12+ Action Plan Templates, Example & How To

Một kế hoạch hành động là nền tảng của dự án của bạn. Nó giữ cho dự án đứng vững, với mỗi đốt sống là một nhiệm vụ hoặc bước để đánh dấu khi bạn tiến tới việc hoàn thành các mục tiêu dự án của mình. Đây là nơi bạn có thể tìm nguồn một danh sách nhiệm vụ chính cho sự tham khảo dễ dàng của bạn và nhóm của bạn. 

Trong bất kỳ dự án nào, lớn hay nhỏ, việc giữ cho kiến thức của bạn được tổ chức trong một địa điểm đáng tin cậy duy nhất mà các bên liên quan có thể dễ dàng truy cập là rất quan trọng. Điều này làm cho việc tìm kiếm thông tin dễ dàng hơn, giảm câu hỏi lặp lại đến các chuyên gia trong nhóm của bạn, và tiết kiệm thời gian cho toàn bộ nhóm của bạn bằng cách không buộc họ phải tìm kiếm qua một đống email để cập nhật dự án. 

Cách tốt nhất để bắt đầu kế hoạch hành động của bạn là với một mẫu, và chúng tôi chỉ có những mẫu cho bạn. Dưới đây là các mẫu kế hoạch hành động để truyền cảm hứng cho tổ chức dự án tương lai của bạn.

Kế hoạch hành động là gì?

Mẫu kế hoạch hành động là một cách ngắn gọn để phác thảo các nhiệm vụ và bước cần thiết cho sự thành công của dự án. Đó là danh sách “cần làm” cho dự án của bạn. Bạn đang xây dựng một danh sách master của các nhiệm vụ hoặc bước cần thiết để dự án đạt được các mục tiêu theo deadline đã đặt ra. Những nhiệm vụ này có thể được chia thành các nhiệm vụ phụ để cụ thể hơn. Bạn có thể trình bày tài liệu này tại một buổi khởi động dự án để cung cấp cho các bên liên quan một cái nhìn tổng quan về dự án, để họ có những kỳ vọng rõ ràng về những gì sắp đến và những gì họ cần phải làm.

Mục đích của một kế hoạch hành động là gì?

Kế hoạch hành động giúp tổ chức và giao tiếp tổng thể cho dự án của bạn. Bạn có thể tiếp cận việc tạo kế hoạch hành động như thể đó là mục lục của dự án của bạn. Mục lục phác thảo các chương của một cuốn sách - hãy nghĩ về mỗi nhiệm vụ hoặc giai đoạn của dự án như một chương. Nó khác với thời gian biểu dự án hoặc tóm tắt ở chỗ nó phác thảo dự án dựa trên các nhiệm vụ cần hoàn thành, thay vì ngày hoặc mốc thời gian. Trong khi các thời hạn và mốc thời gian có thể được tham chiếu trong kế hoạch hành động của bạn, chúng không hướng dẫn nó. Có một kế hoạch vững chắc khi bạn bắt đầu một dự án sẽ giúp mọi việc diễn ra suôn sẻ. Dưới đây là những lợi ích của việc có một kế hoạch hành động:

• Cung cấp hướng đi rõ ràng và ngắn gọn cho các bên liên quan, cho thấy chính xác những gì cần làm và khi nào để đạt được các mục tiêu dự án đã xác định.
• Giữ hồ sơ các mục tiêu dự án ở một nơi dễ truy cập giúp dễ dàng giữ tập trung vào mục tiêu cuối cùng và duy trì động lực.
• Sử dụng kế hoạch hành động để theo dõi tiến trình dự án và đảm bảo rằng bạn đang làm mọi thứ có thể để đạt được các mục tiêu trọng tâm.
• Có một danh sách chủ yếu về các nhiệm vụ của dự án có thể giúp bạn dễ dàng ưu tiên những gì cần phải thực hiện trước và những gì có thể được “khởi động nhẹ” để được xem xét lại sau.
• Toàn bộ đội ngũ của bạn vẫn có trách nhiệm với nhiệm vụ của họ. 

Năm bước của một kế hoạch hành động là gì?

Có năm bước cần lưu ý khi bạn bắt đầu xây dựng kế hoạch hành động của mình. Nếu bạn đang ở giai đoạn lập kế hoạch cho dự án của mình, bạn có thể đã có một mục tiêu hoặc mục đích trong đầu về những gì mà dự án của bạn đang hy vọng đạt được. Bây giờ, hãy chuyển những mục tiêu này thành các nhiệm vụ có thể hành động và đo lường được. 

Sau khi bạn đã hoàn thành danh sách nhiệm vụ, bạn cần đặt thời hạn cho các mục tiêu. Hãy cố gắng cho mỗi thời hạn một chút không gian nếu có thể. Thời gian này tính đến bất kỳ trở ngại hoặc trì hoãn nào có thể xảy ra, trong khi vẫn giữ cho dự án của bạn đi đúng hướng. Cuối cùng kế hoạch hành động của bạn, cung cấp cho các bên liên quan một bộ sưu tập tài nguyên để hoàn thiện hiểu biết của họ về dự án. 

Mỗi dự án đều khác nhau, nhưng bằng cách làm theo những bước đơn giản này, bạn sẽ có một kế hoạch hành động vững chắc trong thời gian ngắn. Hãy cùng xem xét kỹ từng bước một. 

Làm thế nào để tôi viết một kế hoạch hành động?

Chúng tôi hiểu rằng bắt đầu bất cứ điều gì từ một trang trắng là một điều đáng sợ. Đó là lý do tại sao chúng tôi chọn bắt đầu kế hoạch hành động từ một mẫu. Chúng bao gồm tất cả các phần mà bạn có thể muốn trong kế hoạch hành động của mình, với khả năng tùy chỉnh hoàn toàn. 

1. Đặt các mục tiêu SMART

Có lẽ bạn đã nghe cụm từ “mục tiêu SMART” được nhắc đến một lần hoặc hai lần trong suốt sự nghiệp của mình. “SMART” viết tắt cho Cụ thể, Có thể đo lường, Có thể đạt được, Liên quan và Thời gian - chúng là những mục tiêu cụ thể có thể đo lường và đánh giá được theo thành công. Bắt đầu một dự án với những mục tiêu dễ dãi hoặc không rõ ràng có thể dẫn đến sự nhầm lẫn sau này. Giao tiếp dự án rõ ràng đảm bảo mọi người đều cùng một trang và nâng cao tinh thần đội ngũ. 

2. Xác định các nhiệm vụ và hành động

Bây giờ bạn đã có các mục tiêu SMART của mình, hãy chắc chắn rằng đi vào các nhiệm vụ cần thiết để đạt được mỗi mục tiêu. Đây là lúc cần bắt đầu từ mục tiêu cuối cùng và làm ngược lại. Bạn biết điều gì bạn muốn đạt được. Tiếp theo, hãy đặt câu hỏi cho chính bạn về những gì cần xảy ra để đạt được điều đó. Xem xét đội ngũ của bạn và các chuyên môn của họ - tạo và phân công các nhiệm vụ dựa trên điểm mạnh của họ. Khi bạn đã có ý tưởng về những nhiệm vụ cần hoàn thành, hãy tạo một danh sách chính để chia sẻ với đội ngũ của bạn. 

3. Đặt thời gian biểu và các mốc thời gian

Với danh sách nhiệm vụ trong tay, bạn biết chính xác những gì cần thiết để hoàn thành dự án của mình. Bước ba là phân công một thời hạn cho từng nhiệm vụ này. Có thể bạn đã có một mẫu thời gian biểu cho dự án trước đó. Nếu có, bây giờ là thời điểm tốt để kết hợp với công việc bạn đã thực hiện trước đó. Phân bổ mỗi nhiệm vụ dựa trên thời gian mà nó có thể cần để hoàn thành, trong khi lý tưởng là thêm vài ngày dự phòng đề phòng trường hợp xảy ra. Đảm bảo kiểm tra với đội ngũ của bạn về các thời hạn mà bạn đã đặt để đảm bảo rằng các nhiệm vụ này phù hợp với khối lượng công việc của từng bên liên quan. 

4. Xác định và sử dụng các tài nguyên

Mẫu kế hoạch hành động là nơi tốt để lưu trữ tài nguyên dự án. Chúng có thể bao gồm các tài liệu đính kèm, liên kết đến các tài liệu bên ngoài hoặc các thành phần hình ảnh để hỗ trợ và thông tin cho đội ngũ của bạn. Một quy tắc đơn giản: tránh cung cấp cho đội ngũ của bạn quá nhiều thông tin cùng một lúc. Bắt đầu với tổng quan của dự án rồi yêu cầu họ đi sâu vào các phần phù hợp nhất với công việc của họ. Không cần phải ép các bên liên quan vào quá tải thông tin trước khi dự án thậm chí còn bắt đầu. Cung cấp cho đội ngũ của bạn kiến thức mà họ cần để xuất sắc trong nhiệm vụ của mình. 

5. Đánh giá, nhận xét, và cải tiến

Bạn sẽ đánh giá và nhận xét dự án như thế nào trong suốt quá trình thực hiện? Các cuộc kiểm tra thường xuyên với đội ngũ của bạn và tình trạng của dự án có thể giúp bạn thực hiện các điều chỉnh nhỏ trong suốt dự án để giữ cho nó vận hành suôn sẻ. Các thay đổi nhỏ định kỳ có thể có tác động lớn trong suốt vòng đời dự án dài hạn. Xác định các chỉ tiêu mà bạn sẽ sử dụng để đánh giá tiến trình của dự án tại các mốc khác nhau, sau đó cho phép bản thân thực hiện các thay đổi cho dự án tùy theo kết quả của bạn. 

Ví dụ về kế hoạch hành động cho Word và Excel

Tùy thuộc vào phương thức làm việc của đội ngũ bạn, sẽ có một mẫu kế hoạch hành động phù hợp nhất với bạn. Bắt đầu với một mẫu sẽ tiết kiệm thời gian và năng lượng cho bạn, tránh việc phải thiết kế bố cục của một tài liệu trắng. Khi bạn đã có một mẫu kế hoạch hành động trong tay, bạn cũng có thể lưu nó cho các dự án trong tương lai. Chia sẻ nó với đội ngũ của bạn hoặc toàn bộ tổ chức để giúp tiết kiệm thời gian cho mọi người. 

Khởi động dự án của bạn với hơn 12 mẫu kế hoạch hành động miễn phí của chúng tôi

Có rất nhiều mẫu kế hoạch hành động để lựa chọn. Trước khi bạn hoàn thiện cách bạn muốn bố trí thông tin dự án của mình, hãy xem xét các ví dụ và mẫu kế hoạch hành động miễn phí này. Mỗi mẫu đều có thể tùy chỉnh hoàn toàn. Chỉ cần sao chép tài liệu mẫu gốc và sau đó bắt đầu chỉnh sửa. Bạn có thể xuất mẫu dưới dạng PowerPoint, PDF, bảng tính Excel, Google Slide và nhiều hơn nữa - bất kỳ nền tảng nào phù hợp nhất với nhu cầu của dự án của bạn. 

‍