How Guru Uses Guru for Its New Hire Onboarding Process
Qui in Guru, utilizziamo il nostro strumento per completare in modo efficiente il processo di onboarding per i nuovi assunti. Scopri come tracciamo i materiali di onboarding e miglioriamo i team.
È il tuo primo giorno in un nuovo lavoro. Sei accolto con un cinque e un nuovo computer splendente. Ti siedi alla tua scrivania, accedi a la rete WiFi e... e ora? Potresti avere alcune sessioni di formazione a cui partecipare più tardi nel pomeriggio, o alcuni articoli da leggere, ma cosa fare se hai domande che non sono state trattate nella sessione di benvenuto? A chi ti rivolgi per domande o problemi sulla busta paga? C'è qualcos'altro che devi compilare? Sai che dovrai imparare MOLTO in poco tempo, quindi da dove dovresti iniziare? Quale informazione dovresti dare priorità ad apprendere oggi rispetto a domani rispetto alla prossima settimana?
Siamo tutti passati di lì. Iniziare un nuovo lavoro non è facile, e la quantità di conoscenze che devi elaborare e comprendere può essere opprimente. E mentre il tuo nuovo capo ha chiarito che è disponibile a rispondere a qualsiasi tue domande, non vuoi disturbarla per ogni piccola cosa.
In Guru, i nuovi dipendenti possono respirare un po' più facilmente sapendo che tutto ciò di cui hanno bisogno per capire i loro nuovi lavori è facilmente accessibile in Guru. Dalle politiche specifiche delle risorse umane, ai processi del team e ai modelli di email, ai migliori posti per il pranzo ramen – c'è tutto in Guru.
In Guru crediamo che “la conoscenza di cui hai bisogno per svolgere il tuo lavoro dovrebbe trovarti dove lavori.” Ciò include la conoscenza di cui hai bisogno per sapere come fare il tuo lavoro. Man mano che siamo cresciuti in Guru, abbiamo utilizzato il nostro stesso software di gestione della conoscenza per formalizzare il nostro processo di onboarding in un modo che possa dare potere ai nuovi dipendenti di crescere con un senso di autonomia. La nostra strategia di onboarding si basa su tre componenti chiave:
La struttura flessibile dell'applicazione web di Guru
Dati dettagliati sull'uso a livello utente in tempo reale
Accesso trasparente alla conoscenza verificata interdipartimentale
1. Struttura flessibile
Creare una struttura intuitiva per il tuo onboarding dei dipendenti è essenziale. I nuovi dipendenti che partecipano a un programma di onboarding ben strutturato risultano essere 69% più propensi a rimanere in azienda fino a tre anni. I programmi di onboarding possono assumere molte forme, ma poiché tutta la nostra conoscenza aziendale vive già ovunque lavoriamo attraverso Guru, è stato un gioco da ragazzi ospitare i nostri processi per i nuovi assunti in Guru. In questo modo, i nuovi assunti (o non così nuovi – non dovrebbero tutti avere accesso continuo alle informazioni del primo giorno come i benefici per i pendolari o le iscrizioni in palestra?) possono rivedere tutta la conoscenza sull'onboarding attraverso Guru, anziché dover navigare verso una soluzione separata.
La struttura a più livelli dell'applicazione web di Guru è ideale per organizzare tutti i tipi di conoscenza, compresi i materiali di onboarding. Dai un'occhiata all'esempio qui sotto per vedere come il nostro team di Customer Success affronta l'onboarding. Raccogliamo tutta la conoscenza sugli onboarding per ogni ruolo CS in un unico posto. Da quella posizione, i nuovi assunti possono approfondire i dettagli del loro specifico ruolo. All'interno della Board specifica per CSM, organizziamo tutta la conoscenza di cui i CSM hanno bisogno per completare l'onboarding in schede separate, come CSM - Settimana 3. Dividiamo le responsabilità di ruolo, gli obiettivi complessivi dell'onboarding, i compiti e i materiali di lettura per le prime 12 settimane di un nuovo assunto in Guru.
Questo formato consente a un nuovo dipendente di assimilare la conoscenza al proprio ritmo, così come fare riferimento a qualsiasi informazione durante il loro processo di onboarding.
Altre soluzioni di onboarding possono essere rigide, richiedendo agli utenti di completare i moduli in un ordine specifico e dando poca visibilità all'intero programma di onboarding. In Guru, sia che un nuovo dipendente voglia saltare in giro e assimilare conoscenze a proprio piacimento, sia che desideri seguire un percorso sistematico attraverso le schede Card per Card, va bene – Guru può adattarsi a qualsiasi stile di apprendimento.
Inizia il tuo database di conoscenze con questo modello:
Ci impegniamo a dare ai nuovi dipendenti un senso di indipendenza sin dal primo giorno, consentendo loro di cercare facilmente attraverso i materiali di formazione anziché seguire un tipico approccio ‘checklist’. Invece di adottare un approccio dall'alto verso il basso, unico per tutti in fatto di onboarding, utilizziamo Guru per collegare concretamente i punti di forza specifici di un dipendente con il modo in cui contribuirà al successo dell'azienda.
Guru dà anche potere ai manager di personalizzare la loro struttura di onboarding e formattare la conoscenza in modi dinamici e coinvolgenti. Il nostro robusto editor di schede consente agli utenti di inserire vari tipi di contenuto nelle schede, comprese video, PDF, immagini e persino contenuti ricchi provenienti da altre applicazioni come Google Docs. Guru supporta la modifica in-app che consente agli utenti di apportare modifiche ai contenuti incorporati senza mai lasciare Guru.
La funzionalità di collegamento delle schede è ideale anche per fare riferimento a schede di altre Board, o anche attraverso collezioni interdipartimentali (cioè “Dai un'occhiata alle domande più frequenti del team Sales qui.”) Essere in grado di collegare o copiare framework esistenti consente anche ai manager di risparmiare tempo. Forse il tuo team di Support ha trascorso molto tempo a sviluppare un modello completo per un processo specifico; perché non risparmiarti un po' di tempo (e aggiungere un livello di coerenza interdipartimentale nel processo) e copiare quel framework per il tuo team invece di crearne uno nuovo?
La struttura a più livelli di Guru rende sia organizzare che consumare la conoscenza un gioco da ragazzi. I nostri nuovi assunti possono iniziare l'onboarding al loro ritmo e i nostri manager hanno piena autonomia sulla conoscenza che i loro diretti riporti stanno consultando.
2. Dati in tempo reale
Può essere difficile per un manager riconoscere se e quando un nuovo dipendente ha bisogno di aiuto o ha domande su qualcosa di specifico durante il processo di onboarding. Con i dati a livello di team e utente di Guru, puoi vedere quali schede un nuovo assunto sta leggendo, con quale frequenza ha visualizzato una determinata scheda, nonché quali parole chiave vengono cercate più spesso da un determinato gruppo di utenti. Guarda l'esempio dei dati di analisi degli utenti qui sotto.
Con i dati a livello di scheda, Guru ti consente di assicurarti che tutti i nuovi e i non così nuovi membri del tuo team abbiano visualizzato un determinato pezzo di conoscenza. Questo è particolarmente utile quando si fanno onboarding nuovi dipendenti, poiché puoi approfondire le visualizzazioni specifiche delle schede per vedere un elenco di quali utenti hanno e non hanno visualizzato la scheda e seguire l'argomento: “Sembra che tu non abbia avuto occasione di rivedere la scheda Suggerimenti per l'Onboarding dei Dipendenti, dai un'occhiata qui.”
La visibilità su come gli utenti consumano la conoscenza tiene i manager informati e contribuisce anche a evolvere la tua strategia di onboarding. Se un nuovo assunto ha visualizzato una scheda 27 volte, è perché ha bisogno di fare riferimento ad essa ogni giorno o perché qualcosa di lì lo confonde? Questa è una distinzione importante e una su cui i nostri manager sono in grado di fare chiarezza grazie all'analisi di Guru. I manager possono anche approfondire le ricerche in Guru che non producono risultati per avere un'idea di ciò che i loro collaboratori stanno cercando e non trovando. Se più persone hanno cercato ‘piano 401K’ e non è comparso nulla, questo indica che c'è bisogno di una nuova scheda.
Una delle parti più importanti dell'onboarding è garantire che la conoscenza che i nuovi assunti stanno consumando sia aggiornata. Se il tuo programma di onboarding include una vecchia versione del tuo presentazione o materiali antecedenti l'ultimo aggiornamento del marchio, i tuoi nuovi assunti assimileranno informazioni errate. Ogni pezzo di conoscenza in Guru è assegnato a un Verifier, che è quindi responsabile per mantenere quell'informazione aggiornata e accurata. I verifier sono anche tenuti a specificare una frequenza con cui verificheranno nuovamente un determinato pezzo di conoscenza. Se quella scheda raggiunge la fine della sua finestra di fiducia assegnata, viene automaticamente etichettata come ‘Non Fidato’ fino a quando il verifier non entra e afferma che la conoscenza è ancora accurata.
Con un chiaro indicatore dello stato di fiducia di una scheda, i nuovi dipendenti possono sentirsi sicuri che la conoscenza che stanno consumando in Guru sia accurata. Se una scheda è ‘Non Fidato’, o se un nuovo dipendente ha una domanda sulla conoscenza, può facilmente commentare sulla scheda e chiedere al Verifier chiarimenti senza necessariamente disturbarli fisicamente o interrompere il flusso di una formazione.
Le autorizzazioni intuitive di Guru consentono ai manager di impostare regole separate su chi può visualizzare le schede e chi può modificarle. In Guru, crediamo che la conoscenza debba essere condivisa tra i reparti, quindi quasi tutte le conoscenze del nostro team possono essere visualizzate da tutti i dipendenti. Questo alto livello di trasparenza promuove la collaborazione, riduce la ridondanza delle informazioni tra i team e dà potere ai nuovi dipendenti con accesso a informazioni su praticamente tutto. Questo promuove anche un apprendimento personalizzato poiché i nuovi dipendenti possono cercare e trovare informazioni aggiuntive che potrebbero essere di loro interesse tra i reparti.
L'onboarding non riguarda solo l'apprendimento delle politiche aziendali e dei processi del team, ma anche incontrare il tuo nuovo team. In Guru, abbiamo creato un questionario “Storia della vita” che ogni dipendente completa e usa per creare la propria prima scheda Guru. Chiede domande come:
Qual è stato il primo concerto a cui hai mai partecipato?
Il tuo programma/film TV preferito?
Quali altre abilità/attività porti in tavola?
A ogni nuovo dipendente viene chiesto di creare la propria scheda “Storia della vita” entro la prima settimana in Guru, il che li aiuta a conoscere meglio il software e a portare il loro vero io al lavoro. Una volta che un nuovo dipendente crea la propria scheda di Storia della vita, l'intera azienda la vede apparire nel nostro feed di attività delle nuove schede in Slack, il che invoglia gli altri dipendenti a leggere del loro nuovo compagno e stabilire connessioni!
Con accesso alle storie di vita di tutti gli altri in Guru, un nuovo dipendente può rapidamente associare i nomi ai volti, collegarsi a persone con interessi simili (nonostante la geografia), e immediatamente sentirsi parte della comunità di Guru. Inoltre, poiché queste schede vivono in Guru, sono sempre referenziabili per chiunque necessiti di una reintroduzione a un collaboratore o semplicemente voglia una nuova raccomandazione TV.
La conoscenza di cui hai bisogno per svolgere il tuo lavoro
Guru dà potere agli individui di realizzare il proprio potenziale completo fornendo la conoscenza di cui hanno bisogno per svolgere i loro lavori. I materiali di formazione e onboarding rientrano esattamente sotto quell'ombrello più ampio della conoscenza. In Guru, ci impegniamo a fornire a tutti i dipendenti tutta la conoscenza di cui hanno bisogno per avere successo. Utilizzando il nostro stesso prodotto per formalizzare il nostro processo di onboarding, godiamo di un formato flessibile e di una struttura intuitiva, visibilità sui modelli di utilizzo e lacune di conoscenza, e trasparenza e accuratezza tra i dipartimenti.
Per ulteriori informazioni su come il tuo team può utilizzare Guru per l’onboarding, contattaci a support@getguru.com.
È il tuo primo giorno in un nuovo lavoro. Sei accolto con un cinque e un nuovo computer splendente. Ti siedi alla tua scrivania, accedi a la rete WiFi e... e ora? Potresti avere alcune sessioni di formazione a cui partecipare più tardi nel pomeriggio, o alcuni articoli da leggere, ma cosa fare se hai domande che non sono state trattate nella sessione di benvenuto? A chi ti rivolgi per domande o problemi sulla busta paga? C'è qualcos'altro che devi compilare? Sai che dovrai imparare MOLTO in poco tempo, quindi da dove dovresti iniziare? Quale informazione dovresti dare priorità ad apprendere oggi rispetto a domani rispetto alla prossima settimana?
Siamo tutti passati di lì. Iniziare un nuovo lavoro non è facile, e la quantità di conoscenze che devi elaborare e comprendere può essere opprimente. E mentre il tuo nuovo capo ha chiarito che è disponibile a rispondere a qualsiasi tue domande, non vuoi disturbarla per ogni piccola cosa.
In Guru, i nuovi dipendenti possono respirare un po' più facilmente sapendo che tutto ciò di cui hanno bisogno per capire i loro nuovi lavori è facilmente accessibile in Guru. Dalle politiche specifiche delle risorse umane, ai processi del team e ai modelli di email, ai migliori posti per il pranzo ramen – c'è tutto in Guru.
In Guru crediamo che “la conoscenza di cui hai bisogno per svolgere il tuo lavoro dovrebbe trovarti dove lavori.” Ciò include la conoscenza di cui hai bisogno per sapere come fare il tuo lavoro. Man mano che siamo cresciuti in Guru, abbiamo utilizzato il nostro stesso software di gestione della conoscenza per formalizzare il nostro processo di onboarding in un modo che possa dare potere ai nuovi dipendenti di crescere con un senso di autonomia. La nostra strategia di onboarding si basa su tre componenti chiave:
La struttura flessibile dell'applicazione web di Guru
Dati dettagliati sull'uso a livello utente in tempo reale
Accesso trasparente alla conoscenza verificata interdipartimentale
1. Struttura flessibile
Creare una struttura intuitiva per il tuo onboarding dei dipendenti è essenziale. I nuovi dipendenti che partecipano a un programma di onboarding ben strutturato risultano essere 69% più propensi a rimanere in azienda fino a tre anni. I programmi di onboarding possono assumere molte forme, ma poiché tutta la nostra conoscenza aziendale vive già ovunque lavoriamo attraverso Guru, è stato un gioco da ragazzi ospitare i nostri processi per i nuovi assunti in Guru. In questo modo, i nuovi assunti (o non così nuovi – non dovrebbero tutti avere accesso continuo alle informazioni del primo giorno come i benefici per i pendolari o le iscrizioni in palestra?) possono rivedere tutta la conoscenza sull'onboarding attraverso Guru, anziché dover navigare verso una soluzione separata.
La struttura a più livelli dell'applicazione web di Guru è ideale per organizzare tutti i tipi di conoscenza, compresi i materiali di onboarding. Dai un'occhiata all'esempio qui sotto per vedere come il nostro team di Customer Success affronta l'onboarding. Raccogliamo tutta la conoscenza sugli onboarding per ogni ruolo CS in un unico posto. Da quella posizione, i nuovi assunti possono approfondire i dettagli del loro specifico ruolo. All'interno della Board specifica per CSM, organizziamo tutta la conoscenza di cui i CSM hanno bisogno per completare l'onboarding in schede separate, come CSM - Settimana 3. Dividiamo le responsabilità di ruolo, gli obiettivi complessivi dell'onboarding, i compiti e i materiali di lettura per le prime 12 settimane di un nuovo assunto in Guru.
Questo formato consente a un nuovo dipendente di assimilare la conoscenza al proprio ritmo, così come fare riferimento a qualsiasi informazione durante il loro processo di onboarding.
Altre soluzioni di onboarding possono essere rigide, richiedendo agli utenti di completare i moduli in un ordine specifico e dando poca visibilità all'intero programma di onboarding. In Guru, sia che un nuovo dipendente voglia saltare in giro e assimilare conoscenze a proprio piacimento, sia che desideri seguire un percorso sistematico attraverso le schede Card per Card, va bene – Guru può adattarsi a qualsiasi stile di apprendimento.
Inizia il tuo database di conoscenze con questo modello:
Ci impegniamo a dare ai nuovi dipendenti un senso di indipendenza sin dal primo giorno, consentendo loro di cercare facilmente attraverso i materiali di formazione anziché seguire un tipico approccio ‘checklist’. Invece di adottare un approccio dall'alto verso il basso, unico per tutti in fatto di onboarding, utilizziamo Guru per collegare concretamente i punti di forza specifici di un dipendente con il modo in cui contribuirà al successo dell'azienda.
Guru dà anche potere ai manager di personalizzare la loro struttura di onboarding e formattare la conoscenza in modi dinamici e coinvolgenti. Il nostro robusto editor di schede consente agli utenti di inserire vari tipi di contenuto nelle schede, comprese video, PDF, immagini e persino contenuti ricchi provenienti da altre applicazioni come Google Docs. Guru supporta la modifica in-app che consente agli utenti di apportare modifiche ai contenuti incorporati senza mai lasciare Guru.
La funzionalità di collegamento delle schede è ideale anche per fare riferimento a schede di altre Board, o anche attraverso collezioni interdipartimentali (cioè “Dai un'occhiata alle domande più frequenti del team Sales qui.”) Essere in grado di collegare o copiare framework esistenti consente anche ai manager di risparmiare tempo. Forse il tuo team di Support ha trascorso molto tempo a sviluppare un modello completo per un processo specifico; perché non risparmiarti un po' di tempo (e aggiungere un livello di coerenza interdipartimentale nel processo) e copiare quel framework per il tuo team invece di crearne uno nuovo?
La struttura a più livelli di Guru rende sia organizzare che consumare la conoscenza un gioco da ragazzi. I nostri nuovi assunti possono iniziare l'onboarding al loro ritmo e i nostri manager hanno piena autonomia sulla conoscenza che i loro diretti riporti stanno consultando.
2. Dati in tempo reale
Può essere difficile per un manager riconoscere se e quando un nuovo dipendente ha bisogno di aiuto o ha domande su qualcosa di specifico durante il processo di onboarding. Con i dati a livello di team e utente di Guru, puoi vedere quali schede un nuovo assunto sta leggendo, con quale frequenza ha visualizzato una determinata scheda, nonché quali parole chiave vengono cercate più spesso da un determinato gruppo di utenti. Guarda l'esempio dei dati di analisi degli utenti qui sotto.
Con i dati a livello di scheda, Guru ti consente di assicurarti che tutti i nuovi e i non così nuovi membri del tuo team abbiano visualizzato un determinato pezzo di conoscenza. Questo è particolarmente utile quando si fanno onboarding nuovi dipendenti, poiché puoi approfondire le visualizzazioni specifiche delle schede per vedere un elenco di quali utenti hanno e non hanno visualizzato la scheda e seguire l'argomento: “Sembra che tu non abbia avuto occasione di rivedere la scheda Suggerimenti per l'Onboarding dei Dipendenti, dai un'occhiata qui.”
La visibilità su come gli utenti consumano la conoscenza tiene i manager informati e contribuisce anche a evolvere la tua strategia di onboarding. Se un nuovo assunto ha visualizzato una scheda 27 volte, è perché ha bisogno di fare riferimento ad essa ogni giorno o perché qualcosa di lì lo confonde? Questa è una distinzione importante e una su cui i nostri manager sono in grado di fare chiarezza grazie all'analisi di Guru. I manager possono anche approfondire le ricerche in Guru che non producono risultati per avere un'idea di ciò che i loro collaboratori stanno cercando e non trovando. Se più persone hanno cercato ‘piano 401K’ e non è comparso nulla, questo indica che c'è bisogno di una nuova scheda.
Una delle parti più importanti dell'onboarding è garantire che la conoscenza che i nuovi assunti stanno consumando sia aggiornata. Se il tuo programma di onboarding include una vecchia versione del tuo presentazione o materiali antecedenti l'ultimo aggiornamento del marchio, i tuoi nuovi assunti assimileranno informazioni errate. Ogni pezzo di conoscenza in Guru è assegnato a un Verifier, che è quindi responsabile per mantenere quell'informazione aggiornata e accurata. I verifier sono anche tenuti a specificare una frequenza con cui verificheranno nuovamente un determinato pezzo di conoscenza. Se quella scheda raggiunge la fine della sua finestra di fiducia assegnata, viene automaticamente etichettata come ‘Non Fidato’ fino a quando il verifier non entra e afferma che la conoscenza è ancora accurata.
Con un chiaro indicatore dello stato di fiducia di una scheda, i nuovi dipendenti possono sentirsi sicuri che la conoscenza che stanno consumando in Guru sia accurata. Se una scheda è ‘Non Fidato’, o se un nuovo dipendente ha una domanda sulla conoscenza, può facilmente commentare sulla scheda e chiedere al Verifier chiarimenti senza necessariamente disturbarli fisicamente o interrompere il flusso di una formazione.
Le autorizzazioni intuitive di Guru consentono ai manager di impostare regole separate su chi può visualizzare le schede e chi può modificarle. In Guru, crediamo che la conoscenza debba essere condivisa tra i reparti, quindi quasi tutte le conoscenze del nostro team possono essere visualizzate da tutti i dipendenti. Questo alto livello di trasparenza promuove la collaborazione, riduce la ridondanza delle informazioni tra i team e dà potere ai nuovi dipendenti con accesso a informazioni su praticamente tutto. Questo promuove anche un apprendimento personalizzato poiché i nuovi dipendenti possono cercare e trovare informazioni aggiuntive che potrebbero essere di loro interesse tra i reparti.
L'onboarding non riguarda solo l'apprendimento delle politiche aziendali e dei processi del team, ma anche incontrare il tuo nuovo team. In Guru, abbiamo creato un questionario “Storia della vita” che ogni dipendente completa e usa per creare la propria prima scheda Guru. Chiede domande come:
Qual è stato il primo concerto a cui hai mai partecipato?
Il tuo programma/film TV preferito?
Quali altre abilità/attività porti in tavola?
A ogni nuovo dipendente viene chiesto di creare la propria scheda “Storia della vita” entro la prima settimana in Guru, il che li aiuta a conoscere meglio il software e a portare il loro vero io al lavoro. Una volta che un nuovo dipendente crea la propria scheda di Storia della vita, l'intera azienda la vede apparire nel nostro feed di attività delle nuove schede in Slack, il che invoglia gli altri dipendenti a leggere del loro nuovo compagno e stabilire connessioni!
Con accesso alle storie di vita di tutti gli altri in Guru, un nuovo dipendente può rapidamente associare i nomi ai volti, collegarsi a persone con interessi simili (nonostante la geografia), e immediatamente sentirsi parte della comunità di Guru. Inoltre, poiché queste schede vivono in Guru, sono sempre referenziabili per chiunque necessiti di una reintroduzione a un collaboratore o semplicemente voglia una nuova raccomandazione TV.
La conoscenza di cui hai bisogno per svolgere il tuo lavoro
Guru dà potere agli individui di realizzare il proprio potenziale completo fornendo la conoscenza di cui hanno bisogno per svolgere i loro lavori. I materiali di formazione e onboarding rientrano esattamente sotto quell'ombrello più ampio della conoscenza. In Guru, ci impegniamo a fornire a tutti i dipendenti tutta la conoscenza di cui hanno bisogno per avere successo. Utilizzando il nostro stesso prodotto per formalizzare il nostro processo di onboarding, godiamo di un formato flessibile e di una struttura intuitiva, visibilità sui modelli di utilizzo e lacune di conoscenza, e trasparenza e accuratezza tra i dipartimenti.
Per ulteriori informazioni su come il tuo team può utilizzare Guru per l’onboarding, contattaci a support@getguru.com.
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