एक ज्ञानस्रोत रखने का महत्व क्या है?

व्यापारों और संगठनों के लिए एक ज्ञान बेस बनाना महत्वपूर्ण है क्योंकि यह महत्वपूर्ण जानकारी और विशेषज्ञता का केंद्रीकरण और संगठन में निगरानी होने की अनुमति देता है। इसमें ग्राहक समर्थन प्रलेखन, कंपनी नीतियाँ और प्रक्रियाएँ, उत्पाद जानकारी, और अधिक शामिल हो सकता है। एक अच्छे-से-व्यवस्थित ज्ञान बेस के साथ, कर्मचारियों को अपने कार्यों को प्रभावी ढंग से निष्पादित करने की जरूरती में जानकारी को आसानी से पहुंचने की अनुमति मिलती है, त्रुटियों को कम करती है और उत्पादकता को बेहतर बनाती है। और आज के परिवेश में, यह बड़ता हुआ महत्वपूर्ण हो रहा है - बशरण, करीब से करीब आधे कर्मचारी अपने काम करने के लिए आवश्यक जानकारी खोजने में संघर्ष करते हैं।

अतिरिक्त रूप से, एक ज्ञान बेस समयानुसार प्रक्रियाओं और प्रक्रियाओं को मानकीकृत करने में सहायक हो सकता है, सेवा वितरण में निरंतरता और गुणवत्ता सुनिश्चित करने में। Antरक्रिया, संचार, और ज्ञान साझाकरण में सुधार के लिए एक ज्ञान बेस एक शक्तिशाली उपकरण है जो संगठन में बेहतर प्रदर्शन और बेहतर परिणामों की ओर ले जाता है।

7 चरणों में एक ज्ञानस्रोत बनाने का तरीका

कदम 1: जानकारी आवश्यकता निर्धारित करने के लिए अनुसंधान करें

एक ज्ञान बेस के उपयोग की सहायकता समझना एक बात है। अपने संगठन के लिए आपकी ज्ञान बेस द्वारा भर जाएगी पुरूज़ा का फैसला एक और चीज़ है। 

ज्ञान बेस सेटअप करने की पहली कदम है उस आवश्यकता का निर्धारण करना जो आपकी ज्ञान बेस पूरी करेगी। अपने दर्शकों के बारे में सोचें। क्या आप अपनी ज्ञान बेस को अपने कर्मचारियों, अपने ग्राहकों, या दोनों की सहायता करने की इच्छा करते हैं? Once you know which audience(s) you want your knowledge base(s) to serve, research where the biggest gaps in knowledge exist।

• क्या आपके कर्मचारी या ग्राहक सबसे अधिक पूछताछ करते हैं?
• किस विभाग पर जानकारी के लिए नियमित आधार पर अनुरोध है?
• क्या आपके संगठन में उत्पादकता कम हो रही है क्योंकि सूचना को दक्षता से साझा नहीं किया जा सकता?
• क्या आपकी संगठन की उत्पादकता कम हो रही है क्योंकि जानकारी को सहजता से साझा नहीं किया जा सकता?
• अगर किसी कंपनी के कर्मचारी संगठन छोड़ जाएं और अपने ज्ञान को साथ ले जाएं तो क्या गंभीर गैर सुविधाएं होंगी?

 उन सवालों के जवाब आपको समझने में मदद करेंगे कि क्या आपको एक ज्ञान आधार की आवश्यकता है और यह कैसे संरचित किया जाना चाहिए।

चरण 2: ज्ञान आधार के प्रकार निर्धारित करें

जब आप जान जाएंगे कि आपको एक ज्ञान आधार की आवश्यकता है, तो आपको यह तय करना होगा कि कौन सा प्रकार का ज्ञान आधार आपकी आवश्यकताओं को सबसे अच्छी तरह से पूरा करेगा। छह सामान्य प्रकार की ज्ञानस्रोतें होती हैं, प्रत्येक एक विभिन्न जनसमूह या कार्य को सेवित करती हैं:

1. आंतरिक ज्ञानस्रोत: कर्मचारियों के लिए डिज़ाइन किया गया है, यह प्रकार कंपनी नीतियाँ, प्रशिक्षण सामग्री, और एसओपी को समर्थन देने के लिए।
2. बाह्य ज्ञानस्रोत: सार्वजनिक-की ओर ध्यान केंद्रित, यह सही जवाबों, उत्पा�...्रना समर्थन प्रदान करती है।
3. साथी ज्ञानस्रोत: वेंडर्स या रीसेलर्स जैसे बाह्य सहयो�...आनधान करती है।
4. आईटी ज्ञानस्रोत: तकनीकी सहायता पर ध्यान केने SAPQ निर�...�ार दर्ज कीकियों और अनुकुशान्नगिति करती हैं।
5. एचआर ज्ञानस्रोत: बेनेफिट्स, अवकाश नीतियाँ, और ओ�...ूग स्टाफ द्वारा आसान पहुंच के लिए ऑनबोडिंग दस्तावेजों में।
6. उपयोगकर्ता प्रकार या भूमिका: जब आपके प�...े ने अपनी आवश्यकताओं को आपकी जानकारी के साथ मेल करने की आ�ड़ यहां।

जिस प्रकार के ज्ञान केंद्र को आप बनाना चाहेंगे, उसके दर्शकों के विषय में सोचें, जिनकी सेवा मुख्यत: ज्ञान केंद्र को किया जाएगा, ज्ञान केंद्र को सामान्य जनता के लिए कितनी पहुंचने में मदद चाहिए, और क्या आप अपनी कंपनी सर्वर पर ज्ञान केंद्र को होस्ट करेंगे या आपके लिए इसे होस्ट करने के लिए प्रदाता पर निर्भर रहेंगे।

चरण 3: ज्ञान केंद्र संरचना विकसित करें

संगठन एक ज्ञान केंद्र के लिए संगठनात्मक संरचना बनाने में एक मुख्य घटक है। आप चाहेंगे कि सभी उपयोगकर्ता जल्दी और आसानी से वह चीज़ें खोज सकें जिनकी तलाश कर रहे हैं। अपनी नवीनतम प्रक्रिया की प्रारंभ में अपनी ज्ञान केंद्र संरचना विकसित करना न केवल आपको अपनी सामग्री को संगठित करने में मदद करेगा जब आपका ज्ञान केंद्र बढ़ेगा, बल्कि संचार डिज़ाइन को जानकारी का डिज़ाइन करेगा और उपयोगकर्ताओं के लिए इसे अधिक सहज बनाने में मदद करेगा।

आप अपने ज्ञान केंद्र को संगठित करने के लिए कई तरह का चयन कर सकते हैं:

• उपयोगकर्ता प्रकार या भूमिका: जब आपके पास विभिन्न उपयोगकर्ता या ग्राहक प्रकार होते हैं, तो भूमिका द्वारा अपने ज्ञान संबंधित केंद्र का संगठन करना प्रभावी है। आपके उपयोगकर्ताओं को उनके लिए विशिष्ट ज्ञान मिलने में तेजी से सहायता मिल सकेगी। उदाहरण के लिए, यदि आपकी कंपनी के बारे में विशिष्ट जानकारी को अंशदान में व्यवस्थित किया जाए जो ठेकेदारों, पूर्णकालिक कर्मचारियों, और अंशकालिक कर्मचारियों के लक्ष्यवान खंडों पर केन्द्रित हो।
• गतिविधि: अगर आपके जनसमूह जो ज्ञान संबंधित केंद्र का उपयोग करें, उन्हें लेने के लिए विशिष्ट जानकारी की आवश्यकता है, तो गतिविधि के द्वारा अपने ज्ञान संबंधित केंद्र के संगठन का प्रभावी है। उदाहरण के लिए, एक विशाल यात्रा एजेंसी के लिए ज्ञान आधार जैसे कार्यों द्वारा व्यवस्थित किया जा सकता है जैसे अपनी यात्रा की योजना बनाना, टिकटें बुक करना, और एक एजेंट से संपर्क करना।
• उपयोगकर्ता के चरण / अनुभव: जब आप पद या उपयोगकर्ता के अनुभव द्वारा संगठित करते हैं, तो आपके ज्ञान संबंधित केंद्र के उपयोगकर्ता अपनी आवश्यकताओं को आपकी जानकारी से त्वरित रूप से मेल खोल सकता है। उदाहरण ॲके �ल�ि�ए, ��क �ज�्ञ�ान �सूत�र एन�लाइन �सम�ा �क�े �ल�ि�ए ��्�� �म�ग�ण�, �सेव� �क�ो �उप�ग्�ि�त� �क�र�न�, �और �उप�यो�त�ा �ट�टोर�ि�ल�स �जै�स� �चर�ण�न� �सं�ग�ठ�ि�त �क�ि�य�ा �ज�ा �स�क�त� �ह�।
• उत्पाद प्रकार: आप अपने ज्ञान संबंधित केंद्र को उत्पाद प्रकार द्वारा संगठित कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, एक फर्नीचर व्यापार अपने ज्ञान संबंधित केंद्र की लिविंग रूम फर्नीचर, बेडरूम फर्नीचर, बच्चों के फर्नीचर और कार्यालय फर्नीचर द्वारा संगठित कर सकता है।   

आपका ज्ञान आधार सदैव परिवर्तन होता रहेगा जब आपकी सामग्री का विस्तार होता है, संपादित होती है, या संग्रहीत होती है। इसलिए जरूरी है कि आपके श्रेणियाँ पर्याप्त रूप से व्यापक हों जिसमें विषय या विषय के अनुसार उपवर्गीकृत किया जा सकता है।

चरण 4: सामग्री बनाने के लिए आपके विशेषज्ञ की स्थापना करें

आपके ज्ञान आधार आपके दर्शकों को उनकी आवश्यकताओं को पूरा करने वाली और आकर्षक सामग्री की एक सतत धारा की आवश्यकता है। विषय विशेषज्ञ (एसएमई) और एक निर्धारित संपादक (या दो) को सभी कंटेंट के विकास के लिए उत्तरदायित्व होना चाहिए ताकि आपकी ज्ञान संबंधित केंद्र में सभी कर्मचारियों और / या ग्राहकों को वितरित होने वाले सभी कंटेंट की गुणवत्ता, सटीकता और प्रभावकारिता सुनिश्चित करें। यहाँ यह प्रक्रिया कैसे काम कर सकती है:

• ज्ञान आधार प्रबंधक प्रत्येक वर्ग के लिए आवश्यक सामग्री का निर्धारण करता है। प्रबंधक प्रत्येक कॉन्टेंट पीस का उद्देश्य, मुख्य संदेश, कीवर्ड, और प्रत्येक लेख के लिए कॉल तो कार्रवाई की सामग्री निर्धारित करता है। उन्होंने समय सीमाएँ भी तय की हैं और सामग्री विकास को एसएमई को सौंपने के लिए उत्तरदायत्ववान होते हैं।
• एसएमई अपने विशेषज्ञ ज्ञान का उपयोग करके सामग्री बनाने के जिम्मेदार होते हैं जो ज्ञान आधार प्रबंधक द्वारा निर्धारित निर्देशों का पालन करती है। एसएमई सटीकता के लिए संपादित सामग्री की समीक्षा भी करते हैं।
• स्पेलिंग, व्याकरण, शैली, और पठनीयता के लिए एसएमई द्वारा प्रदान की गई सामग्री की समीक्षा करते हैं।

क्योंकि आपके ज्ञान आधार के लिए, आपके पास शायद एसएमई ज्यादातर सामग्री लिख रहे हों, आपको यह सुनिश्चित करने के लिए आवश्यक होगा कि आपकी सामग्री का एक स्टाइल गाइड हो ताकि आपकी सामग्री के लुक, ध्वनि, और भाव आपके द्वारा लिखी या संपादित किसी की �डिटिंग के बावजूद संघटन हो। आपके विपणन या संचार विभाग के पास संयोजन गाइड होता है जिसमें विराम चिन्ह, ब्रांड शैली, स्वरूपन, और अधिक के दिशानिर्देश शामिल हो सकते हैं।

चरण 5: ज्ञान संसाधनों को लिखें

आप चाहते हैं कि आपकी सामग्री समझने में आसान हो और आपके SMEs उस सामग्री को एक कुशल तरीके से प्रदान करें। दोनों करने के लिए, उन्हें लेखन दिशानिर्देश प्रदान करें जो इन मूल बिंदुओं को शामिल करते हैं:

• स्पष्टता: अपने वाचकों को यह पता चले कि सामग्री क्या स्पष्ट करेगी, इसे समझने के लिए कार्रवाई आधारित शीर्षक प्रयुक्त करें। सभी अलंकार या तकनीकी शब्द स्पष्ट भाषा में समझाएं।
• पाठनीयता: पाठक सामग्री को एक झलक में प्रदान करने वाली सामग्री पसंद करते हैं। यानी अदायगियां संक्षेप में होनी चाहिए और पाठ के ब्लॉकों को हेडिंग्स, सबहेडिंग्स, बुलेट्स या नंबर्ड सूचियों के साथ विभाजित किया जाना चाहिए जहां यह उपयुक्त हो।
• व्याक्तिगता: आकर्षण में वृद्धि करने के लिए सामग्री में चित्र, चार्ट, इन्फोग्राफिक्स या वीडियो शामिल करें, या जैसे स्वतंत्र सामग्री इसके रूप में रखें।
• उपयोगिता: अपने ज्ञान के आधार में संबंधित लेखों के लिंक करने में सुनिश्चित रहें। यह आपकी दर्शकों को बहुत आसानी से उनके सवालों का पूरी तरह से उत्तर देने वाले अन्य संसाधन ढूँढने में मदद करेगा।
• मूल्य: आपके ज्ञान आधार में प्रत्येक सामग्री का एक मूल्यवान समाधान या अध्ययन प्रदान करना चाहिए।

चरण 6: साझा प्लेटफ़ॉर्म पर संसाधन अपलोड करें

एक साझा ज्ञान आधार प्लेटफ़ॉर्म एक सॉफ़्टवेयर सिस्टम है जो इसे आसानी से आपके ज्ञान आधार से जिन्हें आवश्यकता है तक जाने में मदद करता है। आपके द्वारा चयनित साझा प्लेटफ़ॉर्म में उपकरण शामिल होंगे जो आपके ज्ञान के कार्यान्वयन की क्षमता को विस्तारित करते हैं। उदाहरण के लिए, साझा प्लेटफ़ॉर्म सॉफ़्टवेयर सर्च उपकरण, फ़ाइल साझेदारी, विश्लेषण और रिपोर्टिंग, एक उपयोगकर्ता सुझाव प्रणाली, और अधिक शामिल हो सकता है। आपके द्वारा चयनित साझा प्लेटफ़ॉर्म भी आपके ज्ञान आधार की वृद्धि के साथ स्केल करने में सक्षम होना चाहिए।

चरण 7: सामग्री को अक्सर अपडेट करें

सामग्री को अपडेट करना आपके ज्ञान आधार को लागू रखने और उपयोगी करने के लिए नियमित गतिविधि होगी। आपके ज्ञान संबंधित केंद्र सॉफ़्टवेयर सिस्टम के निर्मित विश्लेषण को मदद करने के लिए भरोसेमंड एनालिटिक्स पर निर्भर करना चाहिए। आप जिस डेटा की समीक्षा करेंगे, वह आपको बेहतर समझने में मदद करेगा:

• लोग किस प्रकार की जानकारी तक पहुँच रहे हैं
• जब किसी लेख को पहली बार प्रकाशित और अपडेट किया गया था तब कैसे खोज जानकारी परिवर्तित होती है
• जब लेख पहली बार प्रकाशित किया गया था और अपडेट किया गया था

साल भर अपने एसएमई को सभी सामग्री की समीक्षा करने की योजना बनाएं (धीरे-धीरे), ताकि आवश्यक होने पर सामग्री को अद्यतन, अनुकूलित करें, या सामग्री को समाप्त करें। केवल उन्हें फोकस करने देने के लिए इन्हे आपकी कंपनी नीतियों, उत्पादों, या सेवाओं में परिवर्तन करने के समय संबंधित सामग्री को अपडेट करने की योजना बनानी चाहिए।

ज्ञान संबंधित केंद्र निर्माण के लिए सर्वोत्तम कथन

एक अच्छे ढंग से बनाया गया ज्ञान संबंधित केंद्र किसी भी कारण से महत्वपूर्ण नहीं होता है—इसमें रणनीति, संरूपण और निरंतर देखभाल की आवश्यकता होती है। इन सर्वश्रेष्ठ प्रथाओं को ध्यान में रखें:

• अपने पाठकों के लिए लिखें: सादा भाषा का उपयोग करें और अंधविश्वास से बचने के लिए. उपभोक्ता के दृष्टिकोण का ध्यान रखें और उनके सवालों का अनुमान लगाएं।
• इसे खोजने में मददगार बनाएं: मेटाडेटा, टैग, और स्पष्ट शीर्षक का उपयोग करें ताकि उपभोक्ता वह पा सकें जो उन्हें चाहिए। खोज अनुकूलन से खोजने योग्यता बढ़ती है और परेशानी को कम करती है।
• स्थिर रहें: पेशबोर्ड और एक समान ध्वनि उपयोग करें ताकि पेशेवर क्षमता और स्पष्टता सुनिश्चित हो। संगतता पाठकों को भरोसा दिलाने और अपनी सामग्री को तेजी से समझने में मदद करती है।
• लोगों को वहां मिलें जहां वे काम करते हैं: एकीकरण का उपयोग करें ताकि जानकारी को उन उपकरणों में समाहित किया जा सके जो आपकी टीम पहले से ही उपयोग कर रही हो। यह अपने स्थान पर जवाब प्रदान करना आसान बनाता है और वहां सबसे उपयोगी होता है जहां उन्हें सबसे ज़्यादा जरूरत है।

एक ज्ञान सूची बनाने में मदद करने वाले उपकरण

वास्तव में, कई सॉफ़टवेयर उपलब्ध हैं, लेकिन सर्वश्रेष्ठ ज्ञान बेस उपकरण सामग्री को बनाने, प्रबंधित करने, और खोजने में साहसिक बना देते हैं। यहाँ कुछ विकल्प हैं:

• गुरु: एआई-सशक्तिश सभवह ज्ञान सूचना सॉफ़टवेयर जो सत्यापित जानकारी को कार्रवाई में वितरित करता है। यह विश्वसनीय उत्तरों से आंतरिक टीमों का समर्थन करने के लिए डिज़ाइन किया गया है, जहां वे काम कर रहे हैं।
• जेनडेस्क गाइड: ग्रेट फॉर ग्राहक-फेसिंग हेल्प सेंटर्स। यह जेनडेस्क सपोर्ट के साथ एकीकरण करता है ताकि टिकट की मात्रा को कम करें और स्व-सेवा की गुणवत्ता में सुधार करें।
• नोशन: सरल विकि-निर्माण सामर्थ्य वाला लच्छिला कार्यस्थल। स्टार्टअप्स या टीमों के लिए एक हल्की-फुल्की आंतरिक ज्ञान समाधान चाहने वाले।
• साझाकरण: आंतरिक टीमों के लिए आपसी प्रलेखन उपकरण आदान-प्रदान करने वाला सहायक सिन्धन प्रोफेशनल टूल। संरचित सिंधन के लिए सामर्थन रोपण और संस्करण नियंत्रण प्रदान करें।

एक उपकरण चुनते समय, ध्यान में रखें कि यह कितना सहज है, यह आपके स्टैक के साथ कितना अच्छी तरह से एकीकृत है, और यह लम्बे समय तक सामग्री रखरखाव का समर्थन कैसे करता है। गुवायववा जिन प्लेटफार्म भी समटता और गवर्णकरण का संतुलन में होते हैं।

निष्कर्ष

एक शानदार ज्ञान बेस केवल दस्तावेज़ों से अधिक है - यह स्केल का समर्थन करता है, घर्षण को कम करता है, और टीमों को एक समर्थन में रखता है। इन कदमों और उत्तम अभ्यास का पालन करके, आप एक संसाधन बना सकते हैं जो समय बचाता है और उपभोक्ताओं को सशक्त करता है।

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