9 Free Excel Project Management Templates & Examples

Die Zeiten längerer Tabellen, Hunderte von Notizen, die über Notizbücher verstreut sind, und wichtige Projektentscheidungen, die in einem sehr vollen Posteingang verloren gehen, sind vorbei. Jedes Projekt benötigt klare, präzise Projektkommunikation, um sofort durchstarten zu können. Mit den richtigen Projektmanagement-Tools und Vorlagen werden Sie Ihre Ziele mit Leichtigkeit erreichen.

Wir haben neun Microsoft Excel-Vorlagen erstellt, die auf bestimmte Arten von Projekten oder Projektphasen abgestimmt sind. Brauchen Sie einen Ort, um Ihre Projektkosten zu verfolgen und sicherzustellen, dass Sie im Budget bleiben? Vielleicht benötigen Sie eine Vorlage für schnelle wöchentliche Statusaktualisierungen, die Sie an Ihr Team senden können. Ihre Planung, Budgetierung und Nachverfolgung kann in diesen Vorlagen als One-Stop-Shop für alle projektbezogenen Informationen zusammengefasst werden. Sie werden den Prozess rationalisieren und das Risiko reduzieren, wichtige Chancen zu verpassen. Überprüfen Sie sie unten.

Vorlage für Projektverfolgung

Egal, ob Ihre Projektstatusberichte als E-Mails oder während einer Besprechung eingereicht werden, Sie sollten organisiert bleiben, damit Ihre Aktualisierungen auf Kurs bleiben. Fügen Sie diesem Projektstatusverfolgungsvorlage Aktualisierungen ein, um Ihnen und Ihrem Team Zeit zu sparen. Welche Meilensteine hat Ihr Team erreicht? Nennen Sie diese Personen, um ihnen Anerkennung zu geben. Gibt es Risiken oder Probleme, die angegangen werden müssen? Hier ist ein Ort, um mögliche Rückschläge zu dokumentieren und Lösungen anzubieten. Nutzen Sie die Vorlage zur Projektverfolgung, um Ihrem Team sowie der Unternehmensleitung Aktualisierungen zu geben.

Gehen Sie bei dieser Vorlage einen Schritt weiter, indem Sie sie für zukünftige Referenz archivieren. Sie können bewerten, was schiefgelaufen ist und was gut funktioniert hat. Vorlagen zum Projektverfolgen sind anpassbar für Ihren individuellen Anwendungsfall.

Vorlage für die Projektaufgabenliste

Betrachten Sie Ihre Vorlage für die Aufgabenliste als die hochrangige Übersicht über alle Aufgaben und Unteraufgaben, die zu Ihrem Projekt gehören. Zerlegen Sie es in Abschnitte, die den Phasen des Projekts entsprechen. Listen Sie Aufgaben, deren Stakeholder, Fälligkeitstermine und Priorität auf. Geben Sie Stakeholdern Zugriff, um Aktualisierungen der Projektaufgaben vorzunehmen, während sie arbeiten, einschließlich Start- und Enddaten, Prozentuale Fertigstellung und wann es erledigt ist. Betrachten Sie diese Vorlage als die Autoritative, wer für welche Ressource verantwortlich ist. Stakeholder mit Fragen können auf dieses Dokument verweisen, wenn sie jemanden suchen, der ihre Fragen beantwortet, oder um zu erfahren, mit wem sie eng zusammenarbeiten werden.

Seien Sie kreativ mit Ihrer Vorlage zur Aufgabenliste, indem Sie sie parallel zu Ihrem Projektplan halten, um den Fortschritt zu vergleichen und kleine Erfolge hervorzuheben.

Vorlage für Aktionspunkte

Jedes Projekt hat eine priorisierte Liste von Aktionspunkten, die notwendig sind, um Benchmarks und Endziele zu erreichen. Einführung einer Aktionspunkt-Vorlage in Ihren Arbeitsablauf bietet eine visuelle Darstellung dieser Aktionspunkte. In Ihrer Vorlage können Sie diese Aktionspunkte als hoch, mittel oder niedrig priorisieren. Sie können Fälligkeitstermine und verantwortliche Stakeholder auflisten. Je nach Umfang Ihres Projekts kann die Aktionspunktliste für eine Projektphase organisiert oder auf die Aufgaben eines Teams abgestimmt werden.

Die Aktionspunkt-Vorlage eignet sich gut, um zu zeigen, welche Aufgaben von der Fertigstellung anderer Aufgaben abhängen, während sie eine Listenansicht bietet, wie Aufgaben von Projektstart bis -abschluss verbunden sind.

Gantt-Diagramm-Vorlage

Wenn Sie ein Team von visuellen Lernenden haben, finden Sie hier eine Vorlage, die für Sie funktionieren könnte. Ein Gantt-Diagramm ist eine visuelle Aufgliederung von Projektphasen, Stakeholdern und Aufgaben unter Verwendung von farbcodierten Balken, die auf einer horizontalen Kalenderansicht platziert sind. Wählen Sie eine Farbe pro Team oder individuellem Stakeholder. Sie können den Fortschritt jeder Aufgabe sehen, während sie im Zeitplan-Kalender des Projekts angezeigt wird. Es kann auch eine Listenansicht geben, die Aufgaben in einer traditionelleren Anordnung zeigt.

Die Verwendung dieser beiden Layouts in Kombination kann jedem Stakeholder helfen, das Projekt auf eine Weise zu verfolgen, die für sie am sinnvollsten ist. Wenn ein typisches Listenlayout unattraktiv ist, bieten Sie die Option eines auffälligeren Designs für Ihr Projekttracking.

Budgetvorlage für das Projektmanagement

Fast jedes Projekt, groß oder klein, wird ein Budget haben. Ein Projektbudget ist definitiv nicht der Ort für potenzielle Fehler oder Missverständnisse. Es ist wichtig, die Ausgaben während der Projektdauer zu verfolgen, um hohe unvorhergesehene Rechnungen am Ende zu vermeiden. Zu Beginn des Projekts legen Sie die erwarteten Ausgaben in der Vorlage fest. Teilen Sie sie nach Projektphase, Team oder wie auch immer es für Ihr Projekt sinnvoll ist. Verwenden Sie die Vorlage anschließend als Leitfaden, um verschiedene Ausgaben im Auge zu behalten und sicherzustellen, dass sie mit Ihren Prognosen übereinstimmen.

Dies ist eine schnelle und einfache Möglichkeit zu wissen, ob Sie im Budget sind. Sie werden sofort alarmiert, wenn Sie Gefahr laufen, mehr auszugeben, als Sie ursprünglich eingeplant hatten. Die Verwendung einer standardisierten Budgetvorlage wird Ihnen helfen, finanzielle Erwartungen klar an das Team zu kommunizieren.

Vorlage für den kritischen Pfad

Für diejenigen, die eine andere Art der visuellen Darstellung ihres Projekts möchten, die direkte Verbindungen zwischen Aufgaben zeigt, könnte eine Vorlage des kritischen Pfads für Sie sein. Diese Vorlage zeigt eine Reihe von Kreisen (Projektaufgaben oder -meilensteine), die durch Linien verbunden sind, die vom Anfang bis zum Ende führen. Sie könnten Abzweigungen für jedes Team oder eine Reihe verwandter Aufgaben haben. Wenn alles ausgearbeitet ist, ähnelt Ihr kritisches Pfadverfahren einem Netzwerk von Aufgaben und Ressourcen.

Dieser Excel-Projektmanagement-Stil ist ideal, um die Effizienz des Teams zu maximieren. Es zeigt deutlich ein Netzwerkdiagramm der Aufgaben, die zur Erledigung jeder Phase erforderlich sind. Hochpriorisierte und niedrigpriorisierte Aufgaben können entsprechend markiert werden. Dieses Layout kann auch bei der Planung von Fristen und der Entwicklung eines Projektzeitplans helfen.

Vorlage für das Burndown-Diagramm

Ein Burndown-Diagramm sieht aus wie ein reguläres Grafiken mit der horizontalen Linie (x-Achse) als Projektzeitachse und der vertikalen Linie (y-Achse), die die Arbeit darstellt, die abgeschlossen werden muss. Punkte entlang jeder Linie werden verwendet, um Benchmarks oder Meilensteine im Verlauf darzustellen. Diese Vorlage funktioniert Hand in Hand mit Ihrem Projektplan. Es ist eine hochrangige Ansicht des Projektzeitplans, die die Projektdokumentation und -ziele unterstützt.

Sie werden oft Burndown-Diagramm-Vorlagen mit zwei Linien sehen, eine, die die ideale Zeitachse und die andere, die die reale Zeitachse darstellt. Am Ende des Projekts vergleichen Sie diese beiden Linien, um zu sehen, wie der Fortschritt des Projekts im Vergleich zu den ursprünglichen Zielen steht.

Vorlage für das Projektmanagement-Dashboard

Ein Projekt-Dashboard könnte eines der bekanntesten Layouts für das Projektmanagement sein. Sie können auf jeden einzelnen Benutzer abgestimmt werden, um ihre einzigartigen Aufgaben zu zeigen und wie die Aufgaben in das Projekt im größeren Maßstab passen. Hier können Sie mehrere Arten von Vorlagen nehmen und sie alle an einem Ort speichern. Unterteilen Sie das Dashboard in Aufgabensammlungen, um nahe bevorstehende Fristen, potenzielle Problemstellen und den Projektstatus schnell zu bewerten.

Dashboards sind effektiv, um zentrale Leistungskennzahlen und den Projektstatus durch eine Vielzahl von Medien zu kommunizieren. Verwenden Sie zum Beispiel ein Balkendiagramm, um zu zeigen, welche Aufgaben rechtzeitig sind und welche in Verzug geraten. Beurteilen Sie die Arbeitslast jedes Stakeholders und wie viel Zeit für jede Aufgabe aufgewendet wird. Eine Vorlage für das Projekt-Dashboard kann ein zentraler Ort für alle Projektstatistiken und Kennzahlen sein.

Vorlage für die Projektstraße

Diese hochrangige Projektstraße enthält Projektzeitplan, Phasen, Ziele und Lieferungen in einer prägnanten Sammlung von Listen, Zusammenfassungen und Diagrammen. Sie kann so visuell oder textlastig sein, wie Sie möchten, und wichtige Projektelemente identifizieren. Teilen Sie Ihre Projektstraße in Phasen auf. Geben Sie jeder Phase eine Beschreibung oder Liste von Aufgaben, die in dieser Phase relevant sind.

Betrachten Sie diese Vorlage als einen der ersten Schritte in der Konzeptionsphase des Projekts. Sie und Ihr Team haben das anfängliche Brainstorming durchgeführt, Ihre Ziele festgelegt und Ziele benannt. Jetzt müssen Sie diese Informationen allen Stakeholdern mitteilen. Kombinieren Sie visuelle Elemente mit prägnantem Text, um den Projektplan durch eine Vorlage zur Projektstraße zu kommunizieren.

Die Vorteile der Verwendung von Excel-Vorlagen für das Projektmanagement

Die Verwendung von Vorlagen für das Projektmanagement kann Einzelpersonen und Organisationen jeder Größe zahlreiche Vorteile bieten. Vorlagen bieten einen standardisierten Rahmen für das Projektmanagement, der Konsistenz, Klarheit und Verantwortlichkeit während des gesamten Projektlebenszyklus gewährleistet. Sie sparen auch Zeit und Aufwand, indem sie die Notwendigkeit beseitigen, Projektdokumente von Grund auf neu zu erstellen. Excel-Vorlagen können angepasst werden, um den einzigartigen Anforderungen eines Projekts gerecht zu werden und einen Ausgangspunkt für die Projektplanung, -ausführung und -überwachung zu bieten.

Mit Vorlagen können Projektmanager den Fortschritt besser verfolgen, potenzielle Probleme und Risiken identifizieren und die Pläne entsprechend anpassen. Vorlagen fördern auch die Zusammenarbeit und Kommunikation unter den Projektstakeholdern, indem sie eine klare und prägnante Struktur für den Austausch von Informationen bieten. Insgesamt können Vorlagen für das Projektmanagement Organisationen dabei helfen, ihre Projektmanagementprozesse zu optimieren, die Projektergebnisse zu verbessern und die Gesamtleistung des Teams zu steigern.

‍

‍