供與該功能相關的相關知識。 隨著AI進行所有知識展示的工作，人類可以專注於做他們最擅長的事情：讓客戶愉快。 即便將所有知識挖掘工作都交給AI，人們也能專注於做他們最擅長的事情：讓客戶愉快。

嘘！ 使用Guru的知識檢測，查看您的知識庫是主動的還是被動的。

6. 非正式知識沒有被記錄

在考慮知識管理時，通常會想到的是正式知識。 正式知識包括像是為廣泛分發而特別由行銷團隊創建的博客文章、案例研究和宣傳單頁等資源。 但正式知識僅是構成有效知識庫的信息的一部分。 非正式知識同樣重要，但常常被忽視。 非正式知識包括在職學習和個人從對話和互動中獲得的見解。

例如，新員工發送一條Slack給他的經理詢問關於特定過程的問題，他的經理則親自回答。 然後經理想到，如果他的新員工有這個問題，其他新員工很可能也有同樣的問題。 他使用 Guru 的 Slack 機器人將他輸入的回答保存在 Guru 中，這樣所有員工都可以訪問他剛剛鍵入的答案。 與其讓一名員工在一個冗長的 Slack 主題中幫助另一名員工然後被遺忘，Guru 機器人使用者可以保存非正式知識，使其對所有員工都可用。

為您的團隊提供捕捉非正式知識的方法對於建立內部知識網絡至關重要。 無論這些知識來自外部互動還是內部聊天，快速將該信息添加到知識網絡的能力有助於代表彼此提供幫助。 簡單地向個人提供共享小眾信息的途徑將大大增加您的團隊可使用的知識量。

7. 它存在於難以使用和更新的靜態文檔中

您成功了：您找到了一直在尋找的確切信息片段。 唯一的問題是，它存在於一份 20 頁的 PDF 文件中。 或者一份幻燈片。 要簡單地提取所需的事實，您被迫下載文件，打開新應用程序，篩選所有頁面或幻燈片，然後複製您所需的信息。 將信息專門儲存在笨重的文件（如 PDF 或 PPT）中，會使訪問其各個部分變得困難。 這些文件類型也是靜態的，不容易編輯。 假設您經歷了尋找統計數據的整個過程後才發現它引用了 2015 年的來源？ 要更新該 PDF，您必須找出誰擁有該資源，然後通知該人並要求他們為您編輯該文件。

模塊化的知識結構為您提供了儲存所需所有信息的機會，並以易於訪問的、扁平化的形式呈現。 您需要的 PDF 中的主題、統計數據和數字都可以列出來，以便更簡便地進行複製和粘貼。 以動態格式組織信息，有助於用戶查找所需信息，也有助於專業人士更新內容。 還記得那個來自 2015 年的統計數據吧？ 如果使用像 Guru 這樣的模塊化結構，您可以輕鬆要求對 Guru 中的知識進行驗證，添加該數據的 SME 將被通知他們撰寫的某些內容現已過時。 他們可以插入新統計數據，問題即可解決，無需編輯 PDF。 對於像 PDF 和 PPT 這樣的文檔是分享信息的正確媒介的情況，Guru 還允許您嵌入文檔。

8. 您不知道哪些知識被有效使用

隨著組織中各種資源的數量不斷增加，您如何確定您選擇的文擋是最適合的工具？ 您是否有辦法測量哪些資源和資產影響機會？ 您了解同事們對哪些內容取得成功了嗎？ 您的市場團隊是否能計算他們正在創建的知識的投資回報率？

分析您的知識如何被使用可使該知識更有效地為您工作。 例如，Guru 的分析可以顯示哪些知識被查看、複製和傳送給潛在客戶和客戶最多。 您可以將支援文件與機會聯繫起來，了解哪些內容影響業務目標。 還有一個活動日誌，記錄您的同事發送哪些資源的詳細信息。 了解銷售代表為某些前景選擇使用哪些支持文件，可幫助制定銷售策略。 如果行業 X 中的其他人打開了特定文件，也許行業 X 中的另一位隊友會發現該文件有價值。

行銷團隊可以從 Guru 分析中獲取見解。 了解哪些資源被最多使用可為代表提供有價值的見解，進而閉合工單和交易。 Guru 也提供分析搜索不產生結果。 看到幾個代表搜索“安全”告訴行銷部門需要了解公司的安全政策。 您與知識的關係可能是雙向的； 讓它告訴您哪裡做得很好，哪裡還有漏洞。

為什麼您需要重新思考您的知識管理策略

您還在認為您的組織沒有知識問題？ 沒有一家公司能免於實施知識管理解決方案的必要增長之痛。 如果您的公司正在成長和創新，如果您的專家非常寶貴，如果您需要取悅客戶，您需要一個知識管理解決方案。 優化您的公司資源以使其可訪問且可執行是有價值的。 在您的組織的命脈上，不要只滿足於“足夠好”。 了解一下：像 Guru 這樣的知識管理解決方案如何幫助您的組織管理知識並帶來收入。