Free Executive Summary Template [PDF + Masterful Examples]

Menurut Majalah Time, 55% orang hanya membaca sebagian konten selama 15 detik. Rentang perhatian secara keseluruhan berada pada titik terendah sepanjang masa —  termasuk mereka yang merupakan calon investor dan pemangku kepentingan proyek. Jika Anda ingin menarik dan mempertahankan minat, maka Anda perlu membuat ringkasan eksekutif yang menarik yang dapat secara efektif mempertahankan fokus seseorang.

Sebelum Anda masuk ke rincian rencana bisnis atau proposal proyek Anda,  langkah pertama Anda haruslah ringkasan eksekutif yang menarik perhatian mereka yang berposisi untuk memberikan persetujuan.

Anggaplah ringkasan eksekutif sebagai sampul belakang buku Anda. Ini meyakinkan pembaca untuk membeli salinan karena alur ceritanya layak untuk diperhatikan. Seorang investor atau eksekutif tingkat C dengan waktu terbatas kemungkinan tidak akan merasa termotivasi untuk membaca rencana bisnis atau produk secara penuh tanpa ringkasan eksekutif yang menarik.

Dalam panduan ini, kami akan menunjukkan kepada Anda bagaimana menulis ringkasan eksekutif yang menawan, apa saja yang perlu dimasukkan dalam dokumen, dan memulai milik Anda dengan template yang dapat disesuaikan.

Apa itu ringkasan eksekutif? 

Ringkasan eksekutif adalah sinopsis singkat dari dokumen yang lebih besar seperti laporan atau rencana bisnis. Ini memberikan gambaran cepat dari rencana bisnis Anda dengan rincian seperti deskripsi perusahaan Anda, informasi keuangan, dan analisis pasar.

Ringkasan eksekutif dibuat untuk pemberi pinjaman, investor, dan eksekutif sibuk yang tidak punya waktu untuk membaca proposal lengkap.

Jika dilakukan dengan benar, itu fokus pada apa yang ingin didengar oleh calon investor atau sponsor proyek Anda dan secara jelas mengkomunikasikan nilai bisnis atau rencana Anda. Banyak investor atau pemangku kepentingan hanya akan membaca ringkasan eksekutif saat kontak pertama dengan bisnis Anda, jadi semua informasi yang mereka butuhkan harus disertakan. 

Tujuan-tujuan dari sebuah ringkasan eksekutif meliputi:

• Menarik perhatian pembaca
• Memberitahu mereka apa yang diharapkan dalam rencana bisnis sehingga mereka termotivasi untuk terus membaca
• Memberikan gambaran tingkat tinggi tentang perusahaan Anda, tujuan jangka pendek dan panjang Anda
• Bertindak sebagai elevator pitch

Apa itu ringkasan eksekutif dalam rencana bisnis?

Ringkasan eksekutif dalam rencana bisnis adalah gambaran ringkas yang memberikan tampilan sekilas dari elemen-elemen kunci dari rencana sebagaimana berkaitan dengan bisnis secara keseluruhan. Ini menggarisbawahi konsep bisnis, tujuan, analisis pasar, proyeksi keuangan, dan informasi penting lainnya. Ringkasan eksekutif berfungsi sebagai ringkasan dan pengantar untuk seluruh rencana bisnis, memungkinkan pemberi pinjaman, investor, dan pengambil keputusan untuk dengan cepat memahami poin-poin utama dan membuat keputusan yang terinformasi.

Apa itu ringkasan eksekutif dalam manajemen proyek?

Ringkasan eksekutif dalam manajemen proyek adalah ringkasan informasi yang paling krusial dari proposal proyek Anda. Ini adalah semua yang perlu diketahui oleh manajemen ketika mereka mendarat di proyek Anda sebelum mereka meninjau rencana proyek Anda.

Ringkasan eksekutif dalam manajemen proyek tidak boleh bingung dengan gambaran proyek. Meskipun mereka memiliki elemen yang mirip, ringkasan eksekutif dapat berdiri sendiri sebagai dokumen, sementara gambaran proyek perlu dilampirkan pada proyek Anda.

Ringkasan eksekutif vs abstrak

Sebuah abstrak merangkum sebuah dokumen seperti artikel jurnal sementara ringkasan eksekutif merangkum sebuah dokumen yang lebih panjang.

Sebuah abstrak sebagian besar digunakan dalam akademik sebagai persyaratan saat mengajukan makalah konferensi, proposal buku, atau melamar hibah penelitian. Abstrak bukanlah kutipan tetapi dokumen asli yang mandiri.

Ringkasan eksekutif ditujukan kepada audiens bisnis. Ini berisi informasi untuk membantu eksekutif dalam mengambil keputusan pendanaan. Di mana bahasa dalam abstrak bersifat teknis, bahasa dari ringkasan eksekutif bersifat non-teknis. Ringkasan eksekutif ditulis sebagai versi ringkas dari rencana proyek untuk mendapatkan dukungan sedangkan abstrak ditulis untuk orientasi.

Ringkasan eksekutif vs pengantar

Pengantar adalah bagian pertama dari rencana proyek atau rencana bisnis Anda. Ini menjelaskan tentang apa proyek ini dan tujuan yang ingin Anda capai. Di sisi lain, ringkasan eksekutif adalah dokumen mandiri yang diringkas dalam beberapa paragraf. Ini mendalam dan mendetail. Pengambil keputusan dapat memilih untuk hanya membaca ringkasan eksekutif dan tetap mendapatkan gambaran keseluruhan dari seluruh proposal proyek.

Anggaplah pengantar sebagai beberapa halaman pertama dari buku panjang dengan banyak bab dan ringkasan eksekutif sebagai buku pendek dengan hanya satu bab. Anda dapat memahami konteks dan alur cerita ketika Anda membaca buku pendek. 

Apa yang harus disertakan dalam ringkasan eksekutif? 

Untuk sebuah proyek 

Masalah

Apa masalah yang akan Anda selesaikan? Rencana produk, umpan balik pelanggan, atau wawasan apa yang mengarah pada proyek ini? Mengapa ini harus terjadi sekarang? Ini adalah pertanyaan yang perlu disampaikan di paragraf pembuka ringkasan eksekutif Anda.

Solusi

Langkah atau metode apa yang Anda ambil untuk menyelesaikan masalah yang telah Anda cantumkan di paragraf pembuka? Apa tujuan dan sasaran yang akan Anda capai di akhir proyek? Rincikan jawaban dalam bagian ini.

Proposisi nilai

Ini adalah bagian penting di mana Anda menjelaskan secara singkat nilai dari hasil tersebut. Apa ROI dari solusi yang Anda usulkan? Bagaimana itu akan meningkatkan pelayanan dan pengalaman pelanggan?

Kesimpulan

Dalam beberapa kalimat, ulangi mengapa penting untuk menyelesaikan masalah sekarang dan langkah atau tindakan selanjutnya yang Anda ingin pembaca lakukan.

Untuk sebuah rencana bisnis 

Pengantar 

Untuk sebuah rencana bisnis, pengantar adalah pernyataan pembuka yang menjelaskan tujuan dokumen tersebut. Tujuan Anda adalah menarik dan mempertahankan perhatian pembaca dengan jelas mengkomunikasikan nilai bisnis dan hasil yang diinginkan. 

Deskripsi perusahaan

Sertakan rincian berikut dalam deskripsi perusahaan:

• Nama dan lokasi perusahaan
• Informasi kontak
• Deskripsi tujuan
• Kepemimpinan, pendiri, dan investor saat ini di perusahaan Anda
• Tim yang bertanggung jawab untuk proyek

Produk dan layanan

Jelaskan secara singkat masalah yang akan Anda selesaikan. Jika Anda telah melakukan penelitian yang menunjukkan kebutuhan untuk proposal, sertakan temuan Anda di sini. Juga, jelaskan bagaimana Anda akan mencapai tujuan proyek dan apa yang Anda butuhkan untuk sukses.

Analisis pasar

Beberapa pertanyaan untuk dijawab dalam bagian ini termasuk:

• Apakah ada peluang pasar untuk masalah ini? 
• Bagaimana Anda berencana untuk mengembangkan basis pelanggan dan memperluas pangsa pasar? 
• Apa rencana pertumbuhan lima tahun untuk produk/layanan ini? 
• Apa hal paling menarik yang telah Anda pelajari tentang audiens target Anda yang seharusnya diketahui pembaca?

Analisis kompetitif

Pertanyaan yang perlu dijawab sebagai bagian dari analisis kompetitif Anda meliputi:

• Siapa pesaing Anda?
• Apa peluang saat ini dan di masa depan?
• Apa proposisi nilai unik dari produk atau layanan tersebut?
• Apakah Anda memiliki pengalaman dengan pesaing?
• Apa risiko yang khusus untuk ceruk pasar ini atau jenis produk?
• Apa hambatan yang Anda harapkan untuk diatasi?

Permintaan dana dan penggunaannya

Gunakan bagian ini untuk memikat investor. Berapa banyak yang Anda butuhkan untuk mendanai bisnis Anda? Apa profitabilitas bisnis Anda? Bagaimana investor akan mendapatkan manfaat?

Proyeksi keuangan 

Sertakan data keuangan yang mendukung penelitian Anda seperti:

• Dasar anggaran untuk rencana bisnis Anda
• Pendapatan yang diproyeksikan untuk tiga tahun pertama
• Rencana Anda untuk mengelola keuangan
• Keuangan bisnis saat ini dan masa depan Anda

Kesimpulan 

Kesimpulan adalah rekap masalah dan solusi. Tanyakan tentang keputusan yang ingin Anda ambil dari pembaca. Hasilnya harus jelas tetapi tinggalkan ruang untuk ketertarikan sehingga mereka merasa terpaksa untuk membaca sisa proposal bisnis.

Contoh ringkasan eksekutif 

Presentasi ringkasan eksekutif

Seringkali, ringkasan eksekutif disajikan kepada pemangku kepentingan di samping dokumen ini. Dapatkan template di bawah ini untuk mendapatkan template presentasi ringkasan eksekutif PowerPoint ini.

Template ringkasan eksekutif satu halaman 

Template ringkasan eksekutif satu halaman adalah dokumen singkat dengan dampak besar. Anda akan menyajikannya sebagai versi mini dari rencana proyek dalam pertemuan dengan pengambil keputusan atau sebagai rencana bisnis saat pitching investor.

Beberapa rincian untuk disertakan dalam ringkasan eksekutif satu halaman:

• Nama bisnis
• Informasi kontak
• Informasi keuangan
• Penggunaan pendanaan
• Tim manajemen
• Pitch
• Tujuan
• Masalah
• Solusi
• Model bisnis
• Proposisi nilai unik
• Keunggulan kompetitif
• Strategi masuk pasar

Template ringkasan eksekutif startup

Ringkasan eksekutif startup Anda bisa menjadi perbedaan antara mendapatkan pertemuan pitch atau tidak. Pemodal ventura dan investor terjebak dengan banyak pitch dari startup yang mencari kemitraan. 

Ringkasan eksekutif adalah cara tercepat bagi mereka untuk belajar tentang perusahaan Anda dan mengevaluasi potensinya. Ini biasanya adalah dokumen satu halaman yang ringkas, namun terperinci dan menarik. Sebelum menulis ringkasan eksekutif startup Anda, tentukan tujuan dan pastikan itu sesuai dengan apa yang diinginkan oleh calon investor.

Detail yang perlu disertakan dalam ringkasan eksekutif startup Anda:

• Deskripsi produk atau layanan Anda
• Proposisi nilai
• Analisis pasar yang menunjukkan manfaat dari proyek
• Model bisnis Anda saat ini dan rencana masa depan
• Penjelasan tentang pasar dan basis pelanggan Anda
• Proyeksi keuangan dan permintaan pendanaan
• Informasi khusus lainnya yang dapat memengaruhi keputusan Anda

Template ringkasan eksekutif rencana bisnis

Ringkasan eksekutif rencana bisnis tidak boleh melebihi dua halaman. Pastikan Anda telah menyesuaikannya dengan audiens Anda untuk menunjukkan mengapa kesempatan ini istimewa. Ringkasan eksekutif untuk rencana bisnis harus mencakup:

• Pernyataan misi
• Informasi perusahaan dengan detail tentang layanan atau produk Anda
• Sorotan bisnis yang menjelaskan bagaimana Anda berkembang selama bertahun-tahun. Sertakan detail kenaikan pendapatan, jumlah pelanggan, profitabilitas, kenaikan pendapatan, dan pangsa pasar
• Tujuan masa depan
• Ringkasan keuangan
• Kalimat penutup yang meyakinkan nilai dari rencana tersebut

Template ringkasan eksekutif proyek

Tujuan dari ringkasan eksekutif proyek adalah untuk menunjukkan bagaimana kehidupan akan terlihat setelah Anda melaksanakan proyek tersebut. Ringkasan eksekutif Anda harus menceritakan sebuah cerita yang membantu pembaca membayangkan solusi dan menginspirasi mereka untuk memilih Anda.

Ringkasan eksekutif harus ditulis sebagai langkah terakhir dari template proposal proyek Anda. Dengan cara ini, Anda menghemat waktu untuk merevisi konten.

Detail yang perlu disertakan dalam ringkasan eksekutif proyek:

• Ringkasan tantangan yang ingin dipecahkan klien
• Deskripsi tentang bagaimana Anda akan memecahkan masalah tersebut
• Ikhtisar yang menjelaskan bagaimana Anda telah memecahkan masalah serupa di masa lalu
• Nilai unik yang tidak ditawarkan oleh pesaing

Template ringkasan eksekutif rencana pemasaran

Ringkasan eksekutif untuk rencana pemasaran menawarkan ikhtisar tentang bagaimana Anda akan menjangkau audiens yang dimaksud dan mendorong konversi.

Detail yang perlu disertakan dalam ringkasan eksekutif rencana pemasaran:

• Pendahuluan
• Deskripsi singkat tentang perusahaan Anda dan pemimpin kunci
• Tujuan dan sasaran proyek
• Produk atau layanan Anda serta fitur dan manfaat utama
• Deskripsi faktor dan tren pasar yang memengaruhi mereka
• Siapa audiens Anda dan bagaimana Anda akan menjangkau mereka?
• Proyeksi keuangan

Template ringkasan eksekutif layanan kesehatan

Template ringkasan eksekutif layanan kesehatan digunakan dalam komunikasi formal untuk rumah sakit, agensi kesehatan pemerintah, dan organisasi nirlaba. Template ini mengakomodasi rencana proposal penelitian yang lebih panjang yang ditargetkan kepada audiens yang lebih luas dari masyarakat umum, investor eksternal, dan manajemen.

Detail yang perlu disertakan dalam ringkasan eksekutif layanan kesehatan:

• Topik proyek
• Ikhtisar organisasi
• Dua hingga tiga masalah kunci yang memiliki dampak mendalam pada kualitas layanan, operasi, atau kepatuhan regulasi
• Solusi yang diusulkan untuk setiap masalah yang teridentifikasi
• Hambatan dan peluang
• Perubahan kebijakan dan proposal program
• Visi dan rekomendasi
• Kesimpulan
• Referensi

Template laporan ringkasan eksekutif

Ringkasan eksekutif untuk laporan penelitian atau analisis menawarkan ikhtisar poin-poin kunci dari penelitian.

Detail yang perlu disertakan dalam laporan ringkasan eksekutif:

• Pendahuluan
• Deskripsi singkat tentang perusahaan Anda
• Temuan analisis
• Mengapa temuan ini penting
• Kesimpulan

Berikut adalah contohnya: 

‍

Cara menulis ringkasan eksekutif

1. Tulis pengantar berbasis masalah

Gunakan paragraf pembuka untuk menjelaskan mengapa proyek Anda penting. Gambarkan masalah dengan penelitian pendukung atau umpan balik pelanggan untuk memperkuat klaim Anda. Pembaca harus memahami mengapa penting untuk menyelesaikan masalah sekarang dan relevansinya bagi basis pelanggan Anda. 

Salah satu cara yang ampuh untuk menarik perhatian adalah dengan membuka dengan kutipan pelanggan atau statistik yang menggugah pemikiran yang memaksa pembaca untuk memperhatikan.

Contohnya:

“Saya berharap kamera ini memiliki masa pakai baterai lebih lama sehingga saya bisa merekam seluruh pertandingan sepak bola dalam 4K tanpa berpindah ke HD penuh saat baterai rendah”.” - Ulasan Pelanggan

Dalam survei terbaru, 70% pelanggan kami menyatakan keinginan akan kamera dengan masa pakai baterai lebih lama yang bisa bertahan hingga enam jam saat merekam dalam 4K. 80% mengatakan mereka tidak keberatan membayar lebih untuk kenyamanan tidak perlu membawa paket baterai ekstra saat pergi. Untuk melayani klien yang ada dan meningkatkan pangsa pasar kami, kami perlu menciptakan camcorder yang berkinerja optimal sambil menggunakan lebih sedikit sumber daya pada masa pakai baterai.

2. Ceritakan kisah Anda

Gunakan penceritaan untuk menjelaskan pernyataan misi organisasi Anda. Jelaskan bagaimana Anda akan menggunakan keterampilan dan pengalaman Anda untuk memecahkan masalah yang telah Anda soroti di pengantar. Penceritaan menetapkan nada dan membuat pembaca bersemangat untuk membaca rencana proyek.

3. Pastikan Anda telah melakukan penelitian 

Meskipun ringkasan eksekutif itu singkat, isinya penuh dengan penelitian. Penelitian menunjukkan bahwa Anda mengenal pesaing Anda, memahami audiens target Anda, dan memiliki rencana untuk menangkap pangsa pasar yang signifikan.

Anggaplah ringkasan eksekutif Anda seperti pitching lift. Jika seorang investor hanya membaca ringkasan eksekutif Anda tanpa menyentuh proposal proyek atau rencana bisnis, apa yang ingin Anda sampaikan kepada mereka?

4. Gambarkan solusinya

Setelah memberi tahu pembaca tentang titik sakit dan menjelaskan kredensial bisnis Anda, gunakan daftar poin untuk menguraikan solusinya. Tujuan Anda adalah meyakinkan pembaca bahwa solusi Anda adalah pilihan terbaik. Simpan deliverables dan milestones untuk proposal proyek. Sebaliknya, gambarkan apa yang akan terjadi selama proyek sehingga pengguna dapat membayangkan hasilnya berfungsi untuk mereka.

5. Tunjukkan nilai dari solusi 

Di sinilah Anda masuk ke lebih banyak detail tentang dampak solusi tersebut. Jelaskan bagaimana hasilnya memberikan kenyamanan dan meningkatkan ROI bagi perusahaan. Sertakan risiko potensial yang mungkin timbul dan informasi keuangan yang relevan seperti proyeksi pendapatan.

6. Nada formal atau informal?

Meskipun ringkasan eksekutif biasanya memiliki nada formal, keputusan Anda harus didasarkan pada audiens Anda. 

Menyajikan kepada eksekutif C-level di perusahaan Anda? Bahasa apa yang mereka tanggapi? Jangan takut untuk keluar dari kebiasaan jika itu membawa hasil yang diinginkan. Namun, hindari klise karena itu membuat pembaca merasa tidak nyaman.

Jika Anda menyajikan kepada investor, gunakan bahasa yang bergema dengan audiens Anda. Gunakan kata ganti pribadi seperti “Saya”, “Anda” dan “kami” daripada kata ganti impersonal seperti “mereka” atau “perusahaan.

7. Pastikan ringkasan dapat berdiri sendiri 

Jika Anda mengikuti struktur yang jelas yang telah kami daftarkan di atas, ringkasan eksekutif Anda dapat berdiri sendiri. Terus revisi dokumen hingga Anda mencapai tujuan ini. Pengantar, masalah, solusi, dan kesimpulan harus detail, namun ringkas. 

Setelah menulis, lihat sekali lagi dan baca dari sudut pandang pengambil keputusan. Apakah ada bagian di mana konteks lebih diperlukan untuk menghilangkan kebingungan dan membantu pembaca memahami ringkasan? Pertimbangkan untuk menghubungkan ke bagian yang relevan dalam proposal proyek atau menjelaskan secara singkat di ringkasan.

8. Singkatlah

Setiap kata dalam ringkasan eksekutif Anda harus memiliki dampak. Ringkasan eksekutif bukan tempat untuk membahas ide-ide baru karena itu bisa membahayakan rencana proyek. 

Hindari penggunaan istilah teknis. Pembaca yang tidak memiliki pengetahuan sebelumnya tentang perusahaan atau niche Anda seharusnya dapat memahami temuan kunci hanya dengan membaca ringkasan eksekutif.

 Ketika Anda menemukan diri Anda terlalu mendalam dalam detail, mundurlah dan tanyakan pada diri sendiri apakah ini termasuk dalam proposal proyek atau ringkasan eksekutif. Tujuannya adalah untuk menjaga ringkasan eksekutif tetap menarik dan dapat ditindaklanjuti.

9. Periksa kesalahan 

Sebelum mengirimkannya kepada eksekutif atau investor potensial, baca dokumen tersebut tiga kali untuk menangkap kesalahan. Ini juga membantu untuk mengirimnya ke rekan kerja untuk ditinjau dengan sudut pandang baru jika Anda melewatkan kesalahan ketik.

10. Tulis ringkasan eksekutif terakhir

Butuh waktu lebih lama untuk menulis ringkasan eksekutif ketika Anda belum menulis proposal proyek atau rencana bisnis. Sebaliknya, tunggu untuk membuat ringkasan hingga Anda telah menulis dokumen lengkap, lalu ambil detailnya. Ini memastikan bahwa ringkasan eksekutif Anda menangkap informasi yang telah Anda rinci dalam rencana proyek.

Kelola template ringkasan eksekutif Anda dengan Guru

Ringkasan eksekutif adalah cara cepat dan mudah untuk membawa pemangku kepentingan agar tetap update tentang proposal proyek Anda. Dalam beberapa paragraf, Anda dapat mengomunikasikan masalah, mengapa ini penting sekarang, dan informasi kunci yang mereka butuhkan untuk membuat keputusan.

Alih-alih membuat ringkasan eksekutif baru dari awal, template ini akan memberikan dampak pada laporan Anda dan mempercepat prosesnya. Gunakan perangkat lunak manajemen pengetahuan dari Guru untuk menyimpan template Anda, berkolaborasi secara jarak jauh, dan bekerja secara efisien dalam proyek.

FAQ untuk ringkasan eksekutif

Di mana ringkasan eksekutif berada dalam laporan?

Tempatkan ringkasan eksekutif sebelum tabel isi dan setelah halaman judul. Sertakan pemisah halaman sebelum dan setelah ringkasan eksekutif.

Berapa lama ringkasan eksekutif seharusnya?

Sebagian besar ringkasan eksekutif adalah 5-10% dari panjang proposal proyek. Idealnya, tujuannya adalah satu halaman untuk proposal proyek sepanjang 20 halaman.

Siapa audiens dari ringkasan eksekutif?

Audiens dari ringkasan eksekutif dapat mencakup:

• Pemangku kepentingan proyek
• Personel manajemen yang mengambil keputusan tentang pendanaan
• Investor
• Modal ventura
• Eksekutif tingkat C

Apa yang termasuk dalam ringkasan eksekutif?

Elemen yang harus dimasukkan dalam ringkasan eksekutif adalah:

• Ringkasan poin-poin kunci dari laporan proposal proyek
• Poin-poin utama dari laporan yang ingin diingat pembaca
• Tujuan dari laporan
• Hasil dan rekomendasi dari laporan
• Detail lain yang memungkinkan ringkasan eksekutif berfungsi sebagai dokumen mandiri

‍