How to Write a Project Brief

Hur ger du dina projektintressenter all projektrelaterad information de behöver? Ad hoc-meddelanden på slack och e-post kommer nog inte att räcka. Ingen formell metod för projektkommunikation skapar luckor i ditt teams kunskap som kan leda till motgångar under projektet. Vad du behöver är en enda informationskälla som intressenter kan hänvisa till under hela projektet och veta att informationen de läser är pålitlig. 

Följ din teams projektbeskrivning. Det är en enskild plats för all projektinformation – allt från sammanfattning till nyckeltal som används för att definiera projektets framgång. Som namnet antyder, försök att hålla det kort och koncist. Det är ett koncist sätt att fånga och lagra information som är kärnan i vilket projekt som helst. Fortsätt läsa för att lära dig hur du införlivar en projektbeskrivning i ditt nästa projekt och få den nedladdningsbara mallen nedan.

Vad är en projektbeskrivning?

En projektbeskrivning är en snabb översikt av ditt projekt. Den innehåller den kontextuella kunskapen som behövs för att läsarna ska förstå vad, varför, när och hur projektet går till. Intressenter, mål, nyckeltal, tidslinjer och allt annat som är relaterat till projektet kan listas i beskrivningen. Tänk på beskrivningen som ett kortfattat och lättbegripligt sätt att dokumentera kärninformationsprojektet för att enkelt distribuera över ditt team. 

Beskrivningen är startpunkten för ditt projekt. Den ger intressenterna det mest grundläggande och bjuder in dem att ge förslag eller ställa frågor. En projektbeskrivning kan hjälpa till att presentera ett projekt för företagsledningen eftersom den visar projektets slutmål och hur det kopplar till organisationens övergripande mål. Inled ditt projekt med en beskrivning och du kommer att se:

• En förbättring av projektkommunikationen
• Strömlinjeformad projektledning
• Öppnar dörrar för intressenternas samarbete
• Informerat och stödjande ledarskap
  

En beskrivning är kärnan i ett projekt. När den är skapad kan projektinformationen utvidgas baserat på detaljerade krav för varje del av processen. Länka till andra dokumentationsdelar, inkludera videor eller grafik, eller vad som helst annat som kommer att stödja ditt projekts framgång.

Vad ingår i en projektbeskrivning?

Fördelen med en projektbeskrivning är att den gör att du kan kommunicera all projektinformation till intressenter som du vill. Till exempel, kanske du vill hänvisa till ett tidigare projekt genom en länk till en fallstudie eller avsluta med en lista över externa resurser för att stödja en intressents förståelse av projektet. Du kan göra allt. Den allmänna tumregeln är att hålla den så lättläst som möjligt för att undvika att överväldiga ditt team med information innan projektet ens officiellt har påbörjats. 

Försök att hålla varje avsnitt till några korta meningar med länkar till relaterade interna eller externa källor. Punktlistor, grafik och diagram kan hjälpa till att bryta upp textblock för lättare läsning. Information du vanligtvis hittar i en projektbeskrivning inkluderar: 

• Projektöversikt
• Projektavsikt
• OKR:er och leveranser
• Framgångsindikatorer
• Projekt tidslinje
• Projektintressenter och team
• Projektpublik
  

Även om det inte finns något fastställt sätt att formatera din projektbeskrivning, vill du se till att du ger intressenterna den information som behövs. En projektbeskrivning är starten på din projektkommunikation och hantering. Använd den som en utgångspunkt och som referens under hela projektet.

Hur man formaterar en projektbeskrivning

Formatet på din projektbeskrivning på ett sätt som ger mest mening för ditt team. Att utgå från en mall kan göra det lite enklare att skapa din beskrivning. Här är några idéer för vad du kan inkludera i din beskrivning för att hjälpa dig att komma igång. 

1. Projektöversikt

Först och främst: en projektöversikt. Förklara projektet i några viktiga meningar som berör förväntningarna och omfattningen av projektet. Informationen här bör hjälpa till att besvara 'varför' för projektet. Finns det någon bakgrundsinformation som skulle kunna hjälpa till att kontextualisera projektet för dem som just lär sig om det? Vilket problem hoppas projektet lösa? Inkludera eventuella länkar eller resurser här som kan vara hjälpsamma. Använd dessa svar för att övergå till nästa avsnitt.

2. Definiera projektavsikten

Tänk på projektets avsikt som dess uppdragsbeskrivning. Vad är målet? Vilka problem kommer det att lösa? Vad är förväntningarna på projektet, både på lång och kort sikt? Kommer framtida iterationer av projektet att behövas för underhåll? Projektets avsikt är slutmålet. Tillsammans sätter projektöversikten och avsikten scenen innan din beskrivning dyker ner i mer specifika detaljer. 

3. Skissera OKRs och leveranser

Under din initiala projektbrainstorming har du troligen skisserat nyckelresultat och leveranser. Du kan gå så detaljerat som du tycker är nödvändigt. Använd detta avsnitt för att börja bryta ner projektet i sektioner och de förväntade leveranserna kopplade till varje. Du kan koppla projektmål och leveranser för att visa hur varje steg i processen bidrar till att uppnå det övergripande projektmålet. Dina OKR:er (mål och nyckelresultat) sätter en ram för hur framgång kommer att mätas under hela projektet.

4. Definiera hur framgången kommer att mätas

Det är viktigt att du väljer mätetal som på bästa sätt visar ditt projekts framgång. Oavsett om det handlar om ökad webbtrafik, antalet nya kunder, eller en ökad klickfrekvens, bör dina mätetal beslutas innan projektet påbörjas så att du kan kontrollera under hela projektet. Besluta om dina mätetal under brainstormingfasen och lista dem i din projektbeskrivning. När intressenter vet hur projektet kommer att mätas kan de bättre anpassa sitt arbete för att uppnå projektmålen. 

5. Kommunicera projektets tidslinje

En av de viktigaste delarna av ditt projekt är tidslinjen. Du kan ju inte starta ett projekt med en oändlig tidslinje. Projektets tidslinje informerar om längden på varje projektfas och när leveranserna förväntas vara klara. När du skapar din projekttidslinje, försök att arbeta baklänges från ditt slutdatum. Ha en lista över alla leveranser, milstolpar och uppskattad tidsåtgång av uppgifter till hands för referens när du skapar tidslinjen. Överväg att ge dig själv lite mer tid än du uppskattar att du behöver för varje fas. På så sätt kommer eventuella potentiella motgångar inte att kasta hela ditt projekt ur kurs. 

6. Inkludera intressenter och team

När intressenter vet vem de ska kommunicera med om varje fas av projektet, strömlinjeformar det produktiviteten och tar bort ständig bankande på axeln. Varje projektintressent är expert inom sitt område – notera dessa personer i projektbeskrivningen. Om alla vet vem de ska vända sig till med sina frågor eller med vem de kommer att samarbeta, sparar alla tid. 

7. Definiera publiken

Varje projekt har någon i åtanke som de försöker nå. Oavsett om det är en marknadsföringskampanj som är utformad för att öka varumärkesmedvetenheten och locka potentiella nya kunder eller produktuppdateringar som tillfredsställer nuvarande kunders önskemål, finns det alltid någon på andra sidan av projektet som drar nytta av resultatet. Avsluta din projektbeskrivning genom att definiera denna publik. Vem är projektet för? Detta kommer troligen att ligga nära projektets avsikt.

Vad är skillnaderna mellan en projektbeskrivning, projektöversikt och exekutiv sammanfattning?

Enkelt uttryckt, din projektbeskrivning är översikten av projektet och alla dess rörliga delar. Det är en förkortad version av allt en intressent kan behöva veta om projektet. En projektbeskrivning är inte den enda informationskällan du kanske använder i ett projekt. Efter att ha läst om vad en projektbeskrivning innehåller, kanske du undrar över andra delar av projektets dokumentation och hur de skiljer sig. Ta en titt på projektöversikter och exekutiva sammanfattningar. 

Projektöversikt

Istället för att röra vid varje del av projektet i en svepande översikt som en projektbeskrivning gör, fokuserar en projektöversikt på en enda aspekt: sammanfattningen. Den inkluderar projektets bakgrund, eventuella problem den adresserar, varför projektet skapades, och vad den förväntas åstadkomma. En projektöversikt kan inkludera flera meningar om varje fas av projektet och hur dessa faser förväntas påverka det övergripande projektmålet. Det är en djupgående titt bakom kulisserna av vad och varför i projektet. 

Exekutiv sammanfattning

Även om den liknar i vissa avseenden, skiljer sig en exekutiv sammanfattning från en projektöversikt och projektbeskrivning i hur den förmedlar projektinformation. En exekutiv sammanfattning skrivs vanligtvis av företagsledningen för att belysa de viktigaste affärspunkterna av ett projekt. Den definierar hur ett projekt passar in i det större sammanhanget av företagets mål och syften. Den information som registreras här är vanligtvis snabb och direkt, vilket gör den lättläst för alla intressenter. Punktlistor eller korta stycken är vanliga. Den exekutiva sammanfattningen svarar också på 'varför'-frågan, men gör det från ledarskapets perspektiv. 

Varför är en projektbeskrivning viktig inom projektledning?

En projektbeskrivning sätter tonen för projektet. Hur den kommunicerar information och blir en enda referenspunkt för den informationen stöder den övergripande projektledningen. Intressenter kan spendera mindre tid på att gräva genom gamla e-postmeddelanden, Slack-meddelanden, eller be ämnesexperter att svara på sina frågor. Du kommer att öka projekttransparensen och ta bort hinder på grund av brist på kunskap. 

En projektbeskrivning innebär att alla inblandade vet vad som händer, när det händer och vem som är ansvarig för varje fas. Den fungerar som både en ram för projektet och ett kommunikationsverktyg för viktig projektkommunikation. Det är bakgrundsinformationen som gör att hantera ett projekt blir effektivt och framgångsrikt. 

Exempel på projektbeskrivning

Kort sagt, en mall för projektbeskrivning kan hjälpa dig att fånga all din projektinformation på en praktisk plats. Skapa din egen kopia av den nedladdningsbara mallen nedan för att börja dokumentera dina projektbehov och förväntningar.