How to Write a Project Brief

आप अपने परियोजना भागीदारों को सभी परियोजना-संबंधित जानकारी कैसे प्रदान करते हैं? स्लैक और ईमेल पर अस्थायी संदेश शायद पर्याप्त नहीं होंगे। परियोजना संचार की कोई औपचारिक विधि आपके टीम के ज्ञान में खाइयाँ बनाती है जो परियोजना के दौरान समस्याओं का कारण होती हैं। आपको एक ऐसा स्रोत चाहिए जिसे भागीदार परियोजना के पूरे दौरान संदर्भित कर सकें और जान सकें कि जो जानकारी वे पढ़ रहे हैं वह विश्वसनीय है। 

अपने टीम के परियोजना संक्षेप का अनुमान लगाएँ। यह सभी परियोजना जानकारी को रखने के लिए एक स्थान है – सब कुछ सारांश से लेकर महत्वपूर्ण मीट्रिक जो परियोजना की सफलता को परिभाषित करता है। जैसा कि नाम से पता चलता है, इसे संक्षिप्त और मीठा रखने का प्रयास करें। यह किसी भी परियोजना के मूल में जानकारी को पकड़ने और संग्रहीत करने के लिए एक संक्षिप्त तरीका है। जानकारी जानने के लिए पढ़ते रहें कि अपने अगले परियोजना में परियोजना संक्षेप को कैसे शामिल करना है और नीचे डाउनलोड करने योग्य टेम्पलेट प्राप्त करें।

परियोजना संक्षेप क्या है?

एक परियोजना संक्षेप आपके परियोजना का तेज़ अवलोकन है। यह पाठकों के लिए आवश्यक संदर्भ ज्ञान में रखता है ताकि वे परियोजना के क्या, क्यों, कब, और कैसे को समझ सकें। भागीदार, लक्ष्य, मीट्रिक, समयसीमा, और परियोजना से संबंधित अन्य किसी भी चीज़ को संक्षेप में सूचीबद्ध किया जा सकता है। संक्षेप को संक्षिप्त और पचने योग्य तरीके से मूल परियोजना जानकारी को रिकॉर्ड करने का एक साधन मानें ताकि इसे आसानी से आपकी टीम में वितरित किया जा सके। 

संक्षेप आपकी परियोजना के लिए प्रारंभिक बिंदु है। यह भागीदारों को मूल बातें देती है और उन्हें सुझाव देने या प्रश्न पूछने के लिए आमंत्रित करती है। एक परियोजना संक्षेप कंपनी नेतृत्व को परियोजना को पेश करने में मदद कर सकता है क्योंकि यह परियोजना के अंत में लक्ष्य और यह कि यह संगठन के कुल उद्देश्यों से कैसे जुड़ता है। अपने परियोजना को एक संक्षेप के साथ प्रारंभ करें और आप देखेंगे:

• परियोजना संचार में सुधार
• संवर्धित परियोजना प्रबंधन
• भागीदार सहयोग के लिए द्वार खोलें
• सूचित और सहायक नेतृत्व
  

एक संक्षेप परियोजना का मूल है। एक बार जब इसे बनाया जाता है तो परियोजना की जानकारी को प्रक्रियाओं के प्रत्येक भाग के लिए विस्तृत आवश्यकताओं के आधार पर विस्तारित किया जा सकता है। अन्य दस्तावेज़ों के टुकड़ों से लिंक करें, वीडियो या ग्राफ़िक्स शामिल करें, या कुछ भी जो आपकी परियोजना की सफलता का समर्थन करेगी।

एक परियोजना संक्षेप में क्या शामिल होता है?

एक परियोजना संक्षेप का लाभ यह है कि यह आपको किसी भी परियोजना-संबंधित जानकारी को भागीदारों के साथ साझा करने की अनुमति देता है। उदाहरण के लिए, शायद आप केस स्टडी के लिंक के माध्यम से एक पिछले परियोजना को संदर्भित करना चाहते हैं या भागीदारों की परियोजना की समझ का समर्थन करने के लिए बाहरी संसाधनों की सूची के साथ समाप्त करना चाहते हैं। आप सब कुछ कर सकते हैं। सामान्य नियम यह है कि इसे संभवतः अधिक से अधिक संक्षिप्त रखा जाए ताकि आपकी टीम को परियोजना के आधिकारिक शुरू होने से पहले जानकारी के साथ अभिभूत ना किया जाए। 

प्रत्येक अनुभाग को कुछ संक्षिप्त वाक्यों में रखें और संबंधित आंतरिक या बाहरी स्रोतों के लिंक जोड़ें। बुलिटेड सूचियाँ, ग्राफिक्स, और चार्ट पाठ के ब्लॉकों को पढ़ने में आसान बनाने के लिए तोड़ने में मदद कर सकते हैं। एक परियोजना संक्षेप में आप आमतौर पर पाएंगे: 

• परियोजना सारांश
• परियोजना का इरादा
• OKR और डिलिवरेबल्स
• सफलता संकेतक
• परियोजना समयसीमा
• परियोजना भागीदार और टीमें
• परियोजना दर्शक
  

हालाँकि आपकी परियोजना संक्षेप को प्रारूपित करने का कोई निर्धारित तरीका नहीं है, आप यह सुनिश्चित करना चाहेंगे कि आप भागीदारों को आवश्यक जानकारी प्रदान करें। एक परियोजना संक्षेप आपकी परियोजना संचार और प्रबंधन की शुरुआत है। इसे कूदने का बिंदु और परियोजना के पूरे दौरान संदर्भ के लिए उपयोग करें।

परियोजना संक्षेप को कैसे प्रारूपित करें

अपने परियोजना संक्षेप को इस तरह प्रारूपित करें जो आपकी टीम के लिए सबसे अच्छा हो। एक टेम्पलेट से शुरू करना आपके संक्षेप को बनाना थोड़ा आसान बना सकता है। अपने संक्षेप में शामिल करने के लिए यहाँ कुछ विचार दिए गए हैं ताकि आप शुरू कर सकें। 

1. परियोजना सारांश

पहले: एक परियोजना सारांश। परियोजना को कुछ प्रमुख वाक्यों में समझाएँ जो अपेक्षाएँ और परियोजना की सीमा पर आधारित हों। यहाँ की जानकारी परियोजना के लिए 'क्यों' का उत्तर देने में मदद करनी चाहिए। क्या कोई पृष्ठभूमि जानकारी है जो परियोजना को उन लोगों के लिए संदर्भित करने में मदद कर सकती है जो इसके बारे में जानने का प्रयास कर रहे हैं? परियोजना किस समस्या को हल करने की कोशिश कर रही है? यहाँ कोई लिंक या संसाधन शामिल करें जो सहायता या मदद कर सकें। इन उत्तरों का उपयोग अगले अनुभाग में जाने के लिए करें।

2. परियोजना के इरादे को परिभाषित करें

परियोजना के इरादे को उसके मिशन स्टेटमेंट के रूप में मानें। लक्ष्य क्या है? यह कौन सी समस्याएँ हल करेगी? परियोजना की अपेक्षाएँ, दीर्घकालिक और तात्कालिक, क्या हैं? क्या भविष्य में रखरखाव के लिए परियोजना के पुनरावृत्तियाँ आवश्यक होंगी? परियोजना का इरादा अंत लक्ष्य है। परियोजना सारांश और इरादे मिलकर उस दृश्य को निर्धारित करते हैं जहाँ आपका संक्षेप विशिष्ट विवरण में गोता लगाता है। 

3. OKR और डिलिवरेबल्स की रूपरेखा तैयार करें

आपकी प्रारंभिक परियोजना विचार-मंथन के दौरान, आप शायद मुख्य परिणामों और डिलिवरेबल्स की रूपरेखा तैयार की। आप यहाँ जितना आवश्यक समझें उतना विस्तार से जा सकते हैं। इस अनुभाग का उपयोग करके परियोजना को अलग-अलग खंडों और प्रत्येक से संबंधित अपेक्षित डिलिवरेबल्स में तोड़ना शुरू करें। आप परियोजना के उद्देश्य और डिलिवरेबल्स को जोड़कर यह दिखा सकते हैं कि प्रक्रिया का प्रत्येक चरण कुल परियोजना लक्ष्य को प्राप्त करने में कैसे योगदान देता है। आपके OKR (उद्देश्य और प्रमुख परिणाम) यह निर्धारित करते हैं कि परियोजना के दौरान सफलता को कैसे मापा जाएगा।

4. यह परिभाषित करें कि सफलता को कैसे मापा जाएगा

यह महत्वपूर्ण है कि आप मीट्रिक का चयन करें जो आपकी परियोजना की सफलता को सबसे अच्छा प्रदर्शित करेगा। चाहे वह वेबसाइट ट्रैफिक में वृद्धि हो, नए ग्राहकों की संख्या, या क्लिक करने की दर में वृद्धि हो, आपकी मीट्रिक को परियोजना के शुरू होने से पहले तय किया जाना चाहिए ताकि आप परियोजना के दौरान नियमित रूप से जांच कर सकें। ब्रेनस्टॉर्मिंग के चरण के दौरान अपनी मीट्रिक तय करें और उन्हें अपने परियोजना संक्षेप में सूचीबद्ध करें। जब भागीदार जानते हैं कि परियोजना को कैसे मापा जाएगा, तो वे अपने काम को परियोजना के लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए बेहतर ढंग से अनुकूलित कर सकते हैं। 

5. परियोजना समयसीमा को संप्रेषित करें

आपकी परियोजना का सबसे महत्वपूर्ण तत्व समयसीमा है। आखिरकार, आप एक अनिश्चित समयसीमा के भीतर परियोजना शुरू नहीं कर सकते। परियोजना समयसीमा यह बताती है कि प्रत्येक परियोजना चरण की लंबाई कितनी होगी और कब डिलिवरेबल्स को खत्म करने की उम्मीद की जाएगी। जब अपनी परियोजना समयसीमा बनाते समय, अपने अंतिम पूर्णता तिथि से पीछे की ओर काम करने का प्रयास करें। संदर्भ के लिए अपनी सभी डिलिवरेबल्स, मील के पत्थर, और कार्यों का अनुमानित समय का एक सूची अपने हाथ में रखें जब आप समयसीमा बना रहे हों। अपने अनुमानित समय से थोड़ा अधिक समय देना विचार करें। इस तरह कोई भी संभावित रुकावट आपकी पूरी परियोजना को पाठ्यक्रम से बाहर नहीं कर देगी। 

6. भागीदार और टीमों को शामिल करें

जब भागीदारों को पता होता है कि परियोजना के प्रत्येक चरण के बारे में किससे संवाद करना है, तो यह उत्पादकता को सुगम बनाता है और लगातार कंधे पर थपथपाने को हटा देता है। हर परियोजना भागीदार अपनी क्षेत्र में विशेषज्ञ होते हैं–इन लोगों में से प्रत्येक को परियोजना संक्षेप में ध्यान में रखें। यदि हर कोई जानता है कि उनके प्रश्नों में किससे मुड़ना है या वे किसके साथ सहयोग कर रहे हैं, तो सभी का समय बचेगा। 

7. दर्शकों को परिभाषित करें

हर परियोजना में ऐसा कोई होता है जिसे वे निशाना बनाना चाहते हैं। चाहे वह एक मार्केटिंग अभियान हो जो ब्रांड जागरूकता बढ़ाने और संभावित नए ग्राहकों को आकर्षित करने के लिए डिज़ाइन किया गया हो या उत्पाद अपडेट जो वर्तमान ग्राहक अनुरोधों को संतुष्ट करेंगे, हमेशा कोई न कोई परियोजना के दूसरी ओर होता है जो इसके परिणाम से लाभान्वित होगा। अपने परियोजना संक्षेप को इस दर्शक को परिभाषित करके समाप्त करें। परियोजना किसके लिए है? यह संभवतः परियोजना के इरादे के निकटता से मेल खाएगा।

परियोजना संक्षेप, परियोजना सारांश, और कार्यकारी सारांश के बीच क्या अंतर है?

सीधे शब्दों में, आपका परियोजना संक्षेप परियोजना का पक्षी की दृष्टि है और इसके सभी चलती भागों। यह संक्षेप में परियोजना के बारे में हर चीज का संक्षिप्त संस्करण है जिसे भागीदारों को जानने की आवश्यकता हो सकती है। एक परियोजना संक्षेप पहले की सभी जानकारी का एकमात्र स्रोत नहीं है जिसे आप परियोजना में उपयोग कर सकते हैं। यह जानकर कि एक परियोजना संक्षेप में क्या शामिल है, आप अन्य परियोजना दस्तावेज़ों के टुकड़ों के बारे में जानना चाह सकते हैं और वे कैसे भिन्न होते हैं। परियोजना सारांश और कार्यकारी सारांश पर एक नज़र डालें। 

परियोजना सारांश

परियोजना संक्षेप की तरह परियोजना के प्रत्येक हिस्से को एक समग्र अवलोकन के रूप में नहीं छूने के बजाय, परियोजना सारांश एक एकल पक्ष पर ध्यान केंद्रित करता है: सारांश। इसमें परियोजना का पृष्ठभूमि, वह कोई भी समस्याएँ जो वह संबोधित कर रहा है, परियोजना क्यों बनाई गई, और इसे पूरा करने की अपेक्षा क्या है शामिल है। एक परियोजना सारांश में परियोजना के प्रत्येक चरण के बारे में कई वाक्य हो सकते हैं और यह कैसे उम्मीद की जाती है कि वे कुल परियोजना लक्ष्य को प्रभावित करेंगे। यह परियोजना की क्यों और क्या का एक गहन परिदृश्य है। 

कार्यकारी सारांश

कुछ मामलों में समान, एक कार्यकारी सारांश परियोजना सारांश और परियोजना संक्षेप से भिन्न है कि यह परियोजना जानकारी को कैसे संप्रेषित करता है। एक कार्यकारी सारांश प्रायः कंपनी नेतृत्व द्वारा लिखा जाता है ताकि यह परियोजना के प्रमुख व्यापार बिंदुओं को छू सके। यह परिभाषित करता है कि परियोजना कैसे कंपनी के लक्ष्यों और उद्देश्यों के बड़े चित्र में फिट बैठती है। यहाँ रिकॉर्ड की गई जानकारी आमतौर पर तेज़ और सीधी होती है, जिससे यह सभी भागीदारों के लिए पढ़ने में आसान होती है। बुलेट बिंदु या संक्षिप्त अनुच्छेद सामान्य होते हैं। कार्यकारी सारांश 'क्यों' प्रश्न का उत्तर भी देता है, लेकिन ऐसा नेतृत्व के दृष्टिकोण से करता है। 

परियोजना प्रबंधन में परियोजना संक्षेप क्यों महत्वपूर्ण है?

एक परियोजना संक्षेप परियोजना का स्वर सेट करता है। यह जानकारी कैसे संप्रेषित करती है और उस जानकारी के लिए एकल संदर्भ बिंदु बनाती है जो समग्र परियोजना प्रबंधन का समर्थन करता है। भागीदारों को पुराने ईमेल, स्लैक संदेशों के माध्यम से अन्वेषण करने में कम समय बिताना पड़ता है, या उनके प्रश्नों के उत्तर देने के लिए विषय वस्तु विशेषज्ञों से पूछना पड़ता है। आप परियोजना की पारदर्शिता को बढ़ाएंगे और ज्ञान की कमी के कारण किसी भी बाधाओं को हटा देंगे। 

एक परियोजना संक्षेप का मतलब है कि सब कुछ शामिल होता है कि क्या हो रहा है, कब हो रहा है, और प्रत्येक चरण के लिए कौन जिम्मेदार है। यह परियोजना के लिए एक ढांचा और आवश्यक परियोजना संचार के लिए संचार उपकरण के रूप में कार्य करता है। यह वह पृष्ठभूमि जानकारी है जो किसी परियोजना का प्रबंधन कुशल और प्रभावी बनाती है। 

परियोजना संक्षेप उदाहरण

संक्षेप में, एक परियोजना संक्षेप टेम्पलेट आपको सभी परियोजना जानकारी को एक सुविधाजनक स्थान पर कैप्चर करने में मदद कर सकता है। नीचे डाउनलोड करने योग्य टेम्पलेट की अपनी प्रति बनाएँ ताकि आप अपने परियोजना की आवश्यकताओं और अपेक्षाओं को दस्तावेज़ करना शुरू कर सकें।