How to Write a Project Brief

Proje paydaşlarına ihtiyaç duydukları proje ile ilgili tüm bilgileri nasıl sunuyorsunuz? Slack ve e-postalarda yapılan ad hoc mesajlar yeterli olmayacak. Proje iletişiminin resmi bir yöntemi olmaması, ekibinizin bilgilerini eksik bırakır ve bu, projede geri kalmalara neden olur. İhtiyacınız olan, paydaşların proje boyunca başvurabileceği tek bir bilgi kaynağıdır ve okudukları bilgilerin güvenilir olduğunu bilmeleridir. 

Ekibinizin proje bilgisini hazırlayın. Bu, tüm proje bilgilerini içerecek tek bir yerdir – özet, proje başarısını tanımlamak için kullanılan temel metrikler dahil. İsmi belirtildiği gibi, bunu kısa ve öz tutmaya çalışın. Bu, herhangi bir projenin merkezindeki bilgileri yakalama ve saklama için özlü bir yoldur. Bir proje bilgisini bir sonraki projenize nasıl dahil edeceğinizi ve aşağıdaki indirilebilir şablonu almayı öğrenmek için okumaya devam edin.

Proje bilgisi nedir?

Bir proje bilgisi, projenizin hızlı bir özetidir. Bu, okuyucuların projenin ne, neden, ne zaman ve nasıl olduğunu anlamaları için gerekli bağlamsal bilgileri içerir. Paydaşlar, hedefler, metrikler, zaman çizelgeleri ve projeye ilişkin diğer her şey bültenin içinde listelenebilir. Bülteni, temel proje bilgilerini toplamak için özlü ve sindirilebilir bir yol olarak düşünün, ekibinizle kolayca dağıtmak için. 

Bülten, projenizin başlangıç noktasıdır. Bu, paydaşlara temelleri sunar ve onlara önerilerde bulunma veya sorular sorma daveti çıkarır. Bir proje bülteni, projenin bitiş hedefini ve organizasyonun genel hedefleriyle nasıl bağlantı kurduğunu göstererek şirket liderliğine proje sunumunu yardımcı olabilir. Projenize bir bülten ile başlayın ve göreceksiniz:

• Proje iletişiminde bir iyileşme
• Sadeleşmiş proje yönetimi
• Paydaş işbirliği için kapılar açar
• Bilgilendirilmiş ve destekleyici liderlik
  

Bir bülten, bir projenin temelidir. Bir kez oluşturulduğunda, proje bilgisi süreçteki her bölüm için ayrıntılı gerekliliklere dayalı olarak genişleyebilir. Diğer belgelerin paragraflarına bağlantı verin, destekleyici proje başarısı için videolar veya grafikler ekleyin.

Bir proje bülteni neyi içerir?

Bir proje bülteninin avantajı, paydaşlara iletmek istediğiniz proje ile ilgili bütün bilgileri iletişim fırsatı sunmasıdır. Örneğin, belki bir önceki projeye bir vaka çalışması bağlantısı aracılığıyla atıfta bulunmak veya bir paydaşın projenin anlaşılmasını destekleyen dış kaynakların listesiyle kapanış yapmak isteyebilirsiniz. Hepsini yapabilirsiniz. Genel kural, ekibinizi bilgilendirmek için aşırı yük oluşturmamak adına mümkün olduğunca skimmable tutmaktır. 

Her bölümü birkaç özlü cümleyle ve ilgili iç veya dış kaynaklara bağlantılarla tutmayı deneyin. Noktalı listeler, grafikler ve tablolar, daha kolay okumak için metin bloklarını kırmaya yardımcı olabilir. Bir proje bülteninde sıkça bulunan bilgiler şunlardır: 

• Proje özeti
• Proje amacı
• OKR'ler ve teslimat
• Başarı göstergeleri
• Proje zaman çizelgesi
• Proje paydaşları ve ekipleri
• Proje hedef kitlesi
  

Proje bülteninizi biçimlendirmek için belirlenmiş bir yol yoktur, ancak paydaşlara gerekli bilgileri sağladığınızdan emin olmalısınız. Bir proje bülteni, proje iletişiminizin ve yönetiminizin başlangıcıdır. Bunu, başlangıç noktası ve proje boyunca referans olarak kullanın.

Bir proje bülteni nasıl biçimlendirilir

Proje bülteninizi ekibiniz için en uygun olacak şekilde biçimlendirin. Bir şablondan başlamak, bülteninizi oluşturmayı biraz daha kolaylaştırabilir. İşte bülteninizde neleri dahil edebileceğinize dair birkaç fikir. 

1. Proje özeti

Öncelikle: bir proje özeti. Projenin beklentilerini ve kapsamını vurgulayan birkaç ana cümle ile projeyi açıklayın. Buradaki bilgiler, projenin nedenini yanıtlamaya yardımcı olmalıdır. Projenin kapsamını öğrenmek için bağlam yaratabilecek herhangi bir arka plan bilgisi var mı? Proje hangi problemi çözmeyi hedefliyor? Burada yardımcı olabilecek herhangi bir bağlantı veya kaynağı dahil edin. Bu cevapları bir sonraki bölüme geçmek için kullanın.

2. Proje amacını tanımlayın

Projenin amacını misyon beyanı olarak düşünün. Amaç nedir? Hangi problemleri çözecek? Projenin uzun ve kısa vadeli beklentileri nelerdir? Projenin bakımı için gelecekte yeniden yinelemelere ihtiyaç olacak mı? Proje amacı, ulaşılacak nihai hedeftir. Proje özeti ve amacı, bülteniniz daha belirli detaylara dalmadan önce sahneyi belirler. 

3. OKR'leri ve teslimatları belirleyin

Başlangıç proje beyin fırtınası sırasında, büyük olasılıkla temel sonuçları ve teslimatları özetlediniz. Burada ne kadar ayrıntılı olmayı isterseniz o kadar ayrıntılı olabilirsiniz. Bu bölümü, projeyi bölümlere ayırmaya ve her birine bağlı beklenen teslimatları açıklamak için kullanın. Proje hedeflerini ve teslimatlarını birbirine bağlayarak, sürecin her aşamasının toplam proje hedefine ulaşmaya nasıl yardımcı olduğunu gösterebilirsiniz. OKR'ler (hedefler ve ana sonuçlar), projenin başarısının nasıl ölçüleceğine dair bir çerçeve belirler.

4. Başarı nasıl ölçülecek tanımlayın

Projenizin başarısını en iyi şekilde ortaya koyan metrikleri seçmenizin önemli olduğu. Artan web sitesi trafiği, yeni müşteri sayısı veya artan tıklama oranı olup olmadığı, metriklerinizi projenin başlamasından önce belirlemeli ve proje süresince sürekli kontrol etmelisiniz. Paydaşlar projenin nasıl ölçüleceğini bildiğinde, işleri proje hedeflerine başarılı bir şekilde uyarlamaları daha kolay olur.  Paydaşlar projenin nasıl ölçüleceğini bildiğinde, çalışmalarını proje hedeflerine ulaşacak şekilde daha iyi uyarlayabilirler. 

5. Proje zaman çizelgesini iletin

Projenizin zaman çizelgesi en önemli unsurlardan biridir. Sonuçta, belirsiz bir zaman çizelgesi içinde bir projenin başlamak mümkün değildir. Proje zaman çizelgesi, her proje aşamasının uzunluğunu ve teslimatların ne zaman bitmesi gerektiğini bildirir. Proje zaman çizelgenizi oluştururken, nihai tamamlama tarihinden geriye doğru çalışmayı deneyin. Zaman çizelgesini oluştururken referans almanız için tüm teslimatların, kilometre taşlarının ve tahmini görev sürelerinin listesini hazırda bulundurun. Her aşama için ihtiyaç duyduğunuzdan biraz daha fazla zaman vermeyi düşünebilirsiniz. Bu şekilde, olası geri kalmalar tüm projenizi yoldan çıkarmayacaktır. 

6. Paydaşları ve ekipleri dahil edin

Paydaşlar, projenin her aşaması hakkında kiminle iletişim kuracağını bildiklerinde, verimliliği artırır ve sürekli huzursuzlukları önler. Her bir proje paydaşı kendi alanında uzmandır - bu kişilerden her birini proje bültenine not edin. Eğer herkes, sorularını kime yönlendireceğini veya kiminle işbirliği yapacağını biliyorsa, herkes zaman kazanır. 

7. Hedef kitleyi tanımlayın

Her projenin ulaşmaya çalıştığı birisi vardır. Bu kitleyi tanımlayarak proje bülteninizi kapatın. Proje kimin için? Bu, muhtemelen projenin amacıyla yakın bir ilişki içinde olacaktır. Bu, muhtemelen projenin amacına yakın bir şekilde uyumlu olacaktır.

Bir proje bülteni, proje özeti ve yürütme özeti arasındaki farklar nelerdir?

Basitçe söylemek gerekirse, proje bülteniniz projenin ve tüm hareketli parçalarının kuşbakışı görünümüdür. Bu, bir paydaşın proje hakkında bilmesi gereken her şeyin kısaltılmış bir versiyonudur. Bir proje bülteni, projede kullanabileceğiniz tek bilgi kaynağı değildir. Bir proje bülteninin neleri kapsadığını okuduktan sonra, projenin belgeleri ve bunların nasıl farklı olduğuyla ilgili başka bilgiler aramaya başlayabilirsiniz. Proje özetlerine ve yürütme özetlerine bir göz atın. 

Proje özeti

Bir proje bülteni gibi her bölümün özetine değinmek yerine, bir proje özeti tek bir konuya odaklanır: özet. Projenin geçmişi, ele aldığı herhangi bir problem, projenin neden oluşturulduğu ve neyi başarması gerektiği ile ilgilidir. Bir proje özeti, her bir proje aşaması hakkında birkaç cümle ve bu aşamaların genel proje hedefini nasıl etkileyebileceğine dair bilgi verebilir. Bu, projenin nedenini ve içeriğini derinlemesine bir incelemedir. 

Yürütme özeti

Bazı açılardan benzer olsa da, bir yürütme özeti, proje özeti ve proje bülteninden farklılık gösterir. Bir yürütme özeti genellikle şirket liderliği tarafından, projenin önemli iş noktalarına vurgu yapmak için yazılır. Bir projenin şirket hedefleri ve amaçlarıyla daha büyük resme nasıl oturduğunu tanımlar. Burada kayıtlı bilgi genellikle hızlı ve öz olup, tüm paydaşlar için okunması kolaydır. Nokta atışları veya kısa paragraflar yaygındır. Yürütme özeti de ‘neden' sorusunu yanıtlar, ancak bunu liderlik perspektifinden yapar. 

Bir proje bülteni proje yönetiminde neden önemlidir?

Bir proje bülteni projenin tonunu belirler. Bunun bilgiyi nasıl ilettiği ve o bilginin tek bir referans noktası haline gelmesi, genel proje yönetimini destekler. Paydaşlar, eski e-postalara, Slack mesajlarına veya konuyla ilgili uzmanlardan sorularına yanıt almak için daha az zaman harcamalıdır. Proje şeffaflığını artıracak ve bilgi eksikliğinden kaynaklanan engelleri ortadan kaldıracaktır. 

Bir proje bülteni, dahil olan herkesin ne olduğunu, ne zaman olduğunu ve her aşama için kimin sorumlu olduğunu bilmesini sağlar. Bu hem projenin çerçevesi hem de temel proje iletişimi için bir iletişim aracı görevi görür. Bir projenin verimli ve etkili olmasını sağlayan arka plan bilgilerini sağlar. 

Proje bülteni örneği

Kısaca, bir proje bülteni şablonu, tüm proje bilgilerinizi tek bir elverişli konumda yakalamanıza yardımcı olabilir. Proje ihtiyaçlarınızı ve beklentilerinizi belgelerken başlamak için aşağıdaki indirilebilir şablonun kendi kopyanızı oluşturarak başlayın.