Free Executive Summary Template [PDF + Masterful Examples]

Volgens Time Magazine, 55% van de mensen leest slechts 15 seconden een stuk inhoud. De aandachtsspanne is over het algemeen op een historisch laag punt —  inclusief die van potentiële investeerders en projectbelanghebbenden. Als je interesse wilt vasthouden en behouden, moet je een boeiende executive summary opstellen die effectief de aandacht van iemand kan vasthouden.

Voordat je in de details van je bedrijfsplan of projectvoorstel duikt,  zou je eerste stap een executive summary moeten zijn die de aandacht trekt van degenen die kunnen instemmen.

Beschouw de executive summary als de achteromslag van je boek. Het overtuigt lezers om een exemplaar aan te schaffen omdat het verhaal hun tijd waard is. Een investeerder of C-level executive met beperkte tijd zal waarschijnlijk niet gemotiveerd zijn om een volledig bedrijfs- of productplan te lezen zonder een overtuigende executive summary.

In deze gids laten we je zien hoe je een boeiende executive summary schrijft, wat je in het document moet opnemen en helpen we je op weg met aanpasbare sjablonen.

Wat is een executive summary? 

Een executive summary is een korte samenvatting van een groter document zoals een rapport of een bedrijfsplan. Het biedt een snel overzicht van je bedrijfsplan met details zoals een beschrijving van je bedrijf, financiële informatie en marktanalyse.

De executive summary is gemaakt voor kredietverstrekkers, investeerders en drukke executives die geen tijd hebben om het volledige voorstel te lezen.

Als je het goed doet, richt het zich op wat je potentiële investeerder of project sponsor wil horen en communiceert het duidelijk de waarde van je bedrijf of plan. Veel investeerders of belanghebbenden zullen alleen de executive summary lezen tijdens het eerste contact met je bedrijf, dus alle informatie die ze nodig hebben, moet worden opgenomen. 

De doelen van een executive summary zijn:

• Trek de aandacht van de lezer
• Vertel hen wat ze kunnen verwachten in het bedrijfsplan zodat ze gemotiveerd zijn om verder te lezen
• Bied een hoog-overzicht van je bedrijf, je korte- en lange-termijndoelen
• Functie als een elevator pitch

Wat is een executive summary in een bedrijfsplan?

Een executive summary in een bedrijfsplan is een beknopte samenvatting die een momentopname geeft van de belangrijkste elementen van het plan zoals het betrekking heeft op het bedrijf in het algemeen. Het schetst het bedrijfsconcept, de doelstellingen, marktanalyse, financiële projecties en andere essentiële informatie. De executive summary dient als een samenvatting en inleiding tot het gehele bedrijfsplan, zodat kredietverstrekkers, investeerders en besluitvormers snel de belangrijkste punten kunnen begrijpen en geïnformeerde beslissingen kunnen nemen.

Wat is een executive summary in projectmanagement?

Een executive summary in projectmanagement is een samenvatting van de belangrijkste informatie van je projectvoorstel. Het is alles wat het management moet weten wanneer ze op je project landen voordat ze je projectplan bekijken.

Een executive summary in projectmanagement moet niet worden verward met een projectoverzicht. Hoewel ze vergelijkbare elementen hebben, kan een executive summary als een document op zichzelf staan, terwijl een projectoverzicht aan je project moet worden gehecht.

Executive summary versus samenvatting

Een samenvatting geeft een document zoals een tijdschriftartikel weer, terwijl een executive summary een langer document samenvat.

Een samenvatting wordt voornamelijk in de academische wereld gebruikt als een vereiste bij het indienen van conferentiepapers, boekvoorstellen of het aanvragen van een onderzoeksbeurs. De samenvatting is geen uittreksel maar een onafhankelijk document dat zelfvoorzienend is.

Een executive summary is gericht op een zakelijke doelgroep. Het bevat informatie om executives te helpen bij het nemen van financieringsbeslissingen. Waar de taal in een samenvatting technisch is, is de taal van een executive summary niet-technisch. Een executive summary is geschreven als een verkorte versie van een projectplan om instemming te verkrijgen, terwijl een samenvatting is geschreven voor oriëntatie.

Executive summary versus inleiding

De inleiding is het eerste deel van je projectplan of bedrijfsplan. Het legt uit waar het project over gaat en de doelen die je wilt bereiken. Aan de andere kant is de executive summary een op zichzelf staand document dat is samengevat in een paar paragrafen. Het is grondig en op hoog niveau. Besluitvormers kunnen ervoor kiezen om alleen de executive summary te lezen en toch de essentie van het gehele projectvoorstel te begrijpen.

Beschouw de inleiding als de eerste paar pagina's van een lang boek met vele hoofdstukken en een executive summary als een kort boek met slechts één hoofdstuk. Je kunt zowel context als verhaal begrijpen als je een kort boek leest. 

Wat moet een executive summary bevatten? 

Voor een project 

Probleem

Wat is het probleem dat je gaat oplossen? Welk productplan, klantfeedback of inzicht leidde tot dit project? Waarom zou het nu moeten gebeuren? Dit zijn vragen om mee te beginnen in de openingsparagraaf van je executive summary.

Oplossing

Welke stappen of methoden neem je om de problemen die je in de openingsparagraaf hebt opgesomd op te lossen? Wat zijn de doelen en doelstellingen die je aan het einde van het project wilt bereiken? Geef de antwoorden in deze sectie.

Waarde propositie

Dit is een belangrijke sectie waarin je kort de waarde van de uitkomst uitlegt. Wat is de ROI van de oplossing die je hebt voorgesteld? Hoe zal het de leveringsdienst en de klantervaring verbeteren?

Conclusie

Herhaal in enkele zinnen waarom het belangrijk is om het probleem nu op te lossen en de volgende stappen of acties die je wilt dat de lezer onderneemt.

Voor een bedrijfsplan 

Inleiding 

Voor een bedrijfsplan is de inleiding een openingsverklaring die het doel van het document uitlegt. Je doel is om de aandacht van de lezer te trekken en vast te houden door de waarde van het bedrijf en de gewenste uitkomst duidelijk te communiceren. 

Bedrijfsinformatie

Neem de volgende details op in de bedrijfsinformatie:

• Bedrijfsnaam en locatie
• Contactinformatie
• Beschrijving van het doel
• Leiderschap, oprichters en huidige investeerders in je bedrijf
• Het team dat verantwoordelijk is voor het project

Producten en diensten

Leg kort het probleem uit dat je gaat oplossen. Als je onderzoek hebt gedaan dat aantoont dat er behoefte is aan het voorstel, neem dan hier je bevindingen op. Leg ook uit hoe je de projectdoelen zult bereiken en wat je nodig hebt voor succes.

Marktanalyse

Enkele vragen die in deze sectie moeten worden beantwoord zijn:

• Is er een markt kans voor het probleem? 
• Hoe plan je je klantenbasis te laten groeien en je marktaandeel uit te breiden? 
• Wat is het vijfjaren groeiplan voor dit product/dienst? 
• Wat is het interessantste dat je over je doelgroep hebt geleerd dat de lezer zou moeten weten?

Concurrentieanalyse

Vragen die als onderdeel van je concurrentieanalyse moeten worden beantwoord zijn:

• Wie zijn je concurrenten?
• Wat zijn de huidige en toekomstige kansen?
• Wat is de unieke waardepropositie van het product of de dienst?
• Heb je ervaring met concurrenten?
• Wat zijn de risico's die specifiek zijn voor deze niche of productlijn?
• Welke obstakels verwacht je aan te pakken?

Financieringsaanvraag en -gebruik

Gebruik deze sectie om het aantrekkelijker te maken voor investeerders. Hoeveel heb je nodig om je bedrijf te financieren? Wat is de winstgevendheid van je bedrijf? Hoe zullen investeerders profiteren?

Financiële projecties 

Neem financiële gegevens op die je onderzoek ondersteunen, zoals:

• De budgetbasis voor je bedrijfsplan
• Je verwachte omzet voor de eerste drie jaren
• Je plan om financiën te beheren
• Je huidige en toekomstige bedrijfsfinanciën

Conclusie 

De conclusie is een samenvatting van het probleem en de oplossing. Vraag naar de beslissing die je wilt dat de lezer neemt. De uitkomsten moeten voor de hand liggend zijn maar laat ruimte voor intrige zodat ze zich gedwongen voelen om de rest van het bedrijfsvoorstel te lezen.

Voorbeelden van executive summaries 

Presentatie van executive summary

Vaak worden executive summaries gepresenteerd aan belanghebbenden naast het document. Krijg de sjablonen hieronder om deze PowerPoint-sjablonen voor executive summary-presentatie te bemachtigen.

Sjabloon voor executive summary op één pagina 

Een executive summary op één pagina is een kort document met een grote impact. Je presenteert het als een mini versie van een projectplan tijdens een vergadering met besluitvormers of als een bedrijfsplan wanneer je investeerders pitcht.

Enkele details die je moet opnemen in een executive summary van één pagina:

• Bedrijfsnaam
• Contactinformatie
• Financiële informatie
• Gebruik van financiering
• Managementteam
• Pitch
• Doelstellingen
• Probleem
• Oplossing
• Bedrijfsmodel
• Unieke waardepropositie
• Concurrentievoordeel
• Go-to-marketstrategie

Sjabloon voor startup executive summary

Je startup executive summary kan het verschil zijn tussen het krijgen van een pitchvergadering of niet. Venture capitalists en investeerders worden overspoeld met pitches van startups die op zoek zijn naar een partnerschap. 

Een executive summary is de snelste manier voor hen om iets te leren over uw bedrijf en het potentieel ervan te evalueren. Het is meestal een document van één pagina dat beknopt, maar toch gedetailleerd en boeiend is. Bepaal het doel voordat u uw executive summary voor de startup schrijft en zorg ervoor dat het overeenkomt met wat potentiële investeerders willen zien.

Details die u in uw executive summary voor de startup moet opnemen:

• Een beschrijving van uw product of dienst
• De waardepropositie
• Marktanalyse die de waarde van het project aantoont
• Uw huidige businessmodel en toekomstplannen
• Een uitleg van uw markt en klantenbestand
• Financiële projecties en aanvraag voor financiering
• Andere speciale informatie die een beslissing in uw voordeel zou kunnen beïnvloeden

Sjabloon voor executive summary van een bedrijfsplan

De executive summary van een bedrijfsplan mag niet meer dan twee pagina's beslaan. Zorg ervoor dat u deze heeft afgestemd op uw publiek om te laten zien waarom de kans bijzonder is. Een executive summary voor een bedrijfsplan moet bevatten:

• Missieverklaring
• Bedrijfsinformatie met details over uw diensten of product
• Bedrijfshighlights die beschrijven hoe u in de loop der jaren bent gegroeid. Informatie over omzetgroei, aantal klanten, winstgevendheid, omzetgroei en marktaandeel
• Toekomstige doelen
• Financiële samenvatting
• Een afsluitende zin die de waarde van het plan bevestigt

Sjabloon voor project executive summary

Het doel van een project executive summary is te laten zien hoe het leven eruit zal zien nadat u het project heeft uitgevoerd. Uw executive summary moet een verhaal vertellen dat de lezer helpt de oplossing te visualiseren en hen inspireert om voor u te kiezen.

De executive summary moet worden geschreven als de laatste stap van uw projectvoorstel sjabloon. Zo bespaart u tijd met het herzien van de inhoud.

Details die moeten worden opgenomen in een project executive summary:

• Samenvatting van de uitdaging die de klant wil oplossen
• Beschrijving van hoe u het pijnpunt zult oplossen
• Overzicht waarin wordt uitgelegd hoe u vergelijkbare problemen in het verleden hebt opgelost
• Unieke waarde die concurrenten niet bieden

Sjabloon voor marketingplan executive summary

Een executive summary voor een marketingplan biedt een overzicht van hoe u uw beoogde publiek zult bereiken en conversies zult stimuleren.

Details die moeten worden opgenomen in een marketingplan executive summary:

• Inleiding
• Korte beschrijving van uw bedrijf en toonaangevende figuren
• Projectdoelen en -doelstellingen
• Uw producten of diensten en de belangrijkste kenmerken en voordelen
• Beschrijving van marktfactoren en trends die hen beïnvloeden
• Wie is uw publiek en hoe zult u hen bereiken?
• Financiële projecties

Sjabloon voor healthcare executive summary

Een healthcare executive summary sjabloon wordt gebruikt in formele communicatie voor ziekenhuizen, overheidsgezondheidsinstanties en non-profitorganisaties. De sjabloon is geschikt voor lange onderzoeksvoorstelplannen die zijn gericht op een breder publiek van het grote publiek, externe investeerders en management.

Details die moeten worden opgenomen in de healthcare executive summary:

• Projectonderwerp
• Overzicht van de organisatie
• Twee tot drie belangrijke problemen die een diepgaande impact hebben op kwaliteitszorg, operatie of naleving van regels
• Een voorgestelde oplossing voor elk geïdentificeerd probleem
• Obstakels en kansen
• Beleidswijzigingen en programmaproposal
• Visie en aanbeveling
• Conclusie
• Referenties

Sjabloon voor executive summary rapport

Een executive summary voor een onderzoeks- of analistenrapport biedt een overzicht van de belangrijkste punten uit het onderzoek.

Details die moeten worden opgenomen in een rapport executive summary:

• Inleiding
• Korte beschrijving van uw bedrijf
• Analysebevindingen
• Waarom deze bevindingen belangrijk zijn
• Conclusie

Hier is een voorbeeld: 

‍

Hoe een executive summary te schrijven

1. Schrijf een probleemgerichte inleiding

Gebruik de openingsparagraaf om uit te leggen waarom uw project belangrijk is. Schets het probleem met ondersteunend onderzoek of feedback van klanten om uw claim te versterken. De lezer moet begrijpen waarom het belangrijk is om het probleem nu op te lossen en de relevantie voor uw klantenkring. 

Een krachtige manier om de aandacht te trekken is om te beginnen met een klantenquote of een tot nadenken stemende statistiek die de lezer dwingt om op te letten.

Bijvoorbeeld:

“Ik wens dat deze camera een langere batterijlevensduur had, zodat ik een hele voetbalwedstrijd in 4K kon opnemen zonder over te schakelen naar full HD wanneer de batterij laag is.” - Klantbeoordeling

Bij een recent onderzoek uitte 70% van onze klanten de wens voor een camera met een langere batterijduur die tot zes uur kan meegaan terwijl ze in 4K opnemen. 80% zei dat ze niet zouden willen betalen voor het gemak van het niet hoeven inpakken van extra batterijpakketten. Om onze bestaande klanten te bedienen en ons marktaandeel te verbeteren, moeten we een camcorder creëren die optimaal presteert met minder hulpbronnen voor de batterijduur.

2. Vertel uw verhaal

Gebruik verhalen vertellen om de missieverklaring van uw organisatie uit te leggen. Leg uit hoe u uw vaardigheden en ervaring zult gebruiken om het probleem dat u in de inleiding hebt belicht op te lossen. Verhalen vertellen zet de toon en maakt de lezer enthousiast om het projectplan te lezen.

3. Zorg ervoor dat u het onderzoek heeft gedaan 

Hoewel een executive summary kort is, zit deze vol met onderzoek. Onderzoek toont aan dat u uw concurrenten kent, uw doelpubliek begrijpt en een plan heeft om een aanzienlijk marktaandeel te veroveren.

Beschouw uw executive summary als een elevator pitch. Als een investeerder uitsluitend uw executive summary leest zonder naar het projectvoorstel of het bedrijfsplan te kijken, wat wilt u dan dat ze weten?

4. Schematiseer de oplossing

Nadat u de lezer hebt verteld over de pijnpunten en uw zakelijke referenties hebt uitgelegd, gebruikt u een opsommingstekenslijst om de oplossing te schetsen. Uw doel is om de lezer ervan te overtuigen dat uw oplossing de beste oplossing is. Bewaar de opleveringen en mijlpalen voor het projectvoorstel. Beschrijf in plaats daarvan wat er tijdens het project zal gebeuren zodat de gebruiker zich aan de resultaten kan voorstellen.

5. Toon de waarde van de oplossing 

Dit is waar u dieper ingaat op de impact van de oplossing. Leg uit hoe de resultaten verlichting bieden en de ROI voor het bedrijf verbeteren. Neem eventuele potentiële risico's op die kunnen ontstaan en relevante financiële informatie zoals opbrengstprojecties.

6. Formele of informele toon?

Hoewel een executive summary meestal een formele toon heeft, moeten uw beslissingen zijn gebaseerd op uw publiek. 

Geeft u een presentatie aan uw C-level executives in uw bedrijf? Op welke taal reageren zij? Wees niet bang om de mold te breken als dit de gewenste resultaten oplevert. Vermijd echter clichés omdat deze lezers op de verkeerde manier kunnen raken.

Als u aan investeerders presenteert, gebruik dan een taal die aansluit bij uw publiek. Gebruik persoonlijke voornaamwoorden zoals "ik", "jij" en "wij" boven onpersoonlijke voornaamwoorden zoals "zij" of "het bedrijf."

7. Zorg ervoor dat de samenvatting op zichzelf kan staan 

Als u de duidelijk gedefinieerde structuur volgt die we hierboven hebben opgesomd, kan uw executive summary op zijn eigen merites staan. Blijf het document herzien tot u dit doel hebt bereikt. De inleiding, probleem, oplossing en conclusie moeten gedetailleerd, maar toch beknopt zijn. 

Neem een tweede blik en lees vanuit het perspectief van de beslisser. Is er een sectie waar meer context nodig is om verwarring te verhelderen en de lezer te helpen de samenvatting te begrijpen? Overweeg om naar een relevante sectie in het projectvoorstel te linken of kort in de samenvatting uit te leggen.

8. Wees beknopt

Elk woord in uw executive summary moet impact hebben. De executive summary is niet de plek om nieuwe ideeën te brainstormen, omdat dit het projectplan kan ondermijnen. 

Vermijd jargonwoorden. Lezers zonder voorafgaande kennis van uw bedrijf of niche moeten belangrijke bevindingen begrijpen door de executive summary alleen te lezen.

 Wanneer u merkt dat u diep in de details gaat, trek u dan terug en vraag uzelf af of dit in het projectvoorstel of de executive summary thuishoort. Het doel is om de executive summary boeiend en uitvoerbaar te houden.

9. Korrekturlezen op fouten 

Voordat u het naar executives of potentiële investeerders stuurt, leest u het document drie keer om fouten te ontdekken. Het helpt ook om het naar een collega te sturen om te beoordelen met een frisse blik voor het geval u hier en daar een typefout hebt gemist.

10. Schrijf de executive summary als laatste

Het duurt langer om een executive summary te schrijven als u het projectvoorstel of bedrijfsplan nog niet hebt geschreven. Wacht in plaats daarvan met het maken van een samenvatting totdat u het volledige document hebt geschreven en trek dan details. Dit zorgt ervoor dat uw executive summary de informatie vastlegt die u in het projectplan hebt gedetailleerd.

Beheer uw sjablonen voor executive summary met Guru

Een executive summary is een snelle en gemakkelijke manier om belanghebbenden op de hoogte te houden van uw projectvoorstel. In een paar paragrafen kunt u het probleem communiceren, waarom het nu belangrijk is en de belangrijke informatie die ze nodig hebben om een beslissing te nemen.

In plaats van een nieuwe executive summary vanaf het begin te creëren, zullen deze sjablonen impact aan uw rapport toevoegen en het proces versnellen. Gebruik Guru's kennisbeheer software om uw sjablonen op te slaan, op afstand samen te werken en efficiënt aan projecten te werken.

FAQ voor executive summaries

Waar gaat een executive summary in een rapport?

Plaats de executive summary voor de inhoudsopgave en na de titelpagina. Voeg een pagina-einde toe voor en na de executive summary.

Hoe lang moet een executive summary zijn?

De meeste executive summaries zijn 5-10% van de lengte van het projectvoorstel. Streef idealiter naar één pagina voor een 20-pagina's projectvoorstel.

Wie is het publiek van een executive summary?

Het publiek van een executive summary kan omvatten:

• Project belanghebbenden
• Managementpersoneel dat beslissingen neemt over financiering
• Investeerders
• Venture capitalists
• Executives op C-niveau

Wat is inbegrepen in een executive summary?

Elementen die in een executive summary moeten worden opgenomen zijn:

• Een samenvatting van de belangrijkste punten van het projectvoorstel rapport
• Belangrijke punten van het rapport die je wilt dat de lezer zich herinnert
• Het doel van het rapport
• Resultaten en aanbevelingen van het rapport
• Andere details die de executive summary als een zelfstandige document laten functioneren

‍