変更管理計画：専門ガイドとテンプレート

これらの証明された手作りのテンプレートを使って、どんな変化でも成功裏に導いてください。

最高の変更管理戦略を作成するために必要なすべての情報を提供します。計画に適したテンプレートを見つけるのに苦労していますか？テンプレートやドキュメントを探しているなら正しい道を進んでいますが、1つだけで終わってはいけません。包括的な変更管理計画には、各自の注意が必要な数多くの異なる要素が含まれます。

職場での変化を実施することは... 少なくとも挑戦的です。変化に抵抗を示す文化に直面している場合や、賛同を得るのに苦労している場合でも、正しいツールと文書を持っていることが変化管理活動を大いに助けることができます。

私たちがこれが変更管理の専門的なガイドになると言ったとき、冗談ではありませんでした。変更管理計画が必要な理由とその内容、さらに無料の変更管理計画テンプレートやGuruカードをたくさん入手して、あなたの進行を支援します。

変更管理プロセス用語集

投稿の本題に入る前に、用語について少し話しましょう。変更管理で成功するためには、提案した変更についてしっかりとした説明をする必要があります。ここでは、あなたが理解しておくべき用語をいくつか紹介します:

なぜ変更管理計画が必要なのか

組織の変更が成功するためには、多くの要素が結びつく必要があります。リーダーシップからの支持、他のチームからの支援、すべてを完了するための妥当なスケジュールが必要です。

綿密に考えられた計画があれば、提案された変更がもたらす可能性のある影響を最小限に抑えることができます。 どんな変更でも作業を混乱させる可能性があることを心に留めておくことが重要です。すべてを一度に行おうとするのではなく、変更管理戦略により、摩擦を引き起こすことなく、最終目標に達するための小さな漸進的な変更を展開できます。

正式な書面による計画を持つことは、変更管理にアジャイルアプローチを取る余裕をもたらします。計画段階にあるときは、すべての行動が完璧に思えるかもしれませんが、最終的にすべての計画は理想化から現実に移行します。変更管理計画があれば、必要に応じて修正や調整を行うことができます。

変更管理計画はどう書くの？

すべての変更管理計画はユニークである可能性がありますが、依然としていくつかの重要な基本要素を含んでいます。計画を組み立てるときは、これらの重要な事項を心に留めておくことを忘れないでください。

変更の必要性を示す

誰もが物事が変わる必要があることを知っているとは限らない（たとえそれが非常に明らかだと思っていても）。人によっては、物事がうまく動いていると思っているかもしれませんし、他の人はあなたが変更を実現しようとしている理由を十分に理解していないかもしれません。

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これにより、賛同の構築が容易になり、変化への抵抗が軽減されます。

提案された変更を支持するために、内部情報でも外部情報でも、見つけたあらゆるデータを深く掘り下げてください（両方を見つけられればさらに良いです）。利害関係者に最も動機付けられるものを考え、彼らにアピールできるデータポイントを見つけて、あなたの主張をさらに強固にしてください。

あなたの変更が組織にもたらす利益をはっきりと述べてください。 全体の会社の目標に結びつけられる計画や提案は、権限を持つ人々に好感を持たれることがあります。

あなたの範囲を理解する

ほとんどの人がプロジェクトの範囲について考えるとき、すべてにどれくらいの時間がかかるかを考えます。プロジェクトのために合理的なタイムラインを考えることは重要ですが、それは必要なものの基本ラインに過ぎません。

物事が一人の個人や一つのチーム、または部署にしか影響を及ぼさないことは非常にまれです。

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提案された変更がどのように影響するかを考える時間を取ってください。

あなたの範囲を特定するのに困っていますか？自分にこれらの質問をしてみてください:

誰のチームと個人が私の提案された変更の影響を最も受けることになるか？
私の変更によってどの方針が影響を受けますか？
私の変更を可能な限り有効にするために、職務が変更される必要がありますか？
組織構造の変更を考慮する必要がありますか？

重要な人々を特定する

一人の人物が職場での変更を実行するのは難しい（あるいは不可能です）。計画が実現するのを見たい場合は、多くの助けが必要になり、その多くは利害関係者や変更管理チームから得られます。

覚えておいてください: 利害関係者とチームのメンバーは、非常に異なるものです。

あなたの利害関係者はプロジェクトの結果に非常に関与する可能性があります。彼らは投資家やCレベルの従業員、マネージャーらかもしれませんが、あまり作業には関与しません。あなたの変更管理チームのメンバーは、変更を実現するために必要な多くの仕事を処理する人々です。

チームメンバーを考えるときは、製造作業を行う人々だけを考えないでください。作業を監督し、必要に応じて承認やガイダンスを提供することを担当する変更諮問委員会を設立することを検討してもよいでしょう。

予算とマイルストーンを決定する

約70％の変更が失敗すると推定されています。 この罠に陥らない最も簡単な方法の一つは、非常に明確なマイルストーンと予算を設定することです。

私たちは、変更は突然やってくるものではないことを理解しています。

お金や時間、他の人の労力を投資する場合は、すべてに対して現実的な予算を作成してください。良い予算には、将来の変更に必要な場合にもスムーズに運営できるように少しの余裕が必要です。

マイルストーンは、変化の旅における小さなチェックポイントと見なすことができますが、最大限の効果を得るためには、各マイルストーンを少しのチェックインのように扱ってください。今後のマイルストーンは、計画を再評価し、チームにとって物事が依然としてうまく機能しているかどうかを確認する良い機会です。

コミュニケーション計画を設定する

明確で一貫したコミュニケーションは、あらゆる変更管理計画の鍵です。コミュニケーションに戦略的アプローチをとることで、人々の集中を維持し、信頼感を養うことができます。あなたは暗闇の中で働いているわけでもなく、進捗を隠そうとしているわけでもなく、あらゆるステップで目に見え、アクセス可能であることを目指しています。

人々に質問をする機会を作り、あなたが共有できる情報と後日に待機する必要がある情報について明確にしてください。会話に対してポジティブなトーンを設定し、難しい質問に取り組むことを恐れないでください。問題に直面したり、計画を再評価した場合でも、何が起こっているのかをオープンかつ正直に話すことで、支援を維持できます。

変更管理計画が成功するために必要なものは何ですか？

すべての変更管理計画には、いくつかの小さなコンポーネントがあり、適切なドキュメントがすべてをまとめる上で重要な役割を果たします。計画を実現させる準備ができている場合、何を含める必要があるかについての洞察を提供し、さらには途中で役立つテンプレートも提供できます。

変更管理コミュニケーション計画

変更管理計画をスムーズに実施するには、会社の主要な利害関係者からの賛同を得る必要があります。ここで変更管理コミュニケーション計画が役立ちます。

変更管理ロードマップ

変更管理計画を作成する際は、タイミングがすべてです。タイムラインをプロットすることは、特定のマイルストーン達成に向けてチームを維持し、作業のペースに関する期待を設定するのに役立ちます。

明確な変更管理の役割

役割を明確にすることは、効果的な変更管理において必須です。役割を割り当てることで、作業に構造を追加し、プロジェクトにおいて最も重要な作業が実行されることを確保します。

あなたが行っている作業の周りで文書を更新することを担当するのは誰ですか？このプロジェクトに指定されたデザイナーや開発者はいますか？利害関係者とのコミュニケーションを維持する責任は誰がいますか？

役割を割り当てるのに困っていますか？時には、自分一人で行う必要はありません。チームメンバーにオープンにして、誰かがタスクを引き受けたがっているかどうかを確認してもよいでしょう。

変更管理委員会

プロジェクトを導く主要な人物について考える時がきました。プロジェクトで作業する人々が多数いるかもしれませんが、特定のタスクに対しては「決定者」が必要になります。彼らは元の計画から逸脱する変更や決定を担当します。

定義された変更管理プロセス

あなたが達成したいことが明確になり、チームと委員会についての洞察を得たら、ついにプロセスに取り組むことができます。ここでは、変更を進めるために何をする必要があるかを明確に記述します。これは変更管理作業の中で最も重要な部分の一つであり、幸運なことに、あなたを助けてくれるガイドがあります。 変更管理プロセスの定義についてもっと学ぶ。

変更管理ツール

変更管理プロセスを進める中で、様々なツールを使うことに問題はありません。使用するツールについて全員が理解していることを確認する必要があります。

リードデザイナーがFigmaで作業している一方で、多くの人がまだAdobeで作業しているのは適切ではありません。変更管理作業に深く入る前に、全員が使用する適切なツールに沿った状態にする必要があります。

変更管理分析計画

あなたの優れた変更管理計画が実行され、今、正しい変更を行ったかどうかを確認する必要があります。ここで変更管理分析計画が役立ちます。成功を測定するための指標を決定し、達成すべき目標を概説します。

追加の変更管理リソース

いくつかの絶対的な必需品を変更管理計画に関して挙げました。私たちは、あなたが変化を実行するために必要なものを提供しましたが、会社の成熟度や業界によっては、さらに少しの助けが必要になるかもしれません。

すべてのTを横棒で引き、すべてのIに点を打つには、これらの文書を全体的な変更管理計画に追加することを検討してもよいでしょう。

変更管理トレーニング計画

変化が来ることを知っていることと、その変化に対処する準備ができていることには違いがあります。あなたが行った変更を明確にし、人々が前に進む方法を明確に指示してください。

変更管理リソーステンプレート

新しいプロセスで変更を加えなければならない場合、何をすべきですか？

すべてを正しい方法で使っていることを確認するにはどうすればよいですか？

質問をする前に人々が必要とする回答をリソースガイドで提供します。追加の役立つドキュメント、必要な指示、またはより多くの支援が必要な場合に連絡する相手に関する情報を含めてください。

変更リクエストフォーム

特定のプロセスに変更を加える必要がありますか？別のチームの誰かが新しいプロセスに関する素晴らしい提案を持っていますか？提案があなたの注意を引くように、変更リクエストフォームを人々に提出させてください。

変更注文ログ

変更が暗闇の中でまたは文脈なしで行われないようにしてください。適切な変更管理ログは、あなたのチームが既に変更を実施するために行った重要な作業を示し、特定の変更がなぜ行われたのかについての洞察を提供します。

これらのテンプレートの使用方法

変化は難しいですが、あなたのチームは一人ではそれに立ち向かう必要はありません。変化についてチームに十分な情報を提供し、管理する方法に関するリソースも豊富に用意すると、彼らは感謝し、変化を迅速に受け入れるようになります。

私たちは各変化をできるだけ簡単にしたいと考えています。これらのテンプレートを使用して、会社内での成功した変更を実現してください。

このテンプレートがあなたのチームにどのように役立つか：

HR/人事オペレーション：新しい福利厚生、採用手続き、成長パスなどを展開する際には、あなたの人事管理者が新しいプロセスまたはポリシーに自分の部下を導入できるように、適切な変更管理リソースを備えていることを確認してください。
顧客成功とサポート: チームが成長するにつれて、サポート提供が変化し、チーム構造がより明確になる可能性があります。このテンプレートを使用して、大きな組織変更を管理し、チームが自分の役割について自信を持ち、把握していると感じられるようにしてください。
製品とエンジニアリング： 市場の変化に応じて、チームがある機能から離れて別の機能にピボットする時があるかもしれません。このテンプレートを使用して、その変化を管理し、あなたの製品とエンジニアリング組織にこの変化に関する適切なガイダンスを提供してください。