How to Write a Project Brief
Используйте этот шаблон, чтобы предоставить обзор проекта ключевым участникам.
Проектное задание вашей команды — это единое место для хранения всей информации о проекте — всего от резюме до ключевых показателей, используемых для определения успеха проекта.
Как предоставить заинтересованным сторонам всю необходимую информацию о проекте? Случайные сообщения в Slack и электронной почте, вероятно, не подойдут. Отсутствие формального метода коммуникации по проекту создает пробелы в знаниях вашей команды, что ведет к проблемам во время проекта. Вам нужен единый источник информации, на который заинтересованные стороны могут ссылаться на протяжении всего проекта и знать, что информация, которую они читают, надежна.
Проектное задание вашей команды. Это единое место для хранения всей информации о проекте — от резюме до ключевых показателей, используемых для определения успеха проекта. Как говорит название, старайтесь сделать его кратким и понятным. Это краткий способ собрать и хранить информацию, которая находится в основе любого проекта. Читать дальше, чтобы узнать, как включить проектное задание в ваш следующий проект и получить загружаемый шаблон ниже.
Что такое проектное задание?
Проектное задание — это краткий обзор вашего проекта. В нем содержится контекстная информация, необходимая читателям для понимания, что, почему, когда и как в проекте. Заинтересованные стороны, цели, показатели, сроки и все остальное, связанное с проектом, могут быть перечислены в задании. Думайте о задании как о кратком и удобном способе зафиксировать основную информацию проекта для легкого распространения по вашей команде.
Задание — это отправная точка вашего проекта. Оно дает заинтересованным сторонам основные сведения и приглашает их вносить предложения или задавать вопросы. Проектное задание может помочь представить проект руководству компании, так как оно демонстрирует конечную цель проекта и то, как он связан с общими целями организации. Начните свой проект с задания, и вы увидите:
- Улучшение коммуникации по проекту
- Оптимизированное управление проектом
- Открывает двери для сотрудничества со сторонами
- Информированное и поддерживающее руководство
Задание — это основа проекта. После его создания информация о проекте может расширяться на основе детализированных требований к каждой части процесса. Связывайте с другими документами, включайте видео или графику, или любые другие материалы, которые помогут в успехе вашего проекта.
Что входит в проектное задание?
Преимущество проектного задания заключается в том, что оно позволяет вам сообщать любую информацию, связанную с проектом заинтересованным сторонам, которую вы хотите. Например, возможно, вы хотите сослаться на предыдущий проект через ссылку на кейс или завершить список внешних ресурсов, чтобы поддержать понимание проекта заинтересованными сторонами. Вы можете сделать все. Общее правило — держать все как можно более легким для восприятия, чтобы не перегружать вашу команду информацией еще до официального начала проекта.
Старайтесь придерживаться коротких предложений с ссылками на соответствующие внутренние или внешние источники в каждом разделе. Маркированные списки, графики и диаграммы могут помочь разбить блоки текста на более удобные для чтения. Информация, которую вы обычно найдете в проектном задании, включает:
- Резюме проекта
- Цель проекта
- OKR и поставляемые результаты
- Индикаторы успеха
- Сроки проекта
- Заинтересованные стороны и команды проекта
- Аудитория проекта
Хотя нет предписанного способа форматирования вашего проектного задания, вам важно предоставить заинтересованным сторонам необходимую информацию. Проектное задание — это отправная точка вашей коммуникации и управления проектом. Используйте его как отправную точку и для справки на протяжении всего проекта.
Как отформатировать проектное задание
Отформатируйте свое проектное задание так, чтобы это имело наибольший смысл для вашей команды. Начинать с шаблона может значительно упростить создание вашего задания. Вот несколько идей о том, что включить в свое задание, чтобы помочь вам начать.
1. Резюме проекта
Начнем с: резюме проекта. Объясните проект в нескольких ключевых предложениях, которые отражают ожидания и объём проекта. Информация здесь должна помочь ответить на «почему» проекта. Есть ли какая-либо информация о предыстории, которая могла бы помочь контекстуализировать проект для тех, кто только знакомится с ним? Какую проблему проект собирается решить? Включите любые ссылки или ресурсы, которые могут быть полезны. Используйте эти ответы, чтобы перейти к следующему разделу.
2. Определите цель проекта
Думайте о цели проекта как о его миссии. Какова цель? Какие проблемы она решит? Каковы ожидания проекта как в долгосрочной, так и в краткосрочной перспективе? Потребуются ли будущие итерации проекта для его обслуживания? Цель проекта — это конечная цель. Вместе резюме проекта и его цель задают общий тон перед тем, как задание перейдет к более специфическим деталям.
3. Определите OKR и поставляемые результаты
В ходе первоначального мозгового штурма проекта вы, вероятно, определили ключевые результаты и поставляемые результаты. Здесь можно в деталях описать, насколько вы считаете это необходимым. Используйте этот раздел для начала разбивки проекта на разделы и ожидаемые результаты для каждого. Можно связать цели проекта и результаты поставок, чтобы показать, как каждый шаг процесса ведет к достижению общей цели проекта. Ваши OKR (цели и ключевые результаты) задают рамки для измерения успеха проекта.
4. Определите, как будет измеряться успех
Важно выбрать метрики, которые лучше всего продемонстрируют успех вашего проекта. Будь то увеличение трафика на сайте, количество новых клиентов или повышение коэффициента кликабельности, ваши метрики должны быть определены до начала проекта, чтобы вы могли регулярно проверять состояние на протяжении проекта. Решите, какие метрики будете использовать, во время мозгового штурма и перечислите их в вашем проектном задании. Когда заинтересованные стороны знают, как будет измеряться проект, они могут лучше организовать свою работу для достижения целей проекта.
5. Сообщите о сроках проекта
Одним из самых важных элементов вашего проекта является график. Ведь вы не можете начать проект с неопределенным графиком. График проекта информирует о длительности каждого этапа проекта и о том, когда должны быть завершены результаты. При создании графика проекта старайтесь работать в обратном порядке от конечной даты завершения. Имейте при себе список всех результатов, этапов и предполагаемой продолжительности задач для справки при составлении графика. Учтите, что вам может понадобиться немного больше времени, чем вы планируете на каждый этап. Таким образом, любые возможные задержки не выбьют ваш проект из колеи.
6. Включите заинтересованных сторон и команды
Когда заинтересованные стороны знают, с кем общаться по каждому этапу проекта, это оптимизирует производительность и исключает постоянное прерывание. Каждая заинтересованная сторона является экспертом в своей области — отметьте каждого из этих людей в проектном задании. Если все знают, к кому обращаться с вопросами или с кем они будут сотрудничать, это сэкономит время.
7. Определите аудиторию
У каждого проекта есть определенная аудитория, которую они пытаются охватить. Будь то маркетинговая кампания, направленная на повышение узнаваемости бренда и привлечение потенциальных клиентов, или обновления продуктов, удовлетворяющие текущие запросы клиентов, всегда есть кто-то, кто получит выгоду от результата проекта. Завершите ваше проектное задание, определив эту аудиторию. Для кого проект? Это, скорее всего, будет тесно переплетаться с целью проекта.
В чем разница между проектным заданием, резюме проекта и исполнительным резюме?
Проще говоря, ваше проектное задание — это общий взгляд на проект и все его составляющие. Это сокращенная версия всего, что заинтересованным сторонам может понадобиться знать о проекте. Проектное задание — это не единственный источник информации, которым вы можете пользоваться в проекте. После прочтения о том, что включает в себя проектное задание, вы можете задаться вопросом о других элементах проектной документации и том, как они отличаются. Обратите внимание на резюме проектов и исполнительные резюме.
Резюме проекта
Вместо того чтобы касаться каждой части проекта в широком обзоре, как это делает проектное задание, резюме проекта сосредоточено на одном аспекте: резюме. Оно включает в себя предысторию проекта, любые проблемы, которые он решает, почему проект был создан и что он ожидает достичь. Резюме проекта может включать несколько предложений о каждой фазе проекта и о том, как эти фазы ожидается влиять на общую цель проекта. Это глубокий взгляд на причины и цели проекта.
Исполнительное резюме
Хотя в некоторых отношениях оно похоже, исполнительное резюме отличается от резюме проекта и проектного задания тем, как оно передает информацию о проекте. Исполнительное резюме обычно пишется руководством компании, чтобы подчеркнуть ключевые бизнес-аспекты проекта. Оно определяет, как проект вписывается в более высокую картину целей и задач компании. Записанная здесь информация обычно кратка и кратка, что делает ее легкой для чтения для всех заинтересованных сторон. Являются общими маркированные пункты или короткие абзацы. Исполнительное резюме также отвечает на вопрос «почему», но делает это с точки зрения руководства.
Почему проектное задание важно в управлении проектом?
Проектное задание задает тон проекту. Как оно передает информацию и становится единым справочным пунктом для этой информации, поддерживает общее управление проектом. Заинтересованные стороны могут тратить меньше времени на поиск старых электронных писем, сообщений в Slack или на просьбы к экспертам по предмету ответить на их вопросы. Вы увеличите прозрачность проекта и устраните любые барьеры, возникающие из-за нехватки знаний.
Проектное задание означает, что все вовлеченные стороны знают, что происходит, когда это происходит и кто несет ответственность за каждый этап. Оно служит как рамка для проекта и инструментом коммуникации для важной проектной коммуникации. Это фоновая информация, которая делает управление проектом эффективным и действенным.
Пример проектного задания
Короче говоря, шаблон проектного задания может помочь вам собрать всю информацию о вашем проекте в одном удобном месте. Создайте свою копию загружаемого шаблона ниже, чтобы начать документировать ваши нужды и ожидания проекта.
Как предоставить заинтересованным сторонам всю необходимую информацию о проекте? Случайные сообщения в Slack и электронной почте, вероятно, не подойдут. Отсутствие формального метода коммуникации по проекту создает пробелы в знаниях вашей команды, что ведет к проблемам во время проекта. Вам нужен единый источник информации, на который заинтересованные стороны могут ссылаться на протяжении всего проекта и знать, что информация, которую они читают, надежна.
Проектное задание вашей команды. Это единое место для хранения всей информации о проекте — от резюме до ключевых показателей, используемых для определения успеха проекта. Как говорит название, старайтесь сделать его кратким и понятным. Это краткий способ собрать и хранить информацию, которая находится в основе любого проекта. Читать дальше, чтобы узнать, как включить проектное задание в ваш следующий проект и получить загружаемый шаблон ниже.
Что такое проектное задание?
Проектное задание — это краткий обзор вашего проекта. В нем содержится контекстная информация, необходимая читателям для понимания, что, почему, когда и как в проекте. Заинтересованные стороны, цели, показатели, сроки и все остальное, связанное с проектом, могут быть перечислены в задании. Думайте о задании как о кратком и удобном способе зафиксировать основную информацию проекта для легкого распространения по вашей команде.
Задание — это отправная точка вашего проекта. Оно дает заинтересованным сторонам основные сведения и приглашает их вносить предложения или задавать вопросы. Проектное задание может помочь представить проект руководству компании, так как оно демонстрирует конечную цель проекта и то, как он связан с общими целями организации. Начните свой проект с задания, и вы увидите:
- Улучшение коммуникации по проекту
- Оптимизированное управление проектом
- Открывает двери для сотрудничества со сторонами
- Информированное и поддерживающее руководство
Задание — это основа проекта. После его создания информация о проекте может расширяться на основе детализированных требований к каждой части процесса. Связывайте с другими документами, включайте видео или графику, или любые другие материалы, которые помогут в успехе вашего проекта.
Что входит в проектное задание?
Преимущество проектного задания заключается в том, что оно позволяет вам сообщать любую информацию, связанную с проектом заинтересованным сторонам, которую вы хотите. Например, возможно, вы хотите сослаться на предыдущий проект через ссылку на кейс или завершить список внешних ресурсов, чтобы поддержать понимание проекта заинтересованными сторонами. Вы можете сделать все. Общее правило — держать все как можно более легким для восприятия, чтобы не перегружать вашу команду информацией еще до официального начала проекта.
Старайтесь придерживаться коротких предложений с ссылками на соответствующие внутренние или внешние источники в каждом разделе. Маркированные списки, графики и диаграммы могут помочь разбить блоки текста на более удобные для чтения. Информация, которую вы обычно найдете в проектном задании, включает:
- Резюме проекта
- Цель проекта
- OKR и поставляемые результаты
- Индикаторы успеха
- Сроки проекта
- Заинтересованные стороны и команды проекта
- Аудитория проекта
Хотя нет предписанного способа форматирования вашего проектного задания, вам важно предоставить заинтересованным сторонам необходимую информацию. Проектное задание — это отправная точка вашей коммуникации и управления проектом. Используйте его как отправную точку и для справки на протяжении всего проекта.
Как отформатировать проектное задание
Отформатируйте свое проектное задание так, чтобы это имело наибольший смысл для вашей команды. Начинать с шаблона может значительно упростить создание вашего задания. Вот несколько идей о том, что включить в свое задание, чтобы помочь вам начать.
1. Резюме проекта
Начнем с: резюме проекта. Объясните проект в нескольких ключевых предложениях, которые отражают ожидания и объём проекта. Информация здесь должна помочь ответить на «почему» проекта. Есть ли какая-либо информация о предыстории, которая могла бы помочь контекстуализировать проект для тех, кто только знакомится с ним? Какую проблему проект собирается решить? Включите любые ссылки или ресурсы, которые могут быть полезны. Используйте эти ответы, чтобы перейти к следующему разделу.
2. Определите цель проекта
Думайте о цели проекта как о его миссии. Какова цель? Какие проблемы она решит? Каковы ожидания проекта как в долгосрочной, так и в краткосрочной перспективе? Потребуются ли будущие итерации проекта для его обслуживания? Цель проекта — это конечная цель. Вместе резюме проекта и его цель задают общий тон перед тем, как задание перейдет к более специфическим деталям.
3. Определите OKR и поставляемые результаты
В ходе первоначального мозгового штурма проекта вы, вероятно, определили ключевые результаты и поставляемые результаты. Здесь можно в деталях описать, насколько вы считаете это необходимым. Используйте этот раздел для начала разбивки проекта на разделы и ожидаемые результаты для каждого. Можно связать цели проекта и результаты поставок, чтобы показать, как каждый шаг процесса ведет к достижению общей цели проекта. Ваши OKR (цели и ключевые результаты) задают рамки для измерения успеха проекта.
4. Определите, как будет измеряться успех
Важно выбрать метрики, которые лучше всего продемонстрируют успех вашего проекта. Будь то увеличение трафика на сайте, количество новых клиентов или повышение коэффициента кликабельности, ваши метрики должны быть определены до начала проекта, чтобы вы могли регулярно проверять состояние на протяжении проекта. Решите, какие метрики будете использовать, во время мозгового штурма и перечислите их в вашем проектном задании. Когда заинтересованные стороны знают, как будет измеряться проект, они могут лучше организовать свою работу для достижения целей проекта.
5. Сообщите о сроках проекта
Одним из самых важных элементов вашего проекта является график. Ведь вы не можете начать проект с неопределенным графиком. График проекта информирует о длительности каждого этапа проекта и о том, когда должны быть завершены результаты. При создании графика проекта старайтесь работать в обратном порядке от конечной даты завершения. Имейте при себе список всех результатов, этапов и предполагаемой продолжительности задач для справки при составлении графика. Учтите, что вам может понадобиться немного больше времени, чем вы планируете на каждый этап. Таким образом, любые возможные задержки не выбьют ваш проект из колеи.
6. Включите заинтересованных сторон и команды
Когда заинтересованные стороны знают, с кем общаться по каждому этапу проекта, это оптимизирует производительность и исключает постоянное прерывание. Каждая заинтересованная сторона является экспертом в своей области — отметьте каждого из этих людей в проектном задании. Если все знают, к кому обращаться с вопросами или с кем они будут сотрудничать, это сэкономит время.
7. Определите аудиторию
У каждого проекта есть определенная аудитория, которую они пытаются охватить. Будь то маркетинговая кампания, направленная на повышение узнаваемости бренда и привлечение потенциальных клиентов, или обновления продуктов, удовлетворяющие текущие запросы клиентов, всегда есть кто-то, кто получит выгоду от результата проекта. Завершите ваше проектное задание, определив эту аудиторию. Для кого проект? Это, скорее всего, будет тесно переплетаться с целью проекта.
В чем разница между проектным заданием, резюме проекта и исполнительным резюме?
Проще говоря, ваше проектное задание — это общий взгляд на проект и все его составляющие. Это сокращенная версия всего, что заинтересованным сторонам может понадобиться знать о проекте. Проектное задание — это не единственный источник информации, которым вы можете пользоваться в проекте. После прочтения о том, что включает в себя проектное задание, вы можете задаться вопросом о других элементах проектной документации и том, как они отличаются. Обратите внимание на резюме проектов и исполнительные резюме.
Резюме проекта
Вместо того чтобы касаться каждой части проекта в широком обзоре, как это делает проектное задание, резюме проекта сосредоточено на одном аспекте: резюме. Оно включает в себя предысторию проекта, любые проблемы, которые он решает, почему проект был создан и что он ожидает достичь. Резюме проекта может включать несколько предложений о каждой фазе проекта и о том, как эти фазы ожидается влиять на общую цель проекта. Это глубокий взгляд на причины и цели проекта.
Исполнительное резюме
Хотя в некоторых отношениях оно похоже, исполнительное резюме отличается от резюме проекта и проектного задания тем, как оно передает информацию о проекте. Исполнительное резюме обычно пишется руководством компании, чтобы подчеркнуть ключевые бизнес-аспекты проекта. Оно определяет, как проект вписывается в более высокую картину целей и задач компании. Записанная здесь информация обычно кратка и кратка, что делает ее легкой для чтения для всех заинтересованных сторон. Являются общими маркированные пункты или короткие абзацы. Исполнительное резюме также отвечает на вопрос «почему», но делает это с точки зрения руководства.
Почему проектное задание важно в управлении проектом?
Проектное задание задает тон проекту. Как оно передает информацию и становится единым справочным пунктом для этой информации, поддерживает общее управление проектом. Заинтересованные стороны могут тратить меньше времени на поиск старых электронных писем, сообщений в Slack или на просьбы к экспертам по предмету ответить на их вопросы. Вы увеличите прозрачность проекта и устраните любые барьеры, возникающие из-за нехватки знаний.
Проектное задание означает, что все вовлеченные стороны знают, что происходит, когда это происходит и кто несет ответственность за каждый этап. Оно служит как рамка для проекта и инструментом коммуникации для важной проектной коммуникации. Это фоновая информация, которая делает управление проектом эффективным и действенным.
Пример проектного задания
Короче говоря, шаблон проектного задания может помочь вам собрать всю информацию о вашем проекте в одном удобном месте. Создайте свою копию загружаемого шаблона ниже, чтобы начать документировать ваши нужды и ожидания проекта.
.webp)
.webp)
