20+ Project Timeline Templates

Khi bắt đầu một dự án mới, bạn có thể đã hình dung ra điều gì cần được hoàn thành để dự án được xem như thành công. Quản lý dự án của bạn từ ngày đầu tiên giảm thiểu rủi ro về cơ hội bị bỏ lỡ hoặc thời gian giao hàng bị trễ. Nói ngắn gọn, một dự án có sự minh bạch và thời gian hoàn thành rõ ràng (nhưng thực tế!) là một dự án có tiềm năng mang lại kết quả tuyệt vời, và đây là lúc mẫu thời gian dự án sẽ phát huy tác dụng. 

Mẫu thời gian dự án loại bỏ rủi ro khi bị bỏ qua ở bất kỳ giai đoạn nào trong dự án. Nó nêu rõ từng bước của dự án và ai là người chịu trách nhiệm, đồng thời thiết lập mong đợi về hiệu suất và giữ cho các bên liên quan phải chịu trách nhiệm. Bắt đầu chuẩn bị dự án của bạn với một mẫu thời gian dự án sẽ làm cho quy trình dễ dàng hơn. Chúng tôi đã tổng hợp danh sách các mẫu thời gian dự án bên dưới để giúp bạn bắt đầu.

Tại sao lại tạo một mẫu thời gian dự án?

Thiết lập kỳ vọng rõ ràng

Khi các kỳ vọng về dự án không rõ ràng từ ngày đầu tiên, sẽ có chỗ cho những cơ hội bị bỏ lỡ. Trước khi bắt đầu dự án của bạn, hãy đảm bảo rằng bạn đã truyền đạt các mục tiêu, hình thức và thời gian của dự án đến các bên liên quan. Điều này sẽ đảm bảo rằng mọi người đều biết vai trò và mục tiêu của mình đối với phần của dự án. Những kỳ vọng rõ ràng và giao tiếp tốt giữ cho tất cả các bên liên quan ở cùng một trang, loại bỏ sự nhầm lẫn và thất vọng. 

Tăng cường giao tiếp

Nói về giao tiếp, đó là điều quan trọng khi hợp tác trong một dự án quy mô lớn. Các cập nhật trạng thái thường xuyên, cho dù đó là hình thức mẫu cập nhật trạng thái dự án hay các cuộc họp kiểm tra hàng tuần, sẽ đảm bảo tất cả các bên liên quan biết được trạng thái hiện tại của dự án và các bước tiếp theo của nó. Việc sử dụng một thời gian biểu giúp dễ dàng theo dõi tiến trình của dự án và các bước tiếp theo mà không cần phải tìm kiếm câu trả lời trong Slack, email hoặc phần mềm quản lý dự án. 

Theo dõi tiến trình dự án dễ dàng

Hy vọng bạn đã tạo danh sách các trở ngại tiềm năng và giải pháp cho những trở ngại này. Thời gian biểu dự án có nghĩa là giúp bạn nhìn thấy những điểm vấn đề tiềm tàng trước khi chúng trở thành rào cản khó khăn. Thời gian biểu dự án của bạn có nhiệm vụ giữ cho dự án đi đúng hướng. Nó là nguồn tài liệu để trả lời câu hỏi "trạng thái như thế nào".

Cải thiện động lực của nhóm

Khi mọi người bắt đầu thấy được kết quả, họ muốn tiếp tục thấy kết quả. Điều này đặc biệt có giá trị nếu có một mối tương quan trực tiếp giữa nỗ lực của từng cá nhân và mục tiêu lớn hơn của dự án. Cách dễ nhất để đảm bảo rằng bạn đạt được các tiêu chí dự án là bắt đầu với một thời gian biểu và giúp mỗi bên liên quan quen thuộc với nó. Thời gian biểu của bạn sẽ giữ cho dự án đi đúng hướng và giữ cho các thành viên trong nhóm thấy được kết quả. 

Cách tạo một thời gian biểu dự án

1. Có một thông tin dự án rõ ràng

Một thông tin dự án nêu rõ tất cả các chi tiết quan trọng của dự án của bạn. Điều này bao gồm các sản phẩm, các bên liên quan, và các mục tiêu. Đây là một cái nhìn tổng quan nhanh chóng về tất cả các thông tin liên quan đến dự án mà các bên liên quan có thể sử dụng như một điểm nhảy và tham khảo trong suốt dự án. 

2. Tạo danh sách công việc chính

Một thời gian biểu thực tế bao gồm một danh sách các nhiệm vụ cần hoàn thành để đạt được mục tiêu của dự án. Cố gắng phân chia phần này thành các giai đoạn của dự án tương ứng với thời gian biểu. Tiếp theo, tạo một danh sách trong mỗi giai đoạn về các nhiệm vụ cần hoàn thành để giữ cho dự án đi đúng hướng. 

3. Ước lượng thời gian yêu cầu của mỗi nhiệm vụ

Khi bạn biết những nhiệm vụ cần hoàn thành cho dự án, bạn có thể ước lượng thời gian mỗi nhiệm vụ sẽ mất bao lâu để hoàn thành. Đây là lúc có thể hữu ích để mời các bên liên quan sẽ chịu trách nhiệm về những nhiệm vụ đó tham gia. Họ sẽ biết thời gian cần thiết cho mỗi nhiệm vụ dựa trên chuyên môn và khối lượng công việc của họ. 

4. Gán và tổ chức các phụ thuộc

Tổ chức các phụ thuộc bao gồm xác định các nhiệm vụ mà việc hoàn thành chúng phụ thuộc vào việc hoàn thành thành công của các nhiệm vụ khác. Kết nối các nhiệm vụ đảm bảo rằng mỗi bên liên quan đều biết điều gì phụ thuộc vào công việc của họ để duy trì dự án. Điều này sẽ giúp loại bỏ rủi ro về các thời hạn bị bỏ lỡ, các trở ngại và sự nhầm lẫn do giao tiếp kém giao tiếp. 

5. Tạo một thời gian biểu dự án

Cuối cùng, sau khi bạn đã xác lập tất cả thông tin dự án ở các bước từ một đến bốn, đã đến lúc tạo thời gian biểu dự án của bạn. Sử dụng danh sách công việc chính của bạn, thời gian yêu cầu cho mỗi nhiệm vụ và các phụ thuộc để tổ chức một thời gian biểu dự án ngắn gọn để phân phát cho nhóm của bạn. Hãy tự do sáng tạo ở đây dựa trên loại dự án mà bạn đang làm - có thể thời gian biểu dự án của bạn được vạch ra thông qua một loạt các nhiệm vụ trong Asana hoặc có thể là một tài liệu duy nhất bao gồm một số yếu tố hình ảnh. 

6. Tạo một lộ trình dự án để chia sẻ với các bên liên quan và các nhóm

Bây giờ bạn đã tạo xong thời gian biểu dự án, hãy chia sẻ nó với các bên liên quan và các nhóm của bạn. Nhận phản hồi của họ về quy trình tổng thể và giải quyết bất kỳ mối quan ngại nào họ có thể có. Sử dụng thời gian biểu như một điểm tham chiếu cho việc ra mắt chính thức dự án của bạn. 

Ví dụ về mẫu thời gian dự án

Phát triển một thời gian biểu dự án không căng thẳng như nó nghe. Hãy tự hỏi bạn đang cố gắng đạt được điều gì với dự án sau đó chia nhỏ nó ra. Nhìn qua những ví dụ mẫu thời gian biểu này để giúp khởi động dự án của bạn.