9 Free Excel Project Management Templates & Examples
Use estes modelos de gestão de projetos em Excel para agilizar seu planejamento de projetos e manter-se organizado ao longo do ciclo de vida do seu projeto.
Acabaram-se os dias das planilhas longas, centenas de notas espalhadas por cadernos, e decisões importantes de projetos perdidas em uma caixa de entrada muito cheia. Todo projeto precisa de uma comunicação de projeto clara e precisa para começar a trabalhar. Com as ferramentas de gestão de projetos e modelos certos, você alcançará seus objetivos com facilidade.
Criamos nove modelos do Microsoft Excel voltados para certos tipos de projetos ou estágios do projeto. Precisa de um lugar para rastrear suas despesas de projeto e garantir que você fique dentro do orçamento? Talvez você precise de um modelo para atualizações rápidas de relatórios de status semanais para enviar à sua equipe. Seu agendamento, orçamento e rastreamento podem viver dentro desses modelos como um único local para todas as informações relacionadas ao projeto. Você tornará o processo mais eficiente e reduzirá o risco de perder oportunidades importantes. Confira-os abaixo.
Modelo de rastreador de projetos
Seus relatórios de status do projeto chegam como e-mails ou durante uma reunião, você vai querer se manter organizado para que suas atualizações fiquem no caminho certo. Insira atualizações neste modelo de rastreador de status de projeto para economizar tempo para você e sua equipe. Quais marcos sua equipe atingiu? Destaque estas pessoas para dar reconhecimento. Há riscos ou problemas que precisam ser abordados? Aqui está um lugar para documentar possíveis retrocessos e oferecer soluções. Use o modelo de rastreador de projetos para dar atualizações à sua equipe, bem como à liderança da empresa.
Leve este modelo um passo adiante arquivando-o para referência futura. Você pode avaliar o que deu errado e o que funcionou bem. Modelos de rastreadores de projetos são personalizáveis para seu caso de trabalho único.
Modelo de lista de tarefas do projeto
Considere seu modelo de lista de tarefas do projeto como uma visão de alto nível de todas as tarefas e subtarefas relacionadas ao seu projeto. Divida em seções que correspondem às fases do projeto. Liste tarefas, seus responsáveis, datas de vencimento e prioridade. Dê acesso aos responsáveis para que deixem atualizações sobre as tarefas do projeto enquanto trabalham, incluindo datas de início e término, percentual de conclusão e quando estiver concluído. Trate este modelo como a fonte oficial de quem é responsável por que recurso. Os interessados com dúvidas podem consultar este documento ao procurar alguém para responder suas perguntas ou para saber quem estará colaborando de perto.
Seja criativo com seu modelo de lista de tarefas do projeto, mantendo-o lado a lado com seu plano de projeto para comparar o progresso e destacar pequenas conquistas.
Modelo de lista de itens de ação
Cada projeto tem uma lista priorizada de itens de ação necessários para atingir benchmarks e metas finais. Introduzir um modelo de itens de ação em seu fluxo de trabalho fornece uma representação visual desses itens de ação. Em seu modelo, você pode caracterizar esses itens de ação como de alta, média ou baixa prioridade. Você pode listar datas de vencimento e responsáveis. Dependendo do escopo do seu projeto, o modelo de lista de itens de ação pode ser organizado para uma fase do projeto ou adaptado para as tarefas de uma equipe.
O modelo de itens de ação funciona bem para mostrar quais tarefas dependem da conclusão de outras tarefas, enquanto fornece uma visualização de lista de como as tarefas estão conectadas desde o início até o fim do projeto.
Modelo de gráfico de Gantt
Se você tem uma equipe de aprendizes visuais, aqui está um modelo que pode funcionar para você. Um gráfico de Gantt é uma quebra visual das fases do projeto, dos stakeholders e das tarefas usando barras codificadas por cores em uma visualização horizontal de calendário. Escolha uma cor por equipe ou indivíduo responsável. Você pode ver o progresso de cada tarefa à medida que aparece no calendário da linha do tempo do projeto. Também pode haver uma visualização de lista que mostra as tarefas em uma lista tradicional.
Usar essas duas layouts em combinação pode ajudar cada stakeholder a sentir que pode acompanhar o projeto da maneira que faz mais sentido para eles. Se um layout de lista típico não for atraente, ofereça a opção de um design mais atraente para seu rastreamento de projetos.
Modelo de orçamento de gestão de projetos
Quase todo projeto, grande ou pequeno, terá um orçamento associado a ele. O orçamento de um projeto definitivamente não é o lugar para erros potenciais ou desentendimentos. É importante acompanhar as despesas durante a duração do projeto para evitar contas imprevistas no final. No início do projeto, defina as despesas esperadas no modelo. Divida-as com base na fase do projeto, equipe ou como mais fizer sentido para seu projeto. Em seguida, use o modelo como um guia para acompanhar várias despesas e garantir que elas estejam alinhadas com suas projeções.
Esta é uma maneira rápida e fácil de saber se você está dentro do orçamento. Você também será alertado imediatamente se estiver em risco de gastar mais do que projetou. Usar um modelo de orçamento padronizado ajudará você a se comunicar claramente as expectativas financeiras para a equipe.
Modelo de caminho crítico
Para aqueles que desejam uma representação visual diferente de seu projeto que mostre conexões diretas entre tarefas, um modelo de método de caminho crítico pode ser para você. Este modelo retrata uma série de círculos (tarefas ou marcos do projeto) conectados por linhas que levam do início ao fim. Eles podem ter ramificações para cada equipe ou série de tarefas relacionadas. Quando tudo estiver elaborado, seu método de caminho crítico se assemelha a uma teia de tarefas e recursos.
Este estilo de gestão de projetos em Excel é ideal para maximizar a eficiência da equipe. Mostra claramente um diagrama de rede de tarefas necessárias para completar cada fase. Tarefas de alta e baixa prioridade podem ser marcadas como tal. Esse layout também pode ajudar na programação de prazos e no desenvolvimento de um cronograma de projeto.
Modelo de gráfico de burndown
Um gráfico de burndown parece um gráfico regular com a linha horizontal (eixo x) como a linha do tempo do projeto e a linha vertical (eixo y) representando o trabalho que precisa ser concluído. Pontos ao longo de cada linha são usados para representar marcos ou benchmarks ao longo do processo. Este modelo funciona lado a lado com seu plano de projeto. É uma visão de alto nível do cronograma do projeto que apoia a documentação e os objetivos do projeto.
Você frequentemente verá modelos de gráfico de burndown com duas linhas, uma representando a linha do tempo ideal e a outra a linha do tempo real. No final do projeto, compare essas duas linhas para ver como o progresso do projeto se compara às suas metas originais.
Modelo de painel de gestão de projetos
Um painel de projeto pode ser um dos layouts mais familiares para a gestão de projetos. Eles podem ser adaptados para cada usuário individual para mostrar suas tarefas exclusivas e como essas tarefas se encaixam no projeto em uma escala maior. Aqui é onde você pode pegar vários tipos de modelos e armazená-los todos em um só lugar. Desagregue o painel em coleções de tarefas para avaliar rapidamente prazos iminentes, potenciais pontos problemáticos e status do projeto.
Os painéis são eficazes na comunicação de métricas de desempenho chave e status do projeto através de uma variedade de mídias. Por exemplo, use um gráfico de barras para mostrar quais tarefas estão no prazo e quais estão atrasadas. Avalie a carga de trabalho de cada parte interessada e quanto tempo está sendo gasto em cada tarefa. Um modelo de painel de projeto pode ser um local abrangente para todas as estatísticas e métricas do projeto.
Modelo de roteiro do projeto
Este roteiro de projeto de alto nível contém cronograma do projeto, fases, metas e entregas tudo em uma coleção concisa de listas, resumos e gráficos. Pode ser tão visual ou denso em texto quanto você quiser e identificar os elementos-chave do projeto. Separe seu modelo de roteiro do projeto em fases. Forneça a cada fase uma descrição ou lista de tarefas relevantes nessa fase.
Considere este modelo como um dos primeiros passos na fase de conceituação do projeto. Você e sua equipe realizaram o brainstorming inicial, definiram seus objetivos e nomearam metas. Agora, você precisa transmitir essa informação a todos os interessados. Combine elementos visuais com um texto conciso para comunicar o plano do projeto através de um modelo de roteiro do projeto.
Os benefícios de usar modelos de gestão de projetos em Excel
Usar modelos de gestão de projetos pode fornecer inúmeros benefícios a indivíduos e organizações de todos os tamanhos. Os modelos fornecem uma estrutura padronizada para gerenciar projetos, o que garante consistência, clareza e responsabilidade ao longo do ciclo de vida do projeto. Eles também economizam tempo e esforço ao eliminar a necessidade de criar documentos de projeto do zero. Modelos em Excel podem ser personalizados para atender às necessidades únicas de um projeto e proporcionar um ponto de partida para o planejamento, execução e monitoramento do projeto.
Com modelos, os gerentes de projeto podem acompanhar melhor o progresso, identificar possíveis problemas e riscos e ajustar os planos conforme necessário. Os modelos também promovem colaboração e comunicação entre as partes interessadas do projeto ao fornecer uma estrutura clara e concisa para compartilhar informações. No geral, os modelos de gestão de projetos podem ajudar as organizações a agilizar seus processos de gestão de projetos, melhorar os resultados dos projetos e aumentar o desempenho geral da equipe.
Acabaram-se os dias das planilhas longas, centenas de notas espalhadas por cadernos, e decisões importantes de projetos perdidas em uma caixa de entrada muito cheia. Todo projeto precisa de uma comunicação de projeto clara e precisa para começar a trabalhar. Com as ferramentas de gestão de projetos e modelos certos, você alcançará seus objetivos com facilidade.
Criamos nove modelos do Microsoft Excel voltados para certos tipos de projetos ou estágios do projeto. Precisa de um lugar para rastrear suas despesas de projeto e garantir que você fique dentro do orçamento? Talvez você precise de um modelo para atualizações rápidas de relatórios de status semanais para enviar à sua equipe. Seu agendamento, orçamento e rastreamento podem viver dentro desses modelos como um único local para todas as informações relacionadas ao projeto. Você tornará o processo mais eficiente e reduzirá o risco de perder oportunidades importantes. Confira-os abaixo.
Modelo de rastreador de projetos
Seus relatórios de status do projeto chegam como e-mails ou durante uma reunião, você vai querer se manter organizado para que suas atualizações fiquem no caminho certo. Insira atualizações neste modelo de rastreador de status de projeto para economizar tempo para você e sua equipe. Quais marcos sua equipe atingiu? Destaque estas pessoas para dar reconhecimento. Há riscos ou problemas que precisam ser abordados? Aqui está um lugar para documentar possíveis retrocessos e oferecer soluções. Use o modelo de rastreador de projetos para dar atualizações à sua equipe, bem como à liderança da empresa.
Leve este modelo um passo adiante arquivando-o para referência futura. Você pode avaliar o que deu errado e o que funcionou bem. Modelos de rastreadores de projetos são personalizáveis para seu caso de trabalho único.
Modelo de lista de tarefas do projeto
Considere seu modelo de lista de tarefas do projeto como uma visão de alto nível de todas as tarefas e subtarefas relacionadas ao seu projeto. Divida em seções que correspondem às fases do projeto. Liste tarefas, seus responsáveis, datas de vencimento e prioridade. Dê acesso aos responsáveis para que deixem atualizações sobre as tarefas do projeto enquanto trabalham, incluindo datas de início e término, percentual de conclusão e quando estiver concluído. Trate este modelo como a fonte oficial de quem é responsável por que recurso. Os interessados com dúvidas podem consultar este documento ao procurar alguém para responder suas perguntas ou para saber quem estará colaborando de perto.
Seja criativo com seu modelo de lista de tarefas do projeto, mantendo-o lado a lado com seu plano de projeto para comparar o progresso e destacar pequenas conquistas.
Modelo de lista de itens de ação
Cada projeto tem uma lista priorizada de itens de ação necessários para atingir benchmarks e metas finais. Introduzir um modelo de itens de ação em seu fluxo de trabalho fornece uma representação visual desses itens de ação. Em seu modelo, você pode caracterizar esses itens de ação como de alta, média ou baixa prioridade. Você pode listar datas de vencimento e responsáveis. Dependendo do escopo do seu projeto, o modelo de lista de itens de ação pode ser organizado para uma fase do projeto ou adaptado para as tarefas de uma equipe.
O modelo de itens de ação funciona bem para mostrar quais tarefas dependem da conclusão de outras tarefas, enquanto fornece uma visualização de lista de como as tarefas estão conectadas desde o início até o fim do projeto.
Modelo de gráfico de Gantt
Se você tem uma equipe de aprendizes visuais, aqui está um modelo que pode funcionar para você. Um gráfico de Gantt é uma quebra visual das fases do projeto, dos stakeholders e das tarefas usando barras codificadas por cores em uma visualização horizontal de calendário. Escolha uma cor por equipe ou indivíduo responsável. Você pode ver o progresso de cada tarefa à medida que aparece no calendário da linha do tempo do projeto. Também pode haver uma visualização de lista que mostra as tarefas em uma lista tradicional.
Usar essas duas layouts em combinação pode ajudar cada stakeholder a sentir que pode acompanhar o projeto da maneira que faz mais sentido para eles. Se um layout de lista típico não for atraente, ofereça a opção de um design mais atraente para seu rastreamento de projetos.
Modelo de orçamento de gestão de projetos
Quase todo projeto, grande ou pequeno, terá um orçamento associado a ele. O orçamento de um projeto definitivamente não é o lugar para erros potenciais ou desentendimentos. É importante acompanhar as despesas durante a duração do projeto para evitar contas imprevistas no final. No início do projeto, defina as despesas esperadas no modelo. Divida-as com base na fase do projeto, equipe ou como mais fizer sentido para seu projeto. Em seguida, use o modelo como um guia para acompanhar várias despesas e garantir que elas estejam alinhadas com suas projeções.
Esta é uma maneira rápida e fácil de saber se você está dentro do orçamento. Você também será alertado imediatamente se estiver em risco de gastar mais do que projetou. Usar um modelo de orçamento padronizado ajudará você a se comunicar claramente as expectativas financeiras para a equipe.
Modelo de caminho crítico
Para aqueles que desejam uma representação visual diferente de seu projeto que mostre conexões diretas entre tarefas, um modelo de método de caminho crítico pode ser para você. Este modelo retrata uma série de círculos (tarefas ou marcos do projeto) conectados por linhas que levam do início ao fim. Eles podem ter ramificações para cada equipe ou série de tarefas relacionadas. Quando tudo estiver elaborado, seu método de caminho crítico se assemelha a uma teia de tarefas e recursos.
Este estilo de gestão de projetos em Excel é ideal para maximizar a eficiência da equipe. Mostra claramente um diagrama de rede de tarefas necessárias para completar cada fase. Tarefas de alta e baixa prioridade podem ser marcadas como tal. Esse layout também pode ajudar na programação de prazos e no desenvolvimento de um cronograma de projeto.
Modelo de gráfico de burndown
Um gráfico de burndown parece um gráfico regular com a linha horizontal (eixo x) como a linha do tempo do projeto e a linha vertical (eixo y) representando o trabalho que precisa ser concluído. Pontos ao longo de cada linha são usados para representar marcos ou benchmarks ao longo do processo. Este modelo funciona lado a lado com seu plano de projeto. É uma visão de alto nível do cronograma do projeto que apoia a documentação e os objetivos do projeto.
Você frequentemente verá modelos de gráfico de burndown com duas linhas, uma representando a linha do tempo ideal e a outra a linha do tempo real. No final do projeto, compare essas duas linhas para ver como o progresso do projeto se compara às suas metas originais.
Modelo de painel de gestão de projetos
Um painel de projeto pode ser um dos layouts mais familiares para a gestão de projetos. Eles podem ser adaptados para cada usuário individual para mostrar suas tarefas exclusivas e como essas tarefas se encaixam no projeto em uma escala maior. Aqui é onde você pode pegar vários tipos de modelos e armazená-los todos em um só lugar. Desagregue o painel em coleções de tarefas para avaliar rapidamente prazos iminentes, potenciais pontos problemáticos e status do projeto.
Os painéis são eficazes na comunicação de métricas de desempenho chave e status do projeto através de uma variedade de mídias. Por exemplo, use um gráfico de barras para mostrar quais tarefas estão no prazo e quais estão atrasadas. Avalie a carga de trabalho de cada parte interessada e quanto tempo está sendo gasto em cada tarefa. Um modelo de painel de projeto pode ser um local abrangente para todas as estatísticas e métricas do projeto.
Modelo de roteiro do projeto
Este roteiro de projeto de alto nível contém cronograma do projeto, fases, metas e entregas tudo em uma coleção concisa de listas, resumos e gráficos. Pode ser tão visual ou denso em texto quanto você quiser e identificar os elementos-chave do projeto. Separe seu modelo de roteiro do projeto em fases. Forneça a cada fase uma descrição ou lista de tarefas relevantes nessa fase.
Considere este modelo como um dos primeiros passos na fase de conceituação do projeto. Você e sua equipe realizaram o brainstorming inicial, definiram seus objetivos e nomearam metas. Agora, você precisa transmitir essa informação a todos os interessados. Combine elementos visuais com um texto conciso para comunicar o plano do projeto através de um modelo de roteiro do projeto.
Os benefícios de usar modelos de gestão de projetos em Excel
Usar modelos de gestão de projetos pode fornecer inúmeros benefícios a indivíduos e organizações de todos os tamanhos. Os modelos fornecem uma estrutura padronizada para gerenciar projetos, o que garante consistência, clareza e responsabilidade ao longo do ciclo de vida do projeto. Eles também economizam tempo e esforço ao eliminar a necessidade de criar documentos de projeto do zero. Modelos em Excel podem ser personalizados para atender às necessidades únicas de um projeto e proporcionar um ponto de partida para o planejamento, execução e monitoramento do projeto.
Com modelos, os gerentes de projeto podem acompanhar melhor o progresso, identificar possíveis problemas e riscos e ajustar os planos conforme necessário. Os modelos também promovem colaboração e comunicação entre as partes interessadas do projeto ao fornecer uma estrutura clara e concisa para compartilhar informações. No geral, os modelos de gestão de projetos podem ajudar as organizações a agilizar seus processos de gestão de projetos, melhorar os resultados dos projetos e aumentar o desempenho geral da equipe.
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