12+ Action Plan Templates, Example & How To

Een actieplan is de ruggengraat van uw project. Het houdt het project rechtop, waarbij elke wervel een taak of stap is om af te vinken terwijl u werkt aan het bereiken van uw projectdoelen. Het is één plek waar u een mastertaaklijst kunt vinden voor gemakkelijk verwijzen door u en uw team. 

In elk project, groot of klein, is het belangrijk om uw kennis georganiseerd te houden op één betrouwbare plek die belanghebbenden gemakkelijk kunnen bereiken. Dit maakt het gemakkelijker om informatie te vinden, vermindert herhaalvragen aan de vakexperts van uw team, en bespaart uw team tijd door ze niet te dwingen door een stapel e-mails te graven voor projectupdates. 

De beste manier om uw actieplan te starten is met een sjabloon, en we hebben precies de juiste voor u. Hier zijn voorbeelden van actieplan-sjablonen om uw toekomstige projectorganisatie te inspireren.

Wat is een actieplan?

Een actieplan-sjabloon is een beknopte manier om taken en stappen te schetsen die nodig zijn voor het succes van een project. Het is de "te doen"-lijst voor uw project. U bouwt effectief een masterlijst van taken of stappen die nodig zijn voor het project om zijn doelen binnen een bepaalde deadline te halen. Deze taken kunnen verder worden onderverdeeld in subtaken voor nog meer specificiteit. U kunt dit document presenteren bij een projectlancering om belanghebbenden een vogelperspectief van het project te bieden, zodat ze duidelijke verwachtingen hebben van wat er komt en wat van hen wordt verwacht.

Wat is het doel van een actieplan?

Het actieplan helpt bij de algehele organisatie en communicatie van uw project. U kunt het maken van een actieplan benaderen alsof het de inhoudsopgave van uw project is. Een inhoudsopgave schetst de hoofdstukken van een boek - beschouw elke projecttaak of fase als een hoofdstuk. Het verschilt van een projecttijdlijn of -kort omdat het het project op basis van uit te voeren taken schetst in plaats van data of benchmarks. Hoewel deadlines en benchmarks in uw actieplan kunnen worden vermeld, sturen ze het niet. Een solide plan hebben wanneer u een project begint, helpt om het hele proces soepel te laten verlopen. Hier zijn de voordelen van het hebben van een actieplan:

• Biedt duidelijke en beknopte projectrichting aan belanghebbenden, wat precies laat zien wat er moet gebeuren en wanneer om aan gedefinieerde projectdoelen te voldoen.
• Het bijhouden van projectdoelen op een gemakkelijk toegankelijke plek maakt het eenvoudiger om gefocust te blijven op het einddoel en gemotiveerd te blijven.
• Gebruik het actieplan om de voortgang van het project te volgen en ervoor te zorgen dat u alles doet wat nodig is om uw streefdoelen te halen.
• Het hebben van een masterlijst van projecttaken kan het gemakkelijker maken om prioriteit te geven aan wat eerst moet gebeuren en wat "zachtjes gelanceerd" kan worden om later opnieuw te worden bekeken.
• Het hele team blijft verantwoordelijk voor hun verantwoordelijkheden. 

Wat zijn de 5 stappen van een actieplan?

Er zijn vijf stappen waar u rekening mee moet houden bij het opstellen van uw actieplan. Als u zich in de planningsfase van uw project bevindt, heeft u waarschijnlijk een doel of objectief in gedachten voor wat uw project hoopt te bereiken. Zet deze doelen nu om in uitvoerbare en meetbare taken. 

Nadat u een takenlijst heeft afgerond, moet u doel-deadlines instellen. Probeer waar mogelijk elke deadline een beetje lucht te geven. Deze tijd houdt rekening met eventuele tegenslagen of vertragingen die zich kunnen voordoen, terwijl u uw project toch op koers houdt. Aan het einde van uw actieplan voorziet u projectbelanghebbenden van een verzameling middelen om hun begrip van het project te verduidelijken. 

Elk project is anders, maar door deze eenvoudige stappen globaal te volgen, heeft u in een mum van tijd een solide actieplan. Laten we elk individueel stapje eens nader bekijken. 

Hoe schrijf ik een actieplan?

We begrijpen dat het starten van iets vanaf een blanco pagina ontmoedigend kan zijn. Daarom kiezen we ervoor om onze actieplannen te starten vanuit een sjabloon. Ze bevatten alle secties die u misschien in uw actieplan wilt hebben, met de mogelijkheid om volledig aangepast te worden. 

1. Stel SMART-doelen

U heeft waarschijnlijk gehoord dat "SMART-doelen" een keer of twee keer in uw professionele carrière zijn genoemd. “SMART” staat voor Specifiek, Meetbaar, Haalbaar, Relevant en Tijdgebonden - het zijn concrete doelen die gemakkelijk kunnen worden gemeten en beoordeeld op succes. Een project starten met vage of losse doelen kan later tot verwarring leiden. Duidelijke projectcommunicatie zorgt ervoor dat iedereen op dezelfde pagina zit en verhoogt de teamgeest. 

2. Identificeer de taken en acties

Nu u uw SMART-doelen hebt gedefinieerd, laten we ons verdiepen in de taken die nodig zijn om elk doel te bereiken. Hier is het handig om vanaf het einddoel te beginnen en achteruit te werken. U weet wat u wilt bereiken. Vraag uzelf nu wat er moet gebeuren om daar te komen. Houd rekening met uw team en hun specialiteiten - creëer en wijs taken toe op basis van hun sterke punten. Wanneer u een idee heeft van welke taken er moeten worden uitgevoerd, maakt u een masterlijst om met uw team te delen. 

3. Stel de tijdlijn en mijlpalen vast

Met uw takenlijst in de hand weet u precies wat er nodig is om uw project af te ronden. Stap drie is om een deadline aan elk van deze taken toe te wijzen. U heeft waarschijnlijk al een sjabloon voor een projecttijdlijn in behandeling. Als dat zo is, is het nu een goed moment om het werk dat u al heeft gedaan te integreren. Verdeel elke taak op basis van hoe lang het kan duren om af te ronden, terwijl u ideaal gezien een paar extra dagen als buffer toevoegt, voor het geval. Zorg ervoor dat u met uw team over de deadlines die u hebt vastgesteld communiceert om ervoor te zorgen dat deze taken in de werklast van elke belanghebbende passen. 

4. Identificeer en maak gebruik van middelen

De actieplan-sjabloon is een goede plek voor projectbronnen. Deze kunnen bijgevoegde documenten, links naar externe referenties of visuele componenten omvatten om uw team te ondersteunen en te informeren. Een algemene vuistregel: vermijd het geven van te veel informatie aan uw team in één keer. Begin met het projectoverzicht en laat ze vervolgens dieper ingaan op de secties die het meest relevant zijn voor hun werk. Er hoeft geen druk op belanghebbenden te worden uitgeoefend om informatie te overbelasten voordat het project zelfs maar is begonnen. Geef uw team de kennis die ze nodig hebben om uit te blinken in hun taken. 

5. Evalueer, assess en verbeter

Hoe gaat u het project tijdens de uitvoering beoordelen en evalueren? Regelmatige check-ins met uw team en de status van het project kunnen u helpen kleine aanpassingen aan te brengen tijdens het project om het soepel vooruit te laten gaan. Periodieke kleine veranderingen kunnen een enorme impact hebben op de lange termijn van de projectcyclus. Bepaal de metrics die u zult gebruiken om de voortgang van het project op verschillende benchmarks te beoordelen, en sta uzelf toe om veranderingen in het project aan te brengen op basis van uw bevindingen. 

Voorbeelden van actieplannen voor Word en Excel

Afhankelijk van de werkmodus van uw team is er een actieplan-sjabloon dat het beste voor u zal werken. Beginnen met een sjabloon bespaart u tijd en energie, en voorkomt dat u de lay-out van een blanco document moet ontwerpen. Zodra u een actieplan-sjabloon heeft, kunt u het ook voor toekomstige projecten bewaren. Deel het met uw team of hele organisatie om iedereen tijd te besparen. 

Start uw project met onze 12+ gratis actieplan-sjablonen

Er zijn veel actieplan-sjablonen om uit te kiezen. Voordat u definitief beslist hoe u uw projectinformatie wilt lay-outen, bekijk deze voorbeelden en gratis actieplan-sjablonen. Elk is volledig aanpasbaar. Maak eenvoudig een kopie van het originele sjabloondocument en begin met bewerken. U kunt het sjabloon exporteren als PowerPoint, PDF, Excel-spreadsheet, Google Slides en meer - welk medium ook het beste voldoet aan uw projectbehoeften. 

‍