9 Free Excel Project Management Templates & Examples

Se acabaron los días de hojas de cálculo extensas, cientos de notas esparcidas por cuadernos, y decisiones importantes sobre el proyecto perdidas en un buzón de entrada muy lleno. Cada proyecto necesita una comunicación de proyecto clara y precisa para comenzar con buen pie. Con las herramientas de gestión de proyectos y plantillas adecuadas, alcanzarás tus metas con facilidad.

Hemos creado nueve plantillas de Microsoft Excel adaptadas a ciertos tipos de proyectos o etapas en el proyecto. ¿Necesitas un lugar para hacer seguimiento a los gastos de tu proyecto y asegurarte de que te mantienes dentro del presupuesto? Quizás necesites una plantilla para actualizaciones rápidas de informes de estado semanales para enviar a tu equipo. Tu programación, presupuesto y seguimiento pueden residir dentro de estas plantillas como un único lugar para toda la información relacionada con el proyecto. Simplificarás el proceso y reducirás el riesgo de perder oportunidades clave. Consúltalos a continuación.

Plantilla de seguimiento de proyectos

Ya sea que tus informes de estado del proyecto lleguen por correos electrónicos o durante una reunión, querrás mantenerte organizado para que tus actualizaciones se mantengan en línea. Introduce actualizaciones en esta plantilla de seguimiento de estado del proyecto para ahorrar tiempo a ti y a tu equipo. ¿Qué hitos alcanzó tu equipo? Reconoce a estas personas para darles reconocimiento. ¿Hay algún riesgo o problema que deba abordarse? Aquí hay un lugar para documentar posibles contratiempos y ofrecer soluciones. Usa la plantilla de seguimiento de proyectos para proporcionar actualizaciones a tu equipo, así como a la dirección de la empresa.

Lleva esta plantilla un paso más allá archivándola para referencia futura. Puedes evaluar qué salió mal y qué funcionó bien. Las plantillas de seguimiento de proyectos son personalizables para tu caso de trabajo único.

Plantilla de lista de tareas del proyecto

Piensa en tu plantilla de lista de tareas del proyecto como la visión general de alto nivel de todas las tareas y subtareas relacionadas con tu proyecto. Divídelo en secciones que parallen las etapas del proyecto. Enumera tareas, sus grupos de interés, fechas de vencimiento y prioridad. Da acceso a los grupos de interés para dejar actualizaciones de tareas del proyecto mientras trabajan, incluyendo fechas de inicio y fin, porcentaje de finalización y cuándo está terminado. Trata esta plantilla como la autoridad sobre quién es responsable de qué recurso. Los grupos de interés con preguntas pueden consultar este documento al buscar a alguien para responder sus preguntas o para aprender quién trabajará en estrecha colaboración.

Sé creativo con tu plantilla de lista de tareas del proyecto, manteniéndola lado a lado con tu plan de proyecto para comparar el progreso y resaltar pequeñas victorias.

Plantilla de lista de ítems de acción

Cada proyecto tiene una lista priorizada de ítems de acción necesarios para alcanzar hitos y objetivos finales. Introducir una plantilla de ítems de acción en tu flujo de trabajo proporciona una representación visual de estos ítems de acción. En tu plantilla, puedes caracterizar estos ítems de acción como de alta, media o baja prioridad. Puedes listar las fechas de vencimiento y los grupos de interés responsables. Dependiendo del alcance de tu proyecto, la plantilla de lista de ítems de acción puede organizarse para una etapa del proyecto o adaptarse a las tareas de un equipo.

La plantilla de ítems de acción funciona bien para mostrar qué tareas dependen de la finalización de otras tareas, mientras proporciona una vista de lista de cómo las tareas están conectadas desde el inicio hasta el final del proyecto.

Plantilla de gráfico de Gantt

Si tienes un equipo de aprendices visuales, aquí hay una plantilla que podría funcionar para ti. Un gráfico de Gantt es un desglose visual de las fases del proyecto, los grupos de interés y las tareas utilizando barras codificadas por color en una vista de calendario horizontal. Elige un color por equipo o grupo de interés individual. Puedes ver el progreso de cada tarea a medida que aparece en el calendario de la línea de tiempo del proyecto. También puede haber una vista de lista que muestra las tareas en una alineación más tradicional.

Usar estas dos disposiciones en combinación puede ayudar a cada grupo de interés a sentir que puede rastrear el proyecto de una manera que tenga más sentido para ellos. Si un diseño de lista típico no es atractivo, da la opción de un diseño más llamativo para tu seguimiento de proyectos.

Plantilla de presupuesto de gestión de proyectos

Casi todos los proyectos, grandes o pequeños, tendrán un presupuesto adjunto. El presupuesto de un proyecto definitivamente no es el lugar para potenciales errores o malentendidos. Es importante hacer seguimiento a los gastos durante la duración del proyecto para evitar cuentas imprevistas al final. Al inicio del proyecto, esboza los gastos esperados en la plantilla. Divídelos según la etapa del proyecto, el equipo, o como mejor te parezca para tu proyecto. A continuación, usa la plantilla como guía para hacer seguimiento de varios gastos y asegurarte de que se alineen con tus proyecciones.

Esta es una forma rápida y fácil de saber si estás dentro del presupuesto. También se te alertará de inmediato si estás en riesgo de gastar más de lo que proyectaste. Usar una plantilla de presupuesto estandarizada te ayudará a comunicar claramente las expectativas financieras al equipo.

Plantilla de ruta crítica

Para aquellos que quieren una representación visual diferente de su proyecto que muestre conexiones directas entre tareas, una plantilla de método de ruta crítica puede ser para ti. Esta plantilla representa una serie de círculos (tareas del proyecto o hitos) conectados por líneas que llevan del inicio al final. Podrían tener ramificaciones para cada equipo o serie de tareas relacionadas. Cuando está todo desarrollado, tu método de ruta crítica se asemeja a una red de tareas y recursos.

Este estilo de gestión de proyectos en Excel es ideal para maximizar la eficiencia del equipo. Muestra claramente un diagrama de red de tareas necesarias para completar cada etapa. Las tareas de alta prioridad y baja prioridad pueden marcarse como tales. Este diseño también puede ayudar con la programación de plazos y el desarrollo de una línea de tiempo del proyecto.

Plantilla de gráfico de quema

Un gráfico de quema se asemeja a un gráfico regular con la línea horizontal (eje x) como la línea de tiempo del proyecto y la línea vertical (eje y) representando el trabajo que debe completarse. Los puntos a lo largo de cada línea se utilizan para representar hitos a lo largo del proceso. Esta plantilla trabaja mano a mano con tu plan de proyecto. Es una vista general de alto nivel de la línea de tiempo del proyecto que apoya la documentación y los objetivos del proyecto.

A menudo verás plantillas de gráficos de quema con dos líneas, una representando la línea de tiempo ideal y la otra representando la línea de tiempo real. Al final del proyecto, compara estas dos líneas para ver cómo el progreso del proyecto se comparó con sus metas originales.

Plantilla del panel de gestión de proyectos

Un panel de proyecto puede ser uno de los diseños más familiares para la gestión de proyectos. Pueden ser ajustados a cada usuario individual para mostrar sus tareas únicas y cómo esas tareas encajan en el proyecto a gran escala. Aquí es donde puedes tomar múltiples tipos de plantillas y almacenarlas todas en un solo lugar. Divide el panel en colecciones de tareas para evaluar rápidamente los plazos próximos, posibles puntos de problemas y el estado del proyecto.

Los paneles son efectivos para comunicar métricas de rendimiento clave y el estado del proyecto a través de una variedad de medios. Por ejemplo, utiliza un gráfico de barras para mostrar qué tareas están a tiempo y cuáles están retrasadas. Evalúa la carga de trabajo de cada grupo de interés y cuánto tiempo se está dedicando a cada tarea. Una plantilla de panel de gestión de proyectos puede ser una ubicación integral para todas las estadísticas y métricas del proyecto.

Plantilla de hoja de ruta del proyecto

Esta hoja de ruta de proyecto de alto nivel contiene la línea de tiempo del proyecto, etapas, objetivos y entregables, todo en una colección concisa de listas, resúmenes y charts. Puede ser tan visual o densa en texto como desees e identificar elementos clave del proyecto. Separa tu plantilla de hoja de ruta del proyecto en etapas. Proporciona a cada etapa una descripción o lista de tareas relevantes en esa fase.

Piensa en esta plantilla como uno de los primeros pasos en la fase de conceptualización del proyecto. Tú y tu equipo han hecho la lluvia de ideas inicial, establecido sus objetivos y nombrado metas. Ahora, necesitas transmitir esa información a todos los grupos de interés. Combina elementos visuales con un texto conciso para comunicar el plan del proyecto a través de una plantilla de hoja de ruta del proyecto.

Los beneficios de usar plantillas de gestión de proyectos en Excel

Usar plantillas de gestión de proyectos puede proporcionar numerosos beneficios a individuos y organizaciones de todos los tamaños. Las plantillas proporcionan un marco estandarizado para gestionar proyectos, lo que garantiza consistencia, claridad y responsabilidad a lo largo del ciclo de vida del proyecto. También ahorran tiempo y esfuerzo al eliminar la necesidad de crear documentos de proyecto desde cero. Las plantillas de Excel se pueden personalizar para adaptarse a las necesidades únicas de un proyecto y proporcionar un punto de partida para la planificación, ejecución y seguimiento del proyecto.

Con las plantillas, los gerentes de proyecto pueden hacer un mejor seguimiento del progreso, identificar posibles problemas y riesgos, y ajustar los planes en consecuencia. Las plantillas también fomentan la colaboración y comunicación entre los grupos de interés del proyecto al proporcionar una estructura clara y concisa para compartir información. En general, las plantillas de gestión de proyectos pueden ayudar a las organizaciones a optimizar sus procesos de gestión de proyectos, mejorar los resultados del proyecto y aumentar el rendimiento general del equipo.

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