Process Documentation: How-to with Examples

נלחצים מכאב גדילה, מהאש, וזמן מבוזבז? התרחבות ללא תהליכים מתועדים היטב היא מתכון לחוסר יעילות וסקר מפתיע 80% מהעובדים חסרים את הכישורים לתפקידם הנוכחי, לפי סקר של גטרנר על 7,000 עובדים.

הפתרון? נסח את תהליכי העבודה שלך כך שתוכל לחסוך זמן, לפשט ולגדול מבלי לאבד פרודוקטיביות. תיעוד התהליכים שלך מספק לעובדים החדשים את משאבי הלמידה והכישורים הנדרשים להם כדי לבצע את עבודתם בצורה יעילה יותר.

בואו נכנס לטובות תהליך תיעוד התהליכים ולמה כדאי לשפר את שלך.

מהו תיעוד תהליכים? 

תיעוד תהליכים הוא רשימה של צעדים והקשר למתן שוטף של סטנדרט איכות. התחלת עם תבנית תהליך כמו שלנו מבטיחה שהתיעוד שלך יהיה ברור וחוסך לזמנים.

לעסק שלך יכול להיות כמה שיותר מסמכי תהליך כפי שצריך. מספר מסמכי התהליך שאתה יוצר בדרך כלל תלוי בגודל הארגון שלך, במספר המחלקות ובמספר התהליכים שכל משימה דרשה. 

לדוגמה, התהליך תיעוד המכירה יהיה שונה מהתהליך של השיווק. כך גם HR, מו"פ, ומחלקות אחרות. 

אלו לעיתים קרובות משולבים למה שחברות קוראות להם ספר משחק, נהלים תפעוליים סטנדרטיים (SOPs), או מדריך פעולות.

מהם היתרונות של תיעוד תהליכים?

הדרכת עובדים חדשים

הכשרת עובדים חדשים היא קלה יותר כאשר התהליכים שלך מתועדים היטב. חיסכון בזמן על ידי שימוש בתהליכים המתקיימים כדי להדריך את העובדים החדשים שלך. 

אנליזות

תיעוד התהליך שלך עוזר לך לעקוב אחרי ביצועי העובדים שלך. אתה יכול להשתמש בתיעוד קיים כדי לנתח מה עובד ומה לא. ההבנה מצביעה על החלקים בעבודתך שצריכים להיות מתודרגים. 

הבטחת שקיפות בתהליך

תיעוד מסייע לשמור על שקיפות בחברה שלך. עובדים שאינם קרובים לאזור מסוים בפעולה עסקית יכולים לקבל הבנה כיצד מתמודדים עם משימות מחוץ למחלקה או הצוות המיידי שלהם. 

ההבנה החדשה יכולה להוביל לשיפורים בעבודה כמו הסרת צעדים כפולים או משימות. זה גם מגלה נקודות כואבות גבוהות שהופכות לפריטים לפעולה. מודעות לאזורי בעיות היא לפעמים כל מה שצריך כדי לבצע שדרוגים אינקרמנטליים בתהליך שלך.

הכנה לבלתי צפוי

כאשר עובד חדש מצטרף לצוות שלך, זה בדרך כלל כדי למלא מקום פנוי, דבר שמשמעותו שהעובדים האחרים צריכים לקחת יותר עבודה עד שהעובד החדש יהיה מוכן לחלוטין.

אם אין לך תהליך מתועד, יהיו פספוסים בזמנים, פרודוקטיביות נמוכה, ועובד מתוסכל בידיך.

תיעוד התהליך שלך מבטיח שאם עובד מסיים לעסוק באופן זמני או קבוע, תמיד יהיו לך משאבים כשיש צורך מיידי להדריך עובד חדש.

שיפור התקשורת הפנימית

יותר מסתם מסמך, תיעוד תהליכים הוא צורת תקשורת פנימית. לוקח זמן לעובד חדש ללמוד כיצד פועלת חברה וכשיש מסמך תהליך זה משפר את ההבנה של הארגון שלך. 

כאשר כולם יודעים את תפקידיהם בארגון, ומי הם יכולים לפנות כאשר הם צריכים עזרה, הפרודוקטיביות עולה. 

עידוד שיתוף ידע

פערי ידע מתרחשים כאשר עובדים עם ידע מיוחד ומיומנויות עוזבים מבלי לתעד את התהליך שלהם. כאשר מנהלים מתעדים את הפרקטיקות הטובות ביותר שלהם להפקת תוצאות טובות, כולם בצוות שלך יכולים לשחזר את אותן התוצאות באמצעות תהליך דומה. 

הפחתת עלויות ואמביגיוטי תפעולי

תיעוד התהליך שלך מסיר את האמביגיוטי של התפקידים ואחריות. תיעוד מסלק בלבול ומבטיח בהירות. כאשר עובדים יש בהירות במוקד, הם spend more time generating revenue for your company and less time searching for answers that already exist.

כל חברי הצוות יכולים להתייחס למסמך כאשר הקווים מעורפלים לגבי מי עושה מה או כיצד מבוצעות משימות מסוימות.

מסמך התהליך שלך מסביר:

• מי אחראי על המשימה
• משימות ספציפיות שיש לבצע כדי להשלים תהליך
• מדריך צעד-בצעד לביצוע המשימה

מי מעורב בתיעוד התהליך? 

שלושה צדדים מעורבים בתיעוד תהליכים עסקיים: 

• המעורבים 
• צוות הפרויקט 
• צדדים חיצוניים 

מעורבים 

מעורב יכול להיות כל אחד עם עניין קיים בעסק.  המעורבים עם מומחיות במחלקה מסוימת צריכים להיות מעורבים בתיעוד התהליך כדי לתת משוב היכן שהדבר מהותי. 

צוות הפרויקט 

צוות הפרויקט אחראי על תיעוד התהליך. כל עובד בצוות הפרויקט חייב לתעד את תהליך העבודה שלו במהלך המשימות כדי לוודא שכל שלב בתהליך מתועד כראוי. 

עם זאת, תיעוד תהליכים תוך כדי עבודה יכול להיות מסיח דעת. שיטה טובה היא להאציל את אימות המידע הנוסף לכל תיעוד לאחד או שניים מומחי תוכן כדי לוודא שהמידע הוא מקור אמת יחיד. 

צדדים חיצוניים 

אתה עשוי לבחור לשכור יועצים כדי לספק פרספקטיבה חדשה ולקבל שיפוט לא משוחד על הפעולות העסקיות שלך. לקיחה של צעד אחורה מספקת בהירות ואת היכולת למצוא דרכים יעילות יותר לביצוע פונקציות עבודה.

כדי לקלוט המלצות מהמעורבים ומצדדים חיצוניים, הנה תבנית בקשה לשינוי כדי לכוון אותך.

מה כדאי לכלול בתיעוד תהליכים העסקיים שלכם? 

תיעוד התהליך שלך צריך לכלול את הפרטים הבאים: 

• מדיניות: העקרונות הכלליים המנחים את התהליך והנהלים.  אלו בדרך כלל נקבעים על ידי ההנהלה הבכירה. 
• תהליך: סדרת פעולות שצריכות להתבצע כדי להפוך קלטים לפלטים. 
• הליך: הפרטים כיצד כל שלב יתבצע. 

חשוב על מדיניות כמו החוקים, על תהליך כמבט כללי של כל הצעדים לביצוע, ועל הליך כהסבר מפורט של כל שלב. 

המסמך הסופי שלך יכול להיות בצורה של תבניות, סרטונים, רשימות בדיקה, צילומי מסך, או בשילוב של אלו. 

שיטות עבודה מומלצות לתיעוד תהליכים מוצלח  

עריך את כלי תיעוד התהליכים שלך 

דרישות מפתח של הכלים הטובים ביותר לתיעוד תהליכים: 

• עוצב כדי להתרחב עם הצוות שלך
• שומר אותך בזרימה במקום להוסיף יעד נוסף
• אימות מובנה כדי להבטיח שהתוכן תמיד מעודכן
• תוספת דפדפן אינטואיטיבית להבאת ידע איפה שאתה עובד
• כוללת תכונת חיפוש שתוכל להשתמש בה בקלות כדי למצוא מידע
• פעולות מרובות
• אינטגרציית סלק
• מספקת ניהול
• API
• אינטגרציות חזקות עם הכלים שהצוות שלך אוהב
• תבניות שיחסכו לך זמן. 

זהה ושם את התהליך 

איזה תהליך תתעד ראשון? למה תהליך זה יועיל לארגון שלך?  לדוגמה, האם אתה מפתח תהליך מכירה כדי לעזור לצוות שלך להנחות לקוחות פוטנציאליים בצורה יעילה יותר דרך מחזור הקנייה? תן לו שם ותאר בקצרה את התהליך.

הגדר את היקף התהליך 

מה כולל התהליך ומה יהיה מחוץ להיקף העבודה? גם שקל את המשאבים שדרושים כדי להפוך את התהליך ליעיל. 

איסוף מידע וארגון צעדים

אם זהו תהליך המעורב בו עובדים רבים, מארח ישיבת רעיונות עם כל הצוותים הרלוונטיים. אם אתה מבצע את המשימה לבד, תעד בעת הביצוע.

אחרי שאספת מידע, סדר את הצעדים עם הוראות ברורות. זה מועיל להשתמש בעזרי חזותיים כמו סרטוני הסברה מוקלטים מראש, דיאגרמות, תרשימי זרימה וצילומי מסך.

הגדר מי מעורב 

תאר את העובד שאחראי על ביצוע כל שלב בתהליך. שים לב להיזכיר רק את התפקידים, לא את השמות כי התהליך שאתה מגיש עתיד להיות בשימוש גם לאחר שיצאו עובדים. 

שימו לב לחריגות מהתהליך הרגיל

מסמך תהליך לא צריך להיות קשיח כי כמה תהליכים אינם תמיד עוקבים עם מסלול לינארי. גמישות היא אחת מהמאפיינים הקטנים של זרימת עבודה טובה. איפה יקרו החריגות ומה צעדים יש לנקוט כדי למנוע אותם.

הסבר את גבולות התהליך 

מה מפעיל את התהליך? איפה מתחיל או נגמר תהליך?  מתי הוא נגמר? רשום זאת. קבע גבולות כדי להבהיר כל אמביגיוטי.

הוסף נקודות בקרה 

נקודות הבקרה נוספות לנקודות אסטרטגיות בתהליך שבו עשוי להתרחש סיכון. כאשר אתה מעצב את התהליך, רשום הערות על מצבים מסוכנים שכדאי לפקח עליהם בצורה זהירה.  

זהה קלטים ופלטים של התהליך 

ערוך רשימה של משאבים שיידרשו כדי להתחיל את התהליך. גם, הסבר את הפלט שצריך לצפות לו כאשר התהליך הושלם. 

השתמש בתבניות כדי לסטנדרטיזציה של הגישה והמסמך הסופי

תבניות עוזרות ליצור עקביות עם כל מסמכי התהליך. זה גם מקל על חברי הצוות לעקוב אחרי ההוראות כיוון שהם יודעים מה לצפות

הנה תבנית כדי לעזור למנהלים לסטנדרטיזציה של הדרך בה הצוות שלך רושם תהליכים פנימיים. 

עשה את זה חזותי 

67% מהאנשים סופגים מידע טוב יותר בפורמט חזותי.  לערבב טקסט עם אלמנטים חזותיים מקל על ההבנה והזכירה.  

סקירה, בדיקה ושינוי

אסוף את כולם שנתנו פידבק כדי לסקור את מסמך התהליך. שתף את המסמך שלך עם הצוות שלך. שאל את חברי הצוות שלך לנסות את התהליך בעצמם ולראות איך זה עובד. בדוק את התהליך כדי להבטיח שלא פספסת שלב כלשהו וכדי לקבוע אם אתה צריך לשנות את המסמך שלך. 

לטפל 

ליצור תהליך זו חלק אחד, לוודא שהוא נגיש בקלות זה חלק אחר. שמור את המסמכים של התהליך שלך ב ויקי או מערכות פנימיות של החברה שהן נגישות בקלות על ידי כולם.

בקר שוב באופן קבוע כדי לבדוק או לעדכן 

לפי BPtrends, 96% מהחברות יש להם תהליכים מתועדים, אבל רק 4% מודדים ובודקים אותם.  ככל שהזרימה שלך מתפתחת תצטרך לעדכן באופן קבוע את הצעדים ולוודא שהמידע שאתה מפרסם הוא מדויק. 

עם מנוע האימות של Guru, אתה בטוח שכל התהליכים שלך מעודכנים ומדויקים. אתה יכול לבחור מומחים בתחום כדי לבדוק כרטיסים או לתת ל-AI של Guru להציע מאמתים בהתבסס על כרטיסים דומים.

הכן את הפרק הזמן לבדיקת ועדכון המסמך שלך במערכת פנימית, ואז בחר בתאריך זה כ פרק זמן לבדיקה על Guru. אם אינך בטוח לגבי פרק הזמן הנכון, אתה יכול לבחור את הברירת המחדל של 90 ימים או את הגבול המקסימלי שהוא 12 חודשים.  הצוותים שאתה משתף פעולה יכולים לראות כרטיסים כמאומתים או לא מאומתים, כך שלא תהיה בלבול. 

שפר את האינטליגנציה הקולקטיבית של הצוות שלך עם תיעוד תהליכים

הדרך היחידה לשמור ידע היא לוודא שכל עובד מתעד את התהליך שלו. זה חוסך זמן בהכשרת עובדים חדשים ומחזק אותם להשלים משימות בצורה יותר יעילה.

בניית תרבות של שיתוף ידע מבטיחה שכשהאדם אחד מצליח, כולם יכולים לגשת לידע שלו כדי ליצור אפקט מכפיל שמוביל לעלייה בפרודוקטיביות והכנסות גבוהות יותר לחברה שלך.