How to Write a Project Brief
השתמש בתבנית הזו כדי לספק סקירה על הפרויקט למובילים מרכזיים.
תמצית הפרויקט של הצוות שלך היא מקום אחד לשמור את כל המידע על הפרויקט – הכל, מהסקירה ועד למטריקות המרכזיות בהן נעשה שימוש כדי להגדיר הצלחה של הפרויקט.
איך אתה נותן למעורבים בפרויקט את כל המידע הקשור לפרויקט שהם צריכים? בהודעות לא פורמליות ב-slack ובמיילים כנראה לא יהיה די. חוסר שיטה פורמלית לתקשורת פרויקט יוצרת פערים בידע של הצוות שלך שיכולים לגרום לעיכובים במהלך הפרויקט. מה שאתה צריך זה מקור מידע אחד שאליו המעורבים יכולים להתייחס במהלך כל הפרויקט ולדעת שהמידע שהם קוראים הוא מהימן.
הכנס את תמצית הפרויקט של הצוות שלך. זהו מקום אחד לגיבוש כל מידע על הפרויקט – כל מה המסכם עד למטריקות מרכזיות שמשתמשים בהם כדי להגדיר הצלחה של פרויקט. כפי ששמו מרמז, נסו לשמור על זה קצר ומתוק. זו דרך תמציתית לתפוס ולאחסן מידע בליבה של כל פרויקט. המשך לקרוא כדי ללמוד איך לשלב תמצית פרויקט בפרויקט הבא שלך ולקבל את תבנית ההורדה למטה.
מהי תמצית פרויקט?
תמצית פרויקט היא סקירה מהירה של הפרויקט שלך. זה מכיל את הידע ההקשרי הנדרש לקוראים להבין את מה, למה, מתי ואיך של הפרויקט. מעורבים, מטרות, מדדים, זמני יעד וכל דבר אחר הקשור לפרויקט עשויים להיות מפורטים בתמצית. חשוב על התמצית כדרך תמציתית וברורה לתעד מידע מרכזי של הפרויקט כדי להפיץ בקלות ברחבי הצוות שלך.
התמצית היא נקודת ההתחלה של הפרויקט שלך. היא נותנת למעורבים את הבסיסים ומזמינה אותם לתת הצעות או לשאול שאלות. תמצית פרויקט יכולה לעזור להציע פרויקט להנהגת החברה מכיוון שהיא מציגה את המטרה הסופית של הפרויקט ואיך היא מתחברת למטרות הכוללות של הארגון. התחל את הפרויקט שלך עם תמצית ואתה תראה:
- שיפור בתקשורת פרויקט
- ניהול פרויקט משופר
- אפשרויות שיתוף פעולה עם מעורבים
- הנהגה מיודעת ותומכת
תמצית היא הליבה של פרויקט. ברגע שנוצרה, מידע על פרויקט ניתן להרחבה בהתאם לדרישות מפורטות לכל חלק בתהליך. קשר לשאר החלקים של תיעוד, כלול סרטונים או גרפים, או כל דבר אחר שתומך בהצלחה של הפרויקט שלך.
מה כולל תמצית פרויקט?
הבונוס של תמצית פרויקט הוא שהיא מאפשרת לך לתקשר כל מידע שקשור לפרויקט למעורבים שאתה רוצה. לדוגמה, אולי תרצה להפנות לפרויקט קודם דרך קישור ללימוד מקרה או לסיים עם רשימה של משאבים חיצוניים כדי לתמוך בהבנת המעורבים את הפרויקט. אתה יכול לעשות הכל. הכלל הוא לשמור על זה כמה שניתן עם דגש על קריאות על מנת להימנע מהצפה של הצוות במידע לפני שהפרויקט אפילו התחיל רשמית.
נסה לשמור כל חלק בכמה משפטים תמציתיים עם קישורים למשאבים פנימיים או חיצוניים קשורים. רשימות עם תבליטים, גרפים וצ'ארטים יכולים לעזור לפצל קטעי טקסט לקריאה קלה יותר. מידע שתגלה בתמצית פרויקט כולל:
- סקירה של הפרויקט
- כוונת הפרויקט
- OKRs ומסירות
- מדדי הצלחה
- לוח זמנים של פרויקט
- מעורבים וצוותי פרויקט
- קהל היעד של הפרויקט
בעוד שאין דרך קבועה לעצב את תמצית הפרויקט שלך, אתה עדיין רוצה לוודא שאתה מספק למעורבים את המידע הנדרש. תמצית פרויקט היא ההתחלה של התקשורת וניהול הפרויקט שלך. השתמש בה כנקודת קפיצה וכמדריך במהלך כל הפרויקט.
איך לעצב תמצית פרויקט
עצב את תמצית הפרויקט שלך בדרך שהכי הגיונית עבור הצוות שלך. התחלת מתבנית יכולה להקל על יצירת התמצית שלך. הנה כמה רעיונות מה לכלול בתמצית שלך כדי לעזור לך להתחיל.
1. סקירה של הפרויקט
הראשון: סקירה של הפרויקט. הסבר את הפרויקט בכמה משפטים מרכזיים שמדברים על הציפיות וההיקף של הפרויקט. המידע כאן צריך לעזור לענות על ה'למה' של הפרויקט. האם יש מידע רקע שיכול לעזור להקשר את הפרויקט למי שלומד עליו לראשונה? איזה בעיה הפרויקט מקווה להתמודד? כלול כאן כל קישורים או משאבים שיכולים להיות מועילים. השתמש בתשובות האלה כדי לעבור לקטע הבא.
2. הגדר את כוונת הפרויקט
חשוב על כוונת הפרויקט כמסמך המשימה שלו. מהי המטרה? אילו בעיות היא תפתור? מהן הציפיות מהפרויקט, הן לטווח הקצר והן לטווח הארוך? האם יהיו צורך בגרסאות עתידיות של הפרויקט לצורך תחזוקה? כוונת הפרויקט היא המטרה הסופית. ביחד סקירת הפרויקט והכוונה מייצגות את הנוף לפני שהתמצית שלך נכנסת לפרטים יותר ספציפיים.
3. סקור OKRs ומסירות
במהלך סיעור המוחות הראשוני שלך על הפרויקט, ככל הנראה תיארת תוצאות עיקריות ומסירות. אתה יכול להיכנס כאן לכל פרט שאתה מרגיש שנחוץ. שימוש בחלק הזה כדי להתחיל לפרק את הפרויקט לחלקים ולהתאים את המסירות הצפויות לכל אחד מהם. אתה יכול לקשר בין מטרות הפרויקט למסירות כדי להצביע על איך כל שלב בתהליך מוביל להשגת יעד הפרויקט הכולל. ה-OKRs (מטרות ותוצאות עיקריות) שלך מהווים מסגרת לאיך הצלחה תימדד במהלך הפרויקט.
4. הגדר איך תימדד הצלחה
חשוב שתבחר מדדים שיתאימו ביותר להציג את הצלחת הפרויקט שלך. אם זה תנועה מוגברת לאתר, מספר לקוחות חדשים, או שיעור קליקים מוגבר, המדדים שלך צריכים להיות נבחרים לפני שהפרויקט מתחיל כדי שתוכל לבדוק את הנתונים במהלך הפרויקט. החליט על מדדים שלך במהלך שלב הסיעור המוחות ורשום אותם בתמצית הפרויקט שלך. כשמעורבים יודעים איך המדד המדויק של הפרויקט, הם יכולים לכוון את העבודה שלהם להשלמת מטרות הפרויקט.
5. תקשר את לוח הזמנים של הפרויקט
אחד הפרטים החשובים ביותר של הפרויקט הוא הלוח הזמנים. אחר הכל, אי אפשר להתחיל פרויקט במסגרת זמן לא מוגדרת. לוח הזמנים של הפרויקט מדע בעבור אורך כל שלב בפרויקט ומתי המסירות צפויות להסתיים. כשאתה יוצר את לוח הזמנים של הפרויקט, נסה לעבוד לאחור מתאריך ההשלמה הסופי שלך. שמור רשימה של כל המסירות, אבני הדרך, ומשך ההערכה של המשימות כשאתה יוצר את הלוח זמנים. שקול לתת לעצמך יותר זמן ממה שאתה מעריך שאתה צריך לכל שלב. כך כל עיכוב פוטנציאלי לא יזיז את הפרויקט שלך כולו מהמסלול.
6. כלול מעורבים וצוותים
כאשר מעורבים יודעים עם מי לתקשר לגבי כל שלב בפרויקט, זה מייעל את הפרודוקטיביות ומסיר פגיעויות קבועות. כל מעורב פרויקט הוא המומחה בתחום שלו–רשום את כל אחד מהאנשים האלה בתמצית הפרויקט. אם כולם יודעים למי לפנות עם השאלות שלהם או עם מי הם ישתפו פעולה, כולם חוסכים זמן.
7. הגדר את הקהל
לכל פרויקט יש מישהו בראש שהוא מנסה להגיע אליו. אם זו קמפיין שיווקי שנועד להגביר את המודעות למותג ולהשיג לקוחות פוטנציאליים חדשים או עדכוני מוצר שיספקו את בקשות הלקוחות הנוכחיים, תמיד יש מישהו בצד השני של הפרויקט שייהנה מהתוצאה שלו. סגור את תמצית הפרויקט שלך על ידי הגדרת קהל זה. מיהו הפרויקט מיועד? זה כנראה יתאם קרוב לכוונה של הפרויקט.
מה ההבדלים בין תמצית פרויקט, סיכום פרויקט ותמצית מנהלתית?
פשוט, תמצית הפרויקט שלך היא השקפה כללית על הפרויקט וכל החלקים המניעים שלו. זהו גרסה מקוצרת של הכל מה שמעורבים עשויים להזדקק לדעת על הפרויקט. תמצית פרויקט אינה המקור היחידי למידע שאתה עשוי להשתמש בו בפרויקט. אחרי שקראת מה כוללת תמצית פרויקט, אולי אתה תוהה לגבי חלקים אחרים של תיעוד הפרויקט ואיך הם שונים. הסתכל על סיכומי פרויקטים ותמציות מנהלתיות.
סיכום פרויקט
במקום להקיף את כל החלקים של הפרויקט בסקירה כוללת כמו שעושה תמצית פרויקט, סיכום פרויקט מתרכז בנקודת אחד: הסיכום. זה כולל את הרקע של הפרויקט, כל הבעיות שהוא פותר, למה הפרויקט נוצר ומה הוא מצפה להשיג. סיכום פרויקט עשוי לכלול מספר משפטים על כל שלב של הפרויקט ואיך שלבים אלו צפויים להשפיע על היעד הכולל של הפרויקט. זו העמקה על מאחורי הקלעים של ה'למה' וה'מה' של הפרויקט.
סיכום מנהלתי
למרות שדומים בכמה מובנים, סיכום מנהלתי שונה מסיכום פרויקט ומהתמצית בתקשורת המידע על הפרויקט. סיכום מנהלתי בדרך כלל נכתב על ידי ההנהלה של החברה כדי לגעת בנקודות העיקריות של עסק. זה מגדיר איך פרויקט משתלב בתמונה הגדולה של המטרות והיעדים של החברה. המידע שנרשם כאן בדרך כלל קצר ובעל עניין, מה שעושה את זה לקורא קל לכל המעורבים. נקודות או פסקאות קצרות הן דבר נפוץ. הסיכום המנהלי גם עונה על שאלת ה'למה', אך עושה זאת מפרספקטיבת ההנהלה.
למה תמצית פרויקט חשובה בניהול פרויקטים?
תמצית פרויקט קובעת את הטון של הפרויקט. איך היא תקשר מידע ותהיה נקודת התייחסות יחידה למידע הזה תומך בניהול הכללי של הפרויקט. מעורבים יכולים לבזבז פחות זמן בחיפוש אחרי מיילים ישנים, הודעות Slack, או לשאול מומחים לעניינים כדי לענות על שאלותיהם. אתה תגדיל את שקיפות הפרויקט ותסיר כל מכשול כתוצאה מחוסר ידע.
תמצית פרויקט משמעותה שכולם המעורבים יודעים מה קורה, מתי זה קורה, ומי אחראי על כל שלב. זה פועל גם כמסגרת עבור הפרויקט וגם ככלי תקשורת עבור תקשורת בסיסית של הפרויקט. זו המידע הרקע שמסייע בניהול הפרויקט ביעילות וביעילות.
דוגמה לתמצית פרויקט
בסך הכל, תבנית תמצית פרויקט יכולה לעזור לך לתפוס את כל המידע של הפרויקט במקום אחד נוח. צור עותק משלך של תבנית ההורדה למטה כדי להתחיל לתעד את הצרכים והציפיות של הפרויקט שלך.
איך אתה נותן למעורבים בפרויקט את כל המידע הקשור לפרויקט שהם צריכים? בהודעות לא פורמליות ב-slack ובמיילים כנראה לא יהיה די. חוסר שיטה פורמלית לתקשורת פרויקט יוצרת פערים בידע של הצוות שלך שיכולים לגרום לעיכובים במהלך הפרויקט. מה שאתה צריך זה מקור מידע אחד שאליו המעורבים יכולים להתייחס במהלך כל הפרויקט ולדעת שהמידע שהם קוראים הוא מהימן.
הכנס את תמצית הפרויקט של הצוות שלך. זהו מקום אחד לגיבוש כל מידע על הפרויקט – כל מה המסכם עד למטריקות מרכזיות שמשתמשים בהם כדי להגדיר הצלחה של פרויקט. כפי ששמו מרמז, נסו לשמור על זה קצר ומתוק. זו דרך תמציתית לתפוס ולאחסן מידע בליבה של כל פרויקט. המשך לקרוא כדי ללמוד איך לשלב תמצית פרויקט בפרויקט הבא שלך ולקבל את תבנית ההורדה למטה.
מהי תמצית פרויקט?
תמצית פרויקט היא סקירה מהירה של הפרויקט שלך. זה מכיל את הידע ההקשרי הנדרש לקוראים להבין את מה, למה, מתי ואיך של הפרויקט. מעורבים, מטרות, מדדים, זמני יעד וכל דבר אחר הקשור לפרויקט עשויים להיות מפורטים בתמצית. חשוב על התמצית כדרך תמציתית וברורה לתעד מידע מרכזי של הפרויקט כדי להפיץ בקלות ברחבי הצוות שלך.
התמצית היא נקודת ההתחלה של הפרויקט שלך. היא נותנת למעורבים את הבסיסים ומזמינה אותם לתת הצעות או לשאול שאלות. תמצית פרויקט יכולה לעזור להציע פרויקט להנהגת החברה מכיוון שהיא מציגה את המטרה הסופית של הפרויקט ואיך היא מתחברת למטרות הכוללות של הארגון. התחל את הפרויקט שלך עם תמצית ואתה תראה:
- שיפור בתקשורת פרויקט
- ניהול פרויקט משופר
- אפשרויות שיתוף פעולה עם מעורבים
- הנהגה מיודעת ותומכת
תמצית היא הליבה של פרויקט. ברגע שנוצרה, מידע על פרויקט ניתן להרחבה בהתאם לדרישות מפורטות לכל חלק בתהליך. קשר לשאר החלקים של תיעוד, כלול סרטונים או גרפים, או כל דבר אחר שתומך בהצלחה של הפרויקט שלך.
מה כולל תמצית פרויקט?
הבונוס של תמצית פרויקט הוא שהיא מאפשרת לך לתקשר כל מידע שקשור לפרויקט למעורבים שאתה רוצה. לדוגמה, אולי תרצה להפנות לפרויקט קודם דרך קישור ללימוד מקרה או לסיים עם רשימה של משאבים חיצוניים כדי לתמוך בהבנת המעורבים את הפרויקט. אתה יכול לעשות הכל. הכלל הוא לשמור על זה כמה שניתן עם דגש על קריאות על מנת להימנע מהצפה של הצוות במידע לפני שהפרויקט אפילו התחיל רשמית.
נסה לשמור כל חלק בכמה משפטים תמציתיים עם קישורים למשאבים פנימיים או חיצוניים קשורים. רשימות עם תבליטים, גרפים וצ'ארטים יכולים לעזור לפצל קטעי טקסט לקריאה קלה יותר. מידע שתגלה בתמצית פרויקט כולל:
- סקירה של הפרויקט
- כוונת הפרויקט
- OKRs ומסירות
- מדדי הצלחה
- לוח זמנים של פרויקט
- מעורבים וצוותי פרויקט
- קהל היעד של הפרויקט
בעוד שאין דרך קבועה לעצב את תמצית הפרויקט שלך, אתה עדיין רוצה לוודא שאתה מספק למעורבים את המידע הנדרש. תמצית פרויקט היא ההתחלה של התקשורת וניהול הפרויקט שלך. השתמש בה כנקודת קפיצה וכמדריך במהלך כל הפרויקט.
איך לעצב תמצית פרויקט
עצב את תמצית הפרויקט שלך בדרך שהכי הגיונית עבור הצוות שלך. התחלת מתבנית יכולה להקל על יצירת התמצית שלך. הנה כמה רעיונות מה לכלול בתמצית שלך כדי לעזור לך להתחיל.
1. סקירה של הפרויקט
הראשון: סקירה של הפרויקט. הסבר את הפרויקט בכמה משפטים מרכזיים שמדברים על הציפיות וההיקף של הפרויקט. המידע כאן צריך לעזור לענות על ה'למה' של הפרויקט. האם יש מידע רקע שיכול לעזור להקשר את הפרויקט למי שלומד עליו לראשונה? איזה בעיה הפרויקט מקווה להתמודד? כלול כאן כל קישורים או משאבים שיכולים להיות מועילים. השתמש בתשובות האלה כדי לעבור לקטע הבא.
2. הגדר את כוונת הפרויקט
חשוב על כוונת הפרויקט כמסמך המשימה שלו. מהי המטרה? אילו בעיות היא תפתור? מהן הציפיות מהפרויקט, הן לטווח הקצר והן לטווח הארוך? האם יהיו צורך בגרסאות עתידיות של הפרויקט לצורך תחזוקה? כוונת הפרויקט היא המטרה הסופית. ביחד סקירת הפרויקט והכוונה מייצגות את הנוף לפני שהתמצית שלך נכנסת לפרטים יותר ספציפיים.
3. סקור OKRs ומסירות
במהלך סיעור המוחות הראשוני שלך על הפרויקט, ככל הנראה תיארת תוצאות עיקריות ומסירות. אתה יכול להיכנס כאן לכל פרט שאתה מרגיש שנחוץ. שימוש בחלק הזה כדי להתחיל לפרק את הפרויקט לחלקים ולהתאים את המסירות הצפויות לכל אחד מהם. אתה יכול לקשר בין מטרות הפרויקט למסירות כדי להצביע על איך כל שלב בתהליך מוביל להשגת יעד הפרויקט הכולל. ה-OKRs (מטרות ותוצאות עיקריות) שלך מהווים מסגרת לאיך הצלחה תימדד במהלך הפרויקט.
4. הגדר איך תימדד הצלחה
חשוב שתבחר מדדים שיתאימו ביותר להציג את הצלחת הפרויקט שלך. אם זה תנועה מוגברת לאתר, מספר לקוחות חדשים, או שיעור קליקים מוגבר, המדדים שלך צריכים להיות נבחרים לפני שהפרויקט מתחיל כדי שתוכל לבדוק את הנתונים במהלך הפרויקט. החליט על מדדים שלך במהלך שלב הסיעור המוחות ורשום אותם בתמצית הפרויקט שלך. כשמעורבים יודעים איך המדד המדויק של הפרויקט, הם יכולים לכוון את העבודה שלהם להשלמת מטרות הפרויקט.
5. תקשר את לוח הזמנים של הפרויקט
אחד הפרטים החשובים ביותר של הפרויקט הוא הלוח הזמנים. אחר הכל, אי אפשר להתחיל פרויקט במסגרת זמן לא מוגדרת. לוח הזמנים של הפרויקט מדע בעבור אורך כל שלב בפרויקט ומתי המסירות צפויות להסתיים. כשאתה יוצר את לוח הזמנים של הפרויקט, נסה לעבוד לאחור מתאריך ההשלמה הסופי שלך. שמור רשימה של כל המסירות, אבני הדרך, ומשך ההערכה של המשימות כשאתה יוצר את הלוח זמנים. שקול לתת לעצמך יותר זמן ממה שאתה מעריך שאתה צריך לכל שלב. כך כל עיכוב פוטנציאלי לא יזיז את הפרויקט שלך כולו מהמסלול.
6. כלול מעורבים וצוותים
כאשר מעורבים יודעים עם מי לתקשר לגבי כל שלב בפרויקט, זה מייעל את הפרודוקטיביות ומסיר פגיעויות קבועות. כל מעורב פרויקט הוא המומחה בתחום שלו–רשום את כל אחד מהאנשים האלה בתמצית הפרויקט. אם כולם יודעים למי לפנות עם השאלות שלהם או עם מי הם ישתפו פעולה, כולם חוסכים זמן.
7. הגדר את הקהל
לכל פרויקט יש מישהו בראש שהוא מנסה להגיע אליו. אם זו קמפיין שיווקי שנועד להגביר את המודעות למותג ולהשיג לקוחות פוטנציאליים חדשים או עדכוני מוצר שיספקו את בקשות הלקוחות הנוכחיים, תמיד יש מישהו בצד השני של הפרויקט שייהנה מהתוצאה שלו. סגור את תמצית הפרויקט שלך על ידי הגדרת קהל זה. מיהו הפרויקט מיועד? זה כנראה יתאם קרוב לכוונה של הפרויקט.
מה ההבדלים בין תמצית פרויקט, סיכום פרויקט ותמצית מנהלתית?
פשוט, תמצית הפרויקט שלך היא השקפה כללית על הפרויקט וכל החלקים המניעים שלו. זהו גרסה מקוצרת של הכל מה שמעורבים עשויים להזדקק לדעת על הפרויקט. תמצית פרויקט אינה המקור היחידי למידע שאתה עשוי להשתמש בו בפרויקט. אחרי שקראת מה כוללת תמצית פרויקט, אולי אתה תוהה לגבי חלקים אחרים של תיעוד הפרויקט ואיך הם שונים. הסתכל על סיכומי פרויקטים ותמציות מנהלתיות.
סיכום פרויקט
במקום להקיף את כל החלקים של הפרויקט בסקירה כוללת כמו שעושה תמצית פרויקט, סיכום פרויקט מתרכז בנקודת אחד: הסיכום. זה כולל את הרקע של הפרויקט, כל הבעיות שהוא פותר, למה הפרויקט נוצר ומה הוא מצפה להשיג. סיכום פרויקט עשוי לכלול מספר משפטים על כל שלב של הפרויקט ואיך שלבים אלו צפויים להשפיע על היעד הכולל של הפרויקט. זו העמקה על מאחורי הקלעים של ה'למה' וה'מה' של הפרויקט.
סיכום מנהלתי
למרות שדומים בכמה מובנים, סיכום מנהלתי שונה מסיכום פרויקט ומהתמצית בתקשורת המידע על הפרויקט. סיכום מנהלתי בדרך כלל נכתב על ידי ההנהלה של החברה כדי לגעת בנקודות העיקריות של עסק. זה מגדיר איך פרויקט משתלב בתמונה הגדולה של המטרות והיעדים של החברה. המידע שנרשם כאן בדרך כלל קצר ובעל עניין, מה שעושה את זה לקורא קל לכל המעורבים. נקודות או פסקאות קצרות הן דבר נפוץ. הסיכום המנהלי גם עונה על שאלת ה'למה', אך עושה זאת מפרספקטיבת ההנהלה.
למה תמצית פרויקט חשובה בניהול פרויקטים?
תמצית פרויקט קובעת את הטון של הפרויקט. איך היא תקשר מידע ותהיה נקודת התייחסות יחידה למידע הזה תומך בניהול הכללי של הפרויקט. מעורבים יכולים לבזבז פחות זמן בחיפוש אחרי מיילים ישנים, הודעות Slack, או לשאול מומחים לעניינים כדי לענות על שאלותיהם. אתה תגדיל את שקיפות הפרויקט ותסיר כל מכשול כתוצאה מחוסר ידע.
תמצית פרויקט משמעותה שכולם המעורבים יודעים מה קורה, מתי זה קורה, ומי אחראי על כל שלב. זה פועל גם כמסגרת עבור הפרויקט וגם ככלי תקשורת עבור תקשורת בסיסית של הפרויקט. זו המידע הרקע שמסייע בניהול הפרויקט ביעילות וביעילות.
דוגמה לתמצית פרויקט
בסך הכל, תבנית תמצית פרויקט יכולה לעזור לך לתפוס את כל המידע של הפרויקט במקום אחד נוח. צור עותק משלך של תבנית ההורדה למטה כדי להתחיל לתעד את הצרכים והציפיות של הפרויקט שלך.
.webp)
.webp)
