12+ Action Plan Templates, Example & How To

แผนปฏิบัติการคือกระดูกสันหลังของโครงการของคุณ มันช่วยให้โครงการสง่างาม โดยแต่ละกระดูกสันหลังคือภารกิจหรือขั้นตอนที่ต้องเคลียร์เมื่อคุณทำงานเพื่อบรรลุเป้าหมายของโครงการ มันเป็นที่ที่คุณสามารถหาลิสต์ภารกิจหลักสำหรับการอ้างอิงที่ง่ายสำหรับคุณและทีมของคุณ 

ในโครงการใดๆ ขนาดใหญ่หรือเล็ก การจัดระเบียบความรู้ของคุณในที่ที่เชื่อถือได้ที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถเข้าถึงได้ง่ายนั้นเป็นสิ่งสำคัญ สิ่งนี้ทำให้ง่ายต่อการค้นหาข้อมูล ลดคำถามซ้ำๆ ต่อผู้เชี่ยวชาญในทีมของคุณ และช่วยประหยัดเวลาให้กับทีมของคุณโดยไม่ทำให้พวกเขาต้องขุดค้นผ่านอีเมลรกเพื่ออัปเดตโครงการ 

วิธีที่ดีที่สุดในการเริ่มต้นแผนปฏิบัติการคือการมีแม่แบบ และเราก็มีแบบที่เหมาะสำหรับคุณ นี่คือแม่แบบแผนปฏิบัติการที่เป็นตัวอย่างเพื่อสร้างแรงบันดาลใจในการจัดระเบียบโครงการในอนาคตของคุณ

แผนปฏิบัติการคืออะไร?

แม่แบบแผนปฏิบัติการเป็นวิธีการสรุปภารกิจและขั้นตอนที่จำเป็นสำหรับความสำเร็จของโครงการ มันคือ “ลิสต์ที่ต้องทำ” สำหรับโครงการของคุณ คุณกำลังสร้างลิสต์ภารกิจหลักของขั้นตอนที่จำเป็นสำหรับโครงการเพื่อให้ตรงตามเป้าหมายที่ระบุภายในกำหนดเส้นตาย ภารกิจเหล่านี้สามารถแบ่งออกเป็นภารกิจย่อยเพื่อความเฉพาะเจาะจงมากขึ้น คุณสามารถนำเอกสารนี้ไปเสนอในงานเปิดตัวโครงการเพื่อให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้รับรู้ภาพรวมที่ชัดเจนของโครงการ ท่ามกลางความคาดหวังที่ชัดเจนในสิ่งที่กำลังจะมาถึงและความคาดหวังจากพวกเขา

จุดประสงค์ของแผนปฏิบัติการคืออะไร?

แผนปฏิบัติการช่วยในการจัดระเบียบและการสื่อสารของโครงการทั้งหมดของคุณ คุณสามารถเข้าหาการสร้างแผนปฏิบัติการเหมือนกับที่เป็นสารบัญของโครงการของคุณ สารบัญจะระบุตอนของหนังสือ - คิดเกี่ยวกับแต่ละภารกิจหรือขั้นตอนของโครงการเหมือนกับตอนหนึ่งตอน มันแตกต่างจากไทม์ไลน์โครงการหรือข้อมูลสั้นในแง่ที่ว่า มันจะระบุโครงการตามภารกิจที่ต้องดำเนินการ แทนที่จะเป็นวันที่หรือจุดหมาย ในขณะที่กำหนดเวลาและจุดหมายสามารถอ้างอิงในแผนปฏิบัติการของคุณ แต่พวกเขาไม่ได้อยู่ในแนวทางของมัน การมีแผนที่ดีเมื่อเริ่มโครงการจะช่วยให้ทุกอย่างดำเนินไปอย่างราบรื่น นี่คือประโยชน์ของการมีแผนปฏิบัติการ:

• จัดทำทิศทางโครงการที่ชัดเจนและกระชับแก่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย แสดงให้เห็นว่าต้องเกิดอะไรขึ้นและเมื่อใดเพื่อให้บรรลุเป้าหมายโครงการที่กำหนดไว้
• การเก็บบันทึกเป้าหมายของโครงการในที่ที่เข้าถึงได้ง่ายทำให้คุณมีสมาธิมากขึ้นกับวัตถุประสงค์สุดท้ายและสร้างแรงจูงใจ
• ใช้แผนปฏิบัติการเพื่อติดตามความก้าวหน้าของโครงการและตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณกำลังทำทุกอย่างที่ทำได้เพื่อให้ตรงเป้าหมายที่ตั้งไว้
• การมีลิสต์ภารกิจหลักของโครงการช่วยให้การจัดลำดับความสำคัญของสิ่งที่ต้องทำก่อนและสิ่งที่สามารถ “เริ่มต้นเบาๆ” เพื่อกลับมาทบทวนในภายหลังนั้นง่ายขึ้น
• ทีมทั้งหมดของคุณยังคงมีความรับผิดชอบต่อความรับผิดชอบของพวกเขา 

ขั้นตอนของแผนปฏิบัติการมีอะไรบ้าง?

มีห้าขั้นตอนที่ต้องคำนึงถึงเมื่อคุณเริ่มสูญเสียการสร้างแผนปฏิบัติการของคุณ หากคุณอยู่ในช่วงการวางแผนของโครงการของคุณ คุณน่าจะมีเป้าหมายหรือเป้าหมายในใจสำหรับสิ่งที่โครงการของคุณหวังจะบรรลุ ตอนนี้ เปลี่ยนเป้าหมายเหล่านี้ให้เป็นภารกิจที่ดำเนินการได้และสามารถวัดได้ 

หลังจากที่คุณได้ทำรายการภารกิจแล้ว คุณจำเป็นต้องตั้งเส้นตายของเป้าหมาย พยายามกำหนดให้แต่ละเส้นตายมีเวลาระยะเล็กน้อยหากเป็นไปได้ เวลาอันนี้จะช่วยให้การตั้งค่าขัดขวางหรือการหยุดชะงักที่อาจเกิดขึ้นในขณะเดียวกันยังคงให้โครงการของคุณดำเนินต่อไปได้ ในตอนท้ายของแผนปฏิบัติการของคุณ ให้จัดเตรียมเอกสารทรัพยากรสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อเสริมความเข้าใจในโครงการ 

ทุกโครงการจะแตกต่างกัน แต่หากคุณปฏิบัติตามขั้นตอนง่ายๆ เหล่านี้ คุณจะมีแผนปฏิบัติการที่มั่นคงในไม่ช้า มาดูรายละเอียดในแต่ละขั้นตอนกันอย่างใกล้ชิด 

ฉันจะเขียนแผนปฏิบัติการได้อย่างไร?

เราทราบว่าการเริ่มต้นทุกอย่างจากหน้ากระดาษเปล่านั้นน่ากลัว นั่นคือเหตุผลที่เราเลือกเริ่มแผนปฏิบัติการจากแม่แบบ พวกเขามีส่วนประกอบทั้งหมดที่คุณอาจต้องการในแผนปฏิบัติการของคุณ โดยสามารถปรับแต่งได้อย่างเต็มที่ 

1. ตั้งเป้าหมาย SMART

คุณอาจเคยได้ยินคำว่า “เป้าหมาย SMART” ซึ่งถูกพูดถึงในการทำงานอย่างน้อยหนึ่งหรือสองครั้ง “SMART” ย่อมาจากเฉพาะเจาะจง วัดได้ เข้าถึงได้ เกี่ยวข้อง และมีเวลา - เป้าหมายที่แน่นอนที่สามารถวัดและประเมินความสำเร็จได้ง่าย การเริ่มต้นโครงการด้วยเป้าหมายที่ไร้สาระหรือหลวมอาจนำไปสู่ความสับสนในภายหลัง การสื่อสารโครงการที่ชัดเจนทำให้ทุกคนอยู่ในหน้าเดียวกันและ boost ขวัญกำลังใจของทีม 

2. ระบุภารกิจและการกระทำ

ตอนนี้ที่คุณมีเป้าหมาย SMART วางอยู่แล้ว มาดำดิ่งลงทะเบียนฟรีในการทำงานที่จำเป็นเพื่อบรรลุเป้าหมายแต่ละอย่าง นี่คือที่ที่สะดวกในการเริ่มจากเป้าหมายสุดท้ายและทำงานย้อนกลับ คุณรู้ว่าคุณต้องการให้ได้อะไร ถัดไป ถามตัวเองว่า สิ่งที่ต้องเกิดขึ้นเพื่อไปถึงจุดนั้นคืออะไร พิจารณาทีมของคุณและความสามารถพิเศษของพวกเขา - สร้างและมอบหมายภารกิจตามจุดแข็งของพวกเขา เมื่อคุณมีความคิดเกี่ยวกับภารกิจที่ต้องทำเสร็จ สร้างลิสต์แม่เพื่อจะแบ่งปันกับทีมของคุณ 

3. กำหนดเวลาและจุดหมาย

เมื่อคุณมีลิสต์ภารกิจในมือ คุณรู้ว่าต้องทำอะไรเพื่อให้เสร็จสิ้นโครงการของคุณ ขั้นตอนที่สามในการกำหนดเส้นตายให้กับภารกิจเหล่านี้ คุณอาจมีแม่แบบไทม์ไลน์โครงการอยู่แล้วในกองงาน ถ้าเป็นเช่นนั้น ตอนนี้เป็นช่วงเวลาที่ดีที่จะรวมงานที่คุณได้ทำไว้แล้ว จัดแบ่งแต่ละภารกิจตามเวลาที่อาจใช้ในการเสร็จสิ้น ในขณะที่เพิ่มเวลา 2-3 วันในกรณีฉุกเฉิน ตรวจสอบกับทีมของคุณเกี่ยวกับกำหนดเวลาเพื่อให้แน่ใจว่าภารกิจเหล่านี้เหมาะสมกับความสามารถของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละคน 

4. ระบุและใช้ทรัพยากร

แม่แบบแผนปฏิบัติการเป็นที่ดีสำหรับการเก็บทรัพยากรของโครงการ สิ่งเหล่านี้อาจรวมเอกสารแนบ ลิงก์ไปยังอ้างอิงภายนอก หรือส่วนประกอบภาพเพื่อสนับสนุนและแจ้งข้อมูลให้ทีมของคุณ กฎทั่วไป: หลีกเลี่ยงการให้ข้อมูลกับทีมของคุณ มากเกินไป ในครั้งเดียว เริ่มต้นด้วยภาพรวมของโครงการแล้วให้พวกเขาเจาะลึกในส่วนที่เกี่ยวข้องกับงานของพวกเขา ไม่มีความจำเป็นที่จะบังคับให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีข้อมูลมากเกินไปก่อนที่โครงการจะเริ่มต้นขึ้น ให้ทีมของคุณมีความรู้ที่จำเป็นเพื่อประสบความสำเร็จในภารกิจของพวกเขา 

5. ประเมิน วิเคราะห์ และปรับปรุง

คุณจะประเมินและประเมินโครงการอย่างไรในระหว่างที่ทำ? การตรวจสอบเป็นประจำกับทีมของคุณและสถานะของโครงการจะช่วยให้คุณทำการปรับเปลี่ยนเล็กน้อยในระหว่างโครงการเพื่อให้มันเดินไปข้างหน้าได้อย่างราบรื่น การเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยเป็นระยะสามารถส่งผลกระทบอย่างมากในระยะยาวในวงจรชีวิตของโครงการ กำหนดมาตรการที่คุณจะใช้ในการประเมินความก้าวหน้าของโครงการในหลายๆ จุดตามเวลา จากนั้นอนุญาตให้ตัวเองทำการเปลี่ยนแปลงตามผลการค้นหาของคุณ 

ตัวอย่างแผนปฏิบัติการสำหรับ Word และ Excel

ขึ้นอยู่กับโหมดการทำงานของทีมของคุณ มีแม่แบบแผนปฏิบัติการที่จะทำงานได้ดีที่สุดสำหรับคุณ การเริ่มด้วยแม่แบบจะช่วยประหยัดเวลาและพลังงาน หลีกเลี่ยงความจำเป็นในการออกแบบรูปแบบเอกสารที่ว่าง เมื่อคุณมีแม่แบบแผนปฏิบัติการสำเร็จรูปสามารถบันทึกไว้สำหรับโครงการในอนาคตได้ด้วย แชร์กับทีมของคุณหรือองค์กรทั้งหมดเพื่อช่วยประหยัดเวลากันทุกคน 

เริ่มโครงการของคุณด้วยแม่แบบแผนปฏิบัติการฟรี 12+ แบบ

มีแม่แบบแผนปฏิบัติการมากมายให้เลือก ก่อนที่คุณจะตัดสินใจเกี่ยวกับการจัดระเบียบข้อมูลโครงการของคุณ ดูตัวอย่างและแม่แบบแผนปฏิบัติการฟรีเหล่านี้ แต่ละแบบปรับแต่งได้อย่างสมบูรณ์ เพียงแค่ทำสำเนาของเอกสารแม่แบบต้นฉบับแล้วเริ่มแก้ไข คุณสามารถส่งออกแม่แบบเป็น PowerPoint, PDF, สเปรดชีต Excel, Google Slide และอื่นๆ - สื่อใดๆ ที่ดีที่สุดสำหรับความต้องการของโครงการของคุณ 

‍