How to Write a Project Brief
Use este modelo para fornecer uma visão geral do projeto aos principais envolvidos.
O resumo de projeto da sua equipe é um único lugar para armazenar todas as informações do projeto – tudo, desde o resumo até as métricas principais usadas para definir o sucesso do projeto.
Como você fornece a todos os interessados do seu projeto todas as informações relacionadas ao projeto que eles precisam? Mensagens ad hoc no Slack e e-mails provavelmente não serão suficientes. Não ter um método formal de comunicação de projeto cria lacunas no conhecimento de sua equipe que significam contratempos durante o projeto. O que você precisa é uma única fonte de informação que os interessados possam consultar ao longo de todo o projeto e saber que as informações que estão lendo são confiáveis.
Prepare o resumo do projeto da sua equipe. É um único lugar para armazenar todas as informações do projeto – tudo desde o resumo até as métricas principais usadas para definir o sucesso do projeto. Como o nome sugere, tente mantê-lo curto e doce. É uma forma concisa de capturar e armazenar informações no núcleo de qualquer projeto. Continue lendo para aprender como incorporar um resumo de projeto em seu próximo projeto e obter o modelo para download abaixo.
O que é um resumo de projeto?
Um resumo de projeto é uma visão geral rápida do seu projeto. Ele contém o conhecimento contextual necessário para os leitores entenderem o que, por que, quando e como do projeto. Os interessados, objetivos, métricas, cronogramas e qualquer outra coisa relacionada ao projeto podem ser listados no resumo. Pense no resumo como uma forma sucinta e digerível de registrar informações centrais do projeto para distribuir facilmente entre sua equipe.
O resumo é o ponto de partida do seu projeto. Ele fornece aos interessados os conceitos básicos e os convida a fazer sugestões ou fazer perguntas. Um resumo de projeto pode ajudar a apresentar um projeto à liderança da empresa, pois mostra o objetivo final do projeto e como ele se conecta com os objetivos gerais da organização. Dê início ao seu projeto com um resumo e você verá:
- Uma melhoria na comunicação do projeto
- Gestão de projeto mais eficiente
- Abrir portas para colaboração dos interessados
- Liderança informada e apoiadora
Um resumo é o núcleo de um projeto. Uma vez criado, as informações do projeto podem se expandir com base em requisitos detalhados para cada parte do processo. Vincule a outras peças de documentação, inclua vídeos ou gráficos ou qualquer outra coisa que apoiará o sucesso do seu projeto.
O que está incluído em um resumo de projeto?
O bônus de um resumo de projeto é que ele permite que você comunique qualquer informação relacionada ao projeto aos interessados que você desejar. Por exemplo, talvez você queira se referir a um projeto anterior através de um link para um estudo de caso ou finalizar com uma lista de recursos externos para apoiar a compreensão dos interessados sobre o projeto. Você pode fazer tudo isso. A regra geral é mantê-lo o mais escaneável possível para evitar sobrecarregar sua equipe com informações antes mesmo do projeto ter oficialmente começado.
Tente manter cada seção com algumas frases concisas e links para fontes internas ou externas relacionadas. Listas com marcadores, gráficos e tabelas podem ajudar a dividir blocos de texto para uma leitura mais fácil. As informações que você encontrará comumente em um resumo de projeto incluem:
- Resumo do projeto
- Intenção do projeto
- OKRs e entregas
- Indicadores de sucesso
- Cronograma do projeto
- Partes interessadas e equipes do projeto
- Público do projeto
Embora não haja uma maneira prescrita de formatar seu resumo de projeto, você deve garantir que fornecerá aos interessados as informações necessárias. Um resumo de projeto é o início da sua comunicação e gestão de projeto. Use-o como um ponto de partida e para referência durante todo o projeto.
Como formatar um resumo de projeto
Formate seu resumo de projeto de uma maneira que faça mais sentido para sua equipe. Começar com um modelo pode facilitar a criação do seu resumo. Aqui estão algumas ideias sobre o que incluir em seu resumo para ajudá-lo a começar.
1. Resumo do projeto
Primeiro: um resumo do projeto. Explique o projeto em algumas frases-chave que abordem as expectativas e o escopo do projeto. As informações aqui devem ajudar a responder o ‘por que’ do projeto. Há alguma informação de fundo que poderia ajudar a contextualizar o projeto para aqueles que estão apenas aprendendo sobre ele? Qual problema o projeto espera resolver? Inclua quaisquer links ou recursos aqui que possam ser úteis. Use essas respostas para fazer a transição para a próxima seção.
2. Defina a intenção do projeto
Pense na intenção do projeto como sua declaração de missão. Qual é o objetivo? Quais problemas ele resolverá? Quais são as expectativas do projeto, tanto de longo quanto de curto prazo? Serão necessárias iterações futuras do projeto para manutenção? A intenção do projeto é o objetivo final. Juntas, o resumo e a intenção do projeto definem o cenário antes que seu resumo mergulhe em detalhes mais específicos.
3. Delimite OKRs e entregas
Durante sua fase inicial de brainstorming do projeto, você provavelmente delineou resultados-chave e entregas. Você pode ser tão detalhado aqui quanto achar necessário. Use esta seção para começar a dividir o projeto em seções e as entregas esperadas associadas a cada uma. Você pode conectar os objetivos do projeto e as entregas para mostrar como cada etapa do processo contribui para alcançar o objetivo geral do projeto. Seus OKRs (objetivos e resultados-chave) definem uma estrutura para como o sucesso será medido ao longo do projeto.
4. Defina como o sucesso será medido
É importante que você escolha métricas que melhor demonstrem o sucesso do seu projeto. Seja um aumento no tráfego do site, no número de novos clientes ou na taxa de cliques, suas métricas devem ser decididas antes do início do projeto para que você possa verificar regularmente durante o projeto. Decida suas métricas durante a fase de brainstorming e liste-as em seu resumo de projeto. Quando os interessados sabem como o projeto será medido, eles podem melhor direcionar seu trabalho para cumprir as metas do projeto.
5. Comunique o cronograma do projeto
Um dos elementos mais importantes do seu projeto é o cronograma. Afinal, você não pode iniciar um projeto dentro de um cronograma indefinido. O cronograma do projeto informa a duração de cada fase do projeto e quando as entregas são esperadas para serem concluídas. Ao criar seu cronograma de projeto, tente trabalhar de trás para frente a partir da data final de conclusão. Tenha uma lista de todas as entregas, marcos e duração estimada das tarefas em mãos para referência enquanto cria o cronograma. Considere dar a si mesmo um pouco mais de tempo do que você estima precisar para cada fase. Dessa forma, quaisquer contratempos potenciais não desviarão seu projeto inteiro do rumo.
6. Inclua interessados e equipes
Quando os interessados sabem com quem se comunicar sobre cada fase do projeto, isso agiliza a produtividade e remove a constante necessidade de perguntar. Cada interessado no projeto é um especialista em sua área – anote cada uma dessas pessoas no resumo do projeto. Se todos sabem a quem direcionar suas perguntas ou com quem estarão colaborando, todos economizam tempo.
7. Defina o público
Todo projeto tem alguém em mente que está tentando alcançar. Seja uma campanha de marketing destinada a aumentar a conscientização da marca e atrair novos clientes potenciais ou atualizações de produtos que atenderão às solicitações de clientes atuais, sempre há alguém do outro lado do projeto que se beneficiará de seu resultado. Finalize seu resumo de projeto definindo esse público. Para quem é o projeto? Isso provavelmente se alinhará de perto com a intenção do projeto.
Quais são as diferenças entre um resumo de projeto, um resumo do projeto e um resumo executivo?
Simplificando, seu resumo de projeto é uma visão panorâmica do projeto e de todas as suas partes móveis. É uma versão abreviada de tudo o que um interessado pode precisar saber sobre o projeto. Um resumo de projeto não é a única fonte de informação que você pode usar em um projeto. Depois de ler sobre o que um resumo de projeto inclui, você pode estar se perguntando sobre outras peças de documentação do projeto e como elas diferem. Dê uma olhada nos resumos de projeto e resumos executivos.
Resumo do projeto
Em vez de abordar cada parte do projeto em uma visão geral abrangente como um resumo de projeto, um resumo do projeto se concentra em um único aspecto: o resumo. Ele inclui o histórico do projeto, quaisquer problemas que está abordando, por que o projeto foi criado e o que se espera alcançar. Um resumo do projeto pode incluir várias frases sobre cada fase do projeto e como essas fases devem impactar o objetivo geral do projeto. É uma análise aprofundada dos porquês e comos do projeto.
Resumo executivo
Embora semelhante em alguns aspectos, um resumo executivo difere de um resumo de projeto e de um resumo de projeto em como transmite informações do projeto. Um resumo executivo é geralmente escrito pela liderança da empresa para abordar os pontos de negócios-chave de um projeto. Ele define como um projeto se encaixa no panorama maior dos objetivos e metas da empresa. As informações registradas aqui são geralmente rápidas e objetivas, tornando-as uma leitura fácil para todos os interessados. Pontos de bullet ou parágrafos curtos são comuns. O resumo executivo também responde à pergunta do ‘por quê’, mas faz isso a partir da perspectiva da liderança.
Por que um resumo de projeto é importante na gestão de projetos?
Um resumo de projeto estabelece o tom para o projeto. Como comunica informações e se torna um ponto de referência único para essas informações apóia a gestão geral do projeto. Os interessados podem gastar menos tempo procurando em e-mails antigos, mensagens do Slack ou perguntando a especialistas sobre suas dúvidas. Você aumentará a transparência do projeto e removerá quaisquer barreiras devido à falta de conhecimento.
Um resumo de projeto significa que todos os envolvidos sabem o que está acontecendo, quando está acontecendo e quem é responsável por cada fase. Ele atua como uma estrutura para o projeto e uma ferramenta de comunicação para a comunicação essencial do projeto. É a informação de fundo que torna a gestão de um projeto eficiente e eficaz.
Exemplo de resumo de projeto
Em resumo, um modelo de resumo de projeto pode ajudá-lo a capturar todas as informações do seu projeto em um único local prático. Crie sua própria cópia do modelo para download abaixo para começar a documentar as necessidades e expectativas do seu projeto.
Como você fornece a todos os interessados do seu projeto todas as informações relacionadas ao projeto que eles precisam? Mensagens ad hoc no Slack e e-mails provavelmente não serão suficientes. Não ter um método formal de comunicação de projeto cria lacunas no conhecimento de sua equipe que significam contratempos durante o projeto. O que você precisa é uma única fonte de informação que os interessados possam consultar ao longo de todo o projeto e saber que as informações que estão lendo são confiáveis.
Prepare o resumo do projeto da sua equipe. É um único lugar para armazenar todas as informações do projeto – tudo desde o resumo até as métricas principais usadas para definir o sucesso do projeto. Como o nome sugere, tente mantê-lo curto e doce. É uma forma concisa de capturar e armazenar informações no núcleo de qualquer projeto. Continue lendo para aprender como incorporar um resumo de projeto em seu próximo projeto e obter o modelo para download abaixo.
O que é um resumo de projeto?
Um resumo de projeto é uma visão geral rápida do seu projeto. Ele contém o conhecimento contextual necessário para os leitores entenderem o que, por que, quando e como do projeto. Os interessados, objetivos, métricas, cronogramas e qualquer outra coisa relacionada ao projeto podem ser listados no resumo. Pense no resumo como uma forma sucinta e digerível de registrar informações centrais do projeto para distribuir facilmente entre sua equipe.
O resumo é o ponto de partida do seu projeto. Ele fornece aos interessados os conceitos básicos e os convida a fazer sugestões ou fazer perguntas. Um resumo de projeto pode ajudar a apresentar um projeto à liderança da empresa, pois mostra o objetivo final do projeto e como ele se conecta com os objetivos gerais da organização. Dê início ao seu projeto com um resumo e você verá:
- Uma melhoria na comunicação do projeto
- Gestão de projeto mais eficiente
- Abrir portas para colaboração dos interessados
- Liderança informada e apoiadora
Um resumo é o núcleo de um projeto. Uma vez criado, as informações do projeto podem se expandir com base em requisitos detalhados para cada parte do processo. Vincule a outras peças de documentação, inclua vídeos ou gráficos ou qualquer outra coisa que apoiará o sucesso do seu projeto.
O que está incluído em um resumo de projeto?
O bônus de um resumo de projeto é que ele permite que você comunique qualquer informação relacionada ao projeto aos interessados que você desejar. Por exemplo, talvez você queira se referir a um projeto anterior através de um link para um estudo de caso ou finalizar com uma lista de recursos externos para apoiar a compreensão dos interessados sobre o projeto. Você pode fazer tudo isso. A regra geral é mantê-lo o mais escaneável possível para evitar sobrecarregar sua equipe com informações antes mesmo do projeto ter oficialmente começado.
Tente manter cada seção com algumas frases concisas e links para fontes internas ou externas relacionadas. Listas com marcadores, gráficos e tabelas podem ajudar a dividir blocos de texto para uma leitura mais fácil. As informações que você encontrará comumente em um resumo de projeto incluem:
- Resumo do projeto
- Intenção do projeto
- OKRs e entregas
- Indicadores de sucesso
- Cronograma do projeto
- Partes interessadas e equipes do projeto
- Público do projeto
Embora não haja uma maneira prescrita de formatar seu resumo de projeto, você deve garantir que fornecerá aos interessados as informações necessárias. Um resumo de projeto é o início da sua comunicação e gestão de projeto. Use-o como um ponto de partida e para referência durante todo o projeto.
Como formatar um resumo de projeto
Formate seu resumo de projeto de uma maneira que faça mais sentido para sua equipe. Começar com um modelo pode facilitar a criação do seu resumo. Aqui estão algumas ideias sobre o que incluir em seu resumo para ajudá-lo a começar.
1. Resumo do projeto
Primeiro: um resumo do projeto. Explique o projeto em algumas frases-chave que abordem as expectativas e o escopo do projeto. As informações aqui devem ajudar a responder o ‘por que’ do projeto. Há alguma informação de fundo que poderia ajudar a contextualizar o projeto para aqueles que estão apenas aprendendo sobre ele? Qual problema o projeto espera resolver? Inclua quaisquer links ou recursos aqui que possam ser úteis. Use essas respostas para fazer a transição para a próxima seção.
2. Defina a intenção do projeto
Pense na intenção do projeto como sua declaração de missão. Qual é o objetivo? Quais problemas ele resolverá? Quais são as expectativas do projeto, tanto de longo quanto de curto prazo? Serão necessárias iterações futuras do projeto para manutenção? A intenção do projeto é o objetivo final. Juntas, o resumo e a intenção do projeto definem o cenário antes que seu resumo mergulhe em detalhes mais específicos.
3. Delimite OKRs e entregas
Durante sua fase inicial de brainstorming do projeto, você provavelmente delineou resultados-chave e entregas. Você pode ser tão detalhado aqui quanto achar necessário. Use esta seção para começar a dividir o projeto em seções e as entregas esperadas associadas a cada uma. Você pode conectar os objetivos do projeto e as entregas para mostrar como cada etapa do processo contribui para alcançar o objetivo geral do projeto. Seus OKRs (objetivos e resultados-chave) definem uma estrutura para como o sucesso será medido ao longo do projeto.
4. Defina como o sucesso será medido
É importante que você escolha métricas que melhor demonstrem o sucesso do seu projeto. Seja um aumento no tráfego do site, no número de novos clientes ou na taxa de cliques, suas métricas devem ser decididas antes do início do projeto para que você possa verificar regularmente durante o projeto. Decida suas métricas durante a fase de brainstorming e liste-as em seu resumo de projeto. Quando os interessados sabem como o projeto será medido, eles podem melhor direcionar seu trabalho para cumprir as metas do projeto.
5. Comunique o cronograma do projeto
Um dos elementos mais importantes do seu projeto é o cronograma. Afinal, você não pode iniciar um projeto dentro de um cronograma indefinido. O cronograma do projeto informa a duração de cada fase do projeto e quando as entregas são esperadas para serem concluídas. Ao criar seu cronograma de projeto, tente trabalhar de trás para frente a partir da data final de conclusão. Tenha uma lista de todas as entregas, marcos e duração estimada das tarefas em mãos para referência enquanto cria o cronograma. Considere dar a si mesmo um pouco mais de tempo do que você estima precisar para cada fase. Dessa forma, quaisquer contratempos potenciais não desviarão seu projeto inteiro do rumo.
6. Inclua interessados e equipes
Quando os interessados sabem com quem se comunicar sobre cada fase do projeto, isso agiliza a produtividade e remove a constante necessidade de perguntar. Cada interessado no projeto é um especialista em sua área – anote cada uma dessas pessoas no resumo do projeto. Se todos sabem a quem direcionar suas perguntas ou com quem estarão colaborando, todos economizam tempo.
7. Defina o público
Todo projeto tem alguém em mente que está tentando alcançar. Seja uma campanha de marketing destinada a aumentar a conscientização da marca e atrair novos clientes potenciais ou atualizações de produtos que atenderão às solicitações de clientes atuais, sempre há alguém do outro lado do projeto que se beneficiará de seu resultado. Finalize seu resumo de projeto definindo esse público. Para quem é o projeto? Isso provavelmente se alinhará de perto com a intenção do projeto.
Quais são as diferenças entre um resumo de projeto, um resumo do projeto e um resumo executivo?
Simplificando, seu resumo de projeto é uma visão panorâmica do projeto e de todas as suas partes móveis. É uma versão abreviada de tudo o que um interessado pode precisar saber sobre o projeto. Um resumo de projeto não é a única fonte de informação que você pode usar em um projeto. Depois de ler sobre o que um resumo de projeto inclui, você pode estar se perguntando sobre outras peças de documentação do projeto e como elas diferem. Dê uma olhada nos resumos de projeto e resumos executivos.
Resumo do projeto
Em vez de abordar cada parte do projeto em uma visão geral abrangente como um resumo de projeto, um resumo do projeto se concentra em um único aspecto: o resumo. Ele inclui o histórico do projeto, quaisquer problemas que está abordando, por que o projeto foi criado e o que se espera alcançar. Um resumo do projeto pode incluir várias frases sobre cada fase do projeto e como essas fases devem impactar o objetivo geral do projeto. É uma análise aprofundada dos porquês e comos do projeto.
Resumo executivo
Embora semelhante em alguns aspectos, um resumo executivo difere de um resumo de projeto e de um resumo de projeto em como transmite informações do projeto. Um resumo executivo é geralmente escrito pela liderança da empresa para abordar os pontos de negócios-chave de um projeto. Ele define como um projeto se encaixa no panorama maior dos objetivos e metas da empresa. As informações registradas aqui são geralmente rápidas e objetivas, tornando-as uma leitura fácil para todos os interessados. Pontos de bullet ou parágrafos curtos são comuns. O resumo executivo também responde à pergunta do ‘por quê’, mas faz isso a partir da perspectiva da liderança.
Por que um resumo de projeto é importante na gestão de projetos?
Um resumo de projeto estabelece o tom para o projeto. Como comunica informações e se torna um ponto de referência único para essas informações apóia a gestão geral do projeto. Os interessados podem gastar menos tempo procurando em e-mails antigos, mensagens do Slack ou perguntando a especialistas sobre suas dúvidas. Você aumentará a transparência do projeto e removerá quaisquer barreiras devido à falta de conhecimento.
Um resumo de projeto significa que todos os envolvidos sabem o que está acontecendo, quando está acontecendo e quem é responsável por cada fase. Ele atua como uma estrutura para o projeto e uma ferramenta de comunicação para a comunicação essencial do projeto. É a informação de fundo que torna a gestão de um projeto eficiente e eficaz.
Exemplo de resumo de projeto
Em resumo, um modelo de resumo de projeto pode ajudá-lo a capturar todas as informações do seu projeto em um único local prático. Crie sua própria cópia do modelo para download abaixo para começar a documentar as necessidades e expectativas do seu projeto.
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