9 Free Excel Project Management Templates & Examples
שימוש בתבניות ניהול פרויקטים ב-Excel כדי לייעל את תכנון הפרויקט שלך ולשמור על סדר לאורך מחזור חיי הפרויקט שלך.
עברו הימים של גיליונות אלקטרוניים ארוכים, מאות הערות מפוזרות במחברות, והחלטות חשובות על פרויקטים שנשכחו בתיבה מלאה מאוד. כל פרויקט זקוק לתקשורת פרויקטים ברורה ומדויקת, כדי להתחיל את העבודה. עם הכלים הנכונים לניהול פרויקטים ותבניות, תוכל להגיע למטרות שלך בקלות.
יצרנו תשע תבניות Microsoft Excel המיועדות לסוגים או שלבים מסוימים של פרויקטים. צריך מקום כדי לעקוב אחר הוצאות הפרויקט שלך ולוודא שאתה נשאר במסגרת התקציב? אולי אתה צריך תבנית להודעות סטטוס שבועיות מהירות לשלוח לצוות שלך. הזמנים, התקציב והמעקב שלך יכולים כולם להתרכז בתוך התבניות הללו כמקום אחד לכל המידע הקשור לפרויקט. אתה תייעל את התהליך ותפחת את הסיכון לפספס הזדמנויות חשובות. בדוק את אלה למטה.
תבנית מעקב פרויקט
בין אם דוחות מצב הפרויקט שלך מגיעים באימיילים או במהלך ישיבה, תרצה לשמור על ארגון כדי שהעדכונים שלך יישארו מסודרים. לחץ על עדכונים לתוך תבנית מעקב מצב הפרויקט הזו כדי לחסוך לך ולעצמך זמן. אילו אבני דרך הגיע הצוות שלך? קרא לאנשים האלה כדי להחמיא להם. האם ישנם סיכונים או בעיות שצריך לטפל בהם? כאן יש מקום לתעד תקלות פוטנציאליות ולהציע פתרונות. השתמש בתבנית מעקב הפרויקט כדי לתת עדכונים לצוות שלך ולחברי ההנהלה של החברה.
קח את התבנית הזו צעד נוסף על ידי ארכוב שבה לעתיד. אתה יכול להעריך מה השתבש ומה עבד טוב. תבניות מעקב פרויקטים ניתנות להתאמה אישית בהתאם למקרה העבודה הייחודי שלך.
תבנית רשימת משימות פרויקט
חשוב על תבנית רשימת המשימות שלך כעל סקירה ברמה גבוהה של כל המשימות והמשימות הקטנות הקשורות לפרויקט שלך. פצל את זה לסעיפים שמקבילים לשלבים של הפרויקט. רשום משימות, את בעלי העניין שלהן, תאריכי יעד ודרגת עדיפות. תן לבעלי העניין גישה להשאיר עדכונים על מסלול המשימה בזמן עבודה, כולל תאריכי התחלה וסיום, אחוז השלמה וכאשר זה גמור. התייחס לתבנית הזו כאל מי שאחראי על איזה משאב. בעלי עניין עם שאלות יכולים להסתמך על מסמך זה כאשר הם מחפשים מישהו שיענה על שאלותיהם או ללמוד עם מי הם יתקשרו קרוב.
היה יצירתי עם תבנית רשימת המשימות שלך על ידי שמירה על כך לצד תבנית תוכנית הפרויקט שלך כדי להשוות התקדמות ולהדגיש ניצחונות קטנים.
תבנית רשימת פריטים לפעולה
כל פרויקט יש לו רשימה ממוינת של רכיבי פעולה הכרחיים להשגת סמלים ומטרות סופיות. הכנסת תבנית רכיבי פעולה לתוך זרם העבודה שלך מספקת תמונה חזותית של רכיבי פעולה אלו. בתבנית שלך, אתה יכול לדרג את רכיבי הפעולה הללו כעדיפות גבוהה, בינונית או נמוכה. אתה יכול לרשום תאריכי יעד ובעלי עניין אחראיים. בהתאם להיקף הפרויקט שלך, תבנית רשימת הפריטים לפעולה יכולה להיות מאורגנת לשלב אחד של הפרויקט או מכוונת למשימות של צוות אחד.
תבנית רכיבי פעולה עובדת טוב כדי להראות אילו משימות תלויות בהשלמת משימות אחרות, תוך כדי מתן תצוגת רשימה של איך המשימות מחוברות מההתחלה ועד הסוף.
תבנית תרשים גנטי
אם יש לך צוות של לומדים חזותיים, הנה תבנית שעשויה להתאים לך. תרשים גנטי הוא פיצול חזותי של שלבי הפרויקט, בעלי העניין והמשימות באמצעות ברים עם קוד צבעי הממוקמים על תצוגת לוח שנה אופקית. בחר צבע אחד לכל צוות או בעל עניין אישי. אתה יכול לראות את התקדמות כל משימה כפי שהיא מופיעה בלוח השנה של פרויקט. יכולה להיות גם תצוגת רשימה המראה משימות בתור רגיל יותר.
שימוש בשני פריסות אלה יחד יכול לעזור לכל בעל עניין להרגיש שהוא יכול לעקוב אחרי הפרויקט בדרך שהכי הגיונית עבורו. אם פריסת רשימה טיפוסית לא מושכת, הצע את האפשרות של עיצוב יותר מרהיב לעקוב אחרי הפרויקט שלך.
תבנית תקציב ניהול פרויקטים
כמעט כל פרויקט, גדול או קטן, יהיה לו תקציב צמוד. התקציב של פרויקט בהחלט אינו המקום לטעויות פוטנציאליות או אי הבנות. חשוב לעקוב אחרי ההוצאות במהלך כל משך הפרויקט כדי להימנע מחשבוניות בלתי צפויות בסוף. באמצע הפרויקט, סמן את ההוצאות הצפויות בתבנית. חלק אותן על פי שלב הפרויקט, צוות או כל מה שירגיש הגיוני לפרויקט שלך. לאחר מכן, השתמש בתבנית כמדריך כדי לעקוב אחרי ההוצאות השונות ולוודא שהן תואמות את התחזיות שלך.
זוהי דרך מהירה וקלה לדעת אם אתה עומד בתקציב. אתה גם תקבל התראה מידית אם אתה בסיכון להוציא יותר ממה שצפית. שימוש בתבנית תקציב סטנדרטית יעזור לך לתקשר בצורה ברורה את הציפיות הכספיות לצוות.
תבנית מסלול קריטי
עבור אלה שרוצים ייצוג חזותי אחר של הפרויקט שלהם שמראה קשרים ישירים בין משימות, תבנית שיטת המסלול הקריטי עשויה להתאים לך. תבנית זו מתארת סדרת מעגלים (משימות פרויקט או סמלים) המקושרים על ידי קווים המובילים מההתחלה עד הסוף. ייתכן שיש להם צדדים עבור כל צוות או סדרת משימות קשורות. כאשר הכל מפורט, השיטה הקריטית שלך דומה לרשת של משימות ומשאבים.
סגנון ניהול הפרויקטים הזה ב-Excel אידיאלי למקסום היעילות של הצוות שלך. זה מראה בבירור תרשים רשת של המשימות הנדרשות להשלמת כל שלב. משימות בעדיפות גבוהה ונמוכה יכולות להיווסף ככאלה. פריסה זו יכולה גם לעזור בזמני האץ ובפיתוח לוח זמנים של הפרויקט.
תבנית תרשים השמדת משאבים
תרשים השמדת משאבים נראה כמו תרשים רגיל עם הקו האופקי (ציר x) כהזמן לפרויקט והקו האנכי (ציר y) מציין את העבודה שצריכה להתבצע. נקודות לאורך כל קו משמשות לייצוג סמלים או אבני דרך בארגון. תבנית זו פועלת בשיתוף פעולה עם תוכנית הפרויקט שלך. זו תצוגה ברמה גבוהה של לוח הזמנים של הפרויקט התומכת במסמכים ובמטרות הפרויקט.
תראה לעיתים קרובות תבניות תרשימי השמדת משאבים עם שני קווים, אחד המייצג את לוח הזמנים האידיאלי והשני המייצג את הלוח השנה האמיתי. בסוף הפרויקט, השווה בין שני הקווים הללו כדי לראות איך התקדמות הפרויקט תואמת את מטרותיו המקוריות.
תבנית לוח מחוונים לניהול פרויקטים
לוח מחוונים לפרויקט יכול להיות אחת מהפריסות המוכרות ביותר לניהול פרויקטים. הם יכולים להיות מותאמים לכל משתמש ספציפי להראות את המשימות הייחודיות שלהם ואיך המשימות הללו מתאימות לפרויקט בהיקף רחב יותר. כאן אתה יכול לקחת מספר סוגי תבניות ולאחסן אותן במקום אחד. חלק את הלוח המחוונים לאוספים של משימות כדי להעריך במהירות מועדים קרובים, אזורים פוטנציאליים לבעיות ומעמד הפרויקט.
לוחות מחוונים הם יעילים בתקשורת עם מדדי ביצועים עיקריים ומעמד הפרויקט דרך מגוון אמצעים. למשל, השתמש בגרף עמודות כדי להראות אילו משימות בזמן ואילו מאחרים. לקח במלאי את העומס של כל בעל עניין וכמה זמן מבלים בכל משימה. תבנית לוח מחוונים פרויקטים יכולה להיות מקום כולל לכל הסטטיסטיקות והמדדים של הפרויקט.
תבנית מפת דרכים לפרויקטים
מפת דרכים גבוהה זו לפרויקט מכילה לוח זמנים לפרויקט, שלבים, מטרות ומסירות הכוללת אוסף תמציות, סיכומים ותרשימים. זה יכול להיות חזותי או עם ועיבוד עתיר טקסט שתבחר לזהות אלמנטים מרכזיים בפרויקט. פרק את תבנית מפת הדרכים של הפרויקט לשלבים. ספק לכל שלב תיאור או רשימה של משימות רלוונטיות בשלב זה.
חשוב על תבנית זו כאחת מהצעדים הראשונים בשלב התכנון הקונספטואלי של הפרויקט. אתה וצוותך עשיתם את הניתוח הראשוני, הגדרתם את המטרות שלכם ומילאתם את המטרות. עכשיו, אתה צריך להעביר את המידע הזה לכל בעלי האינטרס. שילב אלמנטים חזותיים עם עיבוד תמציתי כדי לתקשר את תוכנית הפרויקט דרך תבנית מפת דרכים.
היתרונות בשימוש בתבניות ניהול פרויקטים ב-Excel
שימוש בתבניות ניהול פרויקטים יכול לספק יתרונות רבים לפרטים ולארגונים בכל הגדלים. תבניות מספקות מסגרת סטנדרטית לניהול פרויקטים, מה שמבטיח עקביות, בהירות ואחריות לאורך כל מחזור חיי הפרויקט. הן גם חוסכות זמן ומאמץ על ידי הרחקת הצורך ליצור מסמכי פרויקט מאפס. תבניות Excel יכולות להיות מותאמות לצרכים הייחודיים של פרויקט ומספקות נקודת התחלה לתכנון, ביצוע ומעקב אחרי הפרויקט.
עם תבניות, מנהלי פרויקטים יכולים לעקוב אחרי התקדמות, לזהות בעיות וסיכונים פוטנציאליים ולבצע התאמות בהתאם. תבניות גם מקדמות שיתוף פעולה ותקשורת בין בעלי העניין בפרויקט על ידי מתן מבנה ברור ותמציתי לשיתוף מידע. בסך הכל, תבניות ניהול פרויקטים יכולות לעזור לארגונים לייעל את תהליכי ניהול הפרויקטים שלהם, לשפר את תוצאות הפרויקטים ולשפר את ביצועי הצוות הכולל.
עברו הימים של גיליונות אלקטרוניים ארוכים, מאות הערות מפוזרות במחברות, והחלטות חשובות על פרויקטים שנשכחו בתיבה מלאה מאוד. כל פרויקט זקוק לתקשורת פרויקטים ברורה ומדויקת, כדי להתחיל את העבודה. עם הכלים הנכונים לניהול פרויקטים ותבניות, תוכל להגיע למטרות שלך בקלות.
יצרנו תשע תבניות Microsoft Excel המיועדות לסוגים או שלבים מסוימים של פרויקטים. צריך מקום כדי לעקוב אחר הוצאות הפרויקט שלך ולוודא שאתה נשאר במסגרת התקציב? אולי אתה צריך תבנית להודעות סטטוס שבועיות מהירות לשלוח לצוות שלך. הזמנים, התקציב והמעקב שלך יכולים כולם להתרכז בתוך התבניות הללו כמקום אחד לכל המידע הקשור לפרויקט. אתה תייעל את התהליך ותפחת את הסיכון לפספס הזדמנויות חשובות. בדוק את אלה למטה.
תבנית מעקב פרויקט
בין אם דוחות מצב הפרויקט שלך מגיעים באימיילים או במהלך ישיבה, תרצה לשמור על ארגון כדי שהעדכונים שלך יישארו מסודרים. לחץ על עדכונים לתוך תבנית מעקב מצב הפרויקט הזו כדי לחסוך לך ולעצמך זמן. אילו אבני דרך הגיע הצוות שלך? קרא לאנשים האלה כדי להחמיא להם. האם ישנם סיכונים או בעיות שצריך לטפל בהם? כאן יש מקום לתעד תקלות פוטנציאליות ולהציע פתרונות. השתמש בתבנית מעקב הפרויקט כדי לתת עדכונים לצוות שלך ולחברי ההנהלה של החברה.
קח את התבנית הזו צעד נוסף על ידי ארכוב שבה לעתיד. אתה יכול להעריך מה השתבש ומה עבד טוב. תבניות מעקב פרויקטים ניתנות להתאמה אישית בהתאם למקרה העבודה הייחודי שלך.
תבנית רשימת משימות פרויקט
חשוב על תבנית רשימת המשימות שלך כעל סקירה ברמה גבוהה של כל המשימות והמשימות הקטנות הקשורות לפרויקט שלך. פצל את זה לסעיפים שמקבילים לשלבים של הפרויקט. רשום משימות, את בעלי העניין שלהן, תאריכי יעד ודרגת עדיפות. תן לבעלי העניין גישה להשאיר עדכונים על מסלול המשימה בזמן עבודה, כולל תאריכי התחלה וסיום, אחוז השלמה וכאשר זה גמור. התייחס לתבנית הזו כאל מי שאחראי על איזה משאב. בעלי עניין עם שאלות יכולים להסתמך על מסמך זה כאשר הם מחפשים מישהו שיענה על שאלותיהם או ללמוד עם מי הם יתקשרו קרוב.
היה יצירתי עם תבנית רשימת המשימות שלך על ידי שמירה על כך לצד תבנית תוכנית הפרויקט שלך כדי להשוות התקדמות ולהדגיש ניצחונות קטנים.
תבנית רשימת פריטים לפעולה
כל פרויקט יש לו רשימה ממוינת של רכיבי פעולה הכרחיים להשגת סמלים ומטרות סופיות. הכנסת תבנית רכיבי פעולה לתוך זרם העבודה שלך מספקת תמונה חזותית של רכיבי פעולה אלו. בתבנית שלך, אתה יכול לדרג את רכיבי הפעולה הללו כעדיפות גבוהה, בינונית או נמוכה. אתה יכול לרשום תאריכי יעד ובעלי עניין אחראיים. בהתאם להיקף הפרויקט שלך, תבנית רשימת הפריטים לפעולה יכולה להיות מאורגנת לשלב אחד של הפרויקט או מכוונת למשימות של צוות אחד.
תבנית רכיבי פעולה עובדת טוב כדי להראות אילו משימות תלויות בהשלמת משימות אחרות, תוך כדי מתן תצוגת רשימה של איך המשימות מחוברות מההתחלה ועד הסוף.
תבנית תרשים גנטי
אם יש לך צוות של לומדים חזותיים, הנה תבנית שעשויה להתאים לך. תרשים גנטי הוא פיצול חזותי של שלבי הפרויקט, בעלי העניין והמשימות באמצעות ברים עם קוד צבעי הממוקמים על תצוגת לוח שנה אופקית. בחר צבע אחד לכל צוות או בעל עניין אישי. אתה יכול לראות את התקדמות כל משימה כפי שהיא מופיעה בלוח השנה של פרויקט. יכולה להיות גם תצוגת רשימה המראה משימות בתור רגיל יותר.
שימוש בשני פריסות אלה יחד יכול לעזור לכל בעל עניין להרגיש שהוא יכול לעקוב אחרי הפרויקט בדרך שהכי הגיונית עבורו. אם פריסת רשימה טיפוסית לא מושכת, הצע את האפשרות של עיצוב יותר מרהיב לעקוב אחרי הפרויקט שלך.
תבנית תקציב ניהול פרויקטים
כמעט כל פרויקט, גדול או קטן, יהיה לו תקציב צמוד. התקציב של פרויקט בהחלט אינו המקום לטעויות פוטנציאליות או אי הבנות. חשוב לעקוב אחרי ההוצאות במהלך כל משך הפרויקט כדי להימנע מחשבוניות בלתי צפויות בסוף. באמצע הפרויקט, סמן את ההוצאות הצפויות בתבנית. חלק אותן על פי שלב הפרויקט, צוות או כל מה שירגיש הגיוני לפרויקט שלך. לאחר מכן, השתמש בתבנית כמדריך כדי לעקוב אחרי ההוצאות השונות ולוודא שהן תואמות את התחזיות שלך.
זוהי דרך מהירה וקלה לדעת אם אתה עומד בתקציב. אתה גם תקבל התראה מידית אם אתה בסיכון להוציא יותר ממה שצפית. שימוש בתבנית תקציב סטנדרטית יעזור לך לתקשר בצורה ברורה את הציפיות הכספיות לצוות.
תבנית מסלול קריטי
עבור אלה שרוצים ייצוג חזותי אחר של הפרויקט שלהם שמראה קשרים ישירים בין משימות, תבנית שיטת המסלול הקריטי עשויה להתאים לך. תבנית זו מתארת סדרת מעגלים (משימות פרויקט או סמלים) המקושרים על ידי קווים המובילים מההתחלה עד הסוף. ייתכן שיש להם צדדים עבור כל צוות או סדרת משימות קשורות. כאשר הכל מפורט, השיטה הקריטית שלך דומה לרשת של משימות ומשאבים.
סגנון ניהול הפרויקטים הזה ב-Excel אידיאלי למקסום היעילות של הצוות שלך. זה מראה בבירור תרשים רשת של המשימות הנדרשות להשלמת כל שלב. משימות בעדיפות גבוהה ונמוכה יכולות להיווסף ככאלה. פריסה זו יכולה גם לעזור בזמני האץ ובפיתוח לוח זמנים של הפרויקט.
תבנית תרשים השמדת משאבים
תרשים השמדת משאבים נראה כמו תרשים רגיל עם הקו האופקי (ציר x) כהזמן לפרויקט והקו האנכי (ציר y) מציין את העבודה שצריכה להתבצע. נקודות לאורך כל קו משמשות לייצוג סמלים או אבני דרך בארגון. תבנית זו פועלת בשיתוף פעולה עם תוכנית הפרויקט שלך. זו תצוגה ברמה גבוהה של לוח הזמנים של הפרויקט התומכת במסמכים ובמטרות הפרויקט.
תראה לעיתים קרובות תבניות תרשימי השמדת משאבים עם שני קווים, אחד המייצג את לוח הזמנים האידיאלי והשני המייצג את הלוח השנה האמיתי. בסוף הפרויקט, השווה בין שני הקווים הללו כדי לראות איך התקדמות הפרויקט תואמת את מטרותיו המקוריות.
תבנית לוח מחוונים לניהול פרויקטים
לוח מחוונים לפרויקט יכול להיות אחת מהפריסות המוכרות ביותר לניהול פרויקטים. הם יכולים להיות מותאמים לכל משתמש ספציפי להראות את המשימות הייחודיות שלהם ואיך המשימות הללו מתאימות לפרויקט בהיקף רחב יותר. כאן אתה יכול לקחת מספר סוגי תבניות ולאחסן אותן במקום אחד. חלק את הלוח המחוונים לאוספים של משימות כדי להעריך במהירות מועדים קרובים, אזורים פוטנציאליים לבעיות ומעמד הפרויקט.
לוחות מחוונים הם יעילים בתקשורת עם מדדי ביצועים עיקריים ומעמד הפרויקט דרך מגוון אמצעים. למשל, השתמש בגרף עמודות כדי להראות אילו משימות בזמן ואילו מאחרים. לקח במלאי את העומס של כל בעל עניין וכמה זמן מבלים בכל משימה. תבנית לוח מחוונים פרויקטים יכולה להיות מקום כולל לכל הסטטיסטיקות והמדדים של הפרויקט.
תבנית מפת דרכים לפרויקטים
מפת דרכים גבוהה זו לפרויקט מכילה לוח זמנים לפרויקט, שלבים, מטרות ומסירות הכוללת אוסף תמציות, סיכומים ותרשימים. זה יכול להיות חזותי או עם ועיבוד עתיר טקסט שתבחר לזהות אלמנטים מרכזיים בפרויקט. פרק את תבנית מפת הדרכים של הפרויקט לשלבים. ספק לכל שלב תיאור או רשימה של משימות רלוונטיות בשלב זה.
חשוב על תבנית זו כאחת מהצעדים הראשונים בשלב התכנון הקונספטואלי של הפרויקט. אתה וצוותך עשיתם את הניתוח הראשוני, הגדרתם את המטרות שלכם ומילאתם את המטרות. עכשיו, אתה צריך להעביר את המידע הזה לכל בעלי האינטרס. שילב אלמנטים חזותיים עם עיבוד תמציתי כדי לתקשר את תוכנית הפרויקט דרך תבנית מפת דרכים.
היתרונות בשימוש בתבניות ניהול פרויקטים ב-Excel
שימוש בתבניות ניהול פרויקטים יכול לספק יתרונות רבים לפרטים ולארגונים בכל הגדלים. תבניות מספקות מסגרת סטנדרטית לניהול פרויקטים, מה שמבטיח עקביות, בהירות ואחריות לאורך כל מחזור חיי הפרויקט. הן גם חוסכות זמן ומאמץ על ידי הרחקת הצורך ליצור מסמכי פרויקט מאפס. תבניות Excel יכולות להיות מותאמות לצרכים הייחודיים של פרויקט ומספקות נקודת התחלה לתכנון, ביצוע ומעקב אחרי הפרויקט.
עם תבניות, מנהלי פרויקטים יכולים לעקוב אחרי התקדמות, לזהות בעיות וסיכונים פוטנציאליים ולבצע התאמות בהתאם. תבניות גם מקדמות שיתוף פעולה ותקשורת בין בעלי העניין בפרויקט על ידי מתן מבנה ברור ותמציתי לשיתוף מידע. בסך הכל, תבניות ניהול פרויקטים יכולות לעזור לארגונים לייעל את תהליכי ניהול הפרויקטים שלהם, לשפר את תוצאות הפרויקטים ולשפר את ביצועי הצוות הכולל.
.webp)
.webp)
.webp)
