9 Free Excel Project Management Templates & Examples

Những ngày dài với bảng tính đã qua, hàng trăm ghi chú rải rác khắp các cuốn sổ và những quyết định quan trọng của dự án bị lạc trong hộp thư đến đầy. Mỗi dự án cần một kế hoạch giao tiếp dự án rõ ràng để bắt đầu một cách hiệu quả. Với các công cụ quản lý dự án và mẫu phù hợp, bạn sẽ đạt được mục tiêu một cách dễ dàng.

Chúng tôi đã tạo ra chín mẫu Microsoft Excel phù hợp với một số loại dự án hoặc giai đoạn trong dự án. Cần một nơi để theo dõi chi phí dự án của bạn và đảm bảo bạn ở trong ngân sách? Có thể bạn cần một mẫu để cập nhật nhanh báo cáo tình trạng hàng tuần gửi đến đội của bạn. Lịch trình, ngân sách và theo dõi của bạn có thể đều nằm trong các mẫu này như một nơi lý tưởng cho tất cả thông tin liên quan đến dự án. Bạn sẽ tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu nguy cơ bỏ lỡ những cơ hội quan trọng. Xem chúng bên dưới.

Mẫu theo dõi dự án

Dù báo cáo tình trạng dự án của bạn đến dưới dạng email hay trong một cuộc họp, bạn sẽ muốn giữ tổ chức để cập nhật của bạn luôn trên đúng hướng. Cập nhật vào mẫu theo dõi tình trạng dự án này để tiết kiệm thời gian cho bạn và nhóm của bạn. Những cột mốc nào mà đội của bạn đã đạt được? Gọi tên những cá nhân này để khen thưởng họ. Có bất kỳ rủi ro hay vấn đề nào cần được giải quyết không? Đây là một nơi để ghi chép các sự cố tiềm tàng và đưa ra giải pháp. Sử dụng mẫu theo dõi dự án để cập nhật cho đội của bạn cũng như ban lãnh đạo công ty.

Đưa mẫu này một bước xa hơn bằng cách lưu trữ nó cho tham khảo trong tương lai. Bạn có thể đánh giá những gì đã sai và những gì đã hoạt động tốt. Các mẫu theo dõi dự án có thể tùy chỉnh cho trường hợp công việc độc đáo của bạn.

Mẫu danh sách công việc dự án

Hãy coi mẫu danh sách công việc dự án của bạn như là cái nhìn tổng thể về tất cả các công việc và nhiệm vụ phụ liên quan đến dự án của bạn. Phân chia nó thành các phần song song với các giai đoạn của dự án. Liệt kê các công việc, bên liên quan, ngày đến hạn và độ ưu tiên. Cung cấp quyền truy cập cho các bên liên quan để để lại các cập nhật về công việc dự án khi họ làm việc, bao gồm ngày bắt đầu và kết thúc, phần trăm hoàn thành, và khi nào thì hoàn thành. Hãy coi mẫu này như một tài liệu quy định ai phải chịu trách nhiệm về tài nguyên nào. Các bên liên quan có câu hỏi có thể tham khảo tài liệu này khi tìm ai đó để trả lời câu hỏi của họ hoặc để tìm hiểu ai sẽ làm việc cùng nhau.

Hãy sáng tạo với mẫu danh sách công việc dự án của bạn, giữ nó bên cạnh với kế hoạch dự án của bạn để so sánh tiến độ và nêu bật những thành công nhỏ.

Mẫu danh sách hành động

Mỗi dự án đều có một danh sách ưu tiên các hành động cần thiết để đạt được các mốc thời gian và mục tiêu cuối cùng. Giới thiệu một mẫu danh sách hành động vào quy trình làm việc của bạn cung cấp một biểu diễn hình ảnh của các hành động này. Trong mẫu của bạn, bạn có thể phân loại các hành động này với độ ưu tiên cao, trung bình hoặc thấp. Bạn có thể liệt kê các ngày đến hạn và các bên liên quan chịu trách nhiệm. Tùy thuộc vào phạm vi của dự án, mẫu danh sách hành động có thể được tổ chức cho một giai đoạn của dự án hoặc phục vụ một nhóm công việc.

Mẫu danh sách hành động hoạt động tốt để chỉ ra các công việc nào phụ thuộc vào việc hoàn thành các công việc khác, đồng thời cung cấp một danh sách về cách các công việc được kết nối từ khi bắt đầu đến khi kết thúc dự án.

Mẫu biểu đồ Gantt

Nếu bạn có một đội ngũ học viên trực quan, đây là một mẫu có thể hoạt động cho bạn. Biểu đồ Gantt là một phân tích hình ảnh của các giai đoạn dự án, bên liên quan và công việc sử dụng các thanh mã màu được đặt trên một cái nhìn lịch trình theo chiều ngang. Chọn một màu cho mỗi nhóm hoặc từng bên liên quan. Bạn có thể thấy tiến trình của mỗi công việc khi nó xuất hiện trên lịch trình của dự án. Cũng có thể có một chế độ xem danh sách cho thấy các công việc theo cách truyền thống hơn.

Sử dụng hai bố cục này kết hợp có thể giúp mỗi bên liên quan cảm thấy họ có thể theo dõi dự án theo cách mà họ cho là hợp lý nhất. Nếu một bố cục danh sách thông thường không hấp dẫn, hãy đưa ra tùy chọn thiết kế bắt mắt hơn cho việc theo dõi dự án của bạn.

Mẫu ngân sách quản lý dự án

Hầu hết các dự án, lớn hay nhỏ, sẽ có một ngân sách đi kèm. Ngân sách của một dự án chắc chắn không phải là nơi cho các lỗi tiềm tàng hay sự truyền đạt sai lầm. Điều quan trọng là theo dõi chi phí trong suốt thời gian dự án để tránh những hóa đơn không mong muốn lớn vào cuối. Ở giai đoạn bắt đầu của dự án, trình bày những chi phí dự kiến trong mẫu. Chia chúng ra dựa trên giai đoạn của dự án, nhóm, hoặc bất cứ cách nào khác phù hợp với dự án của bạn. Tiếp theo, sử dụng mẫu như một hướng dẫn để theo dõi các chi phí khác nhau và đảm bảo rằng chúng phù hợp với các dự đoán của bạn.

Đây là một cách nhanh chóng và dễ dàng để biết nếu bạn đang trong ngân sách. Bạn cũng sẽ được thông báo ngay lập tức nếu bạn có nguy cơ chi tiêu nhiều hơn dự đoán của bạn. Sử dụng một mẫu ngân sách tiêu chuẩn hóa sẽ giúp bạn truyền đạt rõ ràng các kỳ vọng tài chính đến đội của bạn.

Mẫu đường đi quan trọng

Dành cho những ai muốn một loại biểu diễn hình ảnh khác cho dự án của họ cho thấy mối liên hệ trực tiếp giữa các công việc, một mẫu phương pháp con đường quan trọng có thể dành cho bạn. Mẫu này mô tả một loạt các hình tròn (các công việc hoặc mốc tham chiếu dự án) được kết nối bởi các đường dẫn từ đầu đến cuối. Chúng có thể có các nhánh cho mỗi nhóm hoặc loạt công việc liên quan. Khi tất cả được hoàn thiện, phương pháp con đường quan trọng của bạn giống như một mạng lưới các công việc và nguồn lực.

Phong cách quản lý dự án Excel này lý tưởng để tối đa hóa hiệu quả đội ngũ. Nó cho thấy rõ một sơ đồ mạng của các công việc cần thiết để hoàn tất mỗi giai đoạn. Các công việc ưu tiên cao và thấp đều có thể được đánh dấu như vậy. Bố cục này cũng có thể giúp lên lịch các thời hạn và phát triển một thời gian biểu cho dự án.

Mẫu biểu đồ giảm tải

Biểu đồ giảm tải trông giống như một biểu đồ thông thường với đường ngang (trục x) là thời gian dự án và đường dọc (trục y) diễn tả công việc cần được hoàn thành. Các điểm dọc theo mỗi đường được sử dụng để đại diện cho các mốc hoặc cột mốc trong suốt quá trình. Mẫu này hoạt động đồng bộ với kế hoạch dự án của bạn. Đây là cái nhìn tổng quan cao về thời gian biểu dự án, hỗ trợ tài liệu dự án và mục tiêu.

Bạn thường sẽ thấy các mẫu biểu đồ giảm tải có hai đường: một đường đại diện cho thời gian lý tưởng và đường còn lại đại diện cho thời gian thực tế. Vào cuối dự án, hãy so sánh hai đường này để xem tiến trình của dự án đã xếp chồng lên các mục tiêu ban đầu ra sao.

Mẫu bảng điều khiển quản lý dự án

Một bảng điều khiển dự án có thể là một trong những bố cục quen thuộc nhất cho quản lý dự án. Chúng có thể được thiết kế theo từng người dùng để hiển thị các công việc độc đáo của họ và cách những công việc đó phù hợp với dự án trên quy mô lớn hơn. Đây là nơi bạn có thể lấy nhiều loại mẫu và lưu trữ chúng ở một nơi. Phân chia bảng điều khiển thành các bộ sưu tập công việc để nhanh chóng đánh giá thời hạn gần kề, các điểm gặp khó khăn có thể xảy ra và tình trạng dự án.

Các bảng điều khiển rất hiệu quả trong việc truyền đạt các chỉ số hiệu suất chính và tình trạng dự án thông qua nhiều phương tiện khác nhau. Ví dụ, sử dụng biểu đồ thanh để cho thấy công việc nào đang đúng hạn và công việc nào đang chậm tiến độ. Đánh giá khối lượng công việc của mỗi bên liên quan và lượng thời gian đang chi cho từng nhiệm vụ. Mẫu bảng điều khiển dự án có thể là một nơi lưu trữ tất cả các thống kê và chỉ số của dự án.

Mẫu lộ trình dự án

Lộ trình dự án cao cấp này chứa thời gian biểu dự án, các giai đoạn, mục tiêu và sản phẩm tất cả trong một bộ sưu tập danh sách, tóm tắt và biểu đồ ngắn gọn. Nó có thể hình ảnh hoặc có nhiều nội dung văn bản như bạn muốn và xác định các phần chính của dự án. Phân chia mẫu lộ trình dự án của bạn thành các giai đoạn. Cung cấp mỗi giai đoạn với một mô tả hoặc danh sách các công việc liên quan trong giai đoạn đó.

Coi mẫu này như một trong những bước đầu tiên trong giai đoạn khái niệm của dự án. Bạn và đội của bạn đã thực hiện việc brainstorming ban đầu, thiết lập các mục tiêu và đặt tên cho các mục tiêu. Bây giờ, bạn cần truyền đạt thông tin đó đến tất cả các bên liên quan. Kết hợp các yếu tố hình ảnh với nội dung cô đọng để truyền đạt kế hoạch của dự án qua một mẫu lộ trình dự án.

Lợi ích của việc sử dụng các mẫu quản lý dự án Excel

Sử dụng các mẫu quản lý dự án có thể mang lại nhiều lợi ích cho cá nhân và tổ chức ở mọi quy mô. Các mẫu cung cấp một khuôn khổ tiêu chuẩn để quản lý dự án, điều này đảm bảo tính nhất quán, rõ ràng và trách nhiệm trong toàn bộ quy trình dự án. Chúng cũng tiết kiệm thời gian và công sức bằng cách loại bỏ nhu cầu tạo tài liệu dự án từ đầu. Các mẫu Excel có thể được tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu độc đáo của một dự án và cung cấp một điểm khởi đầu cho việc lập kế hoạch, thực hiện và theo dõi dự án.

Với các mẫu, quản lý dự án có thể theo dõi tiến trình tốt hơn, xác định các vấn đề và rủi ro tiềm năng, và điều chỉnh các kế hoạch cho phù hợp. Các mẫu cũng thúc đẩy sự hợp tác và giao tiếp giữa các bên liên quan của dự án bằng cách cung cấp một cấu trúc rõ ràng và ngắn gọn để chia sẻ thông tin. Tóm lại, các mẫu quản lý dự án có thể giúp các tổ chức tinh gọn quy trình quản lý dự án, cải thiện kết quả dự án và nâng cao hiệu suất của cả đội.

‍

‍