12+ Action Plan Templates, Example & How To

Bir eylem planı projenizin belkemiğidir. Projeye ulaşmak için her bir omurga, tamamlanacak bir görev veya adım olarak yer alır. Eylem planınız için açıkça referans alabileceğiniz bir ana görev listesine sahip olabileceğiniz bir yerdir.

Her proje büyük veya küçük, bilgilerinizin paydaşların kolayca erişebileceği tek bir güvenilir yerde organize edilmesi önemlidir. Bu bilgiler bulmayı kolaylaştırır, ekibinizin konu uzmanlarına tekrar eden soruları azaltır ve tüm ekip üyelerinizin projeye ait güncellemeler için bir e-posta yığınında kazımasını zorunlu kılmadan zaman kazanmasını sağlar.

Eylem planınızı başlatmanın en iyi yolu bir şablonla başlamaktır ve sizin için doğru olanları sunduk. İşte gelecekteki proje organizasyonunuzu ilham almak için eylem planı şablonları örnekleri.

Eylem planı nedir?

Eylem planı şablonu, bir projenin başarısını sağlamak için gereken görevleri ve adımları ana hatlarıyla belirtmenin kısa bir yoludur. Bu, projeniz için bir “yapılacaklar” listesidir. Etkin bir şekilde, projenizin hedeflerine belirtilen bir tarihte ulaşması için gereken görevlerin veya adımların bir ana listesini oluşturuyorsunuz. Bu görevler daha fazla ayrıntı için alt görevlere indirgenebilir. Bu belgeyi bir proje başlangıcında sunarak paydaşlara projenin genel görünümünü sağlayabilir, böylece neyin geleceği ve onlardan ne beklenildiği hakkında net bir beklentileri olur.

Bir eylem planının amacı nedir?

Eylem planı, projenizin genel organizasyonunu ve iletişimini destekler. Bir eylem planı oluşturmayı projenizin içindekiler tablosu gibi düşünebilirsiniz. Bir İTG, bir kitabın bölümlerini ana hatlarıyla belirtir – her proje görevini veya aşamasını bir bölüm olarak düşünün. Bir proje zaman çizelgesinden ya da brifinginden farklıdır çünkü tamamlanması gereken görevler temelinde projeyi ana hatlarıyla belirtir, tarih veya ölçütler değil. Son tarihler ve ölçütler eylem planınızda referans alınabilir, ancak onu yönlendirmez. Bir projeye başladığınızda sağlam bir plan oluşturmanız, her şeyin düzgün yürümesine yardımcı olacaktır. İşte bir eylem planına sahip olmanın faydaları:

• Paydaşlara proje için neyin yapılması gerektiği ve ne zaman hedeflenen proje hedeflerini karşılamak için net ve özlü bir yön sağlar.
• Projeye ait hedeflerinizi kolayca erişilebilen bir yerde kaydetmek, nihai hedefe odaklanmayı ve motive olmayı kolaylaştırır.
• Eylem planını proje ilerlemesini izlemek ve hedeflerinize ulaşabilmek için yapmanız gereken her şeyi yaptığınızdan emin olmak için kullanın.
• Proje görevlerinin ana listesini oluşturmak, ilk neyin yapılması gerektiğini önceliklendirmeyi ve neyin “yumuşak bir başlangıç” olarak daha sonraki bir tarihte gözden geçirilebileceğini kolaylaştırabilir.
• Tüm ekibiniz sorumluluklarının hesabını tutar.

Bir eylem planının 5 adımı nedir?

Eylem planınızı oluşturmaya başlarken aklınızda tutmanız gereken beş adım vardır. Projede planlama aşamasındaysanız, projenizin neyi başarmayı hedeflediğine dair bir hedefiniz veya amacınız olmuştur. Şimdi, bu hedefleri yapılabilir ve ölçülebilir görevlere dönüştürün.

Bir görev listesi oluşturduktan sonra, hedef tarihleri belirlemeniz gerekir. Her son tarihe mümkünse biraz esneklik vermeye çalışın. Bu süre, proje boyunca herhangi bir aksaklık veya gecikmeler için hesaplanır, yine de projeyi doğru yolda tutar. Eylem planınızın sonunda, proje paydaşlarına projenin anlaşılmasını pekiştirmek için bir kaynak koleksiyonu sağlayın.

Her proje farklıdır, ancak bu basit adımları kabaca takip ederek, bir eylem planına sahip olacaksınız. Her bir adımı biraz daha yakından inceleyelim.

Bir eylem planı nasıl yazılır?

Boş bir sayfadan başlayacak bir şey başlatmanın korkutucu olduğunu biliyoruz. Bu nedenle eylem planlarımızı bir şablondan başlatmayı tercih ediyoruz. İçinde istediğiniz tüm bölümleri barındırır ve tamamen özelleştirilebilir.

1. Akıllı hedefler belirleyin

Muhtemelen “Akıllı hedefler” terimini profesyonel kariyeriniz boyunca bir kere ya da iki kere duymuşsunuzdur. “Akıllı” belirli, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve zaman bazlı hedeflerdir – kolayca ölçülüp değerlendirilebilen somut hedeflerdir. Bir projeye fluluğu veya belirsiz hedeflerle başlamak, daha sonra kafa karışıklığına neden olabilir. Açık proje iletişimi, herkesin aynı sayfada olduğunu garanti ederek ekip moralini artırır.

2. Görevleri ve eylemleri belirleyin

Artık akıllı hedeflerinizi belirlediğinize göre, her hedefi başarmak için gereken görevlere dalalım. Bu noktada, nihai hedeften başlayıp geriye doğru çalışmak yararlıdır. Ne elde etmek istediğinizi biliyorsunuz. Bir sonraki adım, oraya ulaşmak için neler olması gerektiğini kendinize sormaktır. Ekibinizi ve onların uzmanlıklarını dikkate alarak, görevleri onların güçlü yönlerine göre oluşturun ve atayın. Tamamlanması gereken görevlerin bir fikrini edindiğinizde, ekibinizle paylaşmak için bir ana liste oluşturun.

3. Zaman çerçevesini ve mile taşlarını belirleyin

Görev listeniz elinizdeyken, projenizi tamamlamak için neyin gerekli olduğu açıkça görünmektedir. Bu görevlerin her birine bir son tarih atamak için üçüncü adım. Belki de zaten bir proje zaman çizelgesi şablonunuz vardır. Eğer öyleyse, şimdi daha önce yaptığınız çalışmaları devreye sokmanın tam zamanıdır. Her bir görevi tamamlamak için gerekli süreye dayalı olarak görevleri aralıklı bir şekilde yerleştirin, ideal olarak birkaç gün fazladan süre de ekleyin. Belirlediğiniz son tarihle birlikte ekibinizle denetim yapmayı unutmayın, böylece her paydaşın iş yüküne uymaktadır.

4. Kaynakları belirleyin ve kullanın

Eylem planı şablonu, proje kaynaklarının barınması adına iyi bir yerdir. Bunlar, eki belgeler, dış referanslara bağlantılar veya ekibinizi destekleyip bilgilendirmek için görsel bileşenler içerebilir. Genel bir kural: ekibinizi bir anda çok fazla bilgi vermekten kaçının. Proje genel bakışı ile başlayın ve ardından en alakalı bölümlere derinlemesine inmelerini sağlayın. Proje bileşimi bile başlamadan önce paydaşları aşırı bilgi yükü ile karşı karşıya bırakmanıza gerek yok. Ekibinizin görevlerinde başarılı olmaları için ihtiyaç duyduğu bilgileri sağlayın. 

5. Değerlendirin, ölçün ve geliştirin

Projenizi ilerledikçe nasıl değerlendirecek ve ölçeceksiniz? Ekibinizle düzenli kontrol ve projenin durumunu belirlemek, projenin ilerlemesini konektif olarak ayarlamanıza yardımcı olabilir. Dönem dönem küçük değişiklikler, uzun vadeli proje yaşam döngüsünde büyük etki yaratabilir. Projenizin ilerlemesini çeşitli ölçütlerde değerlendireceğiniz metrikleri belirleyin, ardından bulgularınıza göre projede değişiklik yapmaya izin verin.

Word ve Excel için eylem planı örnekleri

Ekibinizin çalışma şekline bağlı olarak, sizin için en iyi çalışacak bir eylem planı şablonu vardır. Bir şablon ile başlamak, zamanınızı ve enerjinizi tasarım sürecinden kurtararak, boş bir belgenin yerleşimi hakkında düşünmeden kurtarır. Artık bir eylem planı şablonunuz olduğunda, gelecekteki projeler için de saklayabilirsiniz. Tüm takım veya organizasyon genelinde paylaşarak herkesin zamanını kazanmasına yardımcı olun.

Projenizi 12+ ücretsiz eylem planı şablonu ile başlatın

Seçebileceğiniz birçok eylem planı şablonu var. Proje bilgilerinizi nasıl düzenlemek istediğinizi nihai hale getirmeden önce, bu örneklere ve ücretsiz eylem planı şablonlarına bir göz atın. Her biri tamamen özelleştirilebilir. Basitçe orijinal şablon belgesinin bir kopyasını oluşturun ve düzenlemeye başlayın. Şablonu PowerPoint, PDF, Excel tabloyu, Google Slayt ve daha fazlası olarak dışa aktarabilirsiniz – projelerinizin ihtiyaçlarını en iyi şekilde destekleyen her türlü ortamda.

‍