7 Essential Project Documents [+ Templates]
Use esses modelos de documentos de projeto para armazenar e compartilhar informações chave do projeto.
Com qualquer projeto bem-sucedido, não faltam documentos. Eles abrigam todas as expectativas, objetivos e recursos do projeto. Se você tiver uma dúvida sobre o projeto, visite os documentos. Se estiverem preenchidos completamente, sua resposta deve estar lá.
Os documentos do projeto devem ser claros e concisos. Na Guru, começamos toda a nossa documentação de projeto a partir desses modelos. Eles aceleram a fase de prep de um projeto para que possamos começar a trabalhar no próprio projeto mais rápido. Recomendamos explorar esses 7 modelos para os seus documentos de projeto.
Por que os documentos do projeto são importantes?
Eles são uma única fonte de verdade
A maioria dos projetos tem muitas partes móveis e stakeholders envolvidos. Isso pode tornar desafiador rastrear e entregar informações importantes. Você pode usar documentos de projeto como um único local onde toda a documentação importante do projeto pode estar. Chega de tempo perdido procurando por respostas.
Eles podem ser facilmente atualizados com as informações mais recentes
Quando você declarar seus documentos de projeto como o local único para todas as informações do projeto, pode contar com eles para fornecer atualizações aos stakeholders. Dica profissional: considere usar o Guru para definir alertas em intervalos regulares para revisar os documentos do projeto e garantir que todas as informações estejam atualizadas.
Eles delineiam os objetivos do projeto
Crie a base para o sucesso delineando claramente os objetivos e necessidades do projeto. Quando os stakeholders começam aqui, eles têm uma compreensão total do escopo do projeto e entendem onde suas tarefas se encaixam dentro do ciclo de vida geral do projeto.
Eles declaram quem é responsável por cada tarefa
Quando trabalham em sintonia com seu plano de gerenciamento de projeto, seus documentos de projeto anotam quem é responsável pelo que e quando essas tarefas devem ocorrer no processo. Desenvolva uma clara delimitação entre as tarefas para entender como as responsabilidades de cada indivíduo se encaixam na imagem maior.
7 documentos essenciais de projeto
1. Resumo do projeto
Considere o resumo do projeto como a visão geral do projeto. Deve incluir uma descrição do projeto, o que ele espera alcançar, quem está envolvido e como o sucesso será medido. Você pode ser tão específico aqui quanto necessário para o seu projeto. É um ótimo lugar para começar a se organizar, fazer brainstorm e delinear o projeto.
2. Comunicações com Stakeholders
Para alinhar-se com a ser uma única fonte de informação confiável, tente utilizar um modelo de projeto que inclua responsabilidades dos stakeholders e comunicações. Não deixe as informações se perderem no Slack ou no e-mail.
3. Plano de gerenciamento de custos
O orçamento é um grande fator a ser considerado ao desenvolver seu projeto. Se possível, procure deixar margem para ajustes, pois provavelmente surgirão fatores que você não antecipou.
4. Métricas de desempenho
Em vez de apenas consultar este modelo ao final do projeto, considere usá-lo para rastrear métricas de desempenho ao longo do ciclo de vida do projeto. Isso ajudará a informar se você está a caminho de atingir suas metas ou se ajustes são necessários.
5. Atualização do projeto
Para manter os stakeholders e a liderança da empresa informados, considere usar um modelo de atualização do projeto para compartilhar informações. O modelo tem seções onde atualizações regulares podem ser adicionadas. Lembre-se de verificar atualizações de status regularmente para manter os stakeholders informados.
Aqui está como a PetDesk mantém as equipes informadas sobre as atualizações do projeto:
6. Gestão de mudanças
Se todos os projetos sempre ocorressem perfeitamente de acordo com o planejado, seriam muito fáceis. Sempre há lugares onde você terá que fazer ajustes e solucionar erros. Você pode contabilizar essas revisões em um plano de gerenciamento de mudanças. Este modelo pode ser usado para detalhar como o projeto prosseguirá se forem necessárias mudanças.
7. Recursos do projeto
Considere este modelo como a fonte única para todas as informações relacionadas ao projeto. Este modelo pode ou não ser necessário dependendo do escopo do projeto. Use-o como uma biblioteca de referências com links para informações necessárias e mantenha-o disponível para todos os stakeholders. Eles abrigam todas as expectativas, objetivos e recursos do projeto. Se você tiver uma dúvida sobre o projeto, visite os documentos. Se estiverem preenchidos completamente, sua resposta deve estar lá.
Com qualquer projeto bem-sucedido, não faltam documentos. Eles abrigam todas as expectativas, objetivos e recursos do projeto. Se você tiver uma dúvida sobre o projeto, visite os documentos. Se estiverem preenchidos completamente, sua resposta deve estar lá.
Os documentos do projeto devem ser claros e concisos. Na Guru, começamos toda a nossa documentação de projeto a partir desses modelos. Eles aceleram a fase de prep de um projeto para que possamos começar a trabalhar no próprio projeto mais rápido. Recomendamos explorar esses 7 modelos para os seus documentos de projeto.
Por que os documentos do projeto são importantes?
Eles são uma única fonte de verdade
A maioria dos projetos tem muitas partes móveis e stakeholders envolvidos. Isso pode tornar desafiador rastrear e entregar informações importantes. Você pode usar documentos de projeto como um único local onde toda a documentação importante do projeto pode estar. Chega de tempo perdido procurando por respostas.
Eles podem ser facilmente atualizados com as informações mais recentes
Quando você declarar seus documentos de projeto como o local único para todas as informações do projeto, pode contar com eles para fornecer atualizações aos stakeholders. Dica profissional: considere usar o Guru para definir alertas em intervalos regulares para revisar os documentos do projeto e garantir que todas as informações estejam atualizadas.
Eles delineiam os objetivos do projeto
Crie a base para o sucesso delineando claramente os objetivos e necessidades do projeto. Quando os stakeholders começam aqui, eles têm uma compreensão total do escopo do projeto e entendem onde suas tarefas se encaixam dentro do ciclo de vida geral do projeto.
Eles declaram quem é responsável por cada tarefa
Quando trabalham em sintonia com seu plano de gerenciamento de projeto, seus documentos de projeto anotam quem é responsável pelo que e quando essas tarefas devem ocorrer no processo. Desenvolva uma clara delimitação entre as tarefas para entender como as responsabilidades de cada indivíduo se encaixam na imagem maior.
7 documentos essenciais de projeto
1. Resumo do projeto
Considere o resumo do projeto como a visão geral do projeto. Deve incluir uma descrição do projeto, o que ele espera alcançar, quem está envolvido e como o sucesso será medido. Você pode ser tão específico aqui quanto necessário para o seu projeto. É um ótimo lugar para começar a se organizar, fazer brainstorm e delinear o projeto.
2. Comunicações com Stakeholders
Para alinhar-se com a ser uma única fonte de informação confiável, tente utilizar um modelo de projeto que inclua responsabilidades dos stakeholders e comunicações. Não deixe as informações se perderem no Slack ou no e-mail.
3. Plano de gerenciamento de custos
O orçamento é um grande fator a ser considerado ao desenvolver seu projeto. Se possível, procure deixar margem para ajustes, pois provavelmente surgirão fatores que você não antecipou.
4. Métricas de desempenho
Em vez de apenas consultar este modelo ao final do projeto, considere usá-lo para rastrear métricas de desempenho ao longo do ciclo de vida do projeto. Isso ajudará a informar se você está a caminho de atingir suas metas ou se ajustes são necessários.
5. Atualização do projeto
Para manter os stakeholders e a liderança da empresa informados, considere usar um modelo de atualização do projeto para compartilhar informações. O modelo tem seções onde atualizações regulares podem ser adicionadas. Lembre-se de verificar atualizações de status regularmente para manter os stakeholders informados.
Aqui está como a PetDesk mantém as equipes informadas sobre as atualizações do projeto:
6. Gestão de mudanças
Se todos os projetos sempre ocorressem perfeitamente de acordo com o planejado, seriam muito fáceis. Sempre há lugares onde você terá que fazer ajustes e solucionar erros. Você pode contabilizar essas revisões em um plano de gerenciamento de mudanças. Este modelo pode ser usado para detalhar como o projeto prosseguirá se forem necessárias mudanças.
7. Recursos do projeto
Considere este modelo como a fonte única para todas as informações relacionadas ao projeto. Este modelo pode ou não ser necessário dependendo do escopo do projeto. Use-o como uma biblioteca de referências com links para informações necessárias e mantenha-o disponível para todos os stakeholders. Eles abrigam todas as expectativas, objetivos e recursos do projeto. Se você tiver uma dúvida sobre o projeto, visite os documentos. Se estiverem preenchidos completamente, sua resposta deve estar lá.
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