9 Free Excel Project Management Templates & Examples

สิ้นสุดยุคที่จะต้องจัดการกับสเปรดชีตยาวๆ จดหมายหลายร้อยฉบับทั่วโน้ตบุ๊ก และการตัดสินใจที่สำคัญสำหรับโครงการที่หายไปในกล่องขาเข้าที่แออัด แต่ละโครงการต้องการ การสื่อสารโครงการที่ชัดเจน และแม่นยำ เพื่อก้าวไปข้างหน้าได้อย่างมั่นใจ ด้วยเครื่องมือ การจัดการโครงการ และเทมเพลตที่เหมาะสม คุณจะบรรลุเป้าหมายได้อย่างง่ายดาย

เราได้สร้างเทมเพลต Microsoft Excel จำนวน 9 รายการที่เหมาะสมกับประเภทโครงการหรือลำดับของโครงการบางประเภท ต้องการที่ไหนสักแห่งในการติดตามค่าใช้จ่ายโครงการของคุณและตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณอยู่ภายในงบประมาณ? บางทีคุณอาจต้องการเทมเพลตสำหรับ อัปเดตสถานะรายสัปดาห์ อย่างรวดเร็วเพื่อส่งให้กับทีมของคุณ การจัดตารางเวลา งบประมาณ และการติดตามสามารถอยู่ภายในเทมเพลตเหล่านี้เป็นแหล่งข้อมูลทั้งหมดสำหรับ ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับโครงการ คุณจะทำให้กระบวนการราบรื่นและลดความเสี่ยงที่จะพลาดโอกาสสำคัญ ลองดูที่พวกเขาด้านล่าง

เทมเพลตติดตามโครงการ

ไม่ว่ารายงานสถานะของ โครงการของคุณ จะมาที่ไหนเช่นการส่งผ่านอีเมลหรือระหว่างการประชุม คุณจะต้องจัดระเบียบเพื่อให้การอัปเดตของคุณเป็นไปตามแผน เสียบการอัปเดตลงในเทมเพลตติดตามสถานะโครงการนี้เพื่อช่วยประหยัดเวลาให้กับคุณและทีมของคุณ ทีมของคุณทำไปถึงเหตุการณ์สำคัญใดกัน? เรียกชื่อบุคคลเหล่านี้เพื่อแสดงความยินดี มีความเสี่ยงหรือปัญหาใดที่ต้องได้รับการแก้ไขหรือไม่? นี่คือ สถานที่ในการบันทึก ปัญหาที่อาจเกิดขึ้นและเสนอวิธีแก้ไข ใช้เทมเพลตติดตามโครงการเพื่อให้การอัปเดตกับทีมของคุณรวมถึงผู้บริหารบริษัทด้วย

นำเทมเพลตนี้ไปอีกขั้นโดยการเก็บบันทึกเพื่อใช้อ้างอิงในอนาคต คุณสามารถประเมินว่าเกิดอะไรขึ้นและอะไรทำงานได้ดี เทมเพลตติดตามโครงการสามารถปรับเปลี่ยนได้ตามกรณีการทำงานเฉพาะของคุณ

เทมเพลตรายการงานของโครงการ

คิดว่าเทมเพลตนี้เป็นภาพรวมระดับสูงของงานทั้งหมดและงานย่อยที่เกี่ยวข้องกับโครงการของคุณ แบ่งมันออกเป็นส่วนที่สะท้อนกับระยะของโครงการ ระบุงาน ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย วันที่ครบกำหนด และลำดับความสำคัญ อนุญาตให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเข้าไปเพื่อให้การอัปเดตงานโครงการขณะทำงาน รวมถึงวันที่เริ่มและสิ้นสุด เปอร์เซ็นต์ความสำเร็จ และเมื่อเสร็จสิ้น ถือว่าเทมเพลตนี้เป็นผู้มีอำนาจในการระบุว่าใครรับผิดชอบทรัพยากรอะไร ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่มีคำถามสามารถอ้างอิงเอกสารนี้เมื่อมองหาคนที่จะตอบคำถามของตน หรือเพื่อเรียนรู้ว่าใครจะทำงานร่วมกันอย่างใกล้ชิด

สร้างสรรค์กับเทมเพลตรายการงานของโครงการของคุณโดยการเก็บไว้ข้างๆ กับ โครงการของคุณ เพื่อเปรียบเทียบความก้าวหน้าและเน้นชัยชนะเล็กน้อย

เทมเพลตรายการงาน

ทุกโครงการมีรายการงานที่ต้องทำตามลำดับความสำคัญเพื่อให้บรรลุเกณฑ์และเป้าหมายขั้นสุดท้าย การแนะนำเทมเพลตรายการงานเข้าสู่กระบวนการทำงานของคุณจะช่วยให้เห็นภาพของรายการงานเหล่านี้ได้ ในเทมเพลตของคุณ คุณสามารถจัดลำดับความสำคัญของรายการงานเหล่านี้ได้ตามความสำคัญสูง กลาง หรือต่ำ คุณสามารถระบุดูวันที่และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่รับผิดชอบได้ ขึ้นอยู่กับขอบเขตของโครงการ รายการงานเทมเพลตสามารถจัดเรียงสำหรับขั้นตอนหนึ่งของโครงการ หรือติดตามงานของทีมหนึ่งทีม

เทมเพลตรายการงานทำงานได้ดีเพื่อแสดงรายการงานที่ขึ้นอยู่กับการเสร็จสิ้นของงานอื่น ขณะที่ให้มุมมองรายการของวิธีที่งานเชื่อมต่อจากเริ่มต้นจนจบ

เทมเพลตแผนภูมิ Gantt

หากคุณมีทีมที่เรียนรู้ผ่านการเห็นภาพ นี่คือเทมเพลตที่อาจเหมาะกับคุณ แผนภูมิ Gantt คือการสลายภาพของระยะโครงการ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และงาน โดยใช้บาร์ที่มีการจำแนกสีซึ่งตั้งอยู่บนมุมมองปฏิทินแนวนอน เลือกสีหนึ่งสำหรับทีมแต่ละทีม หรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละคน คุณสามารถดูความก้าวหน้าของแต่ละงานเมื่อมันปรากฏอยู่บนปฏิทินเวลาโครงการ จะมีมุมมองรายการที่แสดงรายการงานในแบบที่ดังกว่าและปกติ

การใช้เลย์เอาต์สองแบบนี้ร่วมกันสามารถช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละคนรู้สึกว่าพวกเขาสามารถติดตามโครงการในวิธีที่ทำให้พวกเขาสนใจได้มากที่สุด หากการจัดเรียงแบบปกติไม่น่าสนใจ ให้ตัวเลือกในการออกแบบที่ดึงดูดสำหรับการติดตามโครงการของคุณ

เทมเพลตงบประมาณการจัดการโครงการ

เกือบทุกโครงการ โดยใหญ่หรือเล็ก จะมีงบประมาณแนบไว้ งบประมาณของโครงการไม่ได้เป็นที่ๆควรเกิดข้อผิดพลาดหรือลักษณะที่เรียกกันว่า การสื่อสารที่บิดเบือน เป็นสิ่งสำคัญที่ต้องติดตามค่าใช้จ่ายตลอดระยะเวลาก่อนที่จะเกิดค่าบริการที่ไม่คาดคิดในตอนท้าย ที่จุดเริ่มต้นของโครงการให้จัดแสดงค่าใช้จ่ายที่คาดหวังในเทมเพลต แบ่งพวกมันออกตามระยะของโครงการ ทีม หรือวิธีการอื่นที่เหมาะสมกับโครงการของคุณ ถัดไป ใช้เทมเพลตเป็นแนวทางในการติดตามค่าใช้จ่ายที่แตกต่าง และตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาสอดคล้องกับการคาดการณ์ของคุณ

นี่เป็นวิธีที่รวดเร็วและง่ายในการทราบว่าคุณอยู่ในงบประมาณหรือไม่ คุณจะได้รับการแจ้งเตือนทันทีหากคุณมีความเสี่ยงที่จะใช้จ่ายเกินกว่าที่คาดการณ์ไว้ การใช้เทมเพลงบประมาณที่มีแนวทางมาตรฐานจะช่วยให้คุณสื่อสารความคาดหวังทางการเงินให้ชัดเจนกับทีมของคุณได้

เทมเพลตเส้นทางวิกฤต

สำหรับผู้ที่ต้องการแสดงภาพผลลัพธ์ของโครงการในแบบที่แสดงการเชื่อมต่อระหว่างงาน การสร้างรายการวิกฤตอาจเหมาะสำหรับคุณ เทมเพลตนี้แสดงให้เห็นถึงซึ่งมีวงกลม (งานหรือเกณฑ์สำคัญของโครงการ) ที่เชื่อมต่อด้วยเส้นที่นำจากจุดเริ่มต้นถึงจุดสิ้นสุด พวกเขาอาจมีงานที่แยกออกมาสำหรับแต่ละทีม หรือชุดของงานที่เกี่ยวข้องของพวกเขา เมื่อทำการสร้างเนื้อหานี้ขึ้นมา รูปแบบการจัดการวิกฤตของคุณจะสร้างเว็บของงานและทรัพยากรต่างๆ

รูปแบบการจัดการโครงการ Excel นี้เหมาะสำหรับการทำให้ทีมมีประสิทธิภาพสูงสุด แสดงเครือข่ายของงานที่ต้องทำเพื่อให้คุณสามารถบรรลุแต่ละระยะได้อย่างชัดเจน งานที่มีลำดับความสำคัญสูงและต่ำสามารถทำเครื่องหมายได้ตามนั้น รูปแบบการนี้ยังช่วยในการกำหนดเวลาสิ้นสุดกำหนดและพัฒนาตารางเวลาโครงการ

เทมเพลตกราฟเบิร์นดาวน์

กราฟเบิร์นดาวน์ดูเหมือนกราฟปกติด้วยแถบแนวนอน (แกน x) เป็นระยะเวลาโครงการและแกนแนวตั้ง (แกน y) แสดงถึงงานที่ต้องเคลียร์ให้เสร็จ จุดตามแต่ละเส้นใช้เพื่อแสดงถึงเกณฑ์การวัดหรือเหตุการณ์สำคัญตลอดกระบวนการ เทมเพลตนี้ทำงานร่วมกับแผนโครงการของคุณ เป็นมุมมองระดับสูงของระยะเวลาโครงการที่สนับสนุนเอกสารและวัตถุประสงค์ของโครงการ

คุณจะเห็นกราฟเบิร์นดาวน์ พร้อมเส้นสองเส้น แทนระยะเวลาที่เหมาะสม และอีกเส้นที่แทนระยะเวลาจริง ที่สิ้นสุดโครงการ ให้เปรียบเทียบเส้นเหล่านี้เพื่อดูว่าสถานการณ์ไหนที่โครงการเสนอความก้าวหน้าเมื่อเทียบกับเป้าหมายดั้งเดิม

เทมเพลตแดชบอร์ดการจัดการโครงการ

แดชบอร์ดโครงการอาจเป็นหนึ่งในรูปแบบที่คุ้นเคยที่สุดสำหรับการจัดการโครงการที่มีอยู่ พวกเขาสามารถปรับให้เข้ากับผู้ใช้แต่ละคนโดยการแสดงงานที่ไม่ซ้ำกันและวิธีการที่งานเหล่านั้นเกี่ยวข้องกับโครงการในระดับใหญ่กว่า นี่คือที่ที่คุณสามารถนำเทมเพลตหลากหลายชนิดมารวมกันและเก็บรวบรวมทั้งหมดไว้ในที่เดียว แบ่งแดชบอร์ดออกเป็นการจัดกลุ่มของงานได้อย่างรวดเร็วเพื่อประเมินวันครบกำหนด งวดที่อาจเป็นปัญหา และสถานะของโครงการ

แดชบอร์ดมีประสิทธิภาพในการสื่อสารเมตริกความสำเร็จและสถานะโครงการผ่านช่องทางหลายชนิด ตัวอย่างเช่น ใช้กราฟแท่งเพื่อแสดงว่างานไหนตรงเวลา และงานไหนที่กำลังช้ากว่า ติดตามภาระงานของแต่ละผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและระยะเวลาใช้งานที่ใช้ในการแต่ละงาน เทมเพลตแดชบอร์ดโครงการสามารถเป็นที่เก็บรวบรวมทั้งหมดของตัวเลขโปรเจคต์และข้อมูลที่สำคัญ

เทมเพลตแผนที่โครงการ

แผนที่โครงการระดับสูงนี้มีระยะเวลาโครงการ ระยะทาง เป้าหมาย และผลลัพธ์ทั้งหมดในกลุ่มรายการที่ชัดเจน สรุปและกราฟจำนวนมาก มันสามารถให้ภาพหรือข้อความที่หนาแน่นตามที่คุณต้องการและระบุองค์ประกอบโครงการที่สำคัญ แยกเทมเพลตแผนที่โครงการของคุณตามระยะ ให้แต่ละระยะมีคำอธิบายหรือรายการงานที่เกี่ยวข้องในระยะนั้นๆ

คิดว่าเทมเพลตนี้เป็นหนึ่งในขั้นตอนแรกๆในการทำแนวคิดโครงการ คุณและทีมของคุณได้ทำการระดมความคิดเบื้องต้น ตั้งเป้าหมาย และกำหนดเป้าหมายแล้ว เวลานี้ คุณต้องแจ้งข้อมูลนี้ไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมด รวมองค์ประกอบภาพเข้ากับคำอธิบายที่ชัดเจนเพื่อสื่อสารแผนของโครงการผ่านเทมเพลตแผนที่โครงการ

ประโยชน์ของการใช้เทมเพลตการจัดการโครงการ Excel

การใช้เทมเพลตการจัดการโครงการสามารถให้ประโยชน์ที่หลากหลายแก่บุคคลและองค์กรทุกขนาด เทมเพลตช่วยให้กรอบฐานการจัดการโครงการมีมาตรฐาน สร้างความสม่ำเสมอ ความชัดเจน และความรับผิดชอบในระยะต่อไปของโครงการให้แน่ใจ มันยังช่วยประหยัดเวลาและความพยายามโดยการกำจัดความจำเป็นในการสร้างเอกสารโครงการใหม่จากศูนย์ เทมเพลต Excel สามารถปรับให้เข้ากับความต้องการเฉพาะของโครงการและให้จุดเริ่มต้นสำหรับการวางแผนโครงการ การดำเนินการ และการติดตามผล

ด้วยเทมเพลต ผู้จัดการโครงการสามารถติดตามความก้าวหน้าได้ดีขึ้น ระบุปัญหาหรือความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น และปรับแผนให้เข้ากับสถานการณ์ เทมเพลตยังส่งเสริมความร่วมมือและการสื่อสารในหมู่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการโดยการให้โครงสร้างที่ชัดเจนและชัดเจนในการแบ่งปันข้อมูล โดยรวมแล้ว เทมเพลตการจัดการโครงการสามารถช่วยให้องค์กรปรับกระบวนการจัดการโครงการของพวกเขาให้เหมาะสม ปรับปรุงผลลัพธ์ของโครงการ และเพิ่มประสิทธิภาพของทีมโดยรวม

‍

‍