9 Free Excel Project Management Templates & Examples

Minęły czasy długich arkuszy kalkulacyjnych, setek notatek rozrzuconych po zeszytach i ważnych decyzji projektowych zgubionych w pełnej skrzynce odbiorczej. Każdy projekt potrzebuje jasnej, precyzyjnej komunikacji projektowej, aby od razu ruszyć do działania. Z odpowiednimi narzędziami do zarządzania projektami i szablonami łatwiej osiągniesz swoje cele.

Stworzyliśmy dziewięć szablonów Microsoft Excel dostosowanych do różnych typów projektów lub etapów w projekcie. Potrzebujesz miejsca do śledzenia wydatków projektu i upewnienia się, że nie przekroczysz budżetu? Może potrzebujesz szablonu do szybkich comiesięcznych aktualizacji statusu, które wyślesz do swojego zespołu. Twoje harmonogramy, budżet i śledzenie mogą być zawarte w tych szablonach jako kompleksowa baza dla wszystkich informacji związanych z projektem. Uprościsz proces i zmniejszysz ryzyko przegapienia kluczowych okazji. Sprawdź je poniżej.

Szablon śledzenia projektu

Niezależnie od tego, czy Twoje raporty statusu projektu przychodzą jako e-maile, czy podczas spotkania, chcesz zachować porządek, aby Twoje aktualizacje pozostały na właściwym torze. Wprowadź aktualizacje w tym szablonie śledzenia statusu projektu, aby zaoszczędzić czas sobie i zespołowi. Jakie kamienie milowe osiągnął Twój zespół? Zidentyfikuj tych ludzi i pochwal ich. Czy są jakieś ryzyka lub problemy, które trzeba rozwiązać? Oto miejsce do dokumentowania potencjalnych przeszkód i oferowania rozwiązań. Użyj szablonu śledzenia projektu, aby informować swój zespół oraz kierownictwo firmy.

Podnieś ten szablon na wyższy poziom, archiwizując go dla przyszłych potrzeb. Możesz ocenić, co poszło nie tak, a co zadziałało dobrze. Szablony śledzenia projektów można dostosowywać do Twoich unikalnych przypadków pracy.

Szablon listy zadań projektu

Traktuj szablon listy zadań projektu jako ogólny przegląd wszystkich zadań i podzadań związanych z Twoim projektem. Podziel go na sekcje, które odpowiadają etapom projektu. Wymień zadania, ich interesariuszy, terminy oraz priorytet. Daj interesariuszom dostęp do zaktualizowania zadań projektowych, gdy pracują, w tym dat rozpoczęcia i zakończenia, procent ukończenia oraz kiedy projekt jest zakończony. Traktuj ten szablon jako autorytatywny dokument dotyczący odpowiedzialności. Interesariusze z pytaniami mogą odwołać się do tego dokumentu, gdy szukają kogoś, kto odpowie na ich pytania, lub aby dowiedzieć się, z kim będą ściśle współpracować.

Bądź kreatywny z szablonem listy zadań projektu, trzymając go równolegle z Twoim planem projektu, aby porównać postępy i podkreślić małe sukcesy.

Szablon listy zadań

Każdy projekt ma priorytetową listę działań koniecznych do osiągnięcia kamieni milowych i celów końcowych. Wprowadzenie szablonu działań do Twojego workflow daje wizualne przedstawienie tych działań. W Twoim szablonie możesz scharakteryzować te działania jako o wysokim, średnim lub niskim priorytecie. Możesz wymienić daty wykonania i odpowiedzialnych interesariuszy. W zależności od zakresu Twojego projektu, szablon listy działań można zorganizować dla jednego etapu projektu lub dostosować do zadań jednego zespołu.

Szablon działań działa dobrze, aby pokazać, które zadania zależą od ukończenia innych zadań, dostarczając jednocześnie widok listy, jak te zadania są połączone od początku do końca projektu.

Szablon wykresu Gantta

Jeśli masz zespół wizualnych uczniów, oto szablon, który może Ci odpowiadać. Wykres Gantta to wizualne rozbicie faz projektu, interesariuszy i zadań przy użyciu kolorowych pasków umieszczonych na poziomym widoku kalendarza. Wybierz jeden kolor dla każdej drużyny lub indywidualnego interesariusza. Możesz widzieć postęp każdego zadania, gdy pojawia się na kalendarzu projektu. Może również wystąpić widok listy, który przedstawia zadania w bardziej tradycyjnej formie.

Korzystanie z tych dwóch układów w kombinacji może pomóc każdemu interesariuszowi śledzić projekt w sposób, który ma dla niego sens. Jeśli tradycyjny układ listy jest nieatrakcyjny, daj opcję bardziej przyciągającego wzornictwa dla monitorowania Twojego projektu.

Szablon budżetu zarządzania projektem

Prawie każdy projekt, mały czy duży, ma do niego przypisany budżet. Budżet projektu zdecydowanie nie jest miejscem na potencjalne błędy lub nieporozumienia. Ważne jest, aby śledzić wydatki przez cały czas trwania projektu, aby uniknąć wysokich nieprzewidzianych rachunków na końcu. Na początku projektu zaplanuj oczekiwane wydatki w szablonie. Podziel je w zależności od etapu projektu, zespołu lub w inny sposób, który ma sens dla Twojego projektu. Następnie, użyj szablonu jako przewodnika do śledzenia różnych wydatków i upewnij się, że są zgodne z twoimi prognozami.

To szybki i łatwy sposób, aby wiedzieć, czy jesteś w budżecie. Natychmiast zostaniesz ostrzeżony, czy jesteś narażony na przekroczenie wydatków. Używanie standardowego szablonu budżetu pomoże Ci wyraźnie komunikować finansowe oczekiwania zespołowi.

Szablon krytycznej ścieżki

Dla tych, którzy chcą innego rodzaju wizualizacji projektu, która pokazuje bezpośrednie powiązania między zadaniami, szablon metody krytycznej ścieżki może być dla Ciebie. Ten szablon przedstawia szereg kółek (zadań projektowych lub kamieni milowych) połączonych liniami prowadzącymi od początku do końca. Mogą mieć rozgałęzienia dla każdego zespołu lub serii pokrewnych zadań. Gdy wszystko będzie gotowe, Twoja metoda krytycznej ścieżki przypominać będzie sieć zadań i zasobów.

Ten styl zarządzania projektem w Excelu idealnie nadaje się do maksymalizacji wydajności zespołu. Wyraźnie pokazuje diagram sieci zadań potrzebnych do ukończenia każdego etapu. Zadania o wysokim i niskim priorytecie można tak oznaczać. Ten układ może również pomóc w planowaniu terminów oraz opracowywaniu harmonogramu projektu.

Szablon wykresu burndown

Wykres burndown wygląda jak zwykły wykres z poziomą linią (oś x) jako harmonogram projektu i pionową linią (oś y) reprezentującą pracę, która musi być ukończona. Kropki wzdłuż każdej linii są używane do reprezentowania kamieni milowych w całym procesie. Ten szablon działa współbieżnie z Twoim planem projektu. To przegląd na wysokim poziomie harmonogramu projektu, który wspiera dokumentację projektu i cele.

Często można spotkać szablony wykresu burndown z dwoma liniami, jedna przedstawiająca idealny harmonogram, a druga przedstawiająca rzeczywisty harmonogram. Na końcu projektu porównaj te dwie linie, aby zobaczyć, jak postęp projektu porównał się z jego pierwotnymi celami.

Szablon pulpitu zarządzania projektem

Pulpit projektu może być jednym z najbardziej znanych układów zarządzania projektem. Mogą być dostosowane do każdego indywidualnego użytkownika, aby pokazać ich unikalne zadania i jak te zadania wpisują się w projekt w szerszym zakresie. Tutaj możesz zebrać różne rodzaje szablonów i przechowywać je w jednym miejscu. Podziel pulpit na zestawy zadań, aby szybko ocenić zbliżające się terminy, potencjalne problemy i status projektu.

Pulpity są skuteczne w komunikowaniu kluczowych wskaźników wydajności i statusu projektu za pomocą różnych mediów. Na przykład, użyj wykresu słupkowego, aby pokazać, które zadania są na czas, a które są opóźnione. Przeanalizuj obciążenie każdego interesariusza i ile czasu przeznaczono na każde zadanie. Szablon pulpitu zarządzania projektem może być wszechstronnym miejscem dla wszystkich statystyk i wskaźników projektu.

Szablon ścieżki projektu

Ta mapa drogowa projektu zawiera harmonogram projektu, etapy, cele i dostarczane produkty, wszystko w zwięzłej kolekcji list, podsumowań i wykresów. Może być tak wizualna lub bogata w tekst, jak chcesz, i zidentyfikować kluczowe elementy projektu. Podziel swój szablon mapy drogowej projektu na etapy. Zapewnij każdemu etapowi opis lub listę zadań istotnych na tym etapie.

Traktuj ten szablon jako jeden z pierwszych kroków w fazie koncepcyjnej projektu. Ty i Twój zespół zrobiliście wstępny brainstorming, ustaliliście cele i nazwaliście je. Teraz musisz przekazać te informacje wszystkim interesariuszom. Połącz elementy wizualne z zwięzłym tekstem, aby komunikować plan projektu za pomocą szablonu mapy drogowej projektu.

Korzyści płynące z wykorzystania szablonów zarządzania projektami w Excelu

Korzystanie z szablonów zarządzania projektami może przynieść wiele korzyści zarówno osobom, jak i organizacjom, niezależnie od ich rozmiaru. Szablony zapewniają ustandaryzowaną strukturę zarządzania projektami, co zapewnia spójność, klarowność i odpowiedzialność przez cały cykl życia projektu. Oszczędzają również czas i wysiłek, eliminując potrzebę tworzenia dokumentów projektowych od podstaw. Szablony Excel można dostosować do unikalnych potrzeb projektu i stanowią punkt wyjścia do planowania, realizacji i monitorowania projektu.

Dzięki szablonom kierownicy projektów mogą lepiej śledzić postępy, identyfikować potencjalne problemy i ryzyka oraz dostosowywać plany w odpowiedni sposób. Szablony promują również współpracę i komunikację wśród interesariuszy projektu, zapewniając przejrzystą i zwięzłą strukturę do dzielenia się informacjami. Ogólnie rzecz biorąc, szablony zarządzania projektami mogą pomóc organizacjom uprościć procesy zarządzania projektami, poprawić wyniki projektów i zwiększyć ogólną wydajność zespołu.

‍

‍