7 Essential Project Documents [+ Templates]

Con cualquier proyecto exitoso no hay escasez de documentos. Abarcan todas las expectativas, objetivos y recursos del proyecto. Si tienes una pregunta sobre el proyecto, visita los documentos. Si están completamente llenos, tu respuesta debería estar ahí. 

Los documentos del proyecto deben ser claros y concisos. En Guru, comenzamos toda nuestra documentación del proyecto desde estas plantillas. Aceleran la fase de preparación de un proyecto para que podamos trabajar en el proyecto mismo más rápido. Recomendamos explorar estas 7 plantillas para tus documentos del proyecto.

¿Por qué son importantes los documentos del proyecto?

Son una única fuente de verdad

La mayoría de los proyectos tienen muchas piezas móviles y partes interesadas involucradas. Esto puede hacer que sea un desafío rastrear y entregar información importante. Puedes usar documentos del proyecto como una única ubicación donde toda la documentación importante del proyecto puede residir. No más tiempo perdido buscando respuestas.

Pueden ser fácilmente actualizados con la información más reciente

Cuando has declarado tus documentos del proyecto como el destino único para toda la información del proyecto, puedes confiar en ellos para proporcionar actualizaciones a las partes interesadas. Consejo pro: considera usar Guru para configurar alertas a intervalos regulares para revisar los documentos del proyecto y asegurar que toda su información esté actualizada.

Especifican los objetivos del proyecto

Configura el escenario para el éxito definiendo claramente los objetivos y necesidades del proyecto. Cuando las partes interesadas comienzan aquí, obtienen una comprensión completa del alcance del proyecto y entienden dónde están sus tareas dentro del ciclo de vida del proyecto.

Declaran quién es responsable de cada tarea

Cuando trabajan mano a mano con tu plan de gestión de proyectos, tus documentos del proyecto hacen constar quién es responsable de qué y cuándo deben llevarse a cabo estas tareas en el proceso. Desarrolla una clara delimitación entre tareas para entender cómo las responsabilidades de cada individuo se integran en el panorama general.

7 documentos esenciales del proyecto

1. Resumen del Proyecto

Considera el resumen del proyecto como la visión general del proyecto. Debería incluir una descripción del proyecto, lo que espera lograr, quién está involucrado y cómo se medirá el éxito. Puedes ser tan específico aquí como sea necesario para tu proyecto. Es un gran lugar para comenzar a orientarte, hacer una lluvia de ideas y delimitar el proyecto.

2. Comunicaciones con las Partes Interesadas

Para alinearte con ser una única fuente de información confiable, intenta utilizar una plantilla de proyecto que incluya responsabilidades y comunicaciones de las partes interesadas. No dejes que la información se pierda en Slack o en el correo electrónico.
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3. Plan de Gestión de Costos

El presupuesto es un gran factor a considerar al desarrollar tu proyecto. Si es posible, intenta permitir un margen de ajustes, ya que probablemente surgirán factores que no anticipaste.

4. Métricas de Desempeño

En lugar de solo referenciar esta plantilla al final del proyecto, considera usarla para rastrear las métricas de desempeño a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Esto ayudará a informar si estás en camino de alcanzar tus objetivos o si son necesarios ajustes.

5. Actualización del Proyecto

Para mantener a las partes interesadas y a la dirección de la empresa informados, considera usar una plantilla de actualización del proyecto para compartir información. La plantilla tiene secciones donde se pueden agregar actualizaciones regulares. Recuerda hacer un seguimiento con actualizaciones de estado regularmente para mantener informadas a las partes interesadas.

Aquí es cómo PetDesk mantiene a los equipos informados sobre las actualizaciones del proyecto:

6. Gestión del Cambio

Si todos los proyectos siempre salieran perfectamente según lo planeado, serían demasiado fáciles. Siempre hay lugares donde tendrás que hacer ajustes y solucionar errores. Puedes contabilizar estas revisiones en un plan de gestión del cambio. Esta plantilla puede usarse para detallar cómo procederá el proyecto si son necesarios cambios.

7. Recursos del Proyecto

Considera esta plantilla como el sitio único para toda la información relacionada con el proyecto. Esta plantilla puede o no ser necesaria dependiendo del alcance del proyecto. Úsala como una biblioteca de referencia con enlaces a la información necesaria y mantenla disponible para todas las partes interesadas. Abarcan todas las expectativas, objetivos y recursos del proyecto. Si tienes una pregunta sobre el proyecto, visita los documentos. Si están completamente llenos, tu respuesta debería estar ahí.