How to Write a Project Brief

Як ви можете надати всім зацікавленим особам всю необхідну інформацію про проект? Повідомлення через Slack та електронну пошту, ймовірно, не підійдуть. Відсутність формального методу комунікації створює прогалини у знаннях вашої команди, що призводить до затримок у проекті. Що вам потрібно, так це єдине джерело інформації, на яке зацікавлені особи можуть посилатися під час усього проекту і знати, що інформація, яку вони читають, є надійною. 

Залучіть проектну декларацію своєї команди. Це єдине місце для зберігання усієї інформації про проект – від резюме до ключових показників, які використовуються для визначення успішності проекту. Як і випливає з назви, намагайтеся тримати це коротко і зрозуміло. Це лаконічний спосіб записувати та зберігати інформацію в серці будь-якого проекту. Продовжуйте читати, щоб дізнатися, як включити проектну декларацію у ваш наступний проект і отримати завантажуваний шаблон нижче.

Що таке проектна декларація?

Проектна декларація – це короткий огляд вашого проекту. Вона містить контекстуальні знання, необхідні читачам, щоб зрозуміти що, чому, коли і як проекту. Зацікавлені особи, цілі, показники, терміни, а також будь-які інші аспекти, пов’язані з проектом, можуть бути зазначені в декларації. Подумайте про декларацію як про стиснутий і зрозумілий спосіб запису основної інформації про проект для легкого розподілу серед вашої команди. 

Декларація – це точка відправлення для вашого проекту. Вона надає зацікавленим особам основну інформацію та запрошує їх зробити пропозиції або задати запитання. Проектна декларація може допомогти представити проект керівництву компанії, оскільки вона демонструє кінцеву мету проекту та як вона співвідноситься з загальними цілями організації. Розпочніть проект із декларації, і ви побачите:

• Покращення комунікації в проекті
• Оптимізоване управління проектом
• Відкриті можливості для співпраці зацікавлених осіб
• Інформоване та підтримуюче керівництво
  

Декларація – це основа проекту. Коли вона створена, інформація про проект може розширитися на основі детальних вимог для кожної частини процесу. Посилання на інші документи, включаючи відео або графіку, або на що-небудь інше, що підтримуватиме успіх вашого проекту.

Що включено в проектну декларацію?

Перевага проектної декларації полягає в тому, що вона дозволяє вам спілкуватися з зацікавленими особами про будь-яку інформацію, пов’язану з проектом, яку ви хочете. Наприклад, можливо, ви хочете посилатися на попередній проект через посилання на дослідження випадків або завершити список зовнішніх ресурсів, щоб підтримати розуміння проекту зацікавленими особами. Ви можете зробити все це. Загальне правило - тримати це максимально зручним для перегляду, щоб уникнути перевантаження вашої команди інформацією, перш ніж проект офіційно розпочнеться. 

Спробуйте зберігати кожен розділ в кількох стиснутих реченнях із посиланнями на пов’язані внутрішні чи зовнішні джерела. Маркіровані списки, графіка та діаграми можуть допомогти розбити блоки тексту для більш легкого читання. Інформація, яку ви зазвичай знайдете в проектній декларації, включає: 

• Резюме проекту
• Мета проекту
• OKR та результати
• Індикатори успішності
• Графік проекту
• Зацікавлені сторони та команди проекту
• Аудиторія проекту
  

Хоча немає прописаного способу форматування вашої проектної декларації, ви повинні переконатися, що надаєте зацікавленим сторонам необхідну інформацію. Проектна декларація – це старт вашої комунікації та управління проектом. Використовуйте її як відправну точку та для довідки протягом усього проекту.

Як форматувати проектну декларацію

Форматуйте свою проектну декларацію так, щоб це було найбільш логічно для вашої команди. Початок з шаблону може полегшити створення вашої декларації. Ось кілька ідей, що включити в свою декларацію, щоб допомогти вам почати. 

1. Резюме проекту

По-перше: резюме проекту. Поясніть проект у кількох ключових реченнях, що охоплюють очікування та обсяг проекту. Інформація тут повинна допомогти дати відповідь на «чому» проекту. Чи є якась довідкова інформація, яка могла б допомогти зрозуміти проект для тих, хто тільки починає знайомитися з ним? Яку проблему намагається вирішити проект? Включіть будь-які посилання або ресурси, які можуть бути корисними. Використовуйте ці відповіді для переходу до наступного розділу.

2. Визначте наміри проекту

Подумайте про наміри проекту як про його місію. Яка мета? Які проблеми буде вирішувати? Які очікування проекту, як в короткостроковій, так і в довгостроковій перспективі? Чи потребуватимуть майбутні ітерації проекту підтримки? Намір проекту – це кінцева мета. Разом резюме проекту та наміри задають сцену перед тим, як ваша декларація зануриться в більш конкретні деталі. 

3. Окресліть OKR та результати

Під час вашого початкового мозкового штурму проекту ви, напевно, окреслили ключові результати та результати. Ви можете деталізувати все це в тій мірі, в якій вважаєте за необхідне. Використовуйте цей розділ, щоб почати розбивати проект на секції та очікувані результати, пов'язані з кожною з них. Ви можете зв’язати цілі проекту та результати, щоб показати, як кожен крок процесу сприяє досягненню загальної мети проекту. Ваші OKR (цілі та ключові результати) складають основу для вимірювання успіху під час проекту.

4. Визначте, як буде вимірюватися успіх

Важливо, щоб ви вибрали показники, які найкраще продемонструють успіх вашого проекту. Чи це підвищення трафіку на вебсайті, кількість нових клієнтів або збільшення показника клікабельності, ваші показники повинні бути визначені до початку проекту, щоб ви могли регулярно перевіряти їх протягом проекту. Визначте свої показники під час етапу мозкового штурму та наведіть їх у своїй проектній декларації. Коли зацікавлені особи знають, як буде вимірюватися проект, вони можуть краще адаптувати свою роботу до досягнення цілей проекту. 

5. Комунікуйте графік проекту

Одним з найважливіших елементів вашого проекту є графік. Врешті-решт, ви не можете розпочати проект у рамках невизначеного графіку. Графік проекту інформує про тривалість кожної фази проекту та коли очікуються завершення результатів. При створенні вашого графіка проекту спробуйте працювати у зворотному напрямку від вашої кінцевої дати завершення. Майте на руці список усіх результатів, віх та орієнтовну тривалість завдань для довідки під час створення графіка. Подумайте, щоб дати собі трохи більше часу, ніж ви оцінюєте, що вам потрібно для кожної фази. Так ви збільшите шанси, що можливі затримки не зірвуть увесь ваш проект. 

6. Включіть зацікавлених осіб та команди

Коли зацікавлені особи знають, з ким спілкуватися про кожну фазу проекту, це оптимізує продуктивність і усуває постійні запитання. Кожен зацікавлений у своєму секторі є експертом – вкажіть на кожну з цих людей у проектній декларації. Якщо всі знають, до кого звертатися за запитаннями або з ким вони співпрацюватимуть, усі зекономлять час. 

7. Визначте аудиторію

Кожен проект має когось, до кого намагаються звертатися. Незалежно від того, чи це рекламна кампанія, призначена для підвищення обізнаності про бренд та залучення потенційних нових клієнтів, чи оновлення продукту, яке задовольняє запити поточних клієнтів, завжди є хтось з іншого боку проекту, хто виграє від його результату. Закінчіть свою проектну декларацію, визначивши цю аудиторію. Для кого проект? Це, ймовірно, тісно пов'язане з наміром проекту.

У чому відмінності між проектною декларацією, резюме проекту та виконавчим резюме?

Простими словами, ваша проектна декларація – це загальний огляд проекту та всіх його рухомих частин. Це скорочена версія всього, що потрібно знати зацікавленим особам про проект. Проектна декларація не є єдиним джерелом інформації, яке ви можете використовувати в проекті. Після того, як ви дізнались, що входить до проектної декларації, ви можете задаватися питанням про інші документи проекту та як вони відрізняються. Ознайомтеся з резюме проектів та виконавчими резюме. 

Резюме проекту

Замість того, щоб торкатися кожної частини проекту в загальному огляді, як це робить проектна декларація, резюме проекту зосереджується на одному аспекті: резюме. Воно включає в себе фон проекту, будь-які проблеми, які це питання, чому проект було створено, і що він очікує досягти. Резюме проекту може включати кілька речень, що стосуються кожної фази проекту та того, як ці фази очікується вплинути на загальну мету проекту. Це всебічний закулісний погляд на причини і цілі проекту. 

Виконавче резюме

Хоча в деяких відношеннях подібне, виконавче резюме відрізняється від резюме проекту та проектної декларації в способі передачі проектної інформації. Виконавче резюме зазвичай пишеться керівництвом компанії, щоб висвітлити ключові бізнес-пункти проекту. Воно визначає, як проект вписується в більшу картину цілей та завдань компанії. Записана тут інформація зазвичай є короткою та до справи, що робить його легким для читання всім зацікавленим особам. Маркировані пункти або короткі абзаци – звичайна практика. Виконавче резюме також відповідає на запитання «чому», але з перспективи керівництва. 

Чому важлива проектна декларація в управлінні проектами?

Проектна декларація задає тон проекту. Спосіб, у який інформація подається і стає єдиною точкою посилання для цієї інформації, підтримує загальне управління проектом. Зацікавлені особи можуть витратити менше часу на пошук старих електронних листів, повідомлень Slack або запитів до експертів для відповідей на свої запитання. Ви підвищите прозорість проекту та усунете будь-які бар'єри через нестачу знань. 

Проектна декларація означає, що всі учасники знають, що відбувається, коли це відбувається і хто відповідає за кожну фазу. Вона діє як ще один каркас для проекту та інструмент комунікації для основної проектної комунікації. Це довідкова інформація, яка робить управління проектом ефективним та ефективним. 

Приклад проектної декларації

Коротше кажучи, шаблон проектної декларації може допомогти вам узагальнити всю інформацію про ваш проект в одному зручному місці. Створіть свою власну копію завантажуваного шаблону нижче, щоб почати документувати свої проектні потреби та очікування.