How to Write a Project Brief
Usa esta plantilla para ofrecer un resumen del proyecto a los actores clave.
El breve de proyecto de tu equipo es un único lugar para albergar toda la información del proyecto – todo, desde el resumen hasta las métricas clave utilizadas para definir el éxito del proyecto.
¿Cómo puedes proporcionar a los interesados de tu proyecto toda la información relacionada que necesitan? Los mensajes ad hoc en Slack y correos electrónicos probablemente no sean suficientes. No tener un método formal de comunicación del proyecto crea brechas en el conocimiento de tu equipo que causan contratiempos durante el proyecto. Lo que necesitas es una fuente única de información a la que los interesados puedan referirse durante todo el proyecto y saber que la información que están leyendo es fiable.
Presenta el breve de proyecto de tu equipo. Es un único lugar para albergar toda la información del proyecto – todo, desde el resumen hasta las métricas clave utilizadas para definir el éxito del proyecto. Como su nombre indica, intenta mantenerlo corto y dulce. Es una forma concisa de capturar y almacenar información en el núcleo de cualquier proyecto. Sigue leyendo para aprender cómo incorporar un breve de proyecto en tu próximo proyecto y obtener la plantilla descargable a continuación.
¿Qué es un breve de proyecto?
Un breve de proyecto es un resumen rápido de tu proyecto. Contiene el conocimiento contextual necesario para que los lectores entiendan el qué, por qué, cuándo y cómo del proyecto. Los interesados, objetivos, métricas, cronograma y cualquier otra cosa relacionada con el proyecto pueden estar listados en el breve. Piensa en el breve como una forma sucinta y digerible de registrar la información central del proyecto para distribuirla fácilmente entre tu equipo.
El breve es el punto de partida para tu proyecto. Ofrece a los interesados lo básico y los invita a dar sugerencias o hacer preguntas. Un breve de proyecto puede ayudar a presentar un proyecto a la dirección de la empresa, ya que muestra el objetivo final del proyecto y cómo se conecta con los objetivos generales de la organización. Inicia tu proyecto con un breve y verás:
- Una mejora en la comunicación del proyecto
- Gestión de proyectos simplificada
- Abrir puertas para la colaboración de los interesados
- Liderazgo informado y solidario
Un breve es el núcleo de un proyecto. Una vez creado, la información del proyecto puede expandirse según los requisitos detallados de cada parte del proceso. Vincula con otros documentos, incluye videos o gráficos, o cualquier otra cosa que apoye el éxito de tu proyecto.
¿Qué se incluye en un breve de proyecto?
La ventaja de un breve de proyecto es que te permite comunicar cualquier información relacionada con el proyecto a los interesados que desees. Por ejemplo, tal vez quieras hacer referencia a un proyecto anterior a través de un enlace a un estudio de caso o cerrar con una lista de recursos externos para apoyar la comprensión de un interesado sobre el proyecto. Puedes hacerlo todo. La regla general es mantenerlo lo más escaneable posible para evitar abrumar a tu equipo con información antes de que el proyecto haya comenzado oficialmente.
Intenta mantener cada sección en unas pocas oraciones concisas con enlaces a fuentes internas o externas relacionadas. Las listas con viñetas, gráficos y tablas pueden ayudar a dividir los bloques de texto para facilitar la lectura. La información que comúnmente encontrarás en un breve de proyecto incluye:
- Resumen del proyecto
- Intención del proyecto
- OKR y entregables
- Indicadores de éxito
- Cronograma del proyecto
- Interesados y equipos del proyecto
- Audiencia del proyecto
Si bien no hay una forma prescripta de formatear tu breve de proyecto, debes asegurarte de proporcionar a los interesados la información necesaria. Un breve de proyecto es el inicio de tu comunicación y gestión de proyectos. Úsalo como un punto de partida y como referencia durante todo el proyecto.
Cómo formatear un breve de proyecto
Forma tu breve de proyecto de una manera que tenga más sentido para tu equipo. Empezar a partir de una plantilla puede hacer que la creación de tu breve sea un poco más fácil. Aquí hay algunas ideas sobre qué incluir en tu breve para ayudarte a comenzar.
1. Resumen del proyecto
Primero: un resumen del proyecto. Explica el proyecto en unas pocas frases clave que aborden las expectativas y el alcance del proyecto. La información aquí debería ayudar a responder el ‘por qué’ del proyecto. ¿Hay alguna información de contexto que podría ayudar a contextualizar el proyecto para aquellos que lo están conociendo? ¿Qué problema espera abordar el proyecto? Incluye aquí cualquier enlace o recurso que pueda ser útil. Usa estas respuestas para hacer la transición a la siguiente sección.
2. Define la intención del proyecto
Piensa en la intención del proyecto como su declaración de misión. ¿Cuál es el objetivo? ¿Qué problemas resolverá? ¿Cuáles son las expectativas del proyecto, tanto a largo como a corto plazo? ¿Se necesitarán iteraciones futuras del proyecto para el mantenimiento? La intención del proyecto es el objetivo final. Juntas, el resumen y la intención del proyecto crean el escenario antes de que tu breve se adentre en más detalles específicos.
3. Esquematiza OKR y entregables
Durante tu lluvia de ideas inicial del proyecto, probablemente delimitaste resultados clave y entregables. Puedes ser tan detallado aquí como lo consideres necesario. Usa esta sección para comenzar a desglosar el proyecto en secciones y los entregables esperados asociados a cada uno. Puedes conectar los objetivos y entregables del proyecto para mostrar cómo cada paso del proceso contribuye a alcanzar el objetivo general del proyecto. Tus OKR (objetivos y resultados clave) establecen un marco para cómo se medirá el éxito a lo largo del proyecto.
4. Define cómo se medirá el éxito
Es importante que elijas métricas que muestren mejor el éxito de tu proyecto. Ya sea tráfico de página web incrementado, número de nuevos clientes, o una tasa de clics aumentada, tus métricas deberían ser decididas antes de que comience el proyecto para que puedas revisarlas regularmente durante el proyecto. Decide sobre tus métricas durante la fase de lluvia de ideas y enuméralas en tu breve de proyecto. Cuando los interesados saben cómo se medirá el proyecto, pueden organizar mejor su trabajo para lograr los objetivos del proyecto.
5. Comunica el cronograma del proyecto
Uno de los elementos más importantes de tu proyecto es el cronograma. Después de todo, no puedes comenzar un proyecto sin un cronograma definido. El cronograma del proyecto informa sobre la duración de cada fase del proyecto y cuándo se espera que se terminen los entregables. Al crear tu cronograma de proyecto, intenta trabajar hacia atrás desde tu fecha de finalización. Ten una lista de todos los entregables, hitos y duración estimada de las tareas a mano para referencia mientras creas el cronograma. Considera darte un poco más de tiempo del que estimas necesitar para cada fase. De esta manera, cualquier contratiempo potencial no desvíe por completo tu proyecto.
6. Incluir a interesados y equipos
Cuando los interesados saben con quién comunicarse sobre cada fase del proyecto, se agiliza la productividad y se elimina el constante golpeteo de hombros. Cada interesado del proyecto es el experto en su área: anota a cada una de estas personas en el breve de proyecto. Si todos saben a quién dirigir sus preguntas o con quién van a estar colaborando, todos ahorran tiempo.
7. Define a la audiencia
Cada proyecto tiene a alguien en mente a quien está tratando de alcanzar. Ya sea una campaña de marketing diseñada para aumentar la conciencia de marca y atraer nuevos clientes potenciales, o actualizaciones de productos que satisfagan las solicitudes actuales de los clientes, siempre hay alguien al otro lado del proyecto que se beneficiará de su resultado. Cierra tu breve de proyecto definiendo esta audiencia. ¿Para quién es el proyecto? Esto probablemente se alineará estrechamente con la intención del proyecto.
¿Cuáles son las diferencias entre un breve de proyecto, un resumen de proyecto y un resumen ejecutivo?
Dicho simplemente, tu breve de proyecto es la visión de pájaro del proyecto y todas sus partes móviles. Es una versión abreviada de todo lo que un interesado podría necesitar saber sobre el proyecto. Un breve de proyecto no es la única fuente de información que podrías usar en un proyecto. Después de leer sobre lo que incluye un breve de proyecto, podrías preguntarte sobre otras piezas de documentación del proyecto y cómo difieren. Echa un vistazo a los resúmenes de proyecto y resúmenes ejecutivos.
Resumen del proyecto
En lugar de tocar cada parte del proyecto en una visión general como lo hace un breve de proyecto, un resumen de proyecto se centra en un solo aspecto: el resumen. Incluye el trasfondo del proyecto, cualquier problema que esté abordando, por qué se creó el proyecto y qué se espera lograr. Un resumen de proyecto puede incluir varias oraciones sobre cada fase del proyecto y cómo se espera que esas fases impacten el objetivo general del proyecto. Es una mirada profunda tras bastidores del porqué y el qué del proyecto.
Resumen ejecutivo
Aunque similar en algunos aspectos, un resumen ejecutivo se diferencia de un resumen de proyecto y un breve de proyecto en cómo transmite la información del proyecto. Un resumen ejecutivo suele ser escrito por la dirección de la empresa para abordar los puntos clave de negocios de un proyecto. Define cómo encaja un proyecto en la imagen más amplia de los objetivos y metas de la empresa. La información registrada aquí es generalmente rápida y directa, haciendo que sea una lectura fácil para todos los interesados. Los puntos de viñeta o párrafos cortos son comunes. El resumen ejecutivo también responde a la pregunta del ‘por qué’, pero lo hace desde la perspectiva de la dirección.
¿Por qué es importante un breve de proyecto en la gestión de proyectos?
Un breve de proyecto establece el tono para el proyecto. Cómo comunica la información y se convierte en un único punto de referencia para esa información apoya la gestión del proyecto en general. Los interesados pueden pasar menos tiempo buscando en correos electrónicos antiguos, mensajes de Slack o preguntando a expertos en la materia para responder a sus preguntas. Aumentarás la transparencia del proyecto y eliminarás cualquier barrera debido a la falta de conocimiento.
Un breve de proyecto significa que todos los involucrados saben qué está pasando, cuándo está pasando y quién es responsable de cada fase. Actúa como un marco para el proyecto y herramienta de comunicación para la comunicación esencial del proyecto. Es la información de fondo que hace que la gestión de un proyecto sea eficiente y efectiva.
Ejemplo de breve de proyecto
En resumen, una plantilla de breve de proyecto puede ayudarte a capturar toda la información de tu proyecto en un solo lugar práctico. Crea tu propia copia de la plantilla descargable a continuación para comenzar a documentar tus necesidades y expectativas del proyecto.
¿Cómo puedes proporcionar a los interesados de tu proyecto toda la información relacionada que necesitan? Los mensajes ad hoc en Slack y correos electrónicos probablemente no sean suficientes. No tener un método formal de comunicación del proyecto crea brechas en el conocimiento de tu equipo que causan contratiempos durante el proyecto. Lo que necesitas es una fuente única de información a la que los interesados puedan referirse durante todo el proyecto y saber que la información que están leyendo es fiable.
Presenta el breve de proyecto de tu equipo. Es un único lugar para albergar toda la información del proyecto – todo, desde el resumen hasta las métricas clave utilizadas para definir el éxito del proyecto. Como su nombre indica, intenta mantenerlo corto y dulce. Es una forma concisa de capturar y almacenar información en el núcleo de cualquier proyecto. Sigue leyendo para aprender cómo incorporar un breve de proyecto en tu próximo proyecto y obtener la plantilla descargable a continuación.
¿Qué es un breve de proyecto?
Un breve de proyecto es un resumen rápido de tu proyecto. Contiene el conocimiento contextual necesario para que los lectores entiendan el qué, por qué, cuándo y cómo del proyecto. Los interesados, objetivos, métricas, cronograma y cualquier otra cosa relacionada con el proyecto pueden estar listados en el breve. Piensa en el breve como una forma sucinta y digerible de registrar la información central del proyecto para distribuirla fácilmente entre tu equipo.
El breve es el punto de partida para tu proyecto. Ofrece a los interesados lo básico y los invita a dar sugerencias o hacer preguntas. Un breve de proyecto puede ayudar a presentar un proyecto a la dirección de la empresa, ya que muestra el objetivo final del proyecto y cómo se conecta con los objetivos generales de la organización. Inicia tu proyecto con un breve y verás:
- Una mejora en la comunicación del proyecto
- Gestión de proyectos simplificada
- Abrir puertas para la colaboración de los interesados
- Liderazgo informado y solidario
Un breve es el núcleo de un proyecto. Una vez creado, la información del proyecto puede expandirse según los requisitos detallados de cada parte del proceso. Vincula con otros documentos, incluye videos o gráficos, o cualquier otra cosa que apoye el éxito de tu proyecto.
¿Qué se incluye en un breve de proyecto?
La ventaja de un breve de proyecto es que te permite comunicar cualquier información relacionada con el proyecto a los interesados que desees. Por ejemplo, tal vez quieras hacer referencia a un proyecto anterior a través de un enlace a un estudio de caso o cerrar con una lista de recursos externos para apoyar la comprensión de un interesado sobre el proyecto. Puedes hacerlo todo. La regla general es mantenerlo lo más escaneable posible para evitar abrumar a tu equipo con información antes de que el proyecto haya comenzado oficialmente.
Intenta mantener cada sección en unas pocas oraciones concisas con enlaces a fuentes internas o externas relacionadas. Las listas con viñetas, gráficos y tablas pueden ayudar a dividir los bloques de texto para facilitar la lectura. La información que comúnmente encontrarás en un breve de proyecto incluye:
- Resumen del proyecto
- Intención del proyecto
- OKR y entregables
- Indicadores de éxito
- Cronograma del proyecto
- Interesados y equipos del proyecto
- Audiencia del proyecto
Si bien no hay una forma prescripta de formatear tu breve de proyecto, debes asegurarte de proporcionar a los interesados la información necesaria. Un breve de proyecto es el inicio de tu comunicación y gestión de proyectos. Úsalo como un punto de partida y como referencia durante todo el proyecto.
Cómo formatear un breve de proyecto
Forma tu breve de proyecto de una manera que tenga más sentido para tu equipo. Empezar a partir de una plantilla puede hacer que la creación de tu breve sea un poco más fácil. Aquí hay algunas ideas sobre qué incluir en tu breve para ayudarte a comenzar.
1. Resumen del proyecto
Primero: un resumen del proyecto. Explica el proyecto en unas pocas frases clave que aborden las expectativas y el alcance del proyecto. La información aquí debería ayudar a responder el ‘por qué’ del proyecto. ¿Hay alguna información de contexto que podría ayudar a contextualizar el proyecto para aquellos que lo están conociendo? ¿Qué problema espera abordar el proyecto? Incluye aquí cualquier enlace o recurso que pueda ser útil. Usa estas respuestas para hacer la transición a la siguiente sección.
2. Define la intención del proyecto
Piensa en la intención del proyecto como su declaración de misión. ¿Cuál es el objetivo? ¿Qué problemas resolverá? ¿Cuáles son las expectativas del proyecto, tanto a largo como a corto plazo? ¿Se necesitarán iteraciones futuras del proyecto para el mantenimiento? La intención del proyecto es el objetivo final. Juntas, el resumen y la intención del proyecto crean el escenario antes de que tu breve se adentre en más detalles específicos.
3. Esquematiza OKR y entregables
Durante tu lluvia de ideas inicial del proyecto, probablemente delimitaste resultados clave y entregables. Puedes ser tan detallado aquí como lo consideres necesario. Usa esta sección para comenzar a desglosar el proyecto en secciones y los entregables esperados asociados a cada uno. Puedes conectar los objetivos y entregables del proyecto para mostrar cómo cada paso del proceso contribuye a alcanzar el objetivo general del proyecto. Tus OKR (objetivos y resultados clave) establecen un marco para cómo se medirá el éxito a lo largo del proyecto.
4. Define cómo se medirá el éxito
Es importante que elijas métricas que muestren mejor el éxito de tu proyecto. Ya sea tráfico de página web incrementado, número de nuevos clientes, o una tasa de clics aumentada, tus métricas deberían ser decididas antes de que comience el proyecto para que puedas revisarlas regularmente durante el proyecto. Decide sobre tus métricas durante la fase de lluvia de ideas y enuméralas en tu breve de proyecto. Cuando los interesados saben cómo se medirá el proyecto, pueden organizar mejor su trabajo para lograr los objetivos del proyecto.
5. Comunica el cronograma del proyecto
Uno de los elementos más importantes de tu proyecto es el cronograma. Después de todo, no puedes comenzar un proyecto sin un cronograma definido. El cronograma del proyecto informa sobre la duración de cada fase del proyecto y cuándo se espera que se terminen los entregables. Al crear tu cronograma de proyecto, intenta trabajar hacia atrás desde tu fecha de finalización. Ten una lista de todos los entregables, hitos y duración estimada de las tareas a mano para referencia mientras creas el cronograma. Considera darte un poco más de tiempo del que estimas necesitar para cada fase. De esta manera, cualquier contratiempo potencial no desvíe por completo tu proyecto.
6. Incluir a interesados y equipos
Cuando los interesados saben con quién comunicarse sobre cada fase del proyecto, se agiliza la productividad y se elimina el constante golpeteo de hombros. Cada interesado del proyecto es el experto en su área: anota a cada una de estas personas en el breve de proyecto. Si todos saben a quién dirigir sus preguntas o con quién van a estar colaborando, todos ahorran tiempo.
7. Define a la audiencia
Cada proyecto tiene a alguien en mente a quien está tratando de alcanzar. Ya sea una campaña de marketing diseñada para aumentar la conciencia de marca y atraer nuevos clientes potenciales, o actualizaciones de productos que satisfagan las solicitudes actuales de los clientes, siempre hay alguien al otro lado del proyecto que se beneficiará de su resultado. Cierra tu breve de proyecto definiendo esta audiencia. ¿Para quién es el proyecto? Esto probablemente se alineará estrechamente con la intención del proyecto.
¿Cuáles son las diferencias entre un breve de proyecto, un resumen de proyecto y un resumen ejecutivo?
Dicho simplemente, tu breve de proyecto es la visión de pájaro del proyecto y todas sus partes móviles. Es una versión abreviada de todo lo que un interesado podría necesitar saber sobre el proyecto. Un breve de proyecto no es la única fuente de información que podrías usar en un proyecto. Después de leer sobre lo que incluye un breve de proyecto, podrías preguntarte sobre otras piezas de documentación del proyecto y cómo difieren. Echa un vistazo a los resúmenes de proyecto y resúmenes ejecutivos.
Resumen del proyecto
En lugar de tocar cada parte del proyecto en una visión general como lo hace un breve de proyecto, un resumen de proyecto se centra en un solo aspecto: el resumen. Incluye el trasfondo del proyecto, cualquier problema que esté abordando, por qué se creó el proyecto y qué se espera lograr. Un resumen de proyecto puede incluir varias oraciones sobre cada fase del proyecto y cómo se espera que esas fases impacten el objetivo general del proyecto. Es una mirada profunda tras bastidores del porqué y el qué del proyecto.
Resumen ejecutivo
Aunque similar en algunos aspectos, un resumen ejecutivo se diferencia de un resumen de proyecto y un breve de proyecto en cómo transmite la información del proyecto. Un resumen ejecutivo suele ser escrito por la dirección de la empresa para abordar los puntos clave de negocios de un proyecto. Define cómo encaja un proyecto en la imagen más amplia de los objetivos y metas de la empresa. La información registrada aquí es generalmente rápida y directa, haciendo que sea una lectura fácil para todos los interesados. Los puntos de viñeta o párrafos cortos son comunes. El resumen ejecutivo también responde a la pregunta del ‘por qué’, pero lo hace desde la perspectiva de la dirección.
¿Por qué es importante un breve de proyecto en la gestión de proyectos?
Un breve de proyecto establece el tono para el proyecto. Cómo comunica la información y se convierte en un único punto de referencia para esa información apoya la gestión del proyecto en general. Los interesados pueden pasar menos tiempo buscando en correos electrónicos antiguos, mensajes de Slack o preguntando a expertos en la materia para responder a sus preguntas. Aumentarás la transparencia del proyecto y eliminarás cualquier barrera debido a la falta de conocimiento.
Un breve de proyecto significa que todos los involucrados saben qué está pasando, cuándo está pasando y quién es responsable de cada fase. Actúa como un marco para el proyecto y herramienta de comunicación para la comunicación esencial del proyecto. Es la información de fondo que hace que la gestión de un proyecto sea eficiente y efectiva.
Ejemplo de breve de proyecto
En resumen, una plantilla de breve de proyecto puede ayudarte a capturar toda la información de tu proyecto en un solo lugar práctico. Crea tu propia copia de la plantilla descargable a continuación para comenzar a documentar tus necesidades y expectativas del proyecto.
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