20+ Project Timeline Templates

Kiedy rozpoczynasz nowy projekt, prawdopodobnie już masz wizję tego, co należy osiągnąć, aby projekt mógł być uznany za udany. Twoje zarządzanie projektem od pierwszego dnia minimalizuje ryzyko utraty możliwości lub nie dotrzymania terminów. Wystarczy powiedzieć, że projekt, który szczyci się przezroczystością i ustalonymi (ale realistycznymi!) terminami, ma potencjał do osiągnięcia niezwykłych wyników, a tutaj przydaje się harmonogram projektu. 

Harmonogram projektu eliminuje ryzyko popełnienia błędów w ramach projektu. Szczegółowo wskazuje każdy krok projektu oraz kto jest odpowiedzialny, zarówno ustalając oczekiwania dotyczące wydajności, jak i pociągając interesariuszy do odpowiedzialności. Rozpoczęcie przygotowań do projektu od szablonu harmonogramu projektu jeszcze bardziej usprawnia proces. Zebraliśmy listę przykładów szablonów harmonogramów projektów, aby ułatwić rozpoczęcie pracy.

Dlaczego warto stworzyć szablon harmonogramu projektu?

Ustala jasne oczekiwania

Gdy oczekiwania dotyczące projektu są niejasne od samego początku, istnieje pole do przegapienia możliwości. Przed rozpoczęciem projektu upewnij się, że przekazałeś cele, założenia i harmonogramy projektu interesariuszom. To zapewni, że wszyscy znają swoją rolę i cel w swoim zakresie projektu. Jasne oczekiwania i dobra komunikacja utrzymują wszystkich interesariuszy na tej samej stronie, eliminując niejasności i frustrację. 

Zwiększa komunikację

Mówiąc o komunikacji, jest to kluczowe w przypadku współpracy nad dużym projektem. Częste aktualizacje statusu, niezależnie od tego, czy mają formę szablonów aktualizacji statusu projektu, czy cotygodniowych spotkań kontrolnych, zapewniają wszystkim interesariuszom wiedzę o aktualnym statusie projektu i jego następnych krokach. Wykorzystanie harmonogramu ułatwia śledzenie postępów projektu i następnych kroków bez potrzeby rozglądania się za odpowiedziami w Slacku, e-mailu lub oprogramowaniu do zarządzania projektami. 

Łatwe śledzenie postępów projektu

Mam nadzieję, że już stworzyłeś listę potencjalnych przeszkód oraz rozwiązań tych przeszkód. Harmonogram projektu ma na celu pomóc zobaczyć te potencjalne problemy, zanim staną się przytłaczającymi barierami. Twój harmonogram projektu ma za zadanie utrzymać projekt na właściwej drodze. Jest to podstawowe źródło, które odpowiada na pytanie „jaki jest status”.

Poprawia motywację zespołu

Kiedy ludzie zaczynają widzieć rezultaty, chcą je nadal widzieć. Jest to szczególnie satysfakcjonujące, jeśli istnieje bezpośrednia korelacja między wysiłkami jednostki a większym celem projektu. Najłatwiejszym sposobem na upewnienie się, że osiągasz benchmarki projektu, jest rozpoczęcie od harmonogramu i zapoznanie każdego interesariusza z nim. Twój harmonogram utrzyma projekt na właściwej drodze i pozwoli członkom zespołu widzieć rezultaty. 

Jak stworzyć harmonogram projektu

1. Mieć jasny brief projektu

Brief projektu przedstawia wszystkie ważne szczegóły Twojego projektu. Obejmuje to rezultaty, interesariuszy i cele. To szybki przegląd wszystkich informacji związanych z projektem, które interesariusze mogą używać jako punkt wyjścia i do odniesienia w trakcie całego projektu. 

2. Stwórz główną listę zadań

Realistyczny harmonogram obejmuje listę zadań, które muszą być wykonane, aby osiągnąć cele projektu. Spróbuj podzielić tę część na etapy projektu, które są zgodne z harmonogramem. Następnie stwórz listę wewnątrz każdego etapu zadań, które muszą być wykonane, aby utrzymać projekt na właściwej drodze. 

3. Osestimate wymagania czasowe dla każdego zadania

Gdy wiesz, które zadania muszą być wykonane w ramach projektu, możesz oszacować, ile czasu zajmie wykonanie każdego z tych zadań. Tutaj może być przydatne zasięgnięcie opinii interesariuszy, którzy będą odpowiedzialni za te zadania. Będą wiedzieć, ile czasu potrzebują na każde zadanie, biorąc pod uwagę ich wiedzę specjalistyczną i obciążenie pracą. 

4. Przydziel i zorganizuj zależności

Organizowanie zależności polega na wyznaczeniu zadań, których wykonanie zależy od pomyślnego zakończenia innych zadań. Wybieranie powiązań między zadaniami zapewnia, że każdy interesariusz wie, co zależy od jego pracy, aby projekt mógł się toczyć. Pomoże to zlikwidować ryzyko przegapienia terminów, regresji benchmarków i niejasności z powodu słabej komunikacji. 

5. Stwórz harmonogram projektu

Kiedy już ustalisz wszystkie informacje o projekcie w krokach od pierwszego do czwartego, nadszedł czas, aby stworzyć harmonogram projektu. Użyj swojej głównej listy zadań, wymagań czasowych dla każdego zadania i zależności, aby zorganizować zwięzły harmonogram projektu do przekazania zespołowi. Śmiało bądź kreatywny w tym, w zależności od rodzaju projektu, nad którym pracujesz – być może Twój harmonogram projektu jest przedstawiony w formie serii zadań w Asanie lub może to być pojedynczy dokument, który zawiera elementy wizualne. 

6. Stwórz mapę drogową projektu do udostępnienia interesariuszom i zespołom

Teraz, gdy masz już stworzony harmonogram projektu, podziel się nim z interesariuszami i zespołami. Uzyskaj ich opinię na temat całego procesu i zajmij się wszelkimi obawami, które mogą mieć. Użyj harmonogramu jako punktu odniesienia dla oficjalnego uruchomienia projektu. 

Przykłady szablonów harmonogramów projektów

Opracowanie harmonogramu projektu nie jest tak stresujące, jak się wydaje. Zadaj sobie pytanie, co chcesz osiągnąć w projekcie, a następnie podziel go na części. Zerknij na te przykłady szablonów harmonogramów, aby zainspirować swój projekt.