How to Write a Project Brief

Jak przekazać interesariuszom wszystkie potrzebne informacje dotyczące projektu? Ad hoc wiadomości na Slacku i e-maile prawdopodobnie nie wystarczą. Brak formalnej metody komunikacji w projekcie tworzy luki w wiedzy zespołu, co prowadzi do opóźnień. Potrzebujesz jednego źródła informacji, do którego interesariusze mogą się odwoływać przez cały czas trwania projektu, i mogą być pewni, że informacje, które czytają, są wiarygodne. 

Zachęć swój zespół do napisania opisu projektu. To jedno miejsce do przechowywania wszystkich informacji o projekcie – wszystko, od podsumowania po kluczowe wskaźniki używane do określenia sukcesu projektu. Jak sama nazwa wskazuje, staraj się, aby był krótki i zwięzły. To zwięzły sposób na uchwycenie i przechowanie informacji, które są rdzeniem każdego projektu. Kontynuuj czytanie, aby dowiedzieć się, jak włączyć opis projektu do swojego następnego projektu i pobrać szablon poniżej.

Czym jest opis projektu?

Opis projektu to szybki przegląd twojego projektu. Zawiera kontekstualną wiedzę niezbędną do zrozumienia co, dlaczego, kiedy i jak projektu. Interesariusze, cele, metryki, harmonogramy i wszelkie inne informacje związane z projektem mogą być wymienione w opisie. Pomyśl o opisie jako o zwięzłym i przystępnym sposobie zarejestrowania podstawowych informacji o projekcie, aby łatwo rozprowadzić je w zespole. 

Opis jest punktem wyjścia dla twojego projektu. Daje interesariuszom podstawowe informacje i zaprasza ich do składania sugestii lub zadawania pytań. Opis projektu może pomóc w przedstawieniu projektu kierownictwu firmy, ponieważ pokazuje końcowy cel projektu i jak łączy się z ogólnymi celami organizacji. Rozpocznij swój projekt od opisu, a zobaczysz:

• Poprawa komunikacji w projekcie
• Usprawnione zarządzanie projektem
• Otwarte drzwi do współpracy z interesariuszami
• Informowana i wspierająca kadra zarządzająca
  

Opis jest rdzeniem projektu. Po jego utworzeniu, informacje o projekcie mogą rozwijać się w oparciu o szczegółowe wymagania dla każdej części procesu. Podłącz inne dokumenty, dołącz filmy lub grafiki, lub cokolwiek innego, co wesprze sukces twojego projektu.

Co zawiera opis projektu?

Zaletą opisu projektu jest to, że pozwala ci komunikować wszelkie informacje dotyczące projektu interesariuszom, które chcesz. Na przykład, być może chcesz odwołać się do wcześniejszego projektu za pomocą linku do studium przypadku lub zakończyć listą zewnętrznych zasobów wspierających zrozumienie projektu przez interesariuszy. Możesz zrobić wszystko. Ogólna zasada jest taka, aby utrzymać go w jak najbardziej przystępnej formie, aby nie przytłaczać zespołu informacjami przed rozpoczęciem projektu. 

Spróbuj ograniczyć każdą sekcję do kilku zwięzłych zdań z linkami do powiązanych źródeł wewnętrznych lub zewnętrznych. Listy punktowane, grafiki i wykresy mogą pomóc w przełamaniu bloków tekstu dla łatwiejszego czytania. Informacje, które zwykle znajdziesz w opisie projektu, zawierają: 

• Podsumowanie projektu
• Cel projektu
• OKR-y i deliverables
• Wskaźniki sukcesu
• Harmonogram projektu
• Interesariusze i zespoły projektu
• Publiczność projektu
  

Chociaż nie ma przypisanej metody formatowania twojego opisu projektu, musisz upewnić się, że przekazujesz interesariuszom niezbędne informacje. Opis projektu to początek twojej komunikacji projektowej i zarządzania nim. Użyj go jako punktu odniesienia i do referencji przez cały czas trwania projektu.

Jak sformatować opis projektu

Sformatuj swój opis projektu w sposób, który ma sens dla twojego zespołu. Rozpoczęcie od szablonu może ułatwić tworzenie twojego opisu. Oto kilka pomysłów na to, co uwzględnić w swoim opisie, aby pomóc ci rozpocząć. 

1. Podsumowanie projektu

Na początek: podsumowanie projektu. Wyjaśnij projekt w kilku kluczowych zdaniach, które odniesą się do oczekiwań i zakresu projektu. Informacje tutaj powinny pomóc odpowiedzieć na pytanie 'dlaczego' dla projektu. Czy są jakieś informacje tła, które mogą pomóc skontekstualizować projekt dla tych, którzy dopiero się o nim dowiadują? Jaki problem projekt ma nadzieję rozwiązać? Dołącz wszelkie linki lub zasoby, które mogą być pomocne. Użyj tych odpowiedzi, aby przejść do następnej sekcji.

2. Zdefiniuj cel projektu

Pomyśl o celu projektu jak o jego deklaracji misji. Jaki jest cel? Jakie problemy rozwiąże? Jakie są oczekiwania projektu, zarówno długoterminowe, jak i krótkoterminowe? Czy w przyszłości będą potrzebne dalsze iteracje projektu w celu jego utrzymania? Cel projektu to końcowy cel. Podsumowanie projektu i cel ustalają scenę przed tym, jak twój opis przechodzi do bardziej szczegółowych informacji. 

3. Określenie OKR-ów i deliverables

Podczas początkowego burzy mózgów w projekcie, najprawdopodobniej określiłeś kluczowe wyniki i deliverables. Możesz dodać tyle szczegółów, ile uważasz za konieczne. Użyj tej sekcji, aby zacząć dzielić projekt na sekcje oraz oczekiwane deliverables związane z każdym. Możesz powiązać cele projektu i deliverables, aby pokazać, jak każdy krok procesu przyczynia się do osiągnięcia ogólnego celu projektu. Twoje OKR-y (cechy i kluczowe wyniki) ustanawiają ramy dla tego, jak sukces będzie mierzony przez cały projekt.

4. Określ, jak sukces będzie mierzony

Ważne jest, abyś wybrał metryki, które najlepiej podkreślą sukces twojego projektu. Czy to zwiększony ruch na stronie internetowej, liczba nowych klientów, czy też zwiększony wskaźnik kliknięć, Twoje metryki powinny być ustalone przed rozpoczęciem projektu, abyś mógł regularnie je kontrolować przez cały projekt. Zdecyduj o swoich metrykach podczas etapu burzy mózgów i wypisz je w swoim opisie projektu. Kiedy interesariusze wiedzą, jak projekt będzie mierzony, mogą lepiej dostosować swoją pracę do realizacji celów projektu. 

5. Komunikacja harmonogramu projektu

Jednym z najważniejszych elementów twojego projektem jest harmonogram. W końcu nie możesz rozpocząć projektu w nieskończonym harmonogramie. Harmonogram projektu informuje o czasie trwania każdego etapu projektu i kiedy oczekuje się zakończenia deliverables. Tworząc harmonogram projektu, spróbuj pracować od końca do początku, od daty ukończenia. Miej przy sobie listę wszystkich deliverables, kamieni milowych i oszacowanego czasu trwania zadań jako odniesienie podczas tworzenia harmonogramu. Rozważ dawanie sobie więcej czasu, niż oszacowałeś, że potrzebujesz na każdy etap. W ten sposób ewentualne opóźnienia nie wywrócą całego projektu.  

6. Uwzględnij interesariuszy i zespoły

Kiedy interesariusze wiedzą, z kim się skontaktować w każdej fazie projektu, usprawnia to wydajność i eliminuje ciągłe stukanie w ramię. Każdy interesariusz projektu jest ekspertem w swojej dziedzinie – zanotuj każdą z tych osób w opisie projektu. Jeśli wszyscy wiedzą, do kogo kierować swoje pytania lub z kim będą współpracować, wszyscy oszczędzają czas. 

7. Zdefiniuj odbiorców

Każdy projekt ma na myśli kogoś, kogo próbują osiągnąć. Niezależnie od tego, czy jest to kampania marketingowa mająca na celu zwiększenie świadomości marki i przyciągnięcie potencjalnych nowych klientów, czy aktualizacje produktu, które zaspokoją bieżące potrzeby klientów, zawsze jest ktoś na drugiej stronie projektu, kto skorzysta z jego wyników. Zakończ swój opis projektu definiując tego odbiorcę. Dla kogo jest projekt? To najprawdopodobniej zbiega się z celem projektu.

Jakie są różnice między opisem projektu, podsumowaniem projektu i podsumowaniem wykonawczym?

Mówiąc prosto, twój opis projektu to widok ptaka na projekt i wszystkie jego ruchome elementy. To skrócona wersja wszystkiego, co interesariusz może potrzebować wiedzieć o projekcie. Opis projektu nie jest jedynym źródłem informacji, które możesz wykorzystać w projekcie. Po przeczytaniu o tym, co zawiera opis projektu, możesz się zastanawiać nad innymi dokumentami projektowymi i tym, jak się różnią. Rzuć okiem na podsumowania projektów i podsumowania wykonawcze. 

Podsumowanie projektu

Zamiast dotykać każdej części projektu w szerokim przeglądzie, jak to robi opis projektu, podsumowanie projektu koncentruje się na jednym aspekcie: podsumowaniu. Zawiera tło projektu, wszelkie problemy, które rozwiązuje, dlaczego projekt został stworzony i co ma osiągnąć. Podsumowanie projektu może zawierać kilka zdań na temat każdego etapu projektu i jak te etapy mają wpływać na ogólny cel projektu. To szczegółowy rzut za kulisy na czym i dlaczego projektu. 

Podsumowanie wykonawcze

Chociaż w pewnych aspektach podobne, podsumowanie wykonawcze różni się od podsumowania projektu i opisu projektu pod względem sposobu przekazywania informacji o projekcie. Podsumowanie wykonawcze jest zwykle pisane przez kierownictwo firmy, aby skupić się na kluczowych punktach biznesowych projektu. Zdefiniuje, jak projekt wpisuje się w szerszy obraz celów i zadań firmy. Informacje tutaj są zazwyczaj szybkie i na temat, co sprawia, że łatwo je przeczytać dla wszystkich interesariuszy. Wszystko jest krótki i zwięzły. Podsumowanie wykonawcze również odpowiada na pytanie 'dlaczego', ale robi to z perspektywy kierownictwa. 

Dlaczego opis projektu jest ważny w zarządzaniu projektem?

Opis projektu ustala ton dla projektu. W jaki sposób komunikuje informacje i staje się jednym punktem odniesienia, wspiera ogólne zarządzanie projektem. Interesariusze mogą spędzać mniej czasu na przeszukiwaniu starych e-maili, wiadomości na Slacku czy proszeniu ekspertów przedmiotowych o odpowiedzi na pytania. Zwiększysz przejrzystość projektu i usuniesz wszelkie przeszkody z powodu braku wiedzy. 

Opis projektu oznacza, że wszyscy zaangażowani wiedzą, co się dzieje, kiedy to się dzieje i kto jest odpowiedzialny za każdą fazę. Działa jako ramy projektu i narzędzie komunikacyjne dla kluczowej komunikacji projektowej. To tło, które sprawia, że zarządzanie projektem jest wydajne i skuteczne. 

Przykład opisu projektu

Krótko mówiąc, szablon opisu projektu może pomóc ci zebrać wszystkie informacje o projekcie w jednym wygodnym miejscu. Utwórz kopię pobranego szablonu poniżej, aby zacząć dokumentować potrzeby i oczekiwania swojego projektu.