7 Essential Project Documents [+ Templates]

किसी भी सफल प्रोजेक्ट के साथ दस्तावेज़ों की कमी नहीं होती। वे सभी प्रोजेक्ट की अपेक्षाएं, उद्देश्य और संसाधन रखते हैं। यदि आपके पास प्रोजेक्ट के बारे में कोई प्रश्न है, तो दस्तावेज़ों पर जाएं। यदि वे पूरी तरह से भरे हुए हैं, तो आपका उत्तर वहीं मिलना चाहिए। 

प्रोजेक्ट दस्तावेज़ स्पष्ट और संक्षिप्त होने चाहिए। गुरु में, हम इन टेम्पलेट्स से अपनी सभी प्रोजेक्ट दस्तावेज़ीकरण की शुरुआत करते हैं। वे प्रोजेक्ट के तैयारी चरण में तेजी लाते हैं ताकि हम प्रोजेक्ट पर खुद काम करना जल्दी शुरू कर सकें। हम आपके प्रोजेक्ट दस्तावेज़ों के लिए इन 7 टेम्पलेट्स का अन्वेषण करने की सिफारिश करते हैं।

प्रोजेक्ट दस्तावेज़ क्यों महत्वपूर्ण हैं?

वे सत्य का एकल स्रोत हैं

अधिकांश परियोजनाओं में कई गतिशील तत्व और हितधारक शामिल होते हैं। यह महत्वपूर्ण जानकारी को ट्रैक करना और भेजना चुनौतीपूर्ण बना सकता है। आप प्रोजेक्ट दस्तावेज़ों का उपयोग एक एकल स्थान के रूप में कर सकते हैं जहाँ सभी महत्वपूर्ण प्रोजेक्ट दस्तावेज़ रखे जा सकते हैं। अब और समय बर्बाद न करें उत्तर खोजने में.

उन्हें हालिया जानकारी के साथ आसानी से अपडेट किया जा सकता है।

जब आपने अपने प्रोजेक्ट दस्तावेज़ों को सभी प्रोजेक्ट जानकारी के लिए एक-स्पष्ट गंतव्य के रूप में घोषित किया है, तो आप उन पर भरोसा कर सकते हैं कि वे हितधारकों को अपडेट प्रदान करेंगे। प्रो टिप: नियमित अंतराल पर अलर्ट सेट करने के लिए गुरु का उपयोग करने पर विचार करें ताकि प्रोजेक्ट दस्तावेज़ों की समीक्षा करें और सुनिश्चित करें कि उसकी सभी जानकारी अद्यतित है।

वे प्रोजेक्ट उद्देश्यों का खाका बनाते हैं

सफलता के लिए मंच सेट करें, स्पष्ट रूप से प्रोजेक्ट के उद्देश्यों और आवश्यकताओं को निर्धारित करें। जब हितधारक यहाँ से शुरू करते हैं, तो वे प्रोजेक्ट के दायरे को पूरी तरह समझते हैं और समझते हैं कि उनके कार्य कुल प्रोजेक्ट जीवन चक्र में कहाँ स्थित हैं।

वे तय करते हैं कि प्रत्येक कार्य के लिए कौन जिम्मेदार है

जब वे आपके प्रोजेक्ट प्रबंधन योजना के साथ हाथ में काम करते हैं, तो आपके प्रोजेक्ट दस्तावेज़ नोट करते हैं कि किसके लिए, क्या और कब इन प्रक्रियाओं में कार्य करना है। कार्य के बीच एक स्पष्ट विभाजन विकसित करें ताकि यह समझा जा सके कि प्रत्येक व्यक्ति की ज़िम्मेदारी बड़े चित्र में कैसे खेलती है।

7 आवश्यक प्रोजेक्ट दस्तावेज़

1. प्रोजेक्ट संक्षेप

प्रोजेक्ट संक्षेप को प्रोजेक्ट का ऊर्ध्वदृष्टि के रूप में मानें। इसमें प्रोजेक्ट की एक वर्णन होना चाहिए, यह क्या करने की आशा कर रहा है, कौन शामिल है, और सफलता को कैसे मापा जाएगा। आप अपने प्रोजेक्ट के लिए आवश्यकतानुसार यहाँ उतना विशेष हो सकते हैं। यह अपने क्षेत्र को प्राप्त करने, मंथन करने और प्रोजेक्ट की सीमा तय करने का एक अच्छा स्थान है।

2. हितधारक संचार

एक विश्वसनीय जानकारी के एकल स्रोत के साथ संरेखित करने के लिए, हितधारक की जिम्मेदारियों और संचार शामिल करें। जानकारी को स्लैक या ईमेल में खोने न दें।
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3. लागत प्रबंधन योजना

बजट आपके प्रोजेक्ट को विकसित करते समय विचार करने का एक बड़ा कारक है। यदि संभव हो, तो समायोजनों के लिए कुछ स्थान छोड़ें क्योंकि संभवतः कुछ ऐसे कारक उठेंगे जिनकी आपने उम्मीद नहीं की थी।

4. प्रदर्शन मैट्रिक्स

केवल प्रोजेक्ट के अंत में इस टेम्पलेट को संदर्भित करने के बजाय, इसे प्रदर्शन मैट्रिक्स को ट्रैक करने के लिए पूरे प्रोजेक्ट जीवन चक्र के दौरान उपयोग करने पर विचार करें। यह बताएगा कि क्या आप अपने लक्ष्यों को पूरा करने के लिए तैयार हैं या संशोधन की आवश्यकता है।

5. प्रोजेक्ट अपडेट

हितधारकों और कंपनी के नेतृत्व को सूचित रखने के लिए, सूचनाओं को साझा करने के लिए प्रोजेक्ट अपडेट टेम्पलेट का उपयोग करने पर विचार करें। इस टेम्पलेट में ऐसे सेक्शन होते हैं जहाँ नियमित अपडेट जोड़े जा सकते हैं। याद रखें कि नियमित आधार पर स्थिति अपडेट के साथ चेक इन करना हितधारकों को सूचित रखने के लिए आवश्यक है।

यहाँ बताया गया है कि पेटडेस्क कैसे टीमों को प्रोजेक्ट अपडेट के बारे में सूचित करता है:

6. परिवर्तन प्रबंधन

यदि सभी प्रोजेक्ट हमेशा योजना के अनुसार बिल्कुल सही जाते, तो वे बहुत आसान होते। हमेशा ऐसे स्थान होते हैं जहाँ आपको समायोजन करने और त्रुटियों को हल करने की आवश्यकता होगी। आप इन संशोधनों को परिवर्तन प्रबंधन योजना में सम्मिलित कर सकते हैं। इस टेम्पलेट का उपयोग यह विस्तार करने के लिए किया जा सकता है कि यदि परिवर्तन आवश्यक हो तो प्रोजेक्ट कैसे Proceed करेगा।

7. प्रोजेक्ट संसाधन

इस टेम्पलेट को प्रोजेक्ट से संबंधित सभी जानकारी के लिए एक-स्पष्ट मानें। यह टेम्पलेट प्रोजेक्ट के दायरे के आधार पर आवश्यक हो सकता है या नहीं हो सकता है। इसे एक संदर्भ पुस्तकालय के रूप में उपयोग करें जिसमें आवश्यक जानकारी के लिंक हों और इसे सभी हितधारकों के लिए उपलब्ध रखें। वे सभी प्रोजेक्ट की अपेक्षाएं, उद्देश्य और संसाधन रखते हैं। यदि आपके पास प्रोजेक्ट के बारे में कोई प्रश्न है, तो दस्तावेज़ों पर जाएं। यदि वे पूरी तरह से भरे हुए हैं, तो आपका उत्तर वहीं मिलना चाहिए।