9 Free Excel Project Management Templates & Examples

ولّت أيام جداول البيانات الطويلة، والملاحظات المنتشرة في دفاتر الملاحظات، والقرارات المهمة الخاصة بالمشاريع الضائعة في صندوق الوارد المكتظ. كل مشروع يحتاج إلى اتصال مشروع واضح ودقيق للانطلاق بشكل صحيح. مع أدوات إدارة المشاريع الصحيحة والنماذج، ستحقق أهدافك بسهولة.

لقد أنشأنا تسعة نماذج إكسل موجهة لأنواع معينة من المشاريع أو مراحل معينة في المشروع. هل تحتاج إلى مكان لتتبع نفقات مشروعك والتأكد من أنك تبقى ضمن الميزانية؟ ربما تحتاج إلى نموذج للإبلاغ السريع عن تحديثات الحالة الأسبوعية التي ترسلها إلى فريقك. يمكنك جدولة وميزانية ومتابعة كل شيء ضمن هذه النماذج كمكان شامل لجميع المعلومات المرتبطة بالمشاريع. ستُبسط العملية وتقلل من خطر تفويت الفرص الحاسمة. تحقق منها أدناه.

نموذج تتبع المشروع

سواء كانت تقارير حالة المشروع تأتي عبر البريد الإلكتروني أو خلال اجتماع، سترغب في الحفاظ على تنظيمك حتى تبقى تحديثاتك على المسار الصحيح. قم بإدخال التحديثات في هذا النموذج لتتبع حالة المشروع لتوفير الوقت لك ولفريقك. ما هي المعالم التي حققها فريقك؟ أشر إلى هؤلاء الأفراد لمنحهم الثناء. هل هناك أي مخاطر أو مشكلات تحتاج إلى معالجة؟ ها هي مكان لتوثيق التحديات المحتملة وتقديم الحلول. استخدم نموذج تتبع المشروع لتقديم التحديثات لفريقك ولقيادة الشركة أيضًا.

خذ هذا النموذج خطوة أخرى من خلال أرشفته للرجوع إليه لاحقًا. يمكنك تقييم ما حدث خطأ وما نجح. نموذج تتبع المشروع قابل للتخصيص ليتناسب مع حالة عملك الفريدة.

نموذج قائمة مهام المشروع

فكر في نموذج قائمة مهام المشروع الخاص بك كملخص عالي المستوى لجميع المهام والمهام الفرعية المتعلقة بمشروعك. قم بتقسيمها إلى أقسام تتماشى مع مراحل المشروع. قم بإدراج المهام، وأصحاب المصلحة، والمواعيد النهائية، والأولوية. قدم لأصحاب المصلحة حق الوصول لترك تحديثات مهام المشروع أثناء عملهم، بما في ذلك تاريخ البدء والانتهاء، ونسبة الإنجاز، ومتى يتم الانتهاء. عامل هذا النموذج كسلطة لمن هو المسؤول عن المورد. يمكن لأصحاب المصلحة الذين لديهم استفسارات الرجوع إلى هذه الوثيقة عند البحث عن شخص للإجابة على أسئلتهم أو لمعرفة من سيعملون معه عن كثب.

كن مبدعاً مع نموذج قائمة مهام مشروعك، من خلال الاحتفاظ به جنبًا إلى جنب مع خطة المشروع لمقارنة التقدم وإبراز الإنجازات الصغيرة.

نموذج قائمة العناصر ذات الأولوية

كل مشروع لديه قائمة ذات أولوية من العناصر اللازمة لتحقيق المعالم والأهداف النهائية. إدراج نموذج قائمة العناصر ذات الأولوية في سير عملك يتيح تمثيل مرئي لهذه العناصر. في النموذج الخاص بك، يمكنك تصنيف هذه العناصر حسب الأولوية العالية أو المتوسطة أو المنخفضة. يمكنك إدراج المواعيد النهائية وأصحاب المصلحة المسؤولين. اعتمادًا على نطاق مشروعك، يمكن تنظيم نموذج قائمة العناصر ذات الأولوية لمرحلة واحدة من المشروع أو موجهًة لمهام فريق واحد.

يعمل نموذج العناصر ذات الأولوية بشكل جيد لإظهار المهام التي تعتمد على إكمال مهام أخرى، مع تقديم عرض قائمة لكيفية ارتباط المهام من بداية المشروع إلى نهايته.

نموذج مخطط غانت

إذا كان لديك فريق من المتعلمين البصريين، فإليك نموذج قد يكون مناسبًا لك. مخطط غانت هو تقسيم مرئي لمرحلة المشروع، وأصحاب المصلحة، والمهام باستخدام أشرطة ملونة بينت على شاشة تقويم أفقي. اختر لونًا واحدًا لكل فريق أو صاحب مصلحة فردي. يمكنك رؤية تقدم كل مهمة كما يظهر في تقويم الجدول الزمني للمشروع. يمكن أيضًا أن يكون هناك عرض قائمة يُظهر المهام في ترتيب أكثر تقليدية.

استخدام هذين التخطيطين معًا يمكن أن يساعد كل صاحب مصلحة يشعر أنه يمكنه تتبع المشروع بطريقة تجعل الأكثر منطقية بالنسبة له. إذا كان تخطيط القائمة التقليدي غير جذاب، أعط الخيار لتصميم أكثر جذبًا لتتبع مشروعك.

نموذج ميزانية إدارة المشروع

تقريبًا كل مشروع، كبيرًا كان أو صغيرًا، سيكون له ميزانية مرتبطة به. ميزانية المشروع ليست مكانًا للأخطاء المحتملة أو سوء الفهم. من المهم تتبع النفقات طوال مدة المشروع لتجنب الفواتير غير المتوقعة الكبيرة في النهاية. في بداية المشروع، قم بوضع النفقات المتوقعة في النموذج. قم بتقسيمها بناءً على مرحلة المشروع، أو الفريق، أو أي طريقة أخرى تتناسب مع مشروعك. بعد ذلك، استخدم النموذج كدليل لتتبع النفقات المتنوعة والتأكد من أنها تتماشى مع توقعاتك.

هذه طريقة سريعة وسهلة لمعرفة ما إذا كنت ضمن الميزانية. ستتلقى أيضًا إشعارًا فورياً إذا كنت معرضًا لخطر تجاوز ميزانيتك المتوقعة. استخدام نموذج ميزانية موحد سيساعدك على التواصل بوضوح توقعاتك المالية للفريق.

نموذج مسار حرجة

لمن يريد تمثيلًا بصريًا مختلفًا لمشروعهم مع إظهار الاتصالات المباشرة بين المهام، قد يكون نموذج أسلوب المسار الحرجة جيدًا لك. هذا النموذج يوضح سلسلة من الدوائر (مهام أو معالم المشروع) المتصلة بخطوط تؤدي من البداية إلى النهاية. قد تحتوي على تفريعات لكل فريق أو مجموعة من المهام ذات الصلة. عند توسيعها بالكامل، يشبه نمط المسار الحرجة شبكة من المهام والموارد.

هذا الأسلوب لإدارة المشاريع على إكسل مثالي لتحقيق أقصى كفاءة للفريق. يظهر بوضوح مخطط الشبكة للمهام اللازمة لإكمال كل مرحلة. يمكن تمييز المهام ذات الأولوية العالية والمنخفضة بحسب ما هو مطلوب. يمكن أن يساعد هذا التخطيط أيضًا في جدولة المواعيد النهائية وتطوير جدول زمني للمشروع.

نموذج مخطط الانحدار

مخطط الانحدار يبدو مثل رسم بياني عادي، حيث يمثل الخط الأفقي (محور x) مخطط وقت المشروع والخط العمودي (محور y) يمثل العمل الذي يحتاج إلى إكماله. تستخدم النقاط على كل خط لتمثيل المعالم أو المعايير طوال العملية. يعمل هذا النموذج بشكل وثيق مع خطة مشروعك. إنها نظرة عالية المستوى على جدول المشروع تدعم توثيق المشروع والأهداف.

غالبًا ما ترى نماذج مخطط الانحدار مع خطين، أحدهما يمثل الجدول الزمني المثالي والآخر يمثل الجدول الزمني الفعلي. في نهاية المشروع، قارن بين هذين الخطين لمعرفة كيف كان تقدم المشروع مقارنة بأهدافه الأصلية.

نموذج لوحة بيانات إدارة المشاريع

قد يكون لوحة بيانات المشروع واحدة من أكثر التخطيطات شهرة لإدارة المشاريع. يمكن تصميمها لكل مستخدم فردي لإظهار مهامهم الفريدة وكيف تتناسب تلك المهام مع المشروع على نطاق أوسع. هنا يمكنك أخذ أنواع متعددة من النماذج وتخزينها جميعًا في مكان واحد. قم بتقسيم لوحة البيانات إلى مجموعات من المهام لتقييم الظروف القريبة من المواعيد النهائية، ونقاط المشكلة المحتملة، وحالة المشروع بسرعة.

تعتبر لوحات البيانات فعالة في إيصال مقاييس الأداء الرئيسية وحالة المشروع من خلال مجموعة متنوعة من الوسائط. على سبيل المثال، استخدم رسمًا بيانيًا شريطيًا لإظهار المهام التي تسير في الوقت المحدد والتي تتخلف عن الركب. تتبع عبء عمل كل صاحب مصلحة وكم من الوقت يُستغرق في كل مهمة. يمكن أن يكون نموذج لوحة بيانات المشروع موقعًا شاملًا لجميع إحصاءات ومقاييس المشروع.

نموذج خريطة الطريق للمشروع

تحتوي هذه الخريطة عالية المستوى للمشروع على جدول المشروع، والمراحل، والأهداف، والنتائج في مجموعة مختصرة من القوائم، والملخصات، والمخططات. يمكن أن تكون بصرية أو كثيفة في النص كما تريد وتحدد العناصر الرئيسية للمشروع. قم بتقسيم نموذج خريطة الطريق لمشروعك إلى مراحل. قدم كل مرحلة بوصف أو قائمة بالمهام ذات الصلة في تلك المرحلة.

فكر في هذا النموذج كواحد من الخطوات الأولى في مرحلة التصور الخاصة بالمشروع. لقد قمت أنت وفريقك بإجراء العصف الذهني الأولي، وضعتم أهدافكم، وحددتم الأهداف. الآن، تحتاج إلى نقل تلك المعلومات إلى جميع أصحاب المصلحة. اجمع بين العناصر المرئية مع نص موجز لنقل خطة المشروع من خلال نموذج خريطة الطريق للمشروع.

فوائد استخدام نماذج إدارة المشاريع على إكسل

يمكن أن توفر استخدام نماذج إدارة المشاريع فوائد عدة للأفراد والمنظمات بجميع الأحجام. توفر النماذج إطارًا موحدًا لإدارة المشاريع، مما يضمن التناسق والوضوح والمسؤولية طوال دورة حياة المشروع. كما أنها توفر الوقت والجهد من خلال القضاء على الحاجة لإنشاء مستندات المشروع من الصفر. يمكن تخصيص قوالب إكسل لتناسب الاحتياجات الفريدة للمشروع وتوفير نقطة انطلاق لتخطيط المشروع والتنفيذ والم tracking.

مع النماذج، يمكن لمديري المشاريع تتبع التقدم بشكل أفضل، وتحديد القضايا والمخاطر المحتملة، وضبط الخطط وفقًا لذلك. كما تعزز النماذج التعاون والتواصل بين أصحاب المصلحة في المشروع من خلال توفير هيكل واضح وموجز لمشاركة المعلومات. بشكل عام، يمكن أن تساعد نماذج إدارة المشاريع المنظمات في تبسيط عمليات إدارة المشاريع، وتحسين نتائج المشاريع، وتعزيز كفاءة الفريق بشكل عام.

‍

‍