9 Free Excel Project Management Templates & Examples

Uzun elektronik tablolar, defterler arasında dağınık yüzlerce not ve önemli proje kararlarının dolu bir gelen kutusunda kaybolduğu günler geride kaldı. Her projenin hızlı bir başlangıç yapabilmesi için net, kesin proje iletişimi gerektirir. Doğru proje yönetim araçları ve şablonları ile hedeflerinize kolayca ulaşacaksınız.

Belirli türlere veya proje aşamalarına uygun dokuz Microsoft Excel şablonu oluşturduk. Proje giderlerinizi takip etmek için bir yere mi ihtiyacınız var ve bütçenizde kalmaya özen mi göstereceksiniz? Belki de ekibinize göndereceğiniz hızlı haftalık durum raporu güncellemeleri için bir şablon ihtiyacınız vardır. Zamanlama, bütçeleme ve izleme işlemleriniz bu şablonlarda bir arada bulunarak tüm proje ile ilgili bilgilere merkezden erişim sağlayabilir. Süreci sadeleştirecek ve kritik fırsatları kaçırma riskinizi azaltacaksınız. Onlara aşağıdan göz atabilirsiniz.

Proje takip şablonu

Proje durum raporlarınız e-postalar ile gelsin ya da bir toplantıda sunulsun, organize kalmak istersiniz ki güncellemeleriniz yolda kalsın. Bu proje durum takip şablonuna güncellemeleri girerek kendinizin ve ekibinizin zaman kazanmasını sağlayabilirsiniz. Ekibiniz hangi kilometre taşlarını başardı? Bu kişileri öne çıkararak onları övmek için. Ele alınması gereken herhangi bir risk ya da sorun var mı? Potansiyel engelleri belgelendirmek ve çözümler sunmak için burasıdır belgelemek için bir yerdir. Güncellemeleri ekibinize ve şirket liderliğine vermek için proje takip şablonunu kullanın.

Bu şablonu bir adım ileriye taşıyarak gelecekte referans için arşivleyebilirsiniz. Nelerin yanlış gittiğini ve nelerin iyi çalıştığını değerlendirebilirsiniz. Proje takip şablonları, sizin benzersiz iş vakasına göre özelleştirilebilir.

Proje görev listesi şablonu

Proje görev listesi şablonunuzu tüm görevlerin ve alt görevlerin yüksek düzeyde bir görünümü olarak düşünün. Görevleri, aşamaları ile paralel parçalara ayırın. Görevleri, paydaşlarını, son tarihleri ve öncelikleri listeleyin. Paydaşlara proje görev güncellemelerini bırakmaları için erişim verin, başlangıç ve bitiş tarihleri, tamamlanma yüzdesi ve işin bittiği zamanı dahil edin. Bu şablonu, hangi kaynağın kimin sorumlu olduğunu belirten yetkili kaynak olarak ele alın. Soruları olan paydaşlar, sorularını yanıtlayacak birini bulmak veya yakın işbirliği yapacakları kişiyi öğrenmek için bu belgeyi referans alabilir.

Proje görev listesi şablonuyla yaratıcılığınızı konuşturun, ilerlemeyi karşılaştırmak ve küçük zaferleri vurgulamak için proje planınızla yan yana tutun.

Eylem maddeleri listesi şablonu

Her bir proje, kilometre taşlarına ve son hedeflere ulaşmak için gerekli öncelikli eylem maddelerinin bir listesine sahiptir. İş akışınıza bir eylem maddesi şablonu tanıtmak, bu eylem maddelerinin görsel bir temsilini sağlar. Şablonunuzda, bu eylem maddelerini yüksek, orta veya düşük öncelik olarak tanımlayabilirsiniz. Son tarihleri ve sorumlu paydaşları listeleyebilirsiniz. Projenizin kapsamına bağlı olarak, eylem maddeleri listesi ya projenin bir aşaması için düzenlenebilir ya da bir ekibin görevlerine tahsis edilebilir.

Eylem maddesi şablonu, hangi görevlerin diğer görevlerin tamamlanmasına bağlı olduğunu göstermek için iyi çalışır ve görevlerin projenin başlangıcından sona nasıl bağlı olduğuna dair bir liste görünümü sağlar.

Gantt grafik şablonu

Görsel öğrenicilerden oluşan bir ekibiniz varsa, sizin için işe yarayabilecek bir şablon burada. Gantt Çizelgesi, proje aşamalarını, paydaşları ve görevleri, yatay takvim görünümü üzerine yerleştirilmiş renkli çubuklar kullanarak görsel bir düzeltme sunar. Her ekip veya bireysel paydaş için bir renk seçebilirsiniz. Görevlerin projeye ait zaman çizelgesindeki ilerleyişini görebilirsiniz. Ayrıca görevleri daha geleneksel bir sıralamayla gösteren bir liste görünümü de olabilir.

Bu iki düzeni bir kombinasyon halinde kullanmak, her paydaşın projeyi kendi anlamlandırdığı şekilde takip etmesine yardımcı olabilir. Tipik bir liste görünümü cazip değilse, proje takibiniz için daha göz alıcı bir tasarım seçeneği sunun.

Proje yönetim bütçe şablonu

Büyük ya da küçük neredeyse her projede bir bütçe vardır. Bir projenin bütçesi, potansiyel hatalar veya iletişim eksiklikleri için kesinlikle doğru bir yer değildir. Projeler boyunca masrafları takip etmek önemlidir, böylece sonunda yüksek beklenmeyen faturalarla karşılaşılmaz. Projenin başlangıcında, beklenen masrafları şablon içerisinde düzenleyin. Onları projenin aşamasına, ekibe veya projeniz için mantıklı olan diğer unsurlara göre bölün. Sonrasında, şablonu çeşitli giderleri takip etmek için bir rehber olarak kullanın ve bunların projelerinizle uyumlu olduğundan emin olun.

Bu, bütçenizde kalıp kalmadığınızı hızlı ve kolay bir şekilde bilmenin bir yoludur. Ayrıca, öngördüğünüzden fazla harcama riskiyle karşı karşıya kaldığınızda, hemen uyarılırsınız. Standart bir bütçe şablonunu kullanmak, finansal beklentilerinizi ekibe açık bir şekilde iletmenize yardımcı olur.

Kritik yol şablonu

Görevler arasında doğrudan bağlantılar gösteren farklı türde bir görsel temsil arayanlar için, bir kritik yol yöntemi şablonu tam size göre olabilir. Bu şablon, başlangıçtan sona kadar devam eden dairelerden (proje görevleri veya kilometre taşları) oluşan bir diziyi temsil eder; Her ekip veya ilgili görev dizisi için çıkıntıları olabilir. Tüm bu şekilde ayrıntılarıyla tanımlandığında, kritik yol yöntemi görevler ve kaynakların bir ağını andırır.

Bu Excel proje yönetimi stili, ekip verimliliğini artırmak için idealdir. Tamamlanması gereken her aşama için gerekli görevlerin ağ diyagramını net bir şekilde gösterir. Yüksek öncelikli ve düşük öncelikli görevler böyle işaretlenebilir. Bu düzen, son tarihleri planlama ve bir proje zaman çizelgesi geliştirme konusunda da yardımcı olabilir.

Burndown grafik şablonu

Bir burndown grafiği, yatay çizgi (x ekseni) projenin zaman çizelgesini ve dikey çizgi (y ekseni) tamamlanması gereken iş miktarını temsil eden normal bir grafik görünümündedir. Her çizginin üzerindeki noktalar, süreç boyunca kilometre taşlarını veya aşamaları temsil etmek için kullanılır. Bu şablon, proje planınızla el ele çalışır. Proje zaman çizelgesinin yüksek düzeyli bir görünümüdür ve proje belgeleri ve hedeflerinin desteklenmesine yardımcı olur.

Burndown grafik şablonlarını iki çizgiyle sıkça göreceksiniz, biri ideal zaman çizelgesini ve diğeri gerçek zaman çizelgesini temsil ediyor. Projenin sonunda, bu iki çizgiyi karşılaştırarak projenin ilerleyişinin orijinal hedeflerle nasıl bir arada durduğunu görebilirsiniz.

Proje yönetim gösterge paneli şablonu

Bir proje gösterge paneli, proje yönetimi için en tanıdık düzenlerden biri olabilir. Bu panel, her bireysel kullanıcıya özgü görevlerini ve bu görevlerin daha geniş ölçekte projeye nasıl uyduğunu göstermeye göre ayarlanabilir. Burada farklı türdeki şablonları alabilir ve hepsini bir arada depolayabilirsiniz. Gösterge panelini, yaklaşan son tarihleri, potansiyel sorun alanlarını ve proje durumunu hızla değerlendirmek için görev koleksiyonlarına bölümlerine ayırın.

Gösterge panelleri, anahtar performans göstergelerini ve proje durumunu çeşitli ortamlar aracılığıyla iletişim kurmak için etkilidir. Örneğin, hangi görevlerin zamanında ve hangi görevlerin geriye düştüğünü göstermek için bir çubuk grafiği kullanın. Her paydaşın iş yüküne ve her görev için harcanan zamanın ne kadar olduğuna dikkat edin. Bir proje gösterge paneli şablonu, tüm proje istatistikleri ve metrikleri için kapsamlı bir yer olabilir.

Proje yol haritası şablonu

Bu yüksek düzeyde proje yol haritası, proje zaman çizelgesi, aşamalar, hedefler ve sonuçların özlü bir listesi, özetleri ve grafiklerini içermektedir. Herhangi bir şekilde görsel ya da yazılı yoğunluk derecesinde olmasını isterseniz, anahtar proje unsurlarını belirleyin. Proje yol haritası şablonunuzu aşamalara ayırın. Her aşamaya, o aşamada ilgili görevler listesini veya tanımını sağlayın.

Bu şablonu projenin kavramsal aşamasının ilk adımlarından biri olarak düşünün. Siz ve ekibiniz, ilk beyin fırtınasını gerçekleştirmeli, hedeflerinizi belirlemeli ve arzularınızı ismen ortaya koymalısınız. Artık, bu bilgiyi tüm paydaşlara iletmeniz gerekiyor. Bu proje yol haritası şablonunda, görsel unsurları kısa metinlerle bir araya getirerek projenizin planını iletişim kurabilirsiniz.

Excel proje yönetim şablonlarının faydaları

Proje yönetimi şablonlarının kullanımı, her büyüklükteki bireylere ve organizasyonlara sayısız fayda sağlayabilir. Şablonlar, projeleri yönetmek için standart bir çerçeve sağlayarak, proje yaşam döngüsü boyunca tutarlılık, açıklık ve hesap verebilirliği güvence altına alır. Ayrıca, projeleri sıfırdan belgelemek zorunda kalmadan zaman ve çaba tasarrufu sağlarlar. Excel şablonları, projenizin özel ihtiyaçlarına göre özelleştirilebilir ve proje planlaması, yürütülmesi ve izlenmesi için başlangıç noktası sağlar.

Şablonlarla, proje yöneticileri ilerlemeyi daha iyi takip edebilir, potansiyel sorunları ve riskleri tanımlayabilir ve planları buna göre ayarlayabilir. Şablonlar, proje paydaşları arasında işbirliği ve iletişimi özendirir çünkü bilgi paylaşımı için açık ve net bir yapı sağlar. Genel olarak, proje yönetimi şablonları organizasyonların proje yönetimi süreçlerini sadeleştirmesine, proje sonuçlarını iyileştirmesine ve genel ekip performansını artırmasına yardımcı olabilir.

‍

‍