क्या एक ज्ञान आधार है?

निम्नलिखित में से कोई भी एक ज्ञान-आधार के रूप में माना जा सकता है:

• सामान्य पूछे जाने वाले प्रश्न (अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न)
• पीडीएफ
• वर्ड दस्तावेज
• स्प्रेडशीट
• वेब पोर्टल्स
• विकिस
• सहायता केंद्र (सामग्री प्रबंधन सिस्टम)
• ब्राउज़र एक्सटेंशन जो ज्ञान को आपके पसंदीदा ऐप्स में लाता है
• ऑन-प्रेमिस डेटाबेसेज़

एक बाह्य ज्ञान-आधार, जिसे ग्राहक सेवा ज्ञान-आधार भी कहा जाता है, यह आपके ग्राहक और क्लाइंट्स का उपयोग कर सकते हैं जानकारी रखता है। नॉलिंक; आंतरिक ज्ञान आधार, जिसे कर्मचारी इंट्रानेट या कंपनी की विकि भी कहते हैं, आपकी कंपनी की निजी या गोपनीय जानकारी संचित रखता है और कर्मचारियों द्वारा ही पहुंचा जा सकता है।

ज्ञान आधार सॉफ़्टवेयर क्या है?

ज्ञान आधार सॉफ़्टवेयर व्यवसायों को जानकारी को व्यवस्थित, साझा करने, शेयर करने और अपडेट करने में मदद करने वाला एक शक्तिशाली उपकरण है। सही ज्ञान आधार सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके व्यापार अपने ऑपरेशन को अनुकूलित कर सकते हैं, कर्मचारी उत्कृष्टता में वृद्धि कर सकते हैं, और ग्राहक संतुष्टि में सुधार कर सकते हैं।

हालांकि, सभी ज्ञान आधार सॉफ़्टवेयर बराबर नहीं बनाए गए हैं, और सभी समाधान आपकी विशेष व्यावसायिक आवश्यकताओं के लिए उपयुक्त नहीं हो सकते हैं। किसी भी सॉफ़्टवेयर प्रस्ताव में निवेश करने से पहले, अपनी विशिष्ट आवश्यकताओं का मूल्यांकन करना और यह महसूस करना महत्वपूर्ण है कि क्या सॉफ़्टवेयर आपके जरूरतों के तालमेल की सुविधाएँ प्रदान कर सकता है।

Internal vs. external knowledge base: Whats the difference?

एक आंतर्ऽक ज्ञान और बाह्य ज्ञान आधार का उपयोग करने वाले प्रयोगशालाएँ संगठन जानकारी को संग्रहित, व्यवस्थित और साझा करने के लिए करते हैं। ये दोनों के बीच मुख्य अंतर क्या हैं:

एक्सेस

आंतरिक ज्ञान आधार: केवल संगठन के सदस्य या संगठन के भीतर एक विशेष समूह के सदस्य ही इसको पहुँच सकते हैं। इसको पहुंचने के लिए प्रमाणीकरण और अधिकृति की आवश्यकता होती है।

बाह्य ज्ञान आधार: यह सार्वजनिक या संगठन के बाहर एक बड़े दर्शक तक पहुंच के लिए है। यहाँ जानकारी के स्वरूप पर आधारित करता है या नहीं, इसके आधार पर प्रमाणीकरण कर सकता है।

सामग्री

आंतरिक ज्ञान आधार: इसमें उस संगठन स्थानिक जानकारी शामिल है, जैसे कंपनी नीतियाँ, प्रक्रियाएँ, कर्मचारी किताब, परियोजना दस्तावेज़ और आंतरिक संचार।

बाह्य ज्ञान आधार: जो बाहरी लोगों के लिए जानकारी है, जैसे ग्राहक, साझेदार, या सार्वजनिक। यह प्रोडक्ट डॉक्यूमेंटेशन, यूज़र मैन्युअल्स, FAQs, और ट्रब्लशूटिंग गाइड्स जैसा सामग्री शामिल कर सकता है।

उद्देश्य

आंतरिक ज्ञान आधार: जो कर्मचारियों को अपने नौकरियों को अच्छे से करने के लिए आवश्यक जानकारी प्रदान करके संगठन के आंतरिक प्रस्तावना का समर्थन करता है।

बाह्य ज्ञान आधार: इसका मुख्य उद्देश्य व्यक्तिगत, सुरक्षित या गुप्त जानकारी प्रयोगकर्ताओं को संगठन के उत्पाद या सेवाएँ प्रभावी ढंग से उपयोग करने में सहायता प्रदान करना है।

सुरक्षा

आंतरिक ज्ञान आधार: अक्सर संवेदनशील या गोपनीय जानकारी जो सार्वजनिक उपयोग के लिए नहीं है। इसलिए, जानकारी को अनधिकृत पहुंच से सुरक्षित रखने के लिए कठोर सुरक्षा मार्गकर्मों की आवश्यकता होती है।

बाह्य ज्ञान आधार: सार्वजनिक उपयोग के लिए जानकारी, अंदरूनी ज्ञान आधार की तुलना में उतनी ज्यादा सुरक्षा की आवश्यकता नहीं होती। हालांकि, इसे फिर भी स्पैम या हानिकारक सामग्री से बचाने के लिए कुछ स्तर की सुरक्षा की आवश्यकता हो सकती है।

एक आंतरिक ज्ञान आधार कंपनी के अंदर कार्यों में सहायक होता है। यह कर्मचारियों को जानकारी और सहायता प्रदान करता है। एक बाह्य ज्ञान आधार व्यक्तियों को संगठन के बाहर सूचना और सहायता प्रदान करता है। यह एक संसाधन के रूप में बाह्य उपयोगकर्ताओं के लिए काम आता है।

दोनों के बीच मुख्य अंतर उनके पहुंचने, सामग्री, उद्देश्य, और सुरक्षा में है। हम आंतरिक ज्ञान आधार के पुरालो से गहराई में जाएंगे।

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ज्ञान आधार सिस्टम के प्रकार

ज्ञान आधार के पांच मुख्य प्रकार हैं। इनमें निम्नलिखित शामिल हैं:

• आंतरिक ज्ञान आधार
• होस्टेड ज्ञान आधार
• स्व-होस्टेड ज्ञान आधार
• ओपेन-सोर्स ज्ञान आधार सॉफ्टवेयर
• ग्राहक सेवा ज्ञान आधार

आंतरिक ज्ञान आधार

एक आंतरिक ज्ञान आधार कंपनी द्वारा सख्तके करा गया होता है ताकि कर्मचारी जरुरत के समय जानकारी तक पहुंच सकें। जाने कैसे एक गुरु के साथ ज्ञान आधार एकीकरण आपकी टीम के लिए एक सांगप्रदन ज्ञान आधार से कही जाती है।

आंतरिक ज्ञान आधार का उपयोग करने के तरीके

एक आंतरिक ज्ञान आधार इस तरीके से बहुत परिवर्तनशील होता है। अपने आंतरिक ज्ञान आधार सॉफ्टवेयर का अधिक उपयोग करने के कुछ तरीके महत्वपूर्ण जानकारी को लाने में शामिल हो सकते हैं, जैसे:

• कर्मचारी लाभ और प्रवेश प्रोनोकॉल से लेकर ब्रांड मार्गदर्शिका और ग्राहक संचरण के बारे में अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों (FAQs) के उत्तर
• कंपनी नीतियाँ और हैंडबुक
• बढ़िया प्रथाएँ और बेचने के रणनीतियों, ग्राहक मुद्दों को संभालने और सहकर्मी संघर्ष के साथ निपुणियता लाने के लिए मार्गदर्शिकाएँ
• संगठनात्मक संरचनाएँ और महत्वपूर्ण आंतरिक संपर्क सूचना
• प्रबंधकों के लिए भर्ती, साक्षात्कार और कर्मचारी मूल्यांकन जानकरी

एक अच्छी-तरह से व्यवस्थित, आसानी से खोजने वाली और पहुँचने वाली आंतरिक ज्ञान आधार का बनाए रखना आपके कर्मचारियों को जल्दी उत्तर प्राप्त करने में मदद करता है, बिना सामान्य सवाल पुन: पूछने की आवश्यकता के।

आंतरिक ज्ञान आधार सॉफ़्टवेयर आपकी कंपनी को नवीन और महत्वपूर्ण जानकारी पर ध्यान केंद्रित करने में मदद करता है। नए कर्मचारियों को कंपनी नीतियों और प्रक्रियाओं का परिचय देने के समय, साथ ही उन्हें नए भूमिकाएँ संभालने की प्रशिक्षण देने में समय का काफी हद घटा सकता है। उत्तर और जल्दी पहुंचने का सहज आधार स्थान का मतलब है कि आपके ग्राहक आपकी बिक्री टीम के उनके सवालों और चिंताओं के त्वरित जवाब से संतुष्ट रहेंगे, और आप यहां तक कि आपको यह पता चल जाएगा कि आपके कर्मचारियों का संघ कौशल एक सुरक्षित, खोजने योग्य स्थान में भविष्य में उपयोग के लिए संचित है।

आंतरिक ज्ञान आधार सॉफ़्टवेयर क्या है?

आंतरिक ज्ञान संकेत सॉफ़्टवेयर योग्यता है कर्मचारियों की सहायता करके उन्हें एक स्थान मिलता है जहाँ वे अपने कामों को सर्वोत्तम रूप से करने के लिए आवश्यक संसाधनों की खोज कर सकते हैं। एक प्रभावी आंतरिक ज्ञान केंद्र कर्मचारियों की निराशा को कम करता है और उत्पादकता को बढ़ाता है दोहरी खोज की आवश्यकता को कम करके, कर्मचारी वर्कफ्लो से एकीकृत करके, योगदान और सहयोग को प्रोत्साहित करके, और सामग्री संबंधितता और सटीकता सुनिश्चित करके।

कुछ और उदाहरण सॉफ़्टवेयर के बारे में जो आंतरिक ज्ञान-आधार सॉफ़्टवेयर के रूप में विचार किए जा सकते हैं दस्तावेज़ और स्प्रेडशीट, सामग्री प्रबंधन सिस्टम (सीएमएस), वेब पोर्टल, पूछे जाने वाले प्रश्न (एफएक्यू) या विकिस।

कुछ प्रश्न जो आपको अपनी टीम के लिए सर्वोत्तम सॉफ़्टवेयर चुनने में मदद कर सकते हैं:

• क्या यह सॉफ़्टवेयर हमें सूचना सभी लोगों के साथ साझा करने की अनुमति देता है?
• क्या इसे महत्वपूर्ण लेखों के बारे में लोगों को चेतान करना आसान है?
• क्या आप जल्दी से देख सकते हैं कि लेख कब अंतिम बार अपडेट किया गया था? और क्या सॉफ़्टवेयर SMEs को नियमित आधार पर पुरानी सूचनाओं को अपडेट करने के लिए प्रोत्साहित करेगा?

आंतरिक ज्ञान आधार उदाहरण

होस्टेड ज्ञान आधार

एक होस्टेड ज्ञान आधार सूचना एकत्र करता है और सहेजती है जानकारी अपने (आंतरिक) टीम और आपके (बाह्य) ग्राहक या हितधारकों के लिए, डेटा को अच्छे से संगठित और आसानी से खोजिये।

स्व-होस्टेड ज्ञान आधार

यह प्रकार का ज्ञान आधार आपके संगठन के अपने सर्वरों पर होस्ट किया गया है। यह दृष्टिकोण आपको सुरक्षा, गोपनीयता, और उपकालबंधितता पर अधिक नियंत्रण देता है लेकिन उसका साथ ही यह आपके लिए जिम्मेदारी भी है कि आप समस्याओं का संबोधन कैसे करें और उत्तर दें।

खुला-स्रोत ज्ञान आधार

खुले स्रोत ज्ञान आधार सार्वजनिक रूप से पहुंचने योग्य होते हैं और शुल्कमुक्त या नहीं हो सकते। खुले-स्रोत ज्ञान आधार सॉफ़्टवेयर हेल्पफुल हो सकता है अगर आपका संगठन डेवेलपर्स या प्रोग्रामर्स को व्यवसायक आवश्यकताओं के अनुसार स्रोत कोड को कस्टमाइज़ करने देना चाहता है।

ओपन-सोर्स ज्ञान आधार उदाहरण

• डॉक्यूमाइज़
• ईक्सो
• मायबेस
• ओपेनकेएम

ग्राहक सेवा ज्ञान आधार

एक ग्राहक सेवा ज्ञान आधार जानकारी को व्यवस्थित करता है ताकि आपके ग्राहकों को उसे उपयोग करने में आसानी हो। यह सामग्री प्रबंधन सिस्टम, जिसे ग्राहक सेवा ज्ञान आधार भी कहा जाता है, में उपयुक्तहोता है साथ रहनेवालों के लिए प्रबंधित और सहायता अनुप्रयोग के रूप में डिज़ाइन की गई है। Because this is customer- or public-facing, it would not be appropriate for confidential or private information. Learn more about external knowledge bases here.

How is customer service knowledge base software used?

Customer service knowledge base software, also known as a help center software or external knowledge base software, is designed specifically for external, non-expert users to navigate and find information quickly. While it’s maintained by internal experts, the software should be publicly accessible and/or embedded into a customer-facing webpage.

Benefits of knowledge bases

Software that is intended to be used as a knowledge base has specific benefits over solutions that can be used many other ways, like long documents, PDFs, internal wikis, shared drives, or spreadsheets. 

• Less time spent searching for information – Purpose-built knowledge base software makes it easier to surface specific knowledge when needed. This improves contact center efficiency by making it easy for agents to resolve customer issues on the first call. It also improves company-wide productivity by making it easy for everyone to find the information they need to do their jobs well.
• Faster onboarding – New hires no longer need to ask tons of questions in their first weeks. A quality internal knowledge base enables them to effectively self-serve and stops repeat questions from interrupting your most critical staff.
• Easy upkeep –  Documents and spreadsheets can easily become outdated, and version control can lead to duplication and confusion. Knowledge bases allow users to update individual items as necessary (instead of having to update and republish an entire document). A quality knowledge base includes a simple way to quickly see whether information can be trusted, and automation to remind SMEs to keep their information up-to-date.
• Roles and permissions – Knowledge bases allow for granular access and editing. While some other solutions (like Google Docs and Google Drive) can also be limited this way, the settings often require more time to maintain. 
• Designed to be used in-workflow – A quality knowledge base solution is designed to be used to provide answers where and when you need them, while other solutions require major context-switching and searching. For example, Guru’s Chrome extension, Microsoft Teams, and Slack integrations allow everyone to quickly access the knowledge they need without leaving the apps they use every day.

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What makes a great knowledge base?

• Clear and concise organization: a great knowledge base is well-organized and easy to navigate, with intuitive categories and subcategories that make it easy for users to find what they need.
• Up-to-date and accurate information: a great knowledge base is regularly updated to ensure that the information is accurate and relevant, through a combination of automated updates and regular reviews by subject matter experts.
• User-friendly interface: a great knowledge base is designed with the end-user in mind, with a user-friendly interface that allows users to quickly find the information they need.
• Search functionality: a great knowledge base includes a robust search functionality that allows users to quickly locate the information they need, with a search function that provides relevant results based on the user's query.
• Collaboration tools: a great knowledge base encourages collaboration and knowledge sharing, including tools that allow users to contribute to the knowledge base such as wikis, forums, and commenting features. This helps to keep the information up-to-date and relevant, while also fostering a culture of collaboration and continuous learning.

How do I choose a knowledge base?

First, determine whether you need an internal knowledge base or an external knowledge base. Then, consider your knowledge management strategy. Those two factors in combination should give you sense of your technical requirements.

• If you’re hosting an externally facing help center that needs to be updated 1-4 times/year, a content management system (CMS) may be your best option.
• If your knowledge is meant to be accessed only in one or two specific offices for security reasons, a database that can only be accessed from on-premise computers is the right choice.
• If you need an internal knowledge base that is updated once a month by 1-2 users but read by many, a wiki solution may work.
• If you need an internal knowledge base that is both updated by and read by many people multiple times per month, a web portal may be your best option. If those people work in multiple apps, look for one with an in-browser extension.

Why you need a knowledge base

Knowledge management solutions let subject matter experts (SMEs) “brain dump” their expertise into an online resource that can be updated and edited as they see fit. That way, when team members have questions, they can go straight to the source for answers without having to bother the actual source. Plus, a verification feature like Guru’s tells users that the information available is trusted and up-to-date, eliminating any need to double-check with the SME.

How to know if you need a knowledge base 

If a People Ops team needs to make sure everyone is looking at the right benefits information, a centralized access location that can show who's read what is essential. That's where the knowledge base comes in.

The same holds true for a manager who wants to efficiently onboard and train new employees, or for a member of your team who needs information about their benefits, compensation, or company policies. If you see opportunities where your organization can save time, enhance productivity, and create greater cohesion and accuracy of the knowledge disseminated to employees, your company can benefit from internal knowledge base software.

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