How to Write a Project Brief

Bạn cung cấp cho các bên liên quan trong dự án tất cả thông tin liên quan đến dự án mà họ cần như thế nào? Các thông điệp tạm thời trên Slack và email có thể sẽ không đủ. Không có phương pháp giao tiếp chính thức trong dự án tạo ra những khoảng trống trong kiến thức của nhóm bạn, điều này dẫn đến những cản trở trong quá trình dự án. Điều bạn cần là một nguồn thông tin duy nhất mà các bên liên quan có thể tham chiếu trong suốt toàn bộ dự án và biết rằng thông tin họ đang đọc là đáng tin cậy. 

Bắt đầu tóm tắt dự án của nhóm bạn. Đây là một nơi duy nhất để chứa tất cả thông tin dự án – mọi thứ từ tóm tắt đến các chỉ số chính được sử dụng để xác định sự thành công của dự án. Như tên gọi, hãy cố gắng giữ cho nó ngắn gọn và dễ hiểu. Đây là một cách ngắn gọn để ghi lại và lưu trữ thông tin cốt lõi của bất kỳ dự án nào. Tiếp tục đọc để tìm hiểu cách đưa tóm tắt dự án vào dự án tiếp theo của bạn và nhận mẫu tải xuống ở dưới.

Tóm tắt dự án là gì?

Tóm tắt dự án là một cái nhìn tổng quan nhanh chóng về dự án của bạn. Nó chứa những kiến thức ngữ cảnh cần thiết để người đọc hiểu về điều gì, vì sao, khi nào và như thế nào của dự án. Các bên liên quan, mục tiêu, chỉ số, thời gian biểu và bất cứ điều gì liên quan đến dự án có thể được liệt kê trong tóm tắt. Hãy nghĩ về tóm tắt như một cách ghi lại thông tin cốt lõi của dự án một cách súc tích và dễ hiểu để dễ dàng phân phối cho đội của bạn. 

Tóm tắt là điểm khởi đầu cho dự án của bạn. Nó cung cấp cho các bên liên quan những điều cơ bản và mời họ đưa ra ý kiến hoặc hỏi câu hỏi. Một tóm tắt dự án có thể giúp thuyết phục để tiếp cận với lãnh đạo công ty vì nó thể hiện mục tiêu cuối cùng của dự án và cách nó liên kết với các mục tiêu tổng thể của tổ chức. Khởi động dự án của bạn với một tóm tắt và bạn sẽ thấy:

• Một cải tiến trong giao tiếp dự án
• Quản lý dự án dễ dàng hơn
• Mở ra cơ hội hợp tác giữa các bên liên quan
• Lãnh đạo thông thái và hỗ trợ
  

Một tóm tắt là cốt lõi của một dự án. Khi nó được tạo ra, thông tin dự án có thể mở rộng ra dựa trên các yêu cầu chi tiết cho từng phần của quy trình. Liên kết đến các tài liệu khác, bao gồm video hoặc đồ họa, hoặc bất cứ điều gì khác sẽ hỗ trợ thành công của dự án của bạn.

Những gì được bao gồm trong một tóm tắt dự án?

Lợi ích của một tóm tắt dự án là nó cho phép bạn giao tiếp bất cứ thông tin nào liên quan đến dự án cho các bên liên quan mà bạn muốn. Ví dụ, có thể bạn muốn tham chiếu một dự án trước đó thông qua một liên kết tới một nghiên cứu điển hình hoặc kết thúc bằng một danh sách các tài nguyên bên ngoài để hỗ trợ sự hiểu biết của bên liên quan về dự án. Bạn có thể làm tất cả. Nguyên tắc chung là giữ cho nó càng dễ đọc càng tốt để tránh quá tải thông tin cho đội của bạn trước khi dự án chính thức bắt đầu. 

Cố gắng giữ mỗi phần chỉ với một vài câu ngắn gọn kèm theo các liên kết đến các nguồn nội bộ hoặc bên ngoài liên quan. Danh sách có điểm, đồ họa và biểu đồ có thể giúp chia nhỏ các khối văn bản để dễ đọc hơn. Thông tin bạn thường thấy trong một tóm tắt dự án bao gồm: 

• Tóm tắt dự án
• Mục đích dự án
• OKRs và các sản phẩm bàn giao
• Các chỉ số thành công
• Thời gian biểu dự án
• Các bên liên quan và nhóm dự án
• Đối tượng dự án
  

Mặc dù không có cách thức quy định nào để định dạng tóm tắt dự án của bạn, bạn vẫn muốn đảm bảo cung cấp thông tin cần thiết cho các bên liên quan. Một tóm tắt dự án là bước khởi đầu trong giao tiếp và quản lý dự án của bạn. Sử dụng nó như một điểm khởi đầu và là tài liệu tham khảo trong toàn bộ dự án.

Cách định dạng một tóm tắt dự án

Định dạng tóm tắt dự án của bạn theo cách hợp lý nhất cho đội ngũ của bạn. Bắt đầu từ một mẫu có thể giúp việc tạo tóm tắt của bạn dễ dàng hơn một chút. Dưới đây là một số ý tưởng về những gì để đưa vào tóm tắt của bạn để giúp bạn bắt đầu. 

1. Tóm tắt dự án

Đầu tiên: một tóm tắt dự án. Giải thích dự án trong một vài câu chính mà nêu bật kỳ vọng và phạm vi của dự án. Thông tin ở đây nên giúp trả lời câu hỏi ‘tại sao’ cho dự án. Có bất kỳ thông tin nền nào có thể giúp cung cấp ngữ cảnh cho dự án đối với những người mới tìm hiểu về nó không? Vấn đề nào mà dự án hy vọng sẽ giải quyết? Bao gồm bất kỳ liên kết hoặc tài nguyên nào ở đây có thể hữu ích. Sử dụng những câu trả lời này để chuyển tiếp vào phần tiếp theo.

2. Định nghĩa mục đích dự án

Hãy nghĩ về mục đích của dự án này như một tuyên bố sứ mệnh. Mục tiêu là gì? Vấn đề nào nó sẽ giải quyết? Kỳ vọng của dự án là gì, cả về lâu dài và ngắn hạn? Có cần thiết phải có các phiên bản tương lai của dự án để bảo trì không? Mục đích của dự án là mục tiêu cuối cùng. Cùng nhau, tóm tắt dự án và mục đích tạo ra bối cảnh trước khi tóm tắt của bạn đi sâu vào các chi tiết cụ thể hơn. 

3. Phác thảo OKRs và các sản phẩm bàn giao

Trong việc brainstorming dự án ban đầu của bạn, bạn có thể đã phác thảo những kết quả chính và các sản phẩm bàn giao. Bạn có thể chi tiết ở đây tùy theo cảm thấy cần thiết. Sử dụng phần này để bắt đầu chia nhỏ dự án thành các phần và các sản phẩm bàn giao mong đợi tương ứng với mỗi phần. Bạn có thể kết nối mục tiêu dự án và các sản phẩm bàn giao để cho thấy cách mỗi bước của quy trình này góp phần vào việc đạt được mục tiêu tổng thể của dự án. OKRs (mục tiêu và kết quả chính) của bạn thiết lập một khuôn khổ cho cách sẽ đo thành công trong suốt dự án.

4. Định nghĩa cách đo thành công sẽ như thế nào

Điều quan trọng là bạn chọn các chỉ số sẽ thể hiện tốt nhất thành công của dự án của bạn. Dù đó có tăng trưởng lưu lượng truy cập website, số lượng khách hàng mới, hay tăng tỷ lệ nhấp chuột, các chỉ số của bạn nên được xác định trước khi dự án bắt đầu để bạn có thể thường xuyên kiểm tra trong suốt dự án. Quyết định các chỉ số của bạn trong giai đoạn brainstorming và liệt kê chúng trong tóm tắt dự án của bạn. Khi các bên liên quan biết cách dự án sẽ được đo, họ có thể tốt hơn trong việc điều chỉnh công việc của mình để đạt được mục tiêu dự án. 

5. Giao tiếp thời gian biểu dự án

Một trong những yếu tố quan trọng của dự án là thời gian biểu. Dù sao thì bạn cũng không thể bắt đầu một dự án với thời gian biểu không xác định. Thời gian biểu dự án thông báo về độ dài của mỗi giai đoạn dự án và khi nào các sản phẩm bàn giao dự kiến sẽ được hoàn thành. Khi tạo thời gian biểu dự án của bạn, hãy cố gắng làm việc lùi lại từ ngày hoàn thành cuối cùng. Có một danh sách tất cả các sản phẩm bàn giao, cột mốc và ước lượng thời gian thực hiện các nhiệm vụ để tham khảo trong quá trình bạn tạo thời gian biểu. Hãy tự cho mình thêm thời gian hơn là ước lượng bạn cần cho mỗi giai đoạn. Bằng cách này, bất kỳ cản trở tiềm năng nào sẽ không làm lệch hướng toàn bộ dự án của bạn. 

6. Bao gồm các bên liên quan và nhóm

Khi các bên liên quan biết ai là người giao tiếp với mỗi giai đoạn của dự án, điều này giúp tăng năng suất và loại bỏ việc hỏi lại liên tục. Mỗi bên liên quan của dự án là người có chuyên môn trong lĩnh vực của họ – hãy ghi chú từng người trong tóm tắt dự án. Nếu mọi người đều biết ai là người mà họ cần hỏi câu hỏi hay ai sẽ hợp tác với họ, mọi người sẽ tiết kiệm thời gian. 

7. Định nghĩa đối tượng

Mỗi dự án đều có một ai đó mà họ đang cố gắng tiếp cận. Dù là một chiến dịch marketing nhằm nâng cao nhận thức thương hiệu và thu hút khách hàng tiềm năng, hay cập nhật sản phẩm để đáp ứng yêu cầu của khách hàng hiện tại, luôn có người ở phía bên kia của dự án sẽ được hưởng lợi từ kết quả của nó. Kết thúc tóm tắt dự án của bạn bằng việc định nghĩa đối tượng này. Dự án này dành cho ai? Điều này sẽ hầu như phù hợp với mục đích của dự án.

Sự khác nhau giữa tóm tắt dự án, tóm tắt dự án và tóm tắt điều hành là gì?

Nói một cách đơn giản, tóm tắt dự án của bạn là cái nhìn tổng quan về dự án và tất cả các phần của nó. Đó là phiên bản rút gọn của tất cả những gì một bên liên quan có thể cần biết về dự án. Một tóm tắt dự án không phải là nguồn thông tin duy nhất mà bạn có thể sử dụng trong một dự án. Sau khi đọc về những gì mà một tóm tắt dự án sẽ bao gồm, bạn có thể đang thắc mắc về những tài liệu dự án khác và cách mà chúng khác nhau. Hãy xem xét các tóm tắt dự án và tổng quan điều hành. 

Tóm tắt dự án

Thay vì đề cập đến từng phần của dự án trong một cái nhìn tổng quát rộng lớn như một tóm tắt dự án, một tóm tắt dự án tập trung vào một khía cạnh duy nhất: tóm tắt. Nó bao gồm bối cảnh dự án, bất kỳ vấn đề nào mà nó đang giải quyết, vì sao dự án được tạo ra và những gì nó dự kiến sẽ đạt được. Một tóm tắt dự án có thể bao gồm một vài câu về từng giai đoạn của dự án và cách mà những giai đoạn đó dự kiến sẽ ảnh hưởng đến mục tiêu tổng thể của dự án. Đó là cái nhìn sâu sắc về lý do và mục tiêu của dự án. 

Tóm tắt điều hành

Trong khi tương tự về một số khía cạnh, một tóm tắt điều hành khác với một tóm tắt dự án và tóm tắt dự án ở cách mà nó truyền đạt thông tin dự án. Một tóm tắt điều hành thường được viết bởi lãnh đạo công ty để nhấn mạnh các điểm kinh doanh chính của một dự án. Nó định nghĩa cách mà một dự án phù hợp vào bức tranh lớn của các mục tiêu và kế hoạch của công ty. Thông tin được ghi lại ở đây thường nhanh chóng và đi thẳng vào vấn đề, tạo cho nó một cái nhìn dễ hiểu cho tất cả các bên liên quan. Các điểm hoặc các đoạn ngắn thường được sử dụng. Tóm tắt điều hành cũng trả lời câu hỏi ‘tại sao’, nhưng làm điều đó từ góc nhìn của lãnh đạo. 

Tại sao một tóm tắt dự án quan trọng trong quản lý dự án?

Một tóm tắt dự án định hình tông cho dự án. Cách mà nó truyền đạt thông tin và trở thành một điểm tham chiếu duy nhất cho thông tin đó hỗ trợ quản lý dự án tổng thể. Các bên liên quan có thể tiêu tốn ít thời gian hơn để tìm kiếm trong các email cũ, tin nhắn Slack, hoặc hỏi các chuyên gia để trả lời câu hỏi của họ. Bạn sẽ tăng cường tính minh bạch trong dự án và loại bỏ bất kỳ rào cản nào do thiếu kiến thức. 

Một tóm tắt dự án có nghĩa là mọi người tham gia đều biết những gì đang xảy ra, khi nào nó xảy ra và ai là người chịu trách nhiệm cho mỗi giai đoạn. Nó hoạt động như cả một khuôn khổ cho dự án và công cụ giao tiếp cho các thông tin quan trọng của dự án. Đó là thông tin nền tảng giúp việc quản lý dự án hiệu quả và hiệu quả. 

Ví dụ tóm tắt dự án

Tóm lại, một mẫu tóm tắt dự án có thể giúp bạn ghi lại tất cả thông tin dự án tại một nơi tiện lợi. Tạo bản sao của bạn về mẫu tải xuống ở dưới để bắt đầu ghi chép nhu cầu và kỳ vọng của dự án.