9 Free Excel Project Management Templates & Examples

Hilanglah hari-hari lembar kerja yang panjang, ratusan catatan berserakan di buku catatan, dan keputusan penting proyek hilang dalam kotak masuk yang sangat penuh. Setiap proyek memerlukan komunikasi proyek yang jelas dan tepat untuk memulai dengan baik. Dengan alat manajemen proyek dan template yang tepat, Anda akan mencapai tujuan Anda dengan mudah.

Kami telah membuat sembilan template Microsoft Excel yang disesuaikan untuk jenis proyek atau tahap tertentu. Butuh tempat untuk melacak pengeluaran proyek Anda dan memastikan Anda tetap dalam anggaran? Mungkin Anda perlu template untuk memperbarui laporan status mingguan yang cepat untuk dikirim kepada tim Anda. Jadwal, anggaran, dan pelacakan Anda semua dapat terintegrasi dalam template ini sebagai pusat informasi terkait proyek. Anda akan memperlancar proses dan mengurangi risiko kehilangan peluang penting. Periksa di bawah ini.

Template pelacak proyek

Apakah laporan status proyek Anda datang lewat email atau saat rapat, Anda akan ingin tetap terorganisir agar pembaruan Anda tetap berjalan sesuai rencana. Masukkan pembaruan ke dalam template pelacak status proyek ini untuk menghemat waktu Anda dan tim. Tonggak apa yang berhasil dicapai tim Anda? Sebutkan individu-individu ini untuk memberi mereka pujian. Apakah ada risiko atau masalah yang perlu ditangani? Ini adalah tempat untuk mendokumentasikan kemungkinan kendala dan menawarkan solusi. Gunakan template pelacak proyek untuk memberikan pembaruan kepada tim Anda serta pimpinan perusahaan.

Bawa template ini lebih jauh dengan mengarsipkannya untuk referensi di masa mendatang. Anda dapat menilai apa yang salah dan apa yang berhasil dengan baik. Template pelacak proyek dapat disesuaikan untuk kasus kerja unik Anda.

Template daftar tugas proyek

Anggaplah template daftar tugas proyek Anda sebagai gambaran umum tingkat tinggi dari semua tugas dan sub-tugas terkait proyek Anda. Pecah menjadi bagian-bagian yang paralel dengan tahap proyek. Daftarkan tugas, pemangku kepentingan, tanggal jatuh tempo, dan prioritas. Beri pemangku kepentingan akses untuk memberikan pembaruan tugas proyek saat mereka bekerja, termasuk tanggal mulai dan selesai, persentase penyelesaian, dan kapan itu selesai. Anggap template ini sebagai otoritatif siapa yang bertanggung jawab untuk sumber daya. Pemangku kepentingan dengan pertanyaan dapat merujuk dokumen ini saat mencari seseorang untuk menjawab pertanyaan mereka atau untuk mengetahui siapa yang akan mereka kolaborasikan secara dekat.

Jadilah kreatif dengan template daftar tugas proyek Anda, dengan menyimpannya berdampingan dengan rencana proyek Anda untuk membandingkan kemajuan dan menonjolkan kemenangan kecil.

template daftar tindakan

Setiap proyek memiliki daftar tindakan yang diprioritaskan yang diperlukan untuk mencapai tolok ukur dan tujuan akhir. Memperkenalkan template daftar tindakan ke dalam alur kerja Anda menyediakan representasi visual dari tindakan ini. Dalam template Anda, Anda dapat mengkarakterisasi tindakan ini sebagai prioritas tinggi, sedang, atau rendah. Anda dapat mencantumkan tanggal jatuh tempo dan pemangku kepentingan yang bertanggung jawab. Tergantung pada cakupan proyek Anda, template daftar tindakan dapat diorganisir untuk satu tahap proyek atau disesuaikan dengan tugas satu tim.

Template daftar tindakan bekerja dengan baik untuk menunjukkan tugas mana yang bergantung pada penyelesaian tugas lainnya, sambil memberikan tampilan daftar bagaimana tugas terhubung dari awal hingga selesai proyek.

template diagram gantt

Jika Anda memiliki tim yang belajar secara visual, berikut adalah template yang mungkin cocok untuk Anda. Diagram Gantt adalah pemecahan visual dari fase proyek, pemangku kepentingan, dan tugas menggunakan batang yang diberi kode warna yang ditempatkan pada tampilan kalender horizontal. Pilih satu warna per tim atau pemangku kepentingan individu. Anda dapat melihat kemajuan setiap tugas saat muncul di kalender garis waktu proyek. Selain itu dapat ada tampilan daftar yang menunjukkan tugas dalam urutan lebih tradisional.

Menggunakan kedua tata letak ini secara bersamaan dapat membantu setiap pemangku kepentingan merasa dapat melacak proyek dengan cara yang paling masuk akal bagi mereka. Jika tata letak daftar standar tidak menarik, berikan opsi desain yang lebih menarik untuk pelacakan proyek Anda.

template anggaran manajemen proyek

Hampir setiap proyek, besar atau kecil, akan memiliki anggaran yang melekat padanya. Anggaran proyek pasti bukan tempat untuk kemungkinan kesalahan atau kesalahpahaman. Penting untuk melacak pengeluaran selama durasi proyek untuk menghindari tagihan tak terduga yang besar di akhir. Di awal proyek, susun pengeluaran yang diharapkan dalam template. Bagi cocok dengan tahap proyek, tim, atau cara lain yang masuk akal untuk proyek Anda. Selanjutnya, gunakan template sebagai panduan untuk melacak berbagai pengeluaran dan memastikan bahwa mereka selaras dengan proyeksi Anda.

Ini adalah cara yang cepat dan mudah untuk tahu apakah Anda sesuai anggaran. Anda juga akan segera dibisikkan jika Anda berisiko mengeluarkan lebih banyak daripada yang Anda proyeksikan. Menggunakan template anggaran yang distandar akan membantu Anda mengkomunikasikan harapan keuangan dengan jelas kepada tim.

template jalur kritis

Bagi yang menginginkan representasi visual yang berbeda dari proyek mereka yang menunjukkan hubungan langsung antara tugas, template metode jalur kritis mungkin cocok untuk Anda. Template ini menggambarkan serangkaian lingkaran (tugas atau tolok ukur proyek) yang terhubung oleh garis yang mengarah dari awal hingga selesai. Mereka mungkin memiliki cabang untuk masing-masing tim atau serangkaian tugas terkait. Ketika semua terperinci, metode jalur kritis Anda menyerupai jaring tugas dan sumber daya.

Gaya manajemen proyek Excel ini ideal untuk memaksimalkan efisiensi tim. Ini jelas menunjukkan diagram jaringan tugas yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tahap. Tugas prioritas tinggi dan rendah dapat ditandai sebagai demikian. Tata letak ini juga dapat membantu dengan pengaturan tenggat waktu dan mengembangkan garis waktu proyek.

template diagram burndown

Diagram burndown terlihat seperti grafik biasa dengan garis horizontal (sumbu x) sebagai garis waktu proyek dan garis vertikal (sumbu y) yang mewakili pekerjaan yang perlu diselesaikan. Titik-titik di sepanjang setiap garis digunakan untuk mewakili tolok ukur atau pencapaian yang terjadi sepanjang proses. Template ini berjalan beriringan dengan rencana proyek Anda. Ini adalah tampilan tingkat tinggi dari garis waktu proyek yang mendukung dokumentasi dan tujuan proyek.

Anda akan sering melihat template diagram burndown dengan dua garis, satu mewakili garis waktu ideal dan yang lainnya mewakili garis waktu aktual. Di akhir proyek, bandingkan kedua garis ini untuk melihat bagaimana kemajuan proyek dibandingkan dengan tujuannya yang asli.

template dasbor manajemen proyek

Dasbor proyek mungkin menjadi salah satu tampilan yang paling familiar untuk manajemen proyek. Mereka dapat disesuaikan untuk setiap pengguna individu untuk menunjukkan tugas unik mereka dan bagaimana tugas tersebut cocok dalam proyek secara lebih besar. Di sinilah Anda dapat mengambil beberapa jenis template dan menyimpannya semua di satu tempat. Pecah dasbor menjadi koleksi tugas untuk dengan cepat menilai tenggat waktu yang mendekat, titik masalah yang potensial, dan status proyek.

Dasbor efektif dalam mengkomunikasikan metrik kinerja kunci dan status proyek melalui berbagai media. Misalnya, gunakan diagram batang untuk menunjukkan tugas mana yang tepat waktu dan mana yang tertinggal. Periksa beban kerja setiap pemangku kepentingan dan berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk setiap tugas. Template dasbor proyek dapat menjadi lokasi yang mencakup semua untuk semua statistik dan metrik proyek.

template peta jalan proyek

Peta jalan proyek tingkat tinggi ini mencakup garis waktu proyek, tahap, tujuan, dan deliverables semua dalam kumpulan daftar, ringkasan, dan grafik yang ringkas. Ini bisa sevisual atau sebanyak salinan yang Anda inginkan dan mengidentifikasi elemen kunci proyek. Pisahkan template peta jalan proyek Anda menjadi tahap-tahap. Beri setiap tahap deskripsi atau daftar tugas yang relevan dalam fase itu.

Anggap template ini sebagai salah satu langkah pertama dalam fase konseptualisasi proyek. Anda dan tim Anda telah melakukan brainstorming awal, menetapkan tujuan, dan menamakan tujuan. Sekarang, Anda perlu menyampaikan informasi tersebut kepada semua pemangku kepentingan. Gabungkan elemen visual dengan salinan ringkas untuk mengkomunikasikan rencana proyek melalui template peta jalan proyek.

Manfaat menggunakan template manajemen proyek Excel

Menggunakan template manajemen proyek dapat memberikan banyak manfaat bagi individu dan organisasi dari semua ukuran. Template menyediakan kerangka kerja yang distandarisasi untuk mengelola proyek, yang memastikan konsistensi, kejelasan, dan akuntabilitas sepanjang siklus hidup proyek. Mereka juga menghemat waktu dan usaha dengan menghilangkan kebutuhan untuk membuat dokumen proyek dari awal. Template Excel dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan unik proyek dan memberikan titik awal untuk perencanaan, pelaksanaan, dan pemantauan proyek.

Dengan template, manajer proyek dapat lebih baik melacak kemajuan, mengidentifikasi masalah dan risiko yang potensial, dan menyesuaikan rencana sesuai kebutuhan. Template juga mendorong kolaborasi dan komunikasi di antara para pemangku kepentingan proyek dengan menyediakan struktur yang jelas dan ringkas untuk berbagi informasi. Secara keseluruhan, template manajemen proyek dapat membantu organisasi memperlancar proses manajemen proyek mereka, meningkatkan hasil proyek, dan meningkatkan kinerja tim secara keseluruhan.

‍

‍