12+ Action Plan Templates, Example & How To

एक कार्य योजना आपके प्रोजेक्ट की रीढ़ होती है। यह प्रोजेक्ट को स्थिर रखता है, प्रत्येक कशेरुक एक कार्य या कदम होता है जिसे आप प्रोजेक्ट लक्ष्यों को पूरा करने की दिशा में काम करते समय चेक करते हैं। यह एक ऐसा स्थान है जहाँ आप आसानी से संदर्भ के लिए आपके और आपकी टीम के लिए एक मास्टर कार्य सूची प्राप्त कर सकते हैं। 

किसी भी प्रोजेक्ट में, बड़ा या छोटा, यह महत्वपूर्ण है कि आपके ज्ञान को एक समर्पित स्थान पर व्यवस्थित रखा जाए जिससे हितधारक आसानी से पहुँच सकें। यह जानकारी खोजने में आसान बनाता है, आपकी टीम के विषय विशेषज्ञों से बार-बार पूछे जाने वाले सवालों को कम करता है, और आपकी पूरी टीम के समय की बचत करता है, उन्हें प्रोजेक्ट अपडेट के लिए एक ईमेल सड़कों के ढेर में खुदाई नहीं करने पर मजबूर किए बिना। 

अपनी कार्य योजना शुरू करने का सबसे अच्छा तरीका एक टेम्पलेट के साथ है, और हमारे पास आपके लिए बस वही हैं। यहाँ कुछ कार्य योजना टेम्पलेट के उदाहरण हैं जो आपके भविष्य के प्रोजेक्ट संगठन के लिए प्रेरणा प्रदान करते हैं।

एक कार्य योजना क्या है?

एक कार्य योजना टेम्पलेट कार्यों और कदमों का एक संक्षिप्त तरीके से खाका है जो एक प्रोजेक्ट की सफलता के लिए आवश्यक है। यह आपके प्रोजेक्ट के लिए "करने के लिए" सूची है। आप प्रभावी रूप से उन कार्यों या कदमों की एक मास्टर सूची बना रहे हैं जो प्रोजेक्ट को उसके निर्धारित समय सीमा के भीतर लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए आवश्यक हैं। इन कार्यों को और भी अधिक विशिष्टता के लिए उप-कार्य में विभाजित किया जा सकता है। आप इस दस्तावेज़ को प्रोजेक्ट लॉन्च पर प्रस्तुत कर सकते हैं ताकि हितधारकों को प्रोजेक्ट का एक संपूर्ण दृश्य प्रदान किया जा सके, ताकि उन्हें यह स्पष्ट हो सके कि क्या आ रहा है और उनसे क्या अपेक्षित है।

एक कार्य योजना का उद्देश्य क्या है?

कार्य योजना आपके प्रोजेक्ट की समग्र संगठन और संचार में मदद करती है। आप कार्य योजना बनाने का दृष्टिकोण अपने प्रोजेक्ट के सामग्री तालिका की तरह ले सकते हैं। एक सामग्री तालिका एक किताब के अध्यायों को आउटलाइन करती है–प्रत्येक प्रोजेक्ट कार्य या चरण को अध्याय के रूप में सोचें। यह एक प्रोजेक्ट समयरेखा या संक्षेप से भिन्न है क्योंकि यह कार्यों के आधार पर प्रोजेक्ट को रूपरेखा देता है, न कि तारीखों या मापदंडों के। हालांकि समयसीमा और मापदंड आपका कार्य योजना में संदर्भित किए जा सकते हैं, लेकिन वे इसे मार्गदर्शित नहीं करते हैं। प्रोजेक्ट शुरू करते समय एक मजबूत योजना होना सम्पूर्ण प्रक्रिया को सुचारू रूप से चलने में मदद करेगा। यहां कार्य योजना के लाभ दिए गए हैं:

• हितधारकों को स्पष्ट और संक्षिप्त प्रोजेक्ट दिशा प्रदान करता है, यह दिखाते हुए कि इसे पूरा करने और कब तक इसे पूरा करने की क्या आवश्यकता है।
• प्रोजेक्ट लक्ष्यों का रिकॉर्ड रखना एक आसानी से सुलभ स्थान पर अंतिम उद्देश्य पर केंद्रित रहना और प्रेरणा बनाए रखना आसान बनाता है।
• प्रोजेक्ट प्रगति पर नज़र रखने के लिए कार्य योजना का उपयोग करें और सुनिश्चित करें कि आप अपने लक्ष्यों को हासिल करने के लिए सब कुछ कर रहे हैं।
• एक मास्टर सूची के साथ परियोजना कार्य को प्राथमिकता देना आसान हो जाता है कि पहले क्या करना आवश्यक है और क्या 'नरम लॉन्च' किया जा सकता है ताकि बाद में पुनः देखा जा सके।
• आपकी पूरी टीम अपनी जिम्मेदारियों के प्रति जवाबदेह रहती है। 

एक कार्य योजना के 5 कदम क्या हैं?

आपकी कार्य योजना बनाने के लिए शुरुआत के रूप में ध्यान में रखने के लिए पांच कदम हैं। अगर आप अपने प्रोजेक्ट के योजना चरण में हैं, तो शायद आपके पास एक लक्ष्य या उद्देश्य है जो आपके प्रोजेक्ट को पूरा करने के लिए जरूरी है। अब, इन लक्ष्यों को क्रियाशील और मापनीय कार्यों में बदलें। 

एक बार जब आपने कार्य सूची को अंतिम रूप दे दिया है, तो आपको लक्ष्यों की समय सीमाएं सेट करनी होंगी। यदि संभव हो तो प्रत्येक समय सीमा में थोड़ी लचीलापन देने का प्रयास करें। यह समय किसी भी सेटबैक या देरी के लिए आवश्यक है, जबकि अभी भी आपके प्रोजेक्ट को ट्रैक पर रखते हुए। आपकी कार्य योजना के अंत में, प्रोजेक्ट के हितधारकों को संसाधनों का एक संग्रह प्रदान करें ताकि वे प्रोजेक्ट की समझ को प्रकार। 

हर प्रोजेक्ट अलग है, लेकिन इन सरल चरणों का मोटे तौर पर पालन करके, आपको बहुत जल्दी एक ठोस कार्य योजना मिलेगी। आइए प्रत्येक व्यक्तिगत कदम पर एक करीबी नज़र डालते हैं। 

मैं कार्य योजना कैसे लिखूं?

हमें समझ है कि खाली पृष्ठ से शुरुआत करना बहुत अधिक कठिन होता है। इसलिए हम अपने कार्य योजनाओं को एक टेम्पलेट से शुरू करने का विकल्प चुनते हैं। इनमें सभी अनुभाग शामिल हैं जिनकी आपको अपने कार्य योजना में आवश्यकता हो सकती है, पूरी तरह से अनुकूलन की क्षमता के साथ। 

1. SMART लक्ष्यों को सेट करें

आपने शायद अपने पेशेवर करियर के दौरान एक या दो बार "SMART लक्ष्य" शब्द सुने होंगे। "SMART" का अर्थ है विशिष्ट, मापनीय, प्राप्त करने योग्य, प्रासंगिक और समय-आधारित–ये ठोस लक्ष्य हैं जिनका आसानी से माप और आकलन किया जा सकता है। कमजोर या ढीले लक्ष्यों के साथ एक प्रोजेक्ट की शुरुआत करना बाद में भ्रम पैदा कर सकता है। स्पष्ट प्रोजेक्ट संचार सुनिश्चित करता है कि सभी एक ही पृष्ठ पर हैं और टीम के मनोबल को बढ़ाता है। 

2. कार्य और क्रियाओं की पहचान करें

अब जब आपके पास आपके SMART लक्ष्य तैयार हैं, तो चलिए उन कार्यों में गोता लगाते हैं जो प्रत्येक लक्ष्य को पूरा करने के लिए आवश्यक हैं। यहाँ वह स्थान है जहाँ अंतिम लक्ष्य से शुरू करना और पीछे की ओर काम करना सहायक होता है। आप जानते हैं कि आपको क्या हासिल करना है। इसके बाद, अपने आप से पूछें कि वहां पहुँचने के लिए क्या होना चाहिए। अपनी टीम और उनकी विशेषताओं पर विचार करें–उनकी ताकत के आधार पर कार्य बनाएं और सौंपें। जब आपको पता हो कि कौन से कार्य पूरे करने की आवश्यकता है, तो अपनी टीम के साथ साझा करने के लिए एक मास्टर सूची बनाएं। 

3. समयरेखा और मील के पत्थर सेट करें

आपके पास कार्य सूची हाथ में होने पर, आप ठीक-ठीक जानते हैं कि आपके प्रोजेक्ट को पूरा करने के लिए क्या आवश्यक है। इन कार्यों में से प्रत्येक को समय सीमा सौंपने में तीसरा कदम है। आपके पास पहले से ही एक प्रोजेक्ट समयरेखा टेम्पलेट काम कर रहा हो सकता है। यदि ऐसा है, तो यह अपने किए गए कार्य को जोड़ने के लिए एक अच्छा समय है। प्रत्येक कार्य को पूरा करने में लगने वाले समय के आधार पर उन्हें फैलाव डालें, जबकि अगर हो सके, तो थोड़े अतिरिक्त दिनों को बैफर के रूप में जोड़ें। आपने जो समय सीमाएं आपने सेट की हैं, उन पर अपनी टीम के साथ चेक करना सुनिश्चित करें ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि ये कार्य प्रत्येक हितधारक की क्षमता के बिना समायोजित हैं। 

4. संसाधनों की पहचान करें और उनका उपयोग करें

कार्य योजना टेम्पलेट प्रोजेक्ट संसाधनों के लिए एक अच्छा स्थान है। इनमें संलग्न दस्तावेज, बाहरी संदर्भ के लिए लिंक या आपकी टीम का समर्थन करने और सूचित करने के लिए दृश्य घटक शामिल हो सकते हैं। एक सामान्य नियम: अपनी टीम को एक बार में बहुत अधिक जानकारी देने से बचें। प्रोजेक्ट अवलोकन से शुरू करें फिर उन्हें उन अनुभागों में गहराई में जाने दें जो उनके कार्य से सबसे अधिक प्रासंगिक हैं। प्रोजेक्ट शुरू होने से पहले हितधारकों को जानकारी ओवरलोड में मजबूर करने की कोई आवश्यकता नहीं है। अपनी टीम को उनके कार्यों में उत्कृष्टता के लिए आवश्यक ज्ञान प्रदान करें। 

5. मूल्यांकन करें, मूल्यांकन करें, और सुधारें

आप प्रोजेक्ट को कैसे आकलित और मूल्यांकित करने जा रहे हैं जब आप आगे बढ़ते हैं? आपकी टीम और प्रोजेक्ट की स्थिति के साथ नियमित चेक-इन आपकी प्रोजेक्ट को आगे बढ़ाने के लिए छोटे समायोजन करने में मदद कर सकते हैं। नियमित छोटे बदलाव दीर्घकालिक परियोजना चक्र में बहुत प्रभाव डाल सकते हैं। मेट्रिक्स का निर्धारण करें जिसे आप विभिन्न मानक बेंचमार्क पर प्रोजेक्ट की प्रगति का आकलन करने के लिए उपयोग करेंगे, फिर अपनी जानकारी के अनुसार प्रोजेक्ट में बदलाव करने की अनुमति दें। 

शब्द और एक्सेल के लिए कार्य योजना उदाहरण

आपकी टीम की कार्य करने की विधि के आधार पर, एक कार्य योजना टेम्पलेट है जो आपके लिए सबसे अच्छा काम करेगा। एक टेम्पलेट से शुरू करना आपको समय और ऊर्जा की बचत करेगा, एक खाली दस्तावेज़ का लेआउट डिज़ाइन करने की आवश्यकता से बचते हुए। एक बार जब आपके पास कार्रवाई योजना टेम्पलेट होती है, तो आप इसे भविष्य के प्रोजेक्ट के लिए भी सहेज सकते हैं। इसे अपनी टीम या पूरी संगठन में साझा करें ताकि सबका समय बचे। 

हमारे 12+ मुफ्त कार्य योजना टेम्पलेट्स के साथ अपने प्रोजेक्ट को शुरू करें

चुनने के लिए बहुत सारे कार्य योजना टेम्पलेट हैं। इससे पहले कि आप अपने प्रोजेक्ट की जानकारी को कैसे व्यवस्थित करना चाहते हैं, इन उदाहरणों और मुफ्त कार्य योजना टेम्पलेट्स पर एक नज़र डालें। प्रत्येक पूरी तरह से अनुकूलन योग्य है। बस मूल टेम्पलेट दस्तावेज़ की एक प्रति बनाएं फिर एडिट करना शुरू करें। आप टेम्पलेट को एक PowerPoint, PDF, एक्सेल स्प्रेडशीट, Google स्लाइड और बहुत कुछ के रूप में निर्यात कर सकते हैं–जो भी माध्यम आपके प्रोजेक्ट की आवश्यकताओं का सर्वश्रेष्ठ समर्थन करता है। 

‍