Process Documentation: How-to with Examples
Usa estas plantillas para simplificar y escalar la documentación de procesos de tu equipo.
Un sorprendente 80% de los trabajadores carecen de las habilidades para sus roles actuales, según una encuesta de Gartner a 7,000 empleados. Libera tu tiempo, mejora a tu equipo y dispara tu productividad con nuestras plantillas de documentación del proceso.
¿Estresado por el crecimiento, apagando incendios y perdiendo tiempo? Escalar sin procesos bien documentados es una receta para la ineficiencia y un sorprendente el 80% de los trabajadores carecen de las habilidades necesarias para sus roles actuales, según una encuesta de Gartner a 7,000 empleados.
¿La solución? Documenta tus procesos para que puedas ahorrar tiempo, simplificar y escalar sin perder productividad. Documentar tus procesos proporciona a los nuevos empleados los recursos de aprendizaje y habilidades que necesitan para hacer su trabajo de manera más eficiente.
Vamos a profundizar en las mejores prácticas para crear documentación del proceso y por qué deberías mejorar la tuya.
¿Qué es la documentación del proceso?
La documentación del proceso es una lista de pasos y contexto para entregar repetidamente un estándar de calidad. Comenzar con una plantilla de proceso como la nuestra asegura que tu documentación sea clara y ahorra tiempo a los equipos.
Tu negocio puede tener tantos documentos de procesos como necesites. El número de documentos de procesos que creas generalmente depende del tamaño de tu organización, el número de departamentos y la cantidad de procesos que cada tarea requiere.
Por ejemplo, el proceso de documentación de ventas será diferente del proceso de marketing. Igualmente son HR, I+D y otros departamentos.
Estos a menudo se combinan en lo que las empresas llaman un manual de operaciones, procedimientos operativos estándar (SOP), o un manual de operaciones.
¿Cuáles son los beneficios de crear documentación del proceso?
Entrenamiento a nuevos empleados
La incorporación de nuevos empleados es más fácil cuando tus procesos están bien documentados. Ahorras tiempo al usar procesos repetibles para entrenar a tus nuevos empleados.
Análisis
Documentar tu proceso te ayuda a rastrear el rendimiento de tus empleados. Puedes usar la documentación existente para analizar qué está funcionando y qué no. La percepción te muestra las partes de tu flujo de trabajo que necesitan ser ajustadas.
Asegurando la transparencia del proceso
La documentación ayuda a mantener la transparencia en tu empresa. Los empleados que no están cerca de un área específica de la operación empresarial pueden tener una visión de cómo se realizan las tareas fuera de su departamento o equipo inmediato.
La nueva percepción podría conducir a mejoras en el flujo de trabajo, como eliminar pasos o tareas duplicadas. También revela puntos críticos que se convierten en elementos de acción. La conciencia de las áreas problemáticas es a veces todo lo que se necesita para hacer mejoras incrementales en tu proceso.
Prepararse para lo inesperado
Cuando un nuevo empleado se une a tu equipo, normalmente es para llenar una vacante, lo que significa que otros empleados tienen que asumir más trabajo hasta que el nuevo empleado esté completamente integrado.
Si no tienes un proceso documentado, habrá plazos perdidos, menor productividad y un empleado frustrado en tus manos.
Documentar tu proceso asegura que, ya sea que un empleado se tomé un tiempo libre temporal o permanente, siempre tengas recursos cuando haya una necesidad inmediata de entrenar a un nuevo empleado.
Mejorando la comunicación interna
Más que un documento, la documentación del proceso es una forma de comunicación interna. Toma tiempo para que un nuevo empleado aprenda cómo opera una empresa y tener un documento de proceso mejora la comprensión de tu organización.
Cuando todos conocen sus roles en una organización, y a quién pueden hablar cuando necesitan ayuda, la productividad aumenta.
Fomentando el intercambio de conocimiento
Se producen vacíos de conocimiento cuando empleados con conocimientos y habilidades especializadas se van sin documentar su proceso. Cuando los gerentes documentan sus mejores prácticas para obtener grandes resultados, todos en tu equipo pueden recrear los mismos resultados usando un proceso similar.
Reduciendo costos y ambigüedad operativa
Documentar tu proceso elimina la ambigüedad de roles y responsabilidades. La documentación elimina la confusión y garantiza claridad. Cuando los empleados tienen claridad de enfoque, pasan más tiempo generando ingresos para tu empresa y menos tiempo buscando respuestas que ya existen.
Todos los miembros del equipo pueden referirse al documento cuando no está claro quién hace qué o cómo se deben realizar ciertas tareas.
Tu documento de proceso explica:
- Quién está asignado a la tarea
- Tareas específicas que deben realizarse para completar un proceso
- Una guía paso a paso para realizar la tarea
¿Quién está involucrado en la documentación del proceso?
Tres partes están involucradas en la documentación del proceso empresarial:
- Los interesados
- Equipo de proyecto
- Partes externas
Interesados
Un interesado puede ser cualquiera con un interés en el negocio. Los interesados con experiencia en un departamento específico deben tener participación en la documentación del proceso para dar feedback donde sea necesario.
Equipo de proyecto
El equipo de proyecto es responsable de la documentación del proceso. Cada empleado del equipo de proyecto debe documentar su proceso mientras realiza tareas para asegurarse de que cada paso en un proceso esté registrado adecuadamente.
Sin embargo, documentar procesos mientras trabajas puede ser distrayente. Una buena práctica es delegar la verificación de la información que se añade a cada documentación a uno o dos expertos en la materia para asegurar que la información sea una única fuente de verdad.
Partes externas
Puedes optar por contratar consultores para proporcionar una nueva perspectiva y recibir un juicio imparcial sobre tus prácticas comerciales. Tomar un paso atrás proporciona claridad y la capacidad de encontrar maneras más eficientes de completar las funciones del trabajo.
Para capturar recomendaciones de interesados y partes externas, aquí hay una plantilla de solicitud de cambio para guiarte.
¿Qué deberías incluir en tu documentación del proceso empresarial?
Tu documentación del proceso debe incluir los siguientes detalles:
- Política: Los principios generales que guían el proceso y procedimientos. Estos son generalmente establecidos por la alta dirección.
- Proceso: Esta es una serie de actividades que deben llevarse a cabo para convertir insumos en resultados.
- Procedimiento: Los detalles de cómo se llevará a cabo cada paso.
Piensa en políticas como las reglas, proceso como una descripción general de todos los pasos que deben ejecutarse, y procedimiento como una explicación detallada de cada paso.
Tu documento final puede estar en forma de plantillas, videos, listas de verificación, capturas de pantalla o una combinación de estos.
Mejores prácticas para una documentación del proceso exitosa
Evalúa tu herramienta de documentación del proceso
Requisitos clave de las mejores herramientas de documentación del proceso:
- Diseñadas para escalar con tu equipo
- Te mantiene en el flujo de trabajo en lugar de agregar otro destino
- Verificación incorporada para asegurar que el contenido esté siempre actualizado
- Extensión de navegador intuitiva para llevar el conocimiento donde trabajas
- Tiene una función de búsqueda que puedes usar fácilmente para encontrar información
- Acciones en bloque
- Integración con Slack
- Proporciona análisis
- API
- Integraciones robustas con las herramientas que ama tu equipo
- Plantillas que te ahorrarán tiempo.
Identifica y nombra el proceso
¿Qué proceso documentarás primero? ¿Por qué beneficiará este proceso a tu organización? Por ejemplo, ¿estás desarrollando un proceso de ventas para ayudar a tu equipo a llevar a los prospectos de forma más eficiente a través del ciclo de compra? Dale un nombre y describe brevemente el proceso.
Define el alcance del proceso
¿Qué está incluido en el proceso y qué estaría fuera del ámbito de trabajo? Además, considera los recursos necesarios para hacer eficaz el proceso.
Recopilar información y organizar pasos
Si es un proceso que involucra a múltiples empleados, organiza una sesión de brainstorming con todos los compañeros relevantes. Si realizas la tarea en solitario, documenta mientras la realizas.
Después de recopilar información, organiza los pasos con instrucciones claras. Ayuda usar ayudas visuales como videos explicativos pregrabados, diagramas, gráficos de flujo y capturas de pantalla.
Define quién está involucrado
Describe el empleado que es responsable de ejecutar cada paso en el proceso. Ten en mente mencionar solo los roles, no nombres, porque el proceso que estás redactando se utilizará incluso después de que los empleados se vayan.
Nota excepciones al proceso normal
Un documento de proceso no debe ser rígido porque algunos procesos no siempre siguen una ruta lineal. La flexibilidad es una de las marcas cardinales de un buen flujo de trabajo. ¿Dónde ocurrirán excepciones y qué pasos debería tomar un empleado para mitigarlas?
Explica los límites del proceso
¿Qué desencadena un proceso? ¿Dónde comienza o termina un proceso? ¿Cuándo está terminado? Anótalo. Define límites para aclarar cualquier ambigüedad.
Agrega puntos de control
Los puntos de control se agregan a puntos estratégicos en el proceso donde podría ocurrir riesgo. A medida que redactas el proceso, toma notas de posibles situaciones de riesgo que deben ser monitoreadas cuidadosamente.
Identifica insumos y resultados del proceso
Haz una lista de recursos que se necesitarán para iniciar el proceso. Además, explica el resultado que debería esperarse cuando se complete el proceso.
Usa plantillas para estandarizar el enfoque y el documento final
Las plantillas ayudan a crear consistencia con todos los documentos de procesos. También facilita que los miembros del equipo sigan las instrucciones, ya que saben qué esperar
Aquí tienes una plantilla para ayudar a los gerentes a estandarizar la forma en que tu equipo documenta los procesos internos.
Hazlo visual
El 67% de las personas absorben información mejor en un formato visual. Mezclar texto con elementos visuales facilita la comprensión y el recuerdo.
Revisar, probar y ajustar
Reúne a todos los que proporcionaron información para revisar el documento del proceso. Comparte tu documento con tu equipo. Pide a los miembros de tu equipo que prueben el proceso por su cuenta y vean cómo funciona. Prueba el proceso para asegurar que no has omitido un paso y determinar si necesitas ajustar tu documento.
Distribuir
Crear un proceso es una parte, asegurarte de que sea fácilmente accesible es otra. Almacena tus documentos de proceso en wikis o intranets de la empresa que sean fácilmente accesibles para todos.
Revisar regularmente para verificar o actualizar
Según BPtrends, el 96% de las empresas tienen procesos documentados, pero solo el 4% los mide y revisa. A medida que tu flujo de trabajo evoluciona, necesitarás actualizar regularmente los pasos y asegurarte de que la información que publicas sea precisa.
Con el motor de verificación de Guru, tienes la confianza de que todos tus procesos están actualizados y son precisos. Puedes elegir expertos para verificar las Tarjetas o dejar que la IA de Guru sugiera Verificadores basándose en Tarjetas similares.
Determina el intervalo para revisar y actualizar internamente tu documento de proceso, luego selecciona esa fecha como tu intervalo de verificación en Guru. Si no estás seguro del intervalo correcto, puedes elegir el predeterminado de 90 días o la línea de tiempo máxima, que es de 12 meses. Los equipos con los que colaboras pueden ver las tarjetas como verificadas o no verificadas, así que no habrá confusión.
Mejora la inteligencia colectiva de tu equipo con la documentación de procesos
La única forma de retener el conocimiento es asegurarte de que cada empleado documente su proceso. Ahorra tiempo al integrar nuevos empleados y les permite completar tareas de manera más eficiente.
Construir una cultura de compartición de conocimiento asegura que cuando una persona tiene éxito, todos los demás puedan aprovechar su conocimiento para crear un efecto multiplicador que conduce a una mayor productividad y mayores ingresos para tu empresa.
¿Estresado por el crecimiento, apagando incendios y perdiendo tiempo? Escalar sin procesos bien documentados es una receta para la ineficiencia y un sorprendente el 80% de los trabajadores carecen de las habilidades necesarias para sus roles actuales, según una encuesta de Gartner a 7,000 empleados.
¿La solución? Documenta tus procesos para que puedas ahorrar tiempo, simplificar y escalar sin perder productividad. Documentar tus procesos proporciona a los nuevos empleados los recursos de aprendizaje y habilidades que necesitan para hacer su trabajo de manera más eficiente.
Vamos a profundizar en las mejores prácticas para crear documentación del proceso y por qué deberías mejorar la tuya.
¿Qué es la documentación del proceso?
La documentación del proceso es una lista de pasos y contexto para entregar repetidamente un estándar de calidad. Comenzar con una plantilla de proceso como la nuestra asegura que tu documentación sea clara y ahorra tiempo a los equipos.
Tu negocio puede tener tantos documentos de procesos como necesites. El número de documentos de procesos que creas generalmente depende del tamaño de tu organización, el número de departamentos y la cantidad de procesos que cada tarea requiere.
Por ejemplo, el proceso de documentación de ventas será diferente del proceso de marketing. Igualmente son HR, I+D y otros departamentos.
Estos a menudo se combinan en lo que las empresas llaman un manual de operaciones, procedimientos operativos estándar (SOP), o un manual de operaciones.
¿Cuáles son los beneficios de crear documentación del proceso?
Entrenamiento a nuevos empleados
La incorporación de nuevos empleados es más fácil cuando tus procesos están bien documentados. Ahorras tiempo al usar procesos repetibles para entrenar a tus nuevos empleados.
Análisis
Documentar tu proceso te ayuda a rastrear el rendimiento de tus empleados. Puedes usar la documentación existente para analizar qué está funcionando y qué no. La percepción te muestra las partes de tu flujo de trabajo que necesitan ser ajustadas.
Asegurando la transparencia del proceso
La documentación ayuda a mantener la transparencia en tu empresa. Los empleados que no están cerca de un área específica de la operación empresarial pueden tener una visión de cómo se realizan las tareas fuera de su departamento o equipo inmediato.
La nueva percepción podría conducir a mejoras en el flujo de trabajo, como eliminar pasos o tareas duplicadas. También revela puntos críticos que se convierten en elementos de acción. La conciencia de las áreas problemáticas es a veces todo lo que se necesita para hacer mejoras incrementales en tu proceso.
Prepararse para lo inesperado
Cuando un nuevo empleado se une a tu equipo, normalmente es para llenar una vacante, lo que significa que otros empleados tienen que asumir más trabajo hasta que el nuevo empleado esté completamente integrado.
Si no tienes un proceso documentado, habrá plazos perdidos, menor productividad y un empleado frustrado en tus manos.
Documentar tu proceso asegura que, ya sea que un empleado se tomé un tiempo libre temporal o permanente, siempre tengas recursos cuando haya una necesidad inmediata de entrenar a un nuevo empleado.
Mejorando la comunicación interna
Más que un documento, la documentación del proceso es una forma de comunicación interna. Toma tiempo para que un nuevo empleado aprenda cómo opera una empresa y tener un documento de proceso mejora la comprensión de tu organización.
Cuando todos conocen sus roles en una organización, y a quién pueden hablar cuando necesitan ayuda, la productividad aumenta.
Fomentando el intercambio de conocimiento
Se producen vacíos de conocimiento cuando empleados con conocimientos y habilidades especializadas se van sin documentar su proceso. Cuando los gerentes documentan sus mejores prácticas para obtener grandes resultados, todos en tu equipo pueden recrear los mismos resultados usando un proceso similar.
Reduciendo costos y ambigüedad operativa
Documentar tu proceso elimina la ambigüedad de roles y responsabilidades. La documentación elimina la confusión y garantiza claridad. Cuando los empleados tienen claridad de enfoque, pasan más tiempo generando ingresos para tu empresa y menos tiempo buscando respuestas que ya existen.
Todos los miembros del equipo pueden referirse al documento cuando no está claro quién hace qué o cómo se deben realizar ciertas tareas.
Tu documento de proceso explica:
- Quién está asignado a la tarea
- Tareas específicas que deben realizarse para completar un proceso
- Una guía paso a paso para realizar la tarea
¿Quién está involucrado en la documentación del proceso?
Tres partes están involucradas en la documentación del proceso empresarial:
- Los interesados
- Equipo de proyecto
- Partes externas
Interesados
Un interesado puede ser cualquiera con un interés en el negocio. Los interesados con experiencia en un departamento específico deben tener participación en la documentación del proceso para dar feedback donde sea necesario.
Equipo de proyecto
El equipo de proyecto es responsable de la documentación del proceso. Cada empleado del equipo de proyecto debe documentar su proceso mientras realiza tareas para asegurarse de que cada paso en un proceso esté registrado adecuadamente.
Sin embargo, documentar procesos mientras trabajas puede ser distrayente. Una buena práctica es delegar la verificación de la información que se añade a cada documentación a uno o dos expertos en la materia para asegurar que la información sea una única fuente de verdad.
Partes externas
Puedes optar por contratar consultores para proporcionar una nueva perspectiva y recibir un juicio imparcial sobre tus prácticas comerciales. Tomar un paso atrás proporciona claridad y la capacidad de encontrar maneras más eficientes de completar las funciones del trabajo.
Para capturar recomendaciones de interesados y partes externas, aquí hay una plantilla de solicitud de cambio para guiarte.
¿Qué deberías incluir en tu documentación del proceso empresarial?
Tu documentación del proceso debe incluir los siguientes detalles:
- Política: Los principios generales que guían el proceso y procedimientos. Estos son generalmente establecidos por la alta dirección.
- Proceso: Esta es una serie de actividades que deben llevarse a cabo para convertir insumos en resultados.
- Procedimiento: Los detalles de cómo se llevará a cabo cada paso.
Piensa en políticas como las reglas, proceso como una descripción general de todos los pasos que deben ejecutarse, y procedimiento como una explicación detallada de cada paso.
Tu documento final puede estar en forma de plantillas, videos, listas de verificación, capturas de pantalla o una combinación de estos.
Mejores prácticas para una documentación del proceso exitosa
Evalúa tu herramienta de documentación del proceso
Requisitos clave de las mejores herramientas de documentación del proceso:
- Diseñadas para escalar con tu equipo
- Te mantiene en el flujo de trabajo en lugar de agregar otro destino
- Verificación incorporada para asegurar que el contenido esté siempre actualizado
- Extensión de navegador intuitiva para llevar el conocimiento donde trabajas
- Tiene una función de búsqueda que puedes usar fácilmente para encontrar información
- Acciones en bloque
- Integración con Slack
- Proporciona análisis
- API
- Integraciones robustas con las herramientas que ama tu equipo
- Plantillas que te ahorrarán tiempo.
Identifica y nombra el proceso
¿Qué proceso documentarás primero? ¿Por qué beneficiará este proceso a tu organización? Por ejemplo, ¿estás desarrollando un proceso de ventas para ayudar a tu equipo a llevar a los prospectos de forma más eficiente a través del ciclo de compra? Dale un nombre y describe brevemente el proceso.
Define el alcance del proceso
¿Qué está incluido en el proceso y qué estaría fuera del ámbito de trabajo? Además, considera los recursos necesarios para hacer eficaz el proceso.
Recopilar información y organizar pasos
Si es un proceso que involucra a múltiples empleados, organiza una sesión de brainstorming con todos los compañeros relevantes. Si realizas la tarea en solitario, documenta mientras la realizas.
Después de recopilar información, organiza los pasos con instrucciones claras. Ayuda usar ayudas visuales como videos explicativos pregrabados, diagramas, gráficos de flujo y capturas de pantalla.
Define quién está involucrado
Describe el empleado que es responsable de ejecutar cada paso en el proceso. Ten en mente mencionar solo los roles, no nombres, porque el proceso que estás redactando se utilizará incluso después de que los empleados se vayan.
Nota excepciones al proceso normal
Un documento de proceso no debe ser rígido porque algunos procesos no siempre siguen una ruta lineal. La flexibilidad es una de las marcas cardinales de un buen flujo de trabajo. ¿Dónde ocurrirán excepciones y qué pasos debería tomar un empleado para mitigarlas?
Explica los límites del proceso
¿Qué desencadena un proceso? ¿Dónde comienza o termina un proceso? ¿Cuándo está terminado? Anótalo. Define límites para aclarar cualquier ambigüedad.
Agrega puntos de control
Los puntos de control se agregan a puntos estratégicos en el proceso donde podría ocurrir riesgo. A medida que redactas el proceso, toma notas de posibles situaciones de riesgo que deben ser monitoreadas cuidadosamente.
Identifica insumos y resultados del proceso
Haz una lista de recursos que se necesitarán para iniciar el proceso. Además, explica el resultado que debería esperarse cuando se complete el proceso.
Usa plantillas para estandarizar el enfoque y el documento final
Las plantillas ayudan a crear consistencia con todos los documentos de procesos. También facilita que los miembros del equipo sigan las instrucciones, ya que saben qué esperar
Aquí tienes una plantilla para ayudar a los gerentes a estandarizar la forma en que tu equipo documenta los procesos internos.
Hazlo visual
El 67% de las personas absorben información mejor en un formato visual. Mezclar texto con elementos visuales facilita la comprensión y el recuerdo.
Revisar, probar y ajustar
Reúne a todos los que proporcionaron información para revisar el documento del proceso. Comparte tu documento con tu equipo. Pide a los miembros de tu equipo que prueben el proceso por su cuenta y vean cómo funciona. Prueba el proceso para asegurar que no has omitido un paso y determinar si necesitas ajustar tu documento.
Distribuir
Crear un proceso es una parte, asegurarte de que sea fácilmente accesible es otra. Almacena tus documentos de proceso en wikis o intranets de la empresa que sean fácilmente accesibles para todos.
Revisar regularmente para verificar o actualizar
Según BPtrends, el 96% de las empresas tienen procesos documentados, pero solo el 4% los mide y revisa. A medida que tu flujo de trabajo evoluciona, necesitarás actualizar regularmente los pasos y asegurarte de que la información que publicas sea precisa.
Con el motor de verificación de Guru, tienes la confianza de que todos tus procesos están actualizados y son precisos. Puedes elegir expertos para verificar las Tarjetas o dejar que la IA de Guru sugiera Verificadores basándose en Tarjetas similares.
Determina el intervalo para revisar y actualizar internamente tu documento de proceso, luego selecciona esa fecha como tu intervalo de verificación en Guru. Si no estás seguro del intervalo correcto, puedes elegir el predeterminado de 90 días o la línea de tiempo máxima, que es de 12 meses. Los equipos con los que colaboras pueden ver las tarjetas como verificadas o no verificadas, así que no habrá confusión.
Mejora la inteligencia colectiva de tu equipo con la documentación de procesos
La única forma de retener el conocimiento es asegurarte de que cada empleado documente su proceso. Ahorra tiempo al integrar nuevos empleados y les permite completar tareas de manera más eficiente.
Construir una cultura de compartición de conocimiento asegura que cuando una persona tiene éxito, todos los demás puedan aprovechar su conocimiento para crear un efecto multiplicador que conduce a una mayor productividad y mayores ingresos para tu empresa.
.webp)
.webp)
